Välkommen på bokslutsinfo! Aktuellt Status EASY Någon på institutionen behöver vara tillgänglig under vecka 28 (11-15.7) för att svara på eventuella frågor. Ange i ditt autosvar på e-posten vem som är institutionens kontaktperson och hur hen kan nås. RiR s avrapportering bokslutsgranskning Pågående frågor med ESV Förbereda och arbeta med bokslut Gå igenom alla projekt Vänta inte med att bokföra periodiserad intäkt till slutet av juni, gör det gärna i majperioden Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Kontrollera att uttagna semesterdagar redovisats i Primula Säg till alla att lämna rese- och utläggsräkningar kontinuerligt 1
Periodiseringar + spec Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom 2731 och 2732 Fakturorna behöver inte skickas in men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specifikationen Vänd inte alla periodiseringar 1 juli, utan när händelsen inträffar Översikt av bokslutstidplanen Halvårsbokslut 2016 Ti 5/7 Ti 5/7 ons 6/7 Fönster Ons 6/7 fre8/7 BKVP-period V 28 Mån 4/7 Brytdag Före kl 12 Attester klara Anläggn. def RD öppnar igen ca kl. 15 BOKP BIFP Bokslutkörningar Ons 6/7 före kl 15 Kontroller, periodiseringar, avslut projekt mm BOKP BIFP Bokslutskörningar Fre 8/7 före kl. 16 Periodisering av intäkter BKVP Bokslutskörningar Kontaktperson tillgänglig AEU bokför: AEU bokför: AEU bokför : AEU bokför: Avskrivningar Indirekta kostn. Medfinansiering Räntor Transfereringar Periodiseringar Resultat på projekt med konton 8998/2091 Eventuella justeringar 2
Kundfakturor/Rekvisitioner 15 juni Begäran om konstaterad kundförlust AEU tillhanda 17 juni Registrering av interna kundfakturor i IFP. Under perioden 18 juni 5 juli endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. Kundfakturor/Rekvisitioner forts. 29 juni kl. 15 Godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag i KDB 30 juni Registrering av kundfakturor (ej KDB) i RD/KR Därefter hålls kundreskontran stängd t o m 5 juli kl 15 med undantag för inkommande betalningar 30 juni. Leverantörsfakturor 4 juli Brytdag. Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor. 5 juli före kl. 12 Alla externa och interna fakturor i portalen ska vara attesterade och alla preliminära anläggningar omhändertagna. 5 juli kl. 12 Raindance stängs. Öppnar igen ca kl. 15 3
Transfereringar 15 juni Rekvisitioner för lämnade bidrag/transferering till skanning för utbetalning Ange förfallodatum till senast 160630! 28 juni Konterade/attesterade leverantörsfakturor för lämnade bidrag Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL Fönstret 5 juli ca kl 15 6 juli kl 15 Analysera & kontrollera Sista möjligheten att boka med vertyp BOKP och BIFP är alla intäkter och kostnader på prestation och projekt? behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns behov av ytterligare periodisering kan projekt avslutas och resultatföras? är bokningarna på stödverksamheten korrekta? Obs, ni kan själva avsluta projekt med konto 2090/8999. Mer om LTK, projektavslut m m 4
Lokaltjänstkostnader, LTK LTK juni bokförs 1 juni Konto 5010, ett eller flera LTK-projekt xxx 011 0xx Kontrollera: finns det saldon utan prestation på konto 5010? Mål: allt ska fördelas till prestation. Om saldo < 10 tkr finns: AEU bokför enligt mestkriteriet Om saldo > 10 tkr finns: skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 10 juni Justering LTK Om LTK-omfördelning mellan GU och FO behövs: fyll i blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 med den nya årskostnaden per LTK-projekt och prestation Skickas in senast fre 10 juni Justering av LTK steg (1,) 2-3 samt tömning av saldon utan prestation bokförs fre 17 juni Efter detta är LTK steg 1-3 och konto 5010 klart. Klart att fördela LTK steg 4! Men vänta till närmare stängning om ni fördelar LTK enligt fördelningsbasen LTK steg 4 och avstämning LTK ska fördelas till alla prestationer och projekt inom kärnverksamheten som haft lokalkostnader. Läs mer på MP under Ekonomi A-Ö, Lokalkostnader Konto 5017, kredit LTK-projektet / debet kärnverksamhetsprojekten Belopp att fördela = saldot på konto 5010 Fördelning prestationsvis: 110-111, 120, 2xx Inga byten mellan prestationsgrupperna på konto 5017; sådana ska ha gjorts på konto 5010 med EA37 istället, senast 10 juni. Blev det rätt? Kontrollera m h a dokumentet Avstämning LTK steg 4 på MP. 5
Resultatbokföring avslutade projekt Oförbrukade bidrag ska inte finnas kvar när verksamheten är avslutad. Lös upp oförbrukade bidragen och övriga periodiseringar. Ev. återbetalningar av bidrag ska vara gjorda Bokför resultatet med konto 8999 / 2090 Justera över-/underskott med 2090 / 2090 (årets kapitalförändring) alt 2070 / 2070 (balanserad kapitalförändring) inom samma prestation Kontona är öppna t o m 6 juli kl 15 Kontroll av projektavslut med rapport AVSLRR Differens 209x/899x ska vara noll Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas ut av resp. vetenskapsområde på konto 3326, prestation 111 Kostnader ska omföras från prestation 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Målet är inte att saldot på prestation 111 ska bli noll Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter 6
Medfinansiering Behöver fler projekt medfinansieras? Skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Är den bokförda medfinansieringen felaktig i något projekt? Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering Blanketterna till AEU senast 15 juni Detta är inte obligatoriskt till delårsbokslut. Medfinansiering kan korrigeras även senare under året eller ännu längre fram vid projektavslut. Anläggningar Kombinationen bidragsforskning, prestation 220, och finansiär 100000 statsanslag får inte förekomma. Tänk på detta när anläggningar omkonteras och när nya anläggningar skapas. Anläggningar rättas i anläggningsregistret, inte på huvudbokens anläggningskonton. Måste vara rätt för att undvika problem vid låneupptagning hos Riksgälden! BKVP-perioden 7
7 juli 8 juli vertyp BKVP Omföra ränta kv 2/2016 enligt rapporten ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från projekt xxx 010 000 Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov Ränta Debetsaldon bokas på kostnadskonto Kreditsaldon bokas på intäktskonto OBS! Ingen ränta bokförs på byggprojekt! Nollställning medfinansiering Projekt xxx 010 000 Medfinansiering anslag Projekt xxx 010 000 skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 307x på anslagsprojektet debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx 010 000 Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x 8
Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om något ska periodiseras Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Krav på avtal i KDB för att kunna bokföra upplupen intäkt Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8998/D 2091 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter DAGS ATT KOLLA INTPER! Till slut AEU bokför resultatet på alla projekt 8 juli. Justeringar kan ske veckan efter. Någon på institutionen behöver vara tillgänglig under veckan efter. Lämna in periodiseringsspecifikationen senast 8 juli. 9
Kontaktpersoner Org-enheter Birgitta Magnusson 100-106, 200-235, 800-809, 860 Gunilla Knutson 113, 130-175, 901-911 Katarina Lievonen 125-127, 510-600 Peter Persson 251-262, 265-453, 751-753 Patrik Armuand samma som Peter + 789-832 Daniel Johansson 459-499 Margareta Uvhagen 263, 710-749, 760-790, 810 ekonomisupport@uadm.uu.se Glad sommar! 10