Sida: 1 av 14 Utvärdering - upphandling av ramavtal avseende IT-juristtjänster Dnr Af 2012/060444 Ver 1.0
Sida: 2 av 14 1. Utvärdering upphandling av avtal avseende IT- juristtjänster...3 1.1 Allmän information...3 1.2 Bakgrund...3 1.3 Inkomna anbud...4 1.4 Frågor om förfrågningsunderlaget...4 1.5 Presentation av anbud...4 2. Prövning av inkomna anbud...5 2.1 Prövning av anbud...5 2.2 Anbudet...5 2.3 Ej uppfyllda ska - krav...5 2.3.1 Advokatfirman Cederquist KB...5 2.3.2 Advokatfirman Gärde & Partners...5 2.3.3 Advokatfirman Fylgia AB...6 2.3.4 holmgrenhansson Advokatbyrå AB...6 2.4 Anbud som går vidare till fortsatt utvärdering...7 3. Prövning av kvarvarande anbud...7 3.1 Prövning av anbud...7 3.2 Utvärderingskriterier...8 3.3 Beräkningsgrunder...8 4. Resultat av utvärdering och poängsättning...10 4.1 Utvärdering...10 4.2 Prispoäng...10 4.3 Samarbete med uppdragsgivaren (400 poäng)...10 4.4 Kvalité (300 poäng)...11 5. Upphandlingsgrupp...12 6. Sammanfattning...13 7. Tilldelningsbeslut och avtalstecknande...13
Sida: 3 av 14 1. Utvärdering upphandling av avtal avseende ITjuristtjänster 1.1 Allmän information Arbetsförmedlingen inbjöd till upphandling av juridisk konsultverksamhet, specifikt IT Juridik med inriktning mot IT-sourcing och partnerskapbyggande. Arbetsförmedlingen valde av att hantera denna upphandling som en förenklad upphandling. Juristtjänster tillhör kategorin b-tjänster enligt lagen om offentlig upphandling (LOU, 2007:1091, 15 kapitlet, 3 ). Upphandling annonserades 2012-03-14 i Tend Signs databas samt på Arbetsförmedlingens hemsida.,,,,,, Arbetsförmedlingen har för avsikt att genom denna upphandling teckna avtal med en leverantör för efterfrågade tjänster. 1.2 Bakgrund Arbetsförmedlingen avser att upphandla juridisk kompetens i anslutning till upphandling av ett långsiktigt partnerskap för ITutveckling. Arbetsförmedlingen har sett över sin befintliga sourcingstrategi. Som ett led i detta arbete kommer Arbetsförmedlingen att pröva möjligheten att bygga upp ett partnerskap med en eller flera leverantörer på IT-området. Arbetsförmedlingen eftersträvar en ökad extern sourcing av sin leveranskapacitet. Arbetsförmedlingen kommer att genomföra en offentlig upphandling enligt LOU. För att möta högt ställda krav på IT- juridisk kompetens och kvalificerad kunskap rörande partnerskapsbyggande. Avtalet ska gälla fr.o.m. dess undertecknande och 24 månader framåt. Kunden ska därefter ha rätt (option) att förlänga ramavtalet med 12 månader i taget. Den sammanlagda avtalstiden får dock inte överstiga 48 månader.
Sida: 4 av 14 1.3 Inkomna anbud I det utsända förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor framgick villkoren för anbudsgivning. Sista dag för att lämna anbud var 2012-04-10. Totalt sju anbud lämnades in, samtliga i tid. 1 Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB 2 Setterwalls Advokatbyrå AB 3 Advokatfirman Fylgia KB 4 Advokatfirman Delphi KB 5 Advokatfirman Cederquist KB 6 Advokatfirman Gärde & Partners AB 7 holmgrenhansson Advokatbyrå AB Nedan redovisas utvärderingen av inkomna anbud och tillgängliga för alla anbudsgivare. 1.4 Frågor om förfrågningsunderlaget Arbetsförmedlingen har besvarat fem frågor under anbudstiden. Svaren har lämnats i upphandlingsverktyget Tend Sign. 1.5 Presentation av anbud De anbud som Arbetsförmedlingens fann mest intressanta utifrån de uppsatta utvärderingskriterierna bjöds in för en presentation av respektive anbud i början maj. Arbetsförmedlingen har haft två presentationsmöten och träffat Advokatfirman Delphi KB och Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB.
Sida: 5 av 14 2. Prövning av inkomna anbud 2.1 Prövning av anbud Anbuden har utvärderats utifrån de förutsättningar som har beskrivits i förfrågningsunderlaget samt tillhörande bilagor. 2.2 Anbudet Anbud kunde enbart lämnas på hela underlaget. 2.3 Ej uppfyllda ska - krav I förfrågningsunderlaget beskrivs tydligt, de olika ska - och börkrav som måste besvaras för att anbudet ska kvalificera sig för deltagande i utvärderingsprocessen. Fyra anbudsgivare uppfyller inte samtliga skakrav. Dessa anbud förkastas. Skälen kommenteras nedan. 2.3.1 Advokatfirman Cederquist KB Arbetsförmedlingen har i sitt förfrågningsunderlag (avsnitt 5.4 Pris) angett att Anbudsgivaren ska ange ett enhetligt timpris (kr/timme) för offererade konsulter. Advokatfirman Cederquist KB uppfyller inte detta ska - krav då man även har angett en rabattsats vid köp av timantal överstigande 1000 timmar. Anbudet från Advokatfirman Cederquist KB uppfyller därför inte det ställda ska - kravet. Anbudet förkastas. 2.3.2 Advokatfirman Gärde & Partners Arbetsförmedlingen har i sitt förfrågningsunderlag (avsnitt 5.3 Referensuppdrag) angett att Anbudet ska innehålla en beskrivning av två st. referenser från liknande uppdrag
Sida: 6 av 14 slutförda de senaste tre åren varav ett ska vara inom offentlig verksamhet. Med liknade uppdrag förstås det som Arbetsförmedlingen efterfrågar i vår upphandling. Referensuppdrag 2, som Advokatfirman Gärde & Partners lämnar för offentlig verksamhet motsvarar inte det som Arbetsförmedlingen efterfrågar. Anbudet från Advokatfirman Gärde & Partners uppfyller därför inte det ställda ska - kravet. Anbudet förkastas. 2.3.3 Advokatfirman Fylgia AB Arbetsförmedlingen har i sitt förfrågningsunderlag (avsnitt 5.3 Referensuppdrag) angett att Anbudet ska innehålla en beskrivning av två st. referenser från liknande uppdrag slutförda de senaste tre åren varav ett ska vara inom offentlig verksamhet. Med liknade uppdrag förstås det som Arbetsförmedlingen efterfrågar i vår upphandling. Referensuppdrag 2, som Advokatfirman Fylgia AB lämnar för offentlig verksamhet motsvarar inte det som Arbetsförmedlingen efterfrågar. Anbudet från Advokatfirman Fylgia AB uppfyller därför inte det ställda ska - kravet. Anbudet förkastas. 2.3.4 holmgrenhansson Advokatbyrå AB Arbetsförmedlingen har i sitt förfrågningsunderlag (avsnitt 5.2 Formella kunskaper/skakrav, bl a 5.2.1 5.2.6) angett att Nedan framgår ett antal skakrav som anbudsgivaren ska besvara och visa hur dessa uppfylls. Beskriv erfarenheten kort så att Arbetsförmedlingen kan göra en egen bedömning (3 15 rader) av lämnade svar på nedanstående skakrav.
Sida: 7 av 14 Arbetsförmedlingen kan inte från de översiktligt lämnade beskrivningarna bedöma relevansen i dessa då det inte går att utläsa av lämnade svar hur de ställda ska - kraven uppfylls. Anbudet från holmgrenhansson Advokatbyrå AB uppfyller därför inte de ställda ska-kraven. Anbudet förkastas. 2.4 Anbud som går vidare till fortsatt utvärdering Tre anbud uppfyller samtliga ställda skakrav i förfrågningsunderlaget och går vidare till fortsatt utvärdering. Dessa är anbudet från Mannheimer Swartling AB, Advokatfirman Delphi KB och Setterwalls Advokatbyrå AB. 3. Prövning av kvarvarande anbud 3.1 Prövning av anbud Anbuden har utvärderats utifrån de förutsättningar som har beskrivits i förfrågningsunderlaget. Arbetsförmedlingen prövning av anbuden görs i flera steg. Först prövas om anbudsgivaren uppfyller de allmänna anbudsförutsättningarna samt kontrolleras att anbudet är undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller de allmänna anbudsförutsättningarna och anbud som inte är undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren kommer inte att beaktas i den fortsatta prövningen. Därefter prövas om anbudsgivaren uppfyller kvalifikationskraven. Anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven går vidare till nästa steg i utvärderingen. I nästa steg prövas om anbudsgivaren accepterat de kommersiella villkoren. Det sista steget i prövningen är själva utvärderingen och
Sida: 8 av 14 Arbetsförmedlingen kommer att anta de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedan angivna utvärderingskriterier. Det anbud som uppfyller samtliga skakrav och får högst sammanlagd poäng vid prövningen av anbuden kommer att antas. 3.2 Utvärderingskriterier Samarbete med uppdragsgivaren (40 %) (avsnitt 5.5) Kvalité (30 %) (avsnitt 5.6) Pris (30 %) (avsnitt 5.4) 3.3 Beräkningsgrunder Det anbud som uppfyller samtliga skakrav och får högst sammanlagd poäng vid prövningen av anbuden, kommer att antas. Poängsättningen enligt kvalitetskriterierna går till så att bästa anbud får maximalt poäng med övriga anbud får poäng i fallande skala beroende på hur mycket sämre de uppfyller utvärderingskriteriet. Arbetsförmedlingen kommer att tillämpa ett tiogradigt betygssystem där det anbud som har lägst pris eller bäst uppfyller respektive utvärderingskriterium samarbete med uppdragsgivaren och kvalitet får betyget 10. Poängbedömningen av anbudens priser går till så att Arbetsförmedlingen ger lägsta anbudspris högsta betyg (10). Anbudet med lägsta pris får betyget 10 multiplicerat med viktningen 30, d.v.s. 300 poäng. Övriga anbud får poäng enligt följande formel: Lägsta pris/anbudets pris x 10 x 30 Poängbedömning av anbudets beskrivning av nedanstående kriterier går till så att anbud som har den mest övertygande beskrivningen för hur anbudsgivaren uppfyller dessa får högst betyg. Övriga anbud får betyg i fallande skala beroende på hur
Sida: 9 av 14 mycket sämre de uppfyller utvärderingskriteriet. Betyget multipliceras därefter med respektive kriteriets viktning. Vid bedömningen kommer hänsyn tas till: Pris, avsnitt 5.4 (300 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen angiven timkostnad (kr/timme). Samarbete med uppdragsgivaren, avsnitt 5.5 (400 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen anbudsgivarens beskrivning av hur man avser att arbeta med uppdraget, förslag på upplägg, kreativa och genomtänkta arbetsformer. Kvalité, avsnitt 5.6 (300 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen hur anbudsgivaren säkerställer att de jurister, som ställs till Arbetsförmedlingens förfogande tillgodoser kraven på efterfrågad kompetens och utför uppdrag med hög och jämn kvalitet. Vidare bedöms anbudsgivarens rutiner för kvalitetssäkring av tjänstens genomförande. Ett anbud kan maximalt få 1 000 poäng.
Sida: 10 av 14 4. Resultat av utvärdering och poängsättning 4.1 Utvärdering Sammanställning totalpoäng Anbudsgivare P O Ä N G Samarbete Kvalitet Pris Totalt Advokatfirman Delphi KB 400 300 276,9 976,9 Mannerheimer Swartling Advokatbyrå AB 360 300 300 960 Setterwalls 320 300 288 908 4.2 Prispoäng Anbudsgivare Kr/timme Prispoäng Mannerheimer Swartling Advokatbyrå AB 2400 300 Setterwalls AB 2500 288 Advokatfirman Delphi KB 2600 276,9 4.3 Samarbete med uppdragsgivaren (400 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen anbudsgivarens beskrivning av hur man avser att arbeta med uppdraget, förslag på upplägg, kreativa och genomtänkta arbetsformer (avsnitt 5.5 i förfrågningsunderlaget) Delphi (400 poäng) Leverantören har lämnat en bra och utvecklad beskrivning med adekvat innehåll. Beskrivningen belyser också hur metoden bidrar till att utveckla och stärka Arbetsförmedlingen i sitt förändringsarbete för att möta de krav som följer av ett IT partnerskapsbyggande. Betyg: 10/10*400
Sida: 11 av 14 Mannheimer & Swartling AB (360 poäng) Bra beskrivning av processen hur man avser att arbeta med uppdraget. Dock är beskrivningen något otydlig hur detta samarbete bidrar till att utveckla och stärka Arbetsförmedlingen i sitt förändringsarbete för att möta de externa krav som följer av ett IT - Partnerskapsbyggande. Betyg: 9/10*400 Setterwalls AB (320 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en översiktlig beskrivning hur man avser att arbeta med uppdraget. Beskrivningen skulle kunna utvecklas och bli tydligare. T.ex. hur ska dokumentet från Riksrevisionen (RiR 2011:4) användas i samarbetet med uppdragsgivaren och bidra till att utveckla och stärka Arbetsförmedlingen i sitt förändringsarbete för att möta de externa krav som följer av ett IT - Partnerskapsbyggande. Betyg: 8/10*400 4.4 Kvalité (300 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen hur anbudsgivaren säkerställer att de jurister, som ställs till Arbetsförmedlingens förfogande tillgodoser kraven på efterfrågad kompetens och utför uppdrag med hög och jämn kvalitet. Vidare bedöms anbudsgivarens rutiner för kvalitetssäkring av tjänstens genomförande (avsnitt 5.6 i förfrågningsunderlaget).
Sida: 12 av 14 Delphi AB (300 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en bra och tydlig beskrivning på hur uppdraget kvalitetssäkras och hur anbudsgivaren säkerställer att den efterfrågade kompetensen, som ställs till Arbetsförmedlingens förfogande utför uppdraget med hög och jämn kvalitet. Betyg: 10/10*300 Mannheimer & Swartling AB (300 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en bra beskrivning på hur uppdraget kvalitetssäkras och hur man säkerställer att den efterfrågade kompetensen, som ställs till Arbetsförmedlingens förfogande utför uppdraget med hög och jämn kvalitet. Betyg: 10/10*300 Setterwalls AB (300 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en bra beskrivning på hur uppdraget kvalitetssäkras och hur man säkerställer att den efterfrågade kompetensen, som ställs till Arbetsförmedlingens förfogande utför uppdraget med hög och jämn kvalitet. Betyg: 10/10*300 5. Upphandlingsgrupp Upphandlingsgruppen har bestått av Carl Lindencrona, Juridiska avdelningen och Terje Carlsson, upphandlare, Ekonomiavdelningen.
Sida: 13 av 14 Utvärderingen av inkomna anbud har skett under perioden april till och med mitten av maj 2012. Resultatet av utvärderingsrapporten har föredragits för t.f chefsjurist, Joanna Berlin, Juridiska avdelningen. 6. Sammanfattning Upphandlingsgruppen har prövat och utvärderat de inkomna anbuden. Efter genomförd prövning och utvärdering av inkomna anbud konstaterar upphandlingsgruppen att anbudet från Advokatfirman Delphi KB är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till angivna och viktade utvärderingskriterier. Sammanställning poäng Anbudsgivare P O Ä N G Samarbete Kvalitet Pris Totalt Advokatfirman Delphi KB 400 300 276,9 976,9 Mannerheimer Swartling Advokatbyrå AB 360 300 300 960 Setterwalls 320 300 288 908 7. Tilldelningsbeslut och avtalstecknande Upphandlingsgruppen föreslår att Arbetsförmedlingen tecknar avtal med Advokatfirman Delphi KB för leverans av efterfrågade tjänster inom området. När tilldelningsbeslut om val av leverantör har fattats, kommer samtliga anbudsgivare att meddelas via e-post. Meddelandet skickas till den e-postadress som har angivits i anbudet. Det s.k. tilldelningsbeslutet som utsänds efter utvärdering av inkomna anbud innebär endast att den upphandlande enheten har valt leverantör.
Sida: 14 av 14 Avtal sluts genom att ett särskilt upphandlingskontrakt undertecknas. Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Avtal kommer att tecknas tidigast den 25 maj 2012. Eventuella frågor med anledning av detta meddelande om tilldelningsbeslut skickas via e-post till terje.carlsson@arbetsformedlingen.se.