Minimanual för Ladoks gränssnitt

Minimanual för Ladoks gränssnitt Stockholms universitet, Studentbyrån, LADOK

Innehållsförteckning Huvudmenyn startformuläret... 1 Menyraden... 2 Statusraden... 3 Knappar och kommandon... 3 Inmatning av uppgifter i formulär... 4 Förflyttning i formulär... 6 Utskrifter och grupper... 7 Användbara tangenter... 7 Snabbkommandon och funktionstangenter... 8 Detta dokument uppdaterades senast den 25 april 2003. Skicka gärna synpunkter på dokumentationen och Ladok till ladok@sb.su.se.

Huvudmenyn startformuläret Menyraden Under varje menyalternativ visas de kommandon som är tillgängliga med svart text. Kommandona finns alltid under samma rubrik. Hjälp Ett viktigt alternativ är hjälp, där du hittar hjälptext om formuläret. Fönsterlisten I fönsterlisten ser du vilken funktion du befinner dig i. Funktion Kan du koden för funktionen du vill använda går det bra att skriva in den direkt i inskrivningsfältet. Meddelanden Under knappen meddelanden finns information till användarna från Ladokgruppen. Funktionsknappar Genom att trycka på någon av knapparna visas de funktioner du är behörig till under funktionskategori. Funktionskategori I funktionskategorifältet visas de funktioner som du är behörig till inom en viss kategori av funktioner. Statusraden Statusraden visar meddelande från systemet till användaren. Även fälthjälp genom kommando F1 visas här. Senaste funktioner En historisk överblick ges här över vilka funktioner du använt senast. Du kan välja en funktion direkt från listan om du vill använda den igen. 1

Menyraden Det finns som mest sex olika menyalternativ på menyraden: Arkiv, Redigera, Inställningar, Special, Funktion och Hjälp. Under varje menyalternativ finns de kommandon, som du kan välja emellan. Ett kommando återfinns alltid under samma menyalternativ. Kommandon som inte är tillgängliga i ett visst läge i ett formulär är dimmade. Det betyder att de inte kan aktiveras. Många av kommandona under menyalternativen kan även aktiveras med hjälp av kortkommandon. En lista på kortkommandon finns på sidan nio i denna manual. När du väljer ett kommando utförs den åtgärd du begärt. Kommandon som följs av tre punkter leder till ett nytt formulär, där du kan arbeta vidare. Har kommandot en pil i högra kanten, visas ytterligare kommandon när du markerar det. Menyalternativen nås dels via tangentbordet och dels via mus. För att nå menyalternativen via tangentbordet, trycker du först på Alt-tangenten och sedan på den bokstav som är understruken på det menyalternativ du vill ha. Då läggs innehållet ut i en ruta och det översta alternativet markeras. Trycker du vidare på den bokstav som är understruken aktiveras kommandot. Förflytta dig mellan olika menyer och menyalternativ genom att använda piltangenterna. Använd Esc-knappen för att återvända till formuläret. För att nå ett meny-alternativ via mus, går du med pekaren till en meny, som markeras, och vänsterklickar en gång. Menyalternativen kommer fram och du förflyttar dig med hjälp av pekaren och väljer genom att vänsterklicka. Efter de olika menyalternativen anges kortkommandon. Arkiv Under Arkiv finns kommando för att byta funktion. Om du väljer att byta funktion får du ett nytt formulär där du antingen kan skriva in en funktionskod direkt eller söka fram funktionskoder. Under Arkiv kan du också stänga det formulär som du har öppet, samt avsluta Ladok. Under Arkiv finns i vissa fall möjlighet att välja olika former av utskrifter. Utskriftsalternativen motsvaras av kommandoknappar i formulären, utom när det gäller alternativet Utskrifter av namn- och adresslistor. Efter en utsökning av en grupp studenter är det under detta menyalternativ du beställer namn-, adress-, etikett- och rutlistor, och även etiketter. Redigera Under Redigera finns de vanliga kommandona för Klipp ut, Kopiera och Klistra in. Utöver detta finns ett kommando för att radera alla inmatningar i ett formulär, om du ångrar dig och vill börja om från början. Det heter Sudda bild och ställer om formuläret i startläge med blanka fält. Inställningar Under Inställningar finns kommando för att ställa in Egna användaruppgifter som gäller för alla funktioner i Ladok. Ibland förekommer kommandot Personliga inställningar under menyn Funktion. Det är då frågan om inställningar som gäller för just den funktionen. De uppgifter du kan ställa in här är uppgifter som är knutna till dig som användare, såsom institution, titel, telefon, e-post. Vill du ange helt ny institution ska du kontakta Ladok-gruppen. Du kan också göra inställningar för Skrivare. Här du kan utforma utskrifter för etikettlista och fönsterkuvert så att de passar ändamålet. För Namn-, adress- och etikettlista kan du ställa in vilka uppgifter som skall visas och hur de skall sorteras. 2

Det sista kommandot gäller val av Utskriftshanterare. Om det finns en bock framför alternativet är den aktiverad. Då får du upp en utskriftshanterare när du begär utskrift. Du måste trycka OK för att få en utskrift. Har kommandot ingen bock går utskriften direkt till skrivaren. Special Menyalternativet Special är en samlingsrubrik för vissa speciella saker som inte kan placeras under andra menyer. Här kan du alltid nå Meddelanden från Ladokgruppen. Du kan ta fram formulär för Personvis inmatning när så är möjligt. Du kommer till Utsöknings- och Begränsningspaketen. Du kan också Spara som grupp den population du sökt fram. En annan del av menyn innehåller genvägar till vissa funktioner. Det gör att du kan Ändra adress eller Skriva ut intyg medan du arbetar i en funktion. När du sedan stänger till expempel intygsformuläret kommer du tillbaka till det formulär du håller på att arbeta i. På samma sätt kan du titta på Utdata för en person. Funktion De kommandon som finns under Funktion är specifika för varje funktion och formulär. Menyalternativen varierar beroende på vilka kommandoknappar som finns i formuläret. Kommandoknapparna återfinns som alternativ under Funktion, utom då de finns under något annat menyalternativ som exempelvis utskrifter under Arkiv. Här visas även de Personliga inställningar som är knutna till funktionen, om det är möjligt att ställa in sådana. Hjälp Det viktigaste alternativet under Hjälpmenyn är Funktionshjälp. Väljer du Funktionshjälp får du en beskrivning av vad du kan göra i det formulär du befinner dig i. Den utförligaste informationen får du i funktionens startformulär. Sedan får du information om varje underliggande formulär som du kan nå i funktionen. Texten visas på skärmen. Är den längre än det som syns i visningsrutan når du resterande text genom att trycka Page Down för att flytta dig nedåt och Page Up för att bläddra dig uppåt. Du kan också använda piltangenterna om du placerar markören någonstans i texten. Informationen kan skrivas ut. Det andra alternativet är Statusinformation. Här visas bland annat formulärnamn och fältnamn. Om du upptäcker något fel och meddelar Ladokgruppen detta är statusinformationen viktig för att kunna göra en eventuell felrapport till Ladokenheten i Umeå. Statusraden Via statusraden kommunicerar systemet med användaren. Om statusraden inte syns på din skärm, klicka på fullskärmsknappen överst i högra hörnet, bredvid stängningsknappen. Knappar och kommandon Många av menyalternativen motsvaras av kommandoknappar.det finns några kommandoknappar som är av generell karaktär. Dessa är dimmade under menyalternativen om de inte är aktuella i formuläret. Andra kommandon och kommandoknappar är dimmade beroende på att de inte kan användas i det läge du befinner dig i formuläret. Det betyder att du inte kan utföra det kommandot just då. Så fort du fyllt i det som krävs för att utföra ett kommando blir texten svart på kommandoknappen. Samma kortkommandon som finns under menyalternativen gäller för kommandon som motsvaras av en kommandoknapp. Det går att använda ett kortkommando istället för att aktivera en kommandoknapp. 3

Kommandoknappar aktiveras via tangentbordet eller med hjälp av musen. Du förflyttar dig via tangentbordet med hjälp av tabulatortangenten (fortsättningsvis kallad Tab-tangenten) till den kommandoknapp du vill aktivera och trycker sedan på retur för att utföra kommandot. Du ser att du har kommit till kommandoknappen genom att den har markerats med en streckad linje runt texten. Ibland finns det en kommadoknapp i formuläret vars ram är lite mer skuggad. Den kallas defaultknapp och aktiveras genom att du trycker retur när du befinner dig i något fält. Då utförs kommandot. Befinner du dig du på en annan kommandoknapp som fått en streckad linje kring texten nås inte defaultknappen med retur. Om du vill förflytta dig med hjälp av musen ställer du pekaren på önskad kommandoknapp och vänsterklickar. Liksom vid kommandon under menyalternativen betyder tre punkter efter texten på en kommandoknapp att den leder vidare till ett nytt formulär. Följande kommandoknappar saknar text, men är ett kommando om du aktiverar dem: Sökknappen är mycket användbar och leder till ett sökformulär där du kan söka fram koder (t ex personnummer, provkod eller anmälningskod) för det fält som finns i anslutning till knappen. Sökning kan ske via kod eller klartext för koden i Ladok. Genom att använda tangenten F3 (som ger en sökstjärna) efter inmatning av en del av texten, kan början på en kod eller ett namn utgöra grunden för en sökning. Du får upp allt som börjar på just detta sätt. Det finns en begränsning på hur många alternativ en sökning kan omfatta för att resultatet skall kunna visas. Blir alternativen för många får du meddelande på statusraden. Då måste du begränsa din sökning. Ett eller flera alternativ visas i listrutan. Markera ditt val och aktivera OK. Koden och tillhörande information flyttas då automatiskt till föregående formulär. Du kan också söka fram t ex alla provkoder inom en viss kurs genom att använda sökknappen, lämna sökformuläret blankt och aktivera OK. En informationsknapp finns i vissa formulär, t ex i det generella utsökningspaketet, och leder till ytterligare ett formulär som visar information om den post som är markerad i en lista. och Dessa två kommandoknappar är förflyttningsknappar. Det finns också en knapp med två pilar uppåt. Dessa kommandon flyttar/kopierar innehållet i en grupp av fält till motsvarande grupp av fält nedanför respektive ovanför beroende på pilens riktning. Knappen med dubbla pilar flyttar informationen två steg. Exempel på detta finns i namn- och adressändringsformuläret. Inmatning av uppgifter i formulär Ladok Nouveau använder ett grafiskt gränssnitt/kommunikationsspråk mellan systemet och användaren. Det gör att det finns olika sätt att mata in de uppgifter du vill använda för att göra en bearbetning i ett formulär. Det vanligaste sättet är att mata in koder eller text i ett fält. De olika sätten kommer att beskrivas var för sig. Det är kombinationen av ifyllda värden som utgör grunden för bearbetningen. Inmatningsfält Är inmatningsfältet vitt går det att fylla i det. Text som skrivits in kan redigeras. Om fältet har grå bakgrund är det inte aktuellt för inmatning i detta läge. Fälten kan byta färg beroende på vad du gör i formuläret. Inmatningsfält som innehåller koder följs av en sökknapp. Här kan likhetstecken användas för att aktivera den senast använda koden. Ledtext till fältet ligger 4

alltid före fältet. Kom ihåg att text som skrivs i ett inmatningsfält alltid ska bekräftas med Tab-tangenten. Radiogrupp Radiogrupp används om det inte finns så många alternativ att välja bland. Det går endast att välja ett av de alternativ som visas. Alternativet som har en svart prick i ringen är aktivt. En radiogrupp går inte att välja bort om den är aktiv. En radiogrupp som inte är aktiv är dimmad. Det markerade alternativet inom en radiogrupp i ett formulär åföljs av svart text och vita inmatningsfält på de ställen, som är relevanta för valet. Rullgardinslista Om alternativen blir för många används en rullgardinslista i stället för radiogrupp. I rullgardinslistan ligger ett ifyllt värde i ett vitt textfält när alternativet är aktivt. Annars är det dimmat. Knappen till höger används för att dra ned rullgardinen så att alla alternativ visas. Ryms de inte i den utfällda listan visas en rullningslist till höger. Det betyder att det finns fler alternativ än de som visas. Här kan liksom i radiogruppen bara ett alternativ väljas. Ibland kan till skillnad från radiogruppen ett blankt alternativ väljas, vilket innebär att inget val bland alternativen gjorts. Kryssrutor Kryssrutor kan användas när det är möjligt att markera ett eller flera alternativ. Det är dock inget tvång att markera något alternativ. Är rutan tom betyder det att alternativet är avmarkerat. När det finns en bock i rutan är den markerad. Kryssrutor som inte är aktuella i det läge du befinner dig är dimmade. Listrutor Listrutan liknar rullgardinslistan genom att det förekommer alternativ i en ruta som du kan välja emellan. Här finns inget förvalt värde, utan du måste gå till listrutan för att välja. I vissa 5

fall kan du välja flera alternativ i en listruta. Såsom i rullgardinsmenyer får du en rullningslist om inte alla alternativ ryms i rutan. Förflyttning i formulär I huvudmenyn är fältet för funktion aktivt när du kommer in i LADOK. I de flesta funktioner sker den första inmatningen i det övre vänstra hörnet. Formulären är uppbyggda så att inmatning sker från vänster till höger och uppifrån och ned. En del val, t ex ett radiogruppsalternativ, kan göra att vissa delar av formuläret inte blir aktivt och då kan avvikelser ske från den normala gången. Formulären kan innehålla olika händelser som hänger ihop, såsom begränsningar och val av sorteringsordning. Dessa händelser sammanhålls med en ram och en rubrik som beskriver användningsområdet. Knappar som ligger inom en sådan ram hör ihop med den händelsen och är placerade efter fälten i ramen. Det finns också knappar som gäller för hela formuläret och de ligger utanför ramarna och oftast på en rad längst ned. Förflyttning mellan inmatningsalternativ i formulär Den ovan beskrivna gången gäller när du förflyttar dig med Tab-tangenten. Med Tabtangenten förflyttar du dig ett steg i taget mellan olika inmatningsfält eller knappar som är aktiva. Dimmade fält eller visningsfält nås ej via Tab-tangenten. Vissa val kan göra att du hoppar över vissa saker i formuläret. Vill du backa så sker det med Skift + Tab. Det går också att använda sig av musen vid förflyttning eller en kombination av båda. Med musen markerar du den företeelse du vill komma till och då är den aktiv för inmatning. Här kan du förflytta dig lite hur som helst i bilden men det är bra att följa den tänkta gången i formuläret eftersom vissa val kan inaktivera andra val. Förflyttning i ett fält I ett fält där du matar in tecken kan du använda piltangenterna, som går åt höger och vänster, för att förflytta dig i texten en bokstav i taget. Tangenten Home leder till första positionen på raden,medan End leder till den sista. Finns det flera rader i fältet kan piltangenterna för upp och ned användas för att byta rad. Musen kan användas för att markera en position i ett fält som du vill komma till. Förflyttning inom ett valalternativ I en radiogrupp förflyttar du dig mellan de olika alternativen med hjälp av piltangenterna för upp och ned. Samma sak gäller rullgardinslistan när du fällt ut listan med en nedåtpil. Listrutan fungerar på samma sätt, men här måste du ibland först markera det första alternativet genom att trycka ned mellanslagstangenten. Är det möjligt att markera flera alternativ gör du det med mellanslagstangenten och sedan kan du fortsätta att pila till de alternativ du vill markera. Musen används i dessa fall på så sätt att du markerar med vänsterklick de alternativ du vill ha. För rullgardinslista gäller det att först trycka på pilknappen till höger för att få fram alternativen. OBS! Kryssrutor är inget val mellan alternativ utan varje ruta representerar en ja/nej-fråga. Det betyder att du förflyttar dig mellan kryssrutorna med Tab även om de kan förekomma i en grupp. Musen kan användas för att direkt markera en kryssruta. Från tangentbordet markeras respektive avmarkeras de med mellanslagstangenten när alternativet är markerat. 6

Utskrifter och grupper Utskrifter kan du få på skärmen och på skrivare. Kommandoknappar för Skärmutskrift och Skriv ut finns i formulären och under Arkiv. Vid skärmutskrift visas texten i ett formulär. Ryms inte all text i formuläret kommer en rullningslist fram. Det går även att förflytta sig i texten med Page Down och Page Up. Har du valt utskrift på skrivare kommer utskriftshanteraren upp om du markerat detta i menyn. Annars går utskriften direkt till skrivaren och det sker med den drivrutin för skrivare som du har som standard i Windows. Använder du utskriftshanteraren ligger den drivrutin som du har som standard som default. Har du flera drivrutiner kan du välja den du vill ha i utskriftshanteraren. Skiljer sig valet från Windows standarddrivrutin kommer den att ligga som default tills du ändrar dig igen under ditt LADOK-pass. Det går i vissa funktioner att få utskrifter som teckenseparerad fil. Den har en annan struktur än övriga utskrifter och är avsedd för att kunna bearbetas på den egna PC:n i till exempel. Excel. Filen sparas på den egna datorn genom att du väljer Skapa datafil, då kan du ange namn och välja filformat. I samband med utskrifter som gäller en grupp av personer finns det en möjlighet att kunna spara populationen som en egen grupp. Det sker genom att du via kommandot spara grupp tar med din population till grupphanteringsfunktionen för vidare bearbetning. Användbara tangenter Det finns några tangenter som du har stor användning av och som underlättar arbetet. Esc - Den tangenten stänger det aktuella formuläret. Finns det flera formulär i en funktion som du öppnat så bläddrar du dig tillbaka med Esc. Vid huvudmenyn avslutar Esc även LADOK. Likhetstecken Likhetstecken används för att slippa skriva in en kod igen om det är samma kod som du använt tidigare och som skall upprepas. Du skriver likhetstecknet när du kommer till kodfältet och koden skrivs ut när du lämnar fältet. Personnummer är också en kod. Likhetstecknet kan inte kombineras med något annat i kodfältet. Kom ihåg att bekräfta likhetstecknet med Tab-tangenten. F1 F1 ger hjälpinformation om det fält eller val där markören befinner sig. Hjälptexten visas på statusraden. F3 F3 ger ett söktecken (sökstjärna) som kan användas för att söka koder i LADOK. F3 kan användas i olika positioner i ett ord. Du kan även få fram söktecknet genom att trycka + på det numeriska tangentbordet och sedan *. F3 kan endast användas i de sökformulär som man får via sökknappen (se avsnittet om knappar och kommandon, sid 4). 7

Snabbkommandon och funktionstangenter Förteckning i bokstavsordning över kommandon som har ett kortkommando som kan anges från tangentbordet. Motsvarande menyalternativen visas också. En del kommandon har också motsvarighet i knappkommandon, men de tas inte upp här då texten säger vad det är för kommando. Kommando Meny Kortkommando Avsluta Ladok Arkiv Alt+F4 Begränsa Special F10 Byt funktion Arkiv F12 Hjälp på fältnivå Ingen F1 Hjälp på formulärnivå Hjälp F2 Klipp ut Redigera Ctrl-X Klistra in Redigera Ctrl-V Kopiera Redigera Ctrl-C Lägg till (Funktion) Ctrl+INS Ny post (Funktion) Ctrl-INS Skriv ut Arkiv Ctrl-P Skärmutskrift Arkiv Crtl-Skift-P Sortera (Funktion) Ctrl-O Spara (Funktion) Ctrl-S Spara grupp Special F11 Stryk (Funktion) Ctrl-DEL Stäng Arkiv Esc Sudda bild Redigera Ctrl-R Sökstjärna Ingen F3 Sök (Funktion) Ctrl-F Ta bort (Funktion) Ctrl-T Uppdatera (Funktion) Ctrl-U Utsökning Special F9 Ändra (Funktion) Ctrl-J 8