Skrivbara blankettformulärmallar

Transkript

1 Lathund Skrivbara blankettformulärmallar

2 Innehåll 1 Sökvägar till blankettformulärmallar Öppna en blankettformulärmall Skapa blankettformulär Förflyttning mellan skrivbara fält Skriva i skrivbara fält Journaler Redigering av ifyllda blankettformulär Redigering när ett blankettformulär skapas Redigering av tidigare ifyllda och sparade blankettformulär Spara ifyllda blankettformulär (12)

3 1 Sökvägar till blankettformulärmallar De skrivbara blankettformulärmallarna återfinns på intranätet: Verket/Dokumentarkiv/Blanketter/Tillsynsavdelningen/Köttenheten (fig. 1) eller Självservice/Läsa och hämta blanketter/kt-kontroll (fig. 2) Sökväg till blankettformulärmallar på intranätet. Fig. 1 Sökväg till blankettformulärmallar på intranätet. Sökväg till blankettformulärmallar på Fig. 2 Sökväg till blankettformulärmallar på Livsmedelsverkets externa webbplats. 3 (12)

4 2 Öppna en blankettformulärmall Gör följande för att öppna en blankettformulärmall: 1. Klicka på mallens dokumentnamn (fig. 3). Dokumentnamn Fig. 3 Öppna blankettformulärmall 2. Välj i den dialogruta som visas alternativ SPARA (fig. 4). Fig. 4 Spara blankettformulär vid öppnande av mall 1 3. Välj i nästkommande dialogruta var på datorn dokumentet ska sparas (fig. 5). 4. Radera mallens filnamn som automatiskt anges i fältet Filnamn och ange därefter ett eget namn på dokumentet i samma fält (fig. 5). 5. Välj i fält Filformat alternativ Worddokument om ett enskilt dokument ska sparas eller alternativ Dokumentmall om en anläggningsspecifik mall ska skapas (fig. 5). Se vidare avsnitt 6 Spara ifyllda formulär nedan. 4 (12)

5 6. Klicka på SPARA (fig. 5). Placering på datorn Fig. 5 Spara blankettformulär vid öppnande av mall 2 7. När dokumentet sparats visas dialogruta enligt fig Välj alternativ ÖPPNA för att öppna blankettformuläret och påbörja ifyllnad. Fig. 6 Öppna blankettformulär 5 (12)

6 3 Skapa blankettformulär Blankettformulärmallarna är uppbyggda av skrivbara fält, synliga som grå rutor när mallarna öppnas (fig. 7). Övrig text är ej åtkomlig för redigering. Skrivbart fält Fig. 7 Skrivbara fält 3.1 Förflyttning mellan skrivbara fält 1. Med Tab-tangenten, Page Down-tangenten eller piltangenterna åt höger resp. nedåt förflyttar man sig framåt mellan fälten i kronologisk ordning (fig. 8). 2. Med Shift+Tab-tangenten, Page Up-tangenten eller piltangenterna åt vänster resp. uppåt förflyttar man sig bakåt mellan fälten i omvänd kronologisk ordning (fig. 8). 3. När det sista fältet i formuläret är nått och Tab-tangenten eller annan tangent enligt ovan åter används förflyttar man sig tillbaka till formulärets första skrivbara fält. Förflyttning kan även ske genom att med musen klicka i det fält man önskar flytta till. Page Down Fig. 8 Tangenter av betydelse vid förflyttning mellan skrivbara fält 6 (12)

7 3.2 Skriva i skrivbara fält Aktiva fält De respektive fälten är skrivbara när de är aktiva, det vill säga när markören befinner sig blinkande i fältet eller när fältet är fullständigt svartmarkerat (fig. 9). Aktivt skrivbart fält Fig. 9 Aktivt skrivbart fält Skriva i aktiva fält För att skriva i aktiva, skrivbara fält använd tangentbordet som vanligt. Tre typer av skrivbara fält finns. Alla typer finns dock inte i alla formulär. 1. Textfält 2. Listfält 3. Kryssrutor 1. Textfält Antal tecken: Det antal tecken som kan skrivas i respektive fält är i de flesta fall av utrymmesskäl begränsat för att passa kolumnens och/eller radens storlek. Försök därför att koncentrera texten så att den viktigaste informationen ryms. Använd gärna förkortningar om dessa är vedertagna. Textformat: I vissa fält ska specifik text skrivas eller text i specifikt format. Dessa fält är då antingen begränsade till att endast kunna fyllas med denna specifika text eller skapade så att ett felmeddelande visas om annan text än den förutbestämda skrivs. Några exempel på detta är: 7 (12)

8 Vissa datumfält: endast datum i förutbestämt format ska skrivas. Om annan text med annat format än det förutbestämda skrivits in visas ett felmeddelande när man försöker förflytta sig från fältet (fig. 10). Sifferfält, t.ex. Antal: endast siffror ska skrivas. Ev. bokstäver suddas bort (autokorrigering) när fältet lämnas. Signaturfält: endast versaler kan skrivas i fält för signering. Om gemener använts ändras dessa automatiskt till versaler (autokorrigering) när fältet lämnas och därmed inaktiveras. Fält för namnförtydligande: inledande bokstav i varje namn ska alltid vara en versal. Har gemener använts ändras dessa automatiskt till versaler när fältet lämnas. Vissa fält ska inledas med versal. Har inledande gemen använts ändras denna automatiskt till versal när fältet lämnas (autokorrigering). Fig. 10 Felmeddelande 2. Listfält Listfält ifylls genom att den text som är aktuell i det specifika fallet väljs från en rullist. Fri text kan inte skrivas i dessa fält utan val måste alltid göras från den förutbestämda listan (fig. 11). Listfält med väljlista Fig. 11. Listfält med väljlista 3. Kryssrutor Kryssrutor markeras med hjälp av Space-mellanslagstangenten (fig. 8). 8 (12)

9 Hjälptext För de fält där ifyllandeanvisning bedömts kunna vara till nytta har en hjälptext lagts in som är synlig i ett statusfält nedanför själva formuläret på skärmens näst nedersta rad (variationer kan förekomma) (fig. 12). Denna text är begränsad till ett litet antal tecken och den är dessutom relativt liten, vilket kan göra den svårläst. Vid behov kan därför hjälptexten även visas i en hjälpruta där texten är större. Texten i hjälprutorna får vidare omfatta fler tecken än statusfälten och hjälptexten är därför ibland mera utförlig i dessa rutor (fig. 13). Hjälprutorna fås fram genom att funktionstangenten F1, som vanligtvis finns i tangentbordets översta rad, används (fig. 8). För att detta ska fungera måste funktionstangenterna vara aktiva. Aktivering av funktionstangenterna åstadkoms genom att klicka på funktionstangenten F Lock (fig. 8). Hjälptext i statusfält Fig. 12 Hjälptext i statusfält 9 (12)

10 Hjälptext i dialogruta för aktivt, svartmarkerat fält. Fig. 13 Hjälptext i Hjälpruta 3.3 Journaler Journaler kan endast skapas med en sida i taget. Önskas flersidiga journaler skapas flera formulär, vilka sidnumreras på därför avsedd plats. 10 (12)

11 4 Redigering av ifyllda blankettformulär 4.1 Redigering när ett blankettformulär skapas Redan ifylld text kan redigeras när det fält som önskas ändrat är aktivt. Hoppa med Tab/Page Down/Page Up/Shift+Tab eller piltangenterna för att navigera mellan fälten på samma sätt som när fälten ifylls första gången alternativt klicka med musen i det fält som ska ändras (3.1). 1. Hela texten kan raderas med hjälp av tangenten Delete (fig. 8) när det aktuella fältet/den aktuella texten är svartmarkerad. 2. Delar av tidigare skriven text kan redigeras genom att placera markören där ändringen ska göras och därefter ta bort eller lägga till text. 4.2 Redigering av tidigare ifyllda och sparade blankettformulär (se spara ifyllda formulär nedan) Tidigare ifyllda och sparade blankettformulär kan öppnas igen och redigeras på samma sätt som beskrivs i 4.1 eller fyllas med ny information i redan skriven text eller i tomma fält. Även här sker förflyttning mellan fälten och ifyllande av fält på samma sätt som när ett blankettformulär öppnas och ifylls första gången (3.1, 3.2). 11 (12)

12 5 Spara ifyllda blankettformulär Ifyllda blankettformulär kan sparas 1. som vanliga Word-dokument alternativt 2. som dokumentmallar. Om det vid en enskild anläggning ofta skrivs samma text i vissa fält kan den ursprungliga blankettformulärmallen med dessa fält ifyllda sparas som dokumentmallar, vilka sedan fortsättningsvis används som utgångspunkt när nya blankettformulär ska skrivas. Ifyllda blankettformulär som ska sparas för första gången: 1. Välj SPARA, om samma filnamn och filformat som det som angivits initialt ska användas (se 2 Öppna en blankettformulärmall) eller SPARA SOM, om annat filnamn och/eller filformat än det som angivits initialt ska användas (se 2 Öppna en blankettformulärmall). 2. Om SPARA SOM valts, välj Filformat: Word-dokument eller Dokumentmall. 3. Namnge dokumentet och välj var detta ska sparas. 4. SPARA. Blankettformulär som ska sparas igen: 1. Om den tidigare versionen av dokumentet önskas utbytt, välj SPARA. 2. Om den tidigare versionen önskas sparad parallellt med den nya versionen välj SPARA SOM ge den nya versionen ett annat namn än den första SPARA. 12 (12)