Förfrågningsunderlag 2016-01-28 Upphandlande organisation Kungsbacka kommun Upphandling Webbaserade psykometriska tester Jennifer Johansson 16/2 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2016-02-25 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Kvalificeringskrav på leverantör 3.1 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 3.1.1 Företagsuppgifter Företagets namn: (Fritextsvar) Momsregistreringsnummer: (Fritextsvar) Plusgironummer: (Fritextsvar) Bankgironummer: (Fritextsvar) Postadress: (Fritextsvar) Postnummer och ort: (Fritextsvar) Telefon kundtjänst: (Fritextsvar) E-postadress kundtjänst: (Fritextsvar) Webbsida (om sådan finns): (Fritextsvar) 3.1.2 Kontaktperson för avtalet Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) 3.1.3 Kontaktperson för miljöfrågor Namn (Fritextsvar) Telefon/mobil (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) 3.1.4 Kontaktperson för E-handelsanslutning Ange den person som ska vara kontaktperson i alla frågor som avser anslutning till Kommunens e-handelssystem. Namn: (Fritextsvar) Telefon/mobil: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 1 av 6
3.1.5 E-postadress order E-postadress order avser den e-postadress dit leverantören kan ta emot inköpsorder skickade via e-post från Kommunens e-handelssystem. Ange om möjligt en funktionsbrevlåda som inte är knuten till en specifik person hos leverantören (t.ex. order@dittforetag.se, info@dittforetag.se eller liknande). E-postadress order: (Fritextsvar) 3.2 Kvalificeringskrav på leverantören 3.2.1 Registreringar med mera Anbudsgivande företag ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter i Sverige, alternativt i hemlandet om företaget är registrerat i annat land, enligt LOU (2007:1091), 10 Kap. 2. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra tjänster som uppdragits, ska även detta företag uppfylla dessa krav och på begäran kunna verifiera uppfyllelse. Kommunen kontrollerar att anbudsgivarna är registrerade hos Bolagsverket samt har betalat föreskrivna skatter och sociala avgifter. Till anbudet behöver inte, utöver i de nedan specificerade fallen, bifogas några intyg från Bolagsverket eller Skatteverket. Kommunen kommer själv att kontrollera dessa förhållanden. Anbudsgivare får dock vara beredd att på anmodan från Kommunen förtydliga sin ekonomiska/juridiska ställning. Utländska anbudsgivare ska bifoga intyg på att de är registrerade i bolagsregister eller motsvarande, samt att skatter och avgifter är betalda. Leverantör till Kommunen, ska inneha F-skattsedel. Är kopia på företagets registreringsbevis eller motsvarande bifogat? (Gäller för utländska bolag) (/ svar) Innehar ni F-skattsedel? (/ svar) Kravgräns 3.2.2 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk stabilitet att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal med Kungsbacka kommun. Kommunen kommer att kontrollera detta genom Creditsafe, där ratingen inte får understiga 40. I de fall anbudsgivaren har lägre rating, ska denne ändå anses uppfylla detta krav om sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet lämnats i anbudet. Intyg avseende ekonomisk stabilitet får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Den upphandlande myndigheten avgör om sådan förklaring anses godkänd. Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 2 av 6
Kommunen kan komma att ta ytterligare upplysning på anbudsgivare och eventuella underleverantörer om så anses nödvändigt. Här lämnas förklaring om rating understiger 40. Om detta inte är aktuellt anges "ej aktuellt". (Fritextsvar) Anses kravet på ekonomisk stabilitet godkänt? (/ svar) 3.2.3 Teknisk förmåga och kapacitet Leverantören och eventuella underleverantörer ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet för uppdragets genomförande samt vara organiserade så att verksamheten bedrivs med hög service och god kvalitet. Det ska således finnas resurser och kompetens för att säkerställa en fullgod funktionalitet, support och utvecklingsbarhet under hela avtalets livslängd. Som bevis på teknisk förmåga och kapacitet ska anbudsgivaren bifoga en kortfattad beskrivning av sin organisation och eventuella underleverantörer. I de fall underleverantörer används ska det framgå i beskrivningen vilka delar av uppdraget/tjänsten som de ansvarar för. Den upphandlande myndigheten avgör om det anbudsgivande företaget anses inneha tillräcklig kompetens- och resursbas. Beskrivning av teknisk förmåga och kapacitet lämnas här eller i bfogad bilaga. Lämnas beskrivning i bilaga anges bilagans namn här. (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren ställda krav på teknisk förmåga och kapacitet? (Fritextsvar) Ange här eventuella underleverantörer, organisationsnummer samt beskriv vilka delar av uppdraget som underleverantören ansvarar för. Om det ej är aktuellt, ange "ej aktuellt" eller liknande. (Fritextsvar) 3.2.4 Referensuppdrag (erfarenheter) Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att tillhandahålla offererade tjänster samt ha erfarenhet av att ge support och utbildning till kund. Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa två (2) referenser gällande motsvarande uppdrag enligt denna förfrågan. Referensuppdragen ska avse pågående eller uppdrag slutförda under de senaste två (2) åren räknat från sista anbudsdag. Referensuppdragen ska uppfylla nedanstående krav: Uppdragen ska ha utförts för två (2) olika organisationer, dvs. för två (2) olika Organisationsnummer varav Kungsbacka kommun inte får vara någon av dem. - Minst en (1) av uppdragsgivarna ska ha varit en offentlig myndighet. - Minst en (1) av uppdragsgivarna ska omfatta 500 stycken utskickade tester under ett år, oavsett typ av test. - Uppdragen ska utföras/ ha utförts i enlighet med avtalade villkor och krav enligt uppdragsgivaren. Anbudsgivaren ska ha vidtalat de referenter som angetts om att de kan komma att kontaktas av Kungsbacka kommun. Kommunen förbehåller sig rätten att använda egna referenser samt att bedöma vad som Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 3 av 6
anses vara motsvarande uppdrag. Uppdragsgivare nr 1 (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Kontaktperson (Fritextsvar) E-postadress till kontaktperson (Fritextsvar) Telefon/mobil till kontaktperson (Fritextsvar) Ange leveranstid och om uppdragsgivaren fortfarande driftar systemet. (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget och uppdragsgivarens användning av offererat system. (Fritextsvar) Uppdragsgivare nr 2 (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Kontaktperson (Fritextsvar) E-postadress till kontaktperson (Fritextsvar) Telefon/mobil till kontaktperson (Fritextsvar) Ange leveranstid och om uppdragsgivaren fortfarande driftar systemet. (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget och uppdragsgivarens användning av offererat system. (Fritextsvar) 3.2.5 Kvalitetsarbete Anbudsgivare ska ha etablerade rutiner för kvalitetssäkring. Rutinerna ska som minst omfatta: -Kompetensutveckling av personalen. -Kvalitetssäkring i uppdragets samtliga faser från uppstart dvs. implementering och konfigurering, utbildning av nya användare fram till leveransstart och utvärdering samt uppföljning. -Hantering av avvikelser och förbättringar. Anbudsgivaren ska på begäran tillhandahålla en beskrivning av rutiner för kvalitetssäkring. Uppfylls och accepteras ovanstående krav? (/ svar) Kravgräns 3.3 Kungsbacka kommuns e-handel 3.3.1 Inledning Bakgrund Kommunens syn på e-handel är att ha med hela flödet - från beställning till betalning. Kommunen har Visma Proceedo som systemleverantör. I systemet visas aktuella ramavtalsleverantörer och deras produkter, detta hjälper beställaren att använda rätt leverantör vilket ger ökad ramavtalstrohet. E-handel med Kommunen innebär att samtliga affärsdokument skickas och tas emot elektroniskt. Vilka krav som ställs avseende anslutning till Kommunens e-handel varierar från upphandling till upphandling. Anslutning till Kommunens e-handel kan i de enklaste fallen bestå av; en produktkatalog i excel, inköpsorder via e-post och e-faktura via den kostnadsfria webbportalen Supplier center. I andra fall ställs krav på att samtliga affärsdokument ansluts via EDI. Vilka krav som är aktuella för den här upphandlingen framgår nedan. Syfte Syftet med detta avsnitt ("Kungsbacka kommuns e-handel") är att beskriva vilka krav avseende e-handel som leverantörer måste uppfylla i denna upphandling. Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 4 av 6
Handledning "Anslutning e-handel" Kommunen har tagit fram en handledning med anvisningar för att underlätta för leverantörer vid anslutning till Kommunens e-handel. Leverantören ska följa anvisningar i "Handledning anslutning E-handel" (nedan förkortad "HL") om dessa inte strider mot krav i avsnitt nedan. 3.3.2 Abonnemang (se HL avsnitt 5) Alternativ för anslutning abonnemang Leverantören ska kunna hantera löpande avtal, s.k. abonnemang, enligt något av de alternativ som framgår av HL. 3.3.3 Faktura (se HL avsnitt 6) Kommunen ansluter faktura från samtliga ramavtalsleverantörer. Fakturans innehåll Ska-krav: - Fakturadatum - Fakturanummer - Namn, adress (eller annan identifikationsuppgift) för leverantören - Namn och fakturaadress (eller annan identifikationsuppgift) för köparen - Leveransadress - Leveransdatum - Vad leveransen avser (art och mängd samt ev. uppgift om de handlingar som ligger till grund för fakturan tex offert). Om hänvisning sker till handling ska denna bifogas e-fakturan. - Enhetspris - Valuta - Radbelopp - Total mervärdesskatt - Mervärdesskatten per mervärdesskattesats - Totalt belopp (exkl.moms samt att betala) - Köparens momsregistreringsnummer - Leverantörens momsregistreringsnummer - Leverantörens betalningsinformation (inkl. förfallodatum) - Betalningsvillkor - Information om F-skatt - Företagets säte - Originalfakturanummer vid kreditfaktura - Leverantörens kontaktperson samt telefonnummer och e-post - Fakturareferenser (se nedan) Fakturareferenser Leverantören ska ange de fakturareferenser som Kommunen begär och på det sätt som Kommunen begär. Flera referenser ska kunna anges på samma faktura. - Leverantören ska ange Avtalsnummer - Leverantören ska kunna ange Beställarreferens - Leverantören ska kunna ange Orderreferens - Leverantören ska kunna ange Abonnemangsnummer Alternativ för anslutning faktura Leverantören ska skicka faktura enligt något av de alternativ som framgår av HL. 3.3.4 Anslutning till Kommunens e-handel Kommunen har tagit ett strategiskt beslut att aktivt verka för ökad e-handel och lägger stor Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 5 av 6
vikt vid att varje ramavtalsleverantör ska anslutas till Kommunens e-handel utan förseningar eller avvikelser. Ett fungerande beställnings- och fakturaflöde bidrar till ökad ramavtalstrohet vilket ligger i både Kommunens och Leverantörens intresse. Anslutning till Kommunens e-handelssystem ska påbörjas så fort upphandlingen är avslutad och vara slutförd inom två (2) månader. Denna tidsperiod avser gemensamt arbete mellan Leverantören och Kommunen där båda parter förväntas delta aktivt. Om någon av parterna väljer att anlita underleverantör för att utföra hela eller delar av anslutningsarbetet ansvarar respektive part för eventuella förseningar som uppkommer pga underleverantör. Skulle omständighet som beror på Kommunen leda till orimlig fördröjning av anslutningsprocessen förlängs anslutningstiden. Anslutningen anses vara slutförd först då samtliga affärsdokument enligt ovan är anslutna enligt angivna krav samt verifierade och godkända av Kommunen. 3.3.5 Godkännande av anslutning till Kungsbacka kommuns e-handel Har anbudsgivare tagit del av och accepterar Kommunens krav på e-handel enligt ovan redovisade förutsättningar? (/ svar) Kravgräns Utskrivet: 2016-01-28 9:49 Sida 6 av 6