Datum 2011-09-30 Kvalificering avseende kvalitativa undersökningar, bilaga 1d till förfrågningsunderlag för upphandling av ramavtal avseende konsulter för utredningar, undersökningar och analyser Dnr 11-8652
Innehåll 1 Kortfattad introduktion till området och avropsprocessen... 3 1.1 Beskrivning av området 3 1.2 Beskrivning av avropsprocessen 3 2 Krav på anbudsgivaren... 5 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 5 2.1.1 Konsulter och kapacitet 5 2.1.2 Underleverantörer 5 3 Krav på tjänsten... 6 3.1 Obligatoriska krav (ska-krav) 6 3.1.1 Styrkande av obligatoriska krav 7 3.2 Ickeobligatoriska krav (bör-krav, mervärden) 9 3.2.1 Styrkande av ickeobligatoriska krav 10 4 Formella krav... 11 4.1 Ersättning/ angivande av pris 11 5 Utvärdering... 12 5.1 Utvärderingsmodell 12 5.1.1 Exempel på utvärdering av anbud 12 5.2 Lika poäng efter utvärdering 13 Bilagor Referenstagningsblankett 1d för krav nr 4 fylls i av referenter och bifogas anbud Referenstagningsblankett 1d för krav nr 6 fylls i av referenter och bifogas anbud Svarsmall 1d fylls i av anbudsgivaren Post- och telestyrelsen 2
1 Kortfattad introduktion till området och avropsprocessen 1.1 Beskrivning av området PTS har behov av konsulttjänster inom området kvalitativa undersökningar avseende såväl marknaden för elektronisk kommunikation som postsektorn. Konsulttjänsterna omfattar kvalitativa undersökningar inom området elektronisk kommunikation och inom postområdet och innefattar i huvudsak; datainsamling, databearbetning/analys, sammanställning av resultat samt presentation av slutsatser och rekommendationer. Konsulttjänsterna omfattar såväl individundersökningar, hushållsstudier och företagsstudier. För detta krävs praktisk och teoretisk kunskap inom området kvalitativa undersökningar. Konsulttjänsterna kräver kännedom om olika metodiker för insamling av data och av vilken mätmetod som ger bäst mätkvalitet för en särskild undersökning. Exempel på sådana mätmetoder kan vara målgruppssegmentering, personas, dynamiska djupintervjuer, semistrukturerade intervjuer, fokusgrupper, expertutvärderingar och gruppdiskussioner. Vidare omfattar tjänsten utformning av frågor utifrån PTS arbetsområden, hantering av data och uppbyggnad av databaser, dvs. strukturering av inkomna data samt analyser och slutsatser utifrån resultatet från en undersökning. Mer specifikt omfattar konsulttjänsten framtagande av frågor inom PTS ansvarsområde, rekrytering av deltagare, genomförande av undersökningen, behandling av data, uppbyggnad av databaser för inkomna data, utdatarapporter och avrapportering. Konsulttjänsterna innefattar även att analysera och dra slutsatser baserat på resultatet av en undersökning och tidigare gjorda erfarenheter. Lämnade rapporter ska i vissa fall även inkludera konkreta kortsiktiga som långsiktiga rekommendationer. Undersökningar kan t.ex. handla om hur man med hjälp av elektronisk kommunikation och post kan underlätta och förbättra i olika situationer för personer med varierande funktionsnedsättningar, äldre och teknikovana personer. 1.2 Beskrivning av avropsprocessen PTS avsikt är att teckna ramavtal med två leverantörer för detta område. Avrop mot ramavtalet kommer att ske genom rangordning. Den leverantör som lämnar Post- och telestyrelsen 3
det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att rangordnas som nummer ett, och leverantören som lämnar det ekonomiskt näst mest fördelaktiga anbudet kommer att rangordnas som nummer två. Vid avrop från ramavtalet avseende detta område kommer PTS att skicka förfrågan om möjlighet att utföra uppdrag i första hand till leverantören som är rangordnad som nummer ett, och i andra hand (om den först tillfrågade leverantören av någon orsak inte förmår leverera) till leverantören som är rangordnad som nummer två. Post- och telestyrelsen 4
2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.1 Konsulter och kapacitet Anbudsgivaren ska offerera minst tre (3) namngivna konsulter i enlighet med de krav som anges under 3.1 Obligatoriska krav Observera att den huvudkonsult som offereras för de ickeobligatoriska kraven punkt 3.2 ska vara densamma som den huvudkonsult som uppfyller de obligatoriska kraven för att anbudsgivaren ska erhålla mervärde/prisavdrag för uppfyllande av de ickeobligatoriska kraven. 2.1.2 Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten 2.2.2 Skattekontroll och 2.3.1 Kreditupplysning i förfrågningsunderlaget gäller även för eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. Post- och telestyrelsen 5
3 Krav på tjänsten 3.1 Obligatoriska krav (ska-krav) Nedan angivna krav är obligatoriska. 1. Anbudsgivaren ska erbjuda en (1) huvudkonsult. 2. Huvudkonsulten ska gentemot PTS ansvara för uppdrag (dvs. vara ytterst ansvarig för rapportering, kvalitetsgranskning etc.), vara kontaktperson för PTS och ytterst ansvarig för all kontakt med PTS och eventuella övriga inblandade konsulter från anbudsgivaren. Huvudkonsulten ska dessutom kunna leda och utföra uppdrag självständigt och i förekommande fall i samarbete med handläggare eller projektteam på PTS. 3. Huvudkonsulten ska ha minst fem (5) års arbetslivserfarenhet inom området kvalitativa undersökningar. Detta innebär fem års heltidsarbete, som dock inte behöver vara utfört under fem sammanhängande år. 4. Huvudkonsulten ska under de tre (3) senaste åren ha genomfört minst två (2) uppdrag inom området kvalitativa undersökningar. Det är tillräckligt att någon del av det åberopade uppdraget har pågått under denna tidsperiod. I dessa uppdrag ska huvudkonsulten ha haft en ledande roll och övergripande ansvar gentemot uppdragsgivaren. 5. Nedan räknas sju mätmetoder inom området kvalitativa undersökningar upp. Huvudkonsulten ska under de tre (3) senaste åren ha genomfört minst två (2) uppdrag per mätmetod. Det är tillräckligt att någon del av det åberopade uppdraget har pågått under denna treårsperiod. En och samma uppdrag kan ha innehållit flera mätmetoder. målgruppssegmentering personas dynamiska djupintervjuer semistrukturerade intervjuer fokusgrupper expertutvärderingar gruppdiskussioner Det är tillåtet att hänvisa till samma uppdrag som under krav 4 ovan. 6. Anbudsgivaren ska offerera ytterligare två (2) namngivna konsulter (resurskonsulter) som kan komma att delta i arbetet. Post- och telestyrelsen 6
Respektive resurskonsult ska ha minst tre (3) års arbetslivserfarenhet inom området kvalitativa undersökningar. Detta innebär tre års heltidsarbete, som dock inte behöver vara utfört under tre sammanhängande år. Respektive resurskonsult ska ha deltagit i minst två (2) uppdrag inom området kvalitativa undersökningar under de tre (3) senaste åren. Det är tillräckligt att någon del av det åberopade uppdraget har pågått under denna tidsperiod. 7. Samtliga konsulter ska behärska svenska och engelska språket i tal och skrift. 8. Samtliga konsulter ska kunna samarbeta med andra konsulter på uppdrag av PTS. 9. Innan varje enskilt uppdrags start ska anbudsgivaren inkomma med en projektplan för uppdraget där följande ska ingå: metod och genomförande tidplan uppskattat antal timmar per respektive huvudkonsult och konsult avstämningsplanering med PTS 3.1.1 Styrkande av obligatoriska krav Krav 1 Uppfyllande av krav 1 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls t.ex. genom kryss i svarsmallen. Krav 2 Uppfyllande av krav 2 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls t.ex. genom kryss i svarsmallen. Krav 3 Uppfyllande av krav 3 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar huvudkonsults CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet, som styrker att kravet uppfylls. Krav 4 Uppfyllande av krav 4 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen. Två referenser ska dessutom bekräfta att uppdragen har utförts med god kvalitet. Referenserna kommer att användas vid anbudsprövningen. Det åligger anbudsgivaren att med anbud bifoga två ifyllda referensblanketter (se referenstagningsblankett 1d för krav 4) för detta ändamål. Post- och telestyrelsen 7
Maximalt kan 30 poäng per referens erhållas. Den sammanlagt erhållna poängsumman från inlämnade referenser kommer att summeras. Den sammanlagt erhållna poängsumman ska minst uppgå till 40 poäng. Dessutom ska omdöme för alla egenskaper vara minst tre (3) poäng. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdrag i den omfattning, samt med den inriktning och det innehåll som angetts. Krav 5 Uppfyllande av krav 5 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar lista över i kravet nämnda uppdrag. För uppfyllande av kravet ska för respektive uppdrag minst följande anges: Vilken typ av uppdrag som huvudkonsulten har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets omfattning, inriktning och innehåll. Vilken roll huvudkonsulten haft i uppdraget. Period för utförande av uppdraget (start- samt sluttidpunkt angivet som årtal och månad). Uppdragets uppdragsgivare/beställare samt kontaktperson. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen såsom namn, telefonnummer och e-postadress. Vilka fem mätmetoder som har använts. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdrag i den omfattning, samt med den inriktning och det innehåll som angetts. Krav 6 Uppfyllande av krav 6 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, i anbudet/svarsmallen namnger de två offererade resurskonsulterna och till anbudet bifogar CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet för respektive konsult. Två referenser ska dessutom bekräfta att uppdragen har utförts med god kvalitet. Referenserna kommer att användas vid anbudsprövningen. Det åligger anbudsgivaren att med anbud bifoga två ifyllda referensblanketter (se referenstagningsblankett 1d för krav 6) för detta ändamål. Maximalt kan 25 poäng per referens erhållas. Den sammanlagt erhållna poängsumman från inlämnade referenser kommer att summeras. Post- och telestyrelsen 8
Den sammanlagt erhållna poängsumman ska minst uppgå till 30 poäng per konsult. Dessutom ska omdömena för alla egenskaper vara minst tre (3) poäng. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdrag i den omfattning, samt med den inriktning och det innehåll som angetts. Krav 7, 8 och 9 Uppfyllande av krav 7, 8 och 9 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kraven uppfylls t.ex. genom kryss i svarsmallen. 3.2 Ickeobligatoriska krav (bör-krav, mervärden) Nedan angivna krav är ickeobligatoriska, s.k. bör-krav, och kommer, om de uppfylls, att ge anbudsgivaren mervärden/fördel vid anbudsutvärderingen i form av prisavdrag från det offererade priset, se vidare avsnitt 5. Observera att det är den huvudkonsult som offereras för uppfyllande av de obligatoriska kraven 2, 3 och 4 som även ska offereras för nedan angivna ickeobligatoriska krav för att anbudsgivaren ska erhålla mervärde/prisavdrag. Ickeobligatoriska krav 10. Huvudkonsulten bör ha minst 9 års arbetslivserfarenhet inom området kvalitativa undersökningar. 11. Huvudkonsulten bör ha genomfört minst två (2) uppdrag under de senaste tre (3) åren. Uppdragen ska ha både påbörjats och slutförts under denna tidsperiod. Prisavdrag för uppfyllt krav angett i kr 50 50 Samtliga sju (7) mätmetoder nedan ska ha använts i respektive uppdrag: personas målgruppssegmentering dynamiska djupintervjuer semistrukturerade intervjuer fokusgrupper expertutvärderingar gruppdiskussioner Uppdragen ska ha innefattat undersökningar inom efterfrågat område på fler än 10 personer. Post- och telestyrelsen 9
Notering Det är inte tillåtet att referera till något av de uppdrag som anges i de obligatoriska kraven 3 och 4. 3.2.1 Styrkande av ickeobligatoriska krav Krav 10 Uppfyllande av krav 10 styrks genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar huvudkonsults CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet, som styrker att kravet uppfylls. Krav 11 Uppfyllande av krav 11 styrks genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar lista (enligt specifikation nedan) över i kravet nämnda uppdrag. För uppfyllande av kravet ska för respektive uppdrag minst följande anges: Vilken typ av uppdrag som huvudkonsulten har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets omfattning, inriktning och innehåll. Vilken roll huvudkonsulten haft i uppdraget. Period för uppdrags utförande (start- samt sluttidpunkt angivet som årtal och månad). Uppdragets uppdragsgivare/beställare samt kontaktperson. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen såsom namn, telefonnummer och e-postadress. Redogörelse för att de sju specificerade mätmetoderna har använts. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att huvudkonsulten har utfört uppdrag i den omfattning, samt med den inriktning och det innehåll som angetts. Post- och telestyrelsen 10
4 Formella krav 4.1 Ersättning/ angivande av pris Anbudsgivaren ska, i anbudet, ange pris enligt följande: pris per timme (60 minuter) för den huvudkonsult som ska offereras enligt krav 1 pris per timme (60 minuter) för respektive resurskonsult som ska offereras enligt krav 6 Timpriser ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. Timpriserna kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt 5. Post- och telestyrelsen 11
5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg, se närmare i förfrågningsunderlaget avsnitt 1.1. Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 5.1. 5.1 Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på utvärderingskriterierna kvalitet och pris enligt följande. Offererade timpriser kommer att adderas till ett sammantaget offererat timpris. Därefter kommer det sammantagna priset att delas i två till ett genomsnittligt timpris. Från det genomsnittliga timpriset kommer att avräknas i avsnitt 3.2 angivna prisavdrag för samtliga ickeobligatoriska krav som uppfylls. Det anbud som har lägst utvärderingspris efter tillgodoräknade prisavdrag kommer att rangordnas som första leverantör vid ramavtalstecknande. Det anbud som har näst lägst utvärderingspris efter tillgodoräknade prisavdrag kommer att rangordnas som andra leverantör vid ramavtalstecknande. 5.1.1 Exempel på utvärdering av anbud Anbudsgivare A har offererat ett timpris om 1050 kr för huvudkonsulten och ett timpris om 750 kr för resurskonsulterna. Vidare uppfyller anbudsgivaren ickeobligatoriskt krav 9. Anbudsgivare B har offererat ett timpris om 1075 kr för huvudkonsulten och ett timpris om 775 kr för resurskonsulterna. Vidare uppfyller anbudsgivaren samtliga ickeobligatoriska krav. Post- och telestyrelsen 12
Deras anbud utvärderas på följande sätt: Anbud A Offererade timpriser: 1050+750=1800 Genomsnittligt timpris: 1800/2=900 Prisavdrag för uppfyllda ickeobligatoriska krav: 1*50=50 Utvärderingspris: 900-50=850 Anbud B Offererade timpriser: 1075+775=1850 Genomsnittligt timpris: 1850/2=925 Prisavdrag för uppfyllda ickeobligatoriska krav: 2*50=100 Utvärderingspris: 925-100=825 Anbudet med det lägsta utvärderingspriset blir anbud B, trots att de offererade högre timpriser än A. Framräknade priser avrundas nedåt om de ligger inom spannet 0,01-0,49 och uppåt om de ligger inom spannet 0,50-0,99. 5.2 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS i första hand att skilja anbuden åt genom att anta det anbud som uppfyller flest ickeobligatoriska krav. Om detta inte skiljer anbuden åt kommer PTS i andra hand att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 13