Manual Astrakan Kursplan ESF Edition «Artisan Global Media
~ 2 ~ Innehållsförteckning Applikationen Kursplan... 5 Administrationsverktyg... 5 Publikt användargränssnitt... 5 Kursadministration / Arbetsflöde... 6 Roller... 6 Användare... 7 Deltagare... 7 Verktyg för kursadministration... 8 Kursadministration... 8 Kursutbud... 8 Sök och redigera kurs... 8 Skapa ny kurs... 8 Kurstillfällen... 10 Skapa nytt kurstillfälle... 10 Kalender... 12 Mina aktiva kurstillfällen... 12 Sök kurstillfälle... 13 Redigera... 13 Hantera... 13 Rapporter... 17 Deltagarlistor... 17 Urval... 17 Rapport... 17 Kursintyg... 18 Urval... 18 Rapport... 18 Rapporten Statistik... 18 Urval... 18 Rapport... 18 Rapporten Pris... 19 Urval... 19 Rapport... 19 Deltagarrapport (SCB)... 20
~ 3 ~ Rapporten Tid... 20 Momentrapport (ESF)... 21 Kursplan... 22 Inställningar... 23 Förstasidan... 23 Kategorier... 23 Skapa och redigera kategorier... 23 E-postmallar... 24 Skapa och redigera e-postmallar... 25 Intygsmallar... 26 Skapa och redigera intygsmallar... 26 Stilmallar... 27 Redigera stilmall... 27 Administration... 28 Organisation... 28 Information... 29 Deltagare... 29 Deltagare... 30 LDAP inställningar... 31 Användare... 34 Skapa och redigera användare... 34 E-postinställningar... 35 Byt lösenord... 35 Publikt användargränssnitt... 36 Allmän... 36 Personlig... 37 Presentation av Kurstillfälle... 37 Kurskalender... 37 Senaste kurser... 39 Sök kurser... 39 Mina kurser... 39 Deltagare och chefer... 39 Användare... 40 Attestering... 40
~ 4 ~ Deltagare... 41 Skapa ny deltagare... 41 Importera deltagare... 41 Redigera och ta bort deltagare... 41
~ 5 ~ Applikationen Kursplan Kursplan är en applikation som skapar möjligheter för: Planering av utbildningar Presentation av utbildningar (kurskatalog på Internet) Boka/anmäla sig till olika utbildningar Presentation av deltagarlista Utskrift av kursintyg utifrån deltagarlista Kursplan Administration Publikt användargänssnitt Kursplan består av två separata applikationer: Verktyg för kursadministration Publik webbplats med kurskalender Administrationsverktyg Administrationsverktyget är tillgängligt för administratörer som kurshandläggare, systemadministratörer och kursledare. Användargränssnittet används huvudsakligen till att administrera och planera kurser. Publikt användargränssnitt Det publika användargränssnittet riktar sig i första hand mot presumtiva kursdeltagare och deras chefer, och tillhandahåller information om publicerat kursutbud inklusive formulär för kursanmälan. Anmälan kan göras av den enskilde kursdeltagaren, eller av chefer vilka har möjlighet att göra gruppanmälningar. Användargränssnittet innehåller även visst administrativt stöd: Attestering (Attestansvarig chef) Bekräfta kurslista / Ställ in kurs (Kurshandläggare) Närvaro kontroll / Tilldela betyg (Kursledare)
~6~ Kursadministration / Arbetsflöde Ovanstående bild avser att beskriva ett översiktligt arbetsflöde inom kursadministration. Bilden och beskrivningarna garna är indelade i två övergripande områden: Registervård Löpande kursadministration Med registervård avses arbetet med att registrera in rådata om kurser och kurstillfälle. Med löpande kursadministration avses aktiviteter kring respektive kurstillfälle vilket börjar med att anmälningar registreras och avslutas med att kursintyg skrivs ut och kurstillfället markeras som avslutat. Roller Applikationen stödjer flera olika roller. Vi skiljer mellan användare och deltagare.
~ 7 ~ Användare Användare är systemanvändare av modulen för kursadministration. Användare kan ha någon av rollerna: Administratör Kurshandläggare Kursledare Deltagare Samtliga presumtiva kursdeltagare som registreras manuellt, importeras via fil, eller importeras via LDAP, tilldelas alltid rollen Deltagare och har därmed rätt att anmäla sig som deltagare i någon av de kurser som är publicerade i kurskalendern. Till gruppen deltagare räknas även Chefer vars uppgift är att importera medarbetarna som deltagare, anmäla dem till kurser samt attestera kursanmälningar. Chefer har även möjligheten att själva söka kurser via den publika webbplatsen. Roll Beskrivning Typ Administratör Administratören har tillgång till alla inställningar Användare och all information som registreras i systemet. Kurshandläggare Kurshandläggaren har tillgång till delar av Användare applikationen som kursadministration och rapporter Kursledare/ Ansvarig Kursledaren kan göra viss administration för sina egna kurser, såsom utskrift av deltagarlista, utskrift av kursintyg, markering av närvaro och betygsättning. Användare Chef (Attesträtt) Kan importera deltagare till sin egen organisation, samt anmäla dessa till kurser. Deltagare Deltagare (Kursdeltagare) Chefer har attesträtt vilket ger tillgång till attestfunktionen och möjligheten att attestera kursanmälningar vilket är ett krav för att kursanmälan skall betraktas som godkänd. Attesträtt gäller för användare inom den egna organisationen och nedåt i organisationen. Deltagare utan speciella rättigheter har tillgång till den information som är utlagd i kurskalendern samt kan anmäla sig till kurser via applikationens anmälningsformulär. Kursanmälan kräver inloggning. Deltagare Om deltagaren inte ges tillgång till inloggningsuppgifter och kan anmäla sig själv, kan anmälan göras av dennes chef via den publika webbplatsen, eller av kurshandläggare eller administratör vilka har rätt att registrera anmälningar i administrationsgränssnittet.
~ 8 ~ Verktyg för kursadministration Administrationsverktyget är endast tillgängligt för behöriga användare. Kursadministration Kursutbud Med "kurs" menas ett kurskoncept bestående av kursbeskrivning och bilagor, t.ex. utbildningsmaterial. Varje kurs är knuten till en eller flera kategorier, varav en är huvudkategori. Utifrån kurskonceptet kan sedan "kurstillfällen" skapas, d.v.s. "upplagor" av kursen som är möjliga att anmäla sig till. Dessa kurstillfällen kan bestå av ett eller flera kursdatum. Sök och redigera kurs Under fliken Sök kurs listas alla befintliga kurser med Kurskod, Namn och Kategorier. Du kan också begränsa listan genom att göra en sökning på hela eller delar av namnet eller kurskoden, eller välja att visa en viss kategori. Klicka på kursen för att markera den och visa en kort beskrivning. Det blir då också möjligt att klicka på fliken Redigera för att göra ändringar i kursen. Längst till höger på raden finns länkar för att redigera kursen, ta bort den, vissa dess kurstillfällen samt visa historik över när förändringar gjorts. Skapa ny kurs Ny kurs kan skapas på två sätt, med eller utan guide. När du befinner dig under fliken Sök kurs, finns knappar för detta längst ner. Använder du guiden delas skapandet upp i olika steg, och du får i varje steg hjälp av en informationstext. Stegen är:
~ 9 ~ Steg Beskrivning 1 Namnge kursen Namn - benämning på kursen som används i listningarna av kurser Kurskod - kommer att ingå i benämning (identifierare) för kurstillfälle som skapas för kursen 2 Ange en kort kursbeskrivning Visas när man markerar en kurs under fliken Sök kurs 3 Ange en kursbeskrivning Visas som information om kursen på den publika webbplatsen 4 Ange kurskategori Varje kategori symboliseras av en färg Dra och släpp önskad kategori till fältet Huvudkategori Till fältet Inkluderade kategorier kan flera kategorier dras 5 Ladda upp bilagor Här kan t ex kursmaterial laddas upp Klicka på Lägg till Ange namn på bilagan och bläddra fram filen Klicka på Ladda upp
~ 10 ~ Kurstillfällen Utifrån de skapade kurserna (koncepten) kan sedan kurstillfällen skapas. Menyn Kurstillfällen har fem flikar. De tre första flikarna är alternativa metoder för att öppna kurstillfällen i redigerings- eller hanteringsläge. Kalender - visar de kurstillfällen som har sin första sammankomst under vald månad Mina aktiva kurstillfällen - visar kurser som är kopplade till inloggad användare Sök kurstillfälle - generell sökfunktion där sökresultat presenteras i listformat Redigering - här anges grunduppgifter som t.ex. beskrivning och kursdatum Hantering - administrativt stöd kring själva kurstillfället som t.ex. anmälning, attestpåminnelse, bekräftelse m.m. Skapa nytt kurstillfälle Nya kurstillfällen registreras via en guide uppbyggd i sju olika steg. Guiden kan startas på flera olika sätt: Metod Kursutbud > fliken Redigera Beskrivning Klicka på knappen Nytt kurstillfälle Kurstillfällen - fliken Kalender Högerklicka på önskad dag och välj alternativet Nytt Kurstillfälle Kurstillfällen - fliken Mina aktiva kurstillfällen Klicka på knappen Nytt kurstillfälle med guide Kurstillfällen - fliken Sök kurstillfälle Klicka på knappen Nytt kurstillfälle med guide Kurstillfällen - fliken Redigera Klicka på knappen Skapa kopia för att kopiera kurstillfället och starta guiden för nytt kurstillfälle Nya kurstillfällen registreras via en guide som är uppbyggd i sju steg:
~ 11 ~ Steg Beskrivning 1 Välj kurs Välj kurs som kurstillfället ska baseras på, genom att klicka på den 2 Information om kurstillfället Identifierare - ett ID för kurstillfället baserat på kurskoden Status - använd statusen Preliminär eller Planerad under planeringsstadiet och Aktiv när kursen ska publiceras Max antal deltagare - antalet tillgängliga kursplatser. 0 = antal deltagare är inte begränsat Deltagarlista - ange om deltagarlistan ska vara synlig för den som är inloggad på den publika webbplatsen Publiceringstid - fråndatum (obligatoriskt) och tilldatum (ej obligatoriskt) Sista anmälningsdatum Kursansvarig - den person som har det övergripande ansvaret för kursen Kurstillfälle Internt - markera om kurstillfället är internt och därmed möjligt att ange förberedelsetid för 3 Mallar Ange vilka e-postmallar som ska användas för utskick. Finns även möjlighet att välja "Inget mail". Anmälan - till den som anmäler sig till ett kurstillfälle Bekräftelse av kursanmälan - till den som får sitt deltagande bekräftat
~ 12 ~ Steg Beskrivning 4 Organisation Om kurstillfället endast ska vara tillgängligt för användare från vissa organisationer, markera i så fall dessa 5 Ange tidpunkter/moment Ange när de olika sammankomsterna äger rum, samt informtion kring dessa Datum Start-/sluttid Längd (räknas ut automatiskt av programmet, men kan redigeras, t.ex. om det varit avbrott för lunch) Ansvarig Plats Info 6 Ange en beskrivning om kurstillfället Visas på den publika webbplatsen, direkt under kurskonceptets beskrivning 7 Intern kommentar Denna information är endast synlig för den som administrerar kursen i verktyget Kalender Klickar du på fliken Kalender visas en månadskalender för innevarande månad. I kalendern visas registrerade kurstillfällen på de dagar då dess första sammankomst äger rum. Använd pilarna eller vallistorna för att visa en annan månad. Klicka på önskad dag för att visa en dagskalender. Finns det kurstillfällen på denna dag visas information om dessa, t ex sista anmälningsdag. Ett klick på kurstillfället leder dig till fliken Hantera där du kan administrera det. Mina aktiva kurstillfällen Under denna flik listas de kurstillfällen som du som inloggad användare har skapat, men även de kurstillfällen där du är angiven som kursansvarig eller ansvarig för ett visst moment.
~ 13 ~ För att administrera kurstillfället under flikarna Redigera och Hantera klickar du på kurstillfället för att markera det, och sedan på önskad flik. På raden finns också en direktlänk till fliken Hantera. Sök kurstillfälle Använd denna flik för att söka fram ett visst kurstillfälle. Sökkriterierna är: Sök - fält där du gör en fritextsökning på kurstillfällets identifierare Datum - intervall inom vilket kurstillfällets första sammankomst ligger Kurs - som kurstillfället är baserat på Status Kategorier - urval på kurskategori, både huvudkategori och inkluderade kategorier De kurstillfällen som matchar sökningen listas med rubrikerna Första tillfället, Status, Kategorier och Kursansvarig. Listan kan sorteras efter önskad rubrik genom att klicka på rubriken. För att administrera kurstillfället under flikarna Redigera och Hantera klickar du på kurstillfället för att markera det, och sedan på önskad flik. På raden finns också direktlänkar för att gå till fliken Redigera, för att ta bort kurstillfället eller för att se en historik över när ändringar skett. Redigera Under Redigera kan du ändra grundinformationen som angavs i samband med att kurstillfället skapades. Här finns också knappen Förhandsgranska som du kan klicka på för att se hur kurstillfället kommer att presenteras på den publika webbplatsen, redan innan det publiceras. Hantera Här hanterar du arbetsflödet kring varje kurstillfälle. Menyn Hantera består av tre olika flikar: Flik Överblick Deltagarlista (Preliminär deltagarlista) Kursintyg Funktion Innehåller tre olika delar/rubriker: Tidpunkter/moment (information) Kursdeltagare (Betyg och närvaro) Anmälningar till kurs Utskrift och export av deltagarlistan. (Så länge deltagarlistan inte är bekräftad heter menyn Preliminär deltagarlista och visar samtliga deltagare som är registrerade och eventuellt även attesterade.) Utskrift av kursintyg för aktuell kurstillfälle Användargränssnittet under Överblick innehåller inledningsvis enbart två olika rubriker. Tidpunkter/moment Anmälan till kursen (vilken löpande fylls på i samband med att anmälningar registreras. Flikarna Deltagarlista och Kursintyg visas först då deltagarlistan bekräftas.
~ 14 ~ Internt kurstillfälle Om kurstillfället markerats som internt under fliken Redigera finns möjlighet att ange den förberedelsetid som ansvariga personer har lagt på kurstillfället. Förberedelsetiden anges i decimalform i timmar, och går sedan att studera i rapporten Tid. Läs mer i kapitlet Rapporten Tid. Innan kursen startar Kursanmälan Innan kursen påbörjas ligger fokus på att samla in kursanmälningar. Detta utförs i första hand av kursdeltagarna själva, eller deras chefer, via anmälningsfunktionen på den publika webbplatsen. Vid behov är det även möjligt att registrera in anmälningar via verktyget. Klicka på knappen Lägg till Sök fram användaren Klicka på länken Registrera Listan utökas löpande då kursanmälningar registreras. Anmälningslistan innehåller funktioner för: Attest och val av kostnadsställe Avanmälan Ändra ansökans prioritet I samband med kursanmälan skickas följande e-postmeddelande: Bekräftelse / Tack för anmälan till anmäld användare Attestmeddelande till närmaste chef En förutsättning för att e-post ska skickas är att en e-postmall skapats för respektive utskickstyp. Om e-post inte ska skickas kan mallen "Inget mail" väljas. Se kapitlet E-postmallar för mer information. Attest En kursanmälan är giltig först då den är attesterad, vilket även kan utföras av kursdeltagarens chef via attestfunktionen på den publika webbplatsen. Kursanmälan kan godkännas (attesteras) eller avslås (nekas). I samband med attest anges även kostnadsbärare ur en lista över de kostnadsställen som är giltiga inom användarens organisation. Vid behov kan attest även utföras av behörig användare via menyn Hantera. Avanmälan Avanmälan utförs normalt av deltagaren själv, eller dennes chef, via den publika webbplatsen men kan vid behov även utföras via menyn Hantera genom att klicka på länken Avanmälan. Ändra prioritetsordning Om antalet anmälningar överstiger tillgängliga platser tilldelas platser i den ordning de presenteras i listan över anmälda kursdeltagare.
~ 15 ~ Listan sorteras standardmässigt i den ordning som anmälningar har registrerats. Sorteringsordningen kan manipuleras genom att klicka på pilikonen ( ) till höger om datumfältet. Pil upp = Öka prioritet Pil ned = Sänk prioritet Ett krav för att en kursplats skall tilldelas är att kursanmälan är attesterad och att användaren inte är avanmäld. En oattesterad kursanmälan behandlas på samma sätt som nekad attest och avanmälan. Skicka attesteringspåminnelse Om attestmeddelande ska skickas till närmaste chef i samband med kursanmälan anges en e-postmall för utskickstypen Attestpåminnelse. Se kapitlet E-postmallar för mer information. Påminnelse kan även skickas manuellt till de chefer som ännu ej attesterat sina användares kursanmälningar genom att klicka på knappen Skicka attesteringspåminnelser. Bekräfta kurs När anmälningstiden gått ut och tillräckligt många attesterade kursanmälningar existerar är det dags att bekräfta deltagarlistan vilket innebär att: Anmälda och attesterade användare överförs till deltagarlistan enligt gällande prioritetsordning. Bekräftelse skickas till de användare som överförs till deltagarlistan (om e-postmall angetts för detta, använd annars mallen Inget mail, se kapitlet E-postmallar). Användare som ej kan erbjudas en plats inom aktuell kurs erhåller ett meddelande som informerar om detta (om e-postmall angetts för detta, se punkten ovan). Inga nya anmälningar kan registreras via den publika webbplatsen. I administrationsgränssnittet kan dock ändringar i deltagarlistan fortfarande göras, t ex om någon blir sjuk och någon annan går i dennes ställe. Använd i så fall knappen Uppdatera deltagarlistan efter att ha gjort ändringarna. Listan över kursdeltagare blir tillgänglig under fliken överblick. Flikarna Deltagarlista och Kursintyg blir tillgängliga under fliken Hantera. Ställ in kurs Om det inte inkommit tillräckligt stort antal anmälningar till kursen eller om kursen av någon annan anledning inte skall hållas är det i detta skede möjligt att ställa in kursen genom att klicka på avsedd knapp. Om kursen ställs in skickas e-postmeddelande till samtliga anmälda användare (om e-postmall angetts för detta, se kapitlet E-postmallar) samtidigt som status för kurstillfället ändras till Inställd.
~ 16 ~ Pågående kurs Deltagarlista Deltagarlistan kan skrivas ut eller exporteras för vidare hantering i till exempel Excel. Den kan även nås via menyn Rapporter. Närvaro Närvaro kan registreras in via verktyget (Överblick > Kursdeltagare) eller via motsvarande gränssnitt på den publika webbplatsen. Kursledaren ansvarar normalt för närvarohanteringen men kan även överlåta ansvaret till kurshandläggaren genom att lämna över sina noteringar på en utskriven deltagarlista. Betyg Betyg registreras på samma sätt som närvaro, d.v.s. via den publika webbplatsen eller via verktyget. Ansvaret för bedömning och registrering ligger normalt på kursledare som vid behov kan överlåta registreringen till behörig administratör eller kurshandläggare. Kursintyg Kursintyg kan enbart skrivas ut för de användare som erhållit ett betyg. Utskriften kan avse en enskild användare eller samtliga användare med betyg. Vid utskriftstillfället är det även möjligt att välja vilken mall som skall användas. Kursintyg kan även skrivas ut via meny Rapporter. Avsluta När närvarolistan är ifylld och samtliga betyg är satta kan det vara lämpligt att avsluta kurstillfället. Avslut innebär: Kurstillfällets status ändras från aktiv till genomförd Innehåll i närvarolista och betyg kan inte ändras Vid presentation av Mina aktiva kurstillfällen hamnar avslutade kurstillfället under rubriken Avslutade där de ligger kvar tills status ändras till t.ex. fakturerad eller arkiverad. Efter avslutad kurs När kursen är avslutad återstår endast att debitera och arkivera kursen. I nuvarande version finns det inget inbyggt stöd för debitering bortsett från möjligheten att exportera deltagarlistor till Excel för vidare hantering. När debitering och övrigt efterarbete är utfört kan det vara lämpligt att öppna kurstillfället och arkivera aktuellt kurstillfälle med hjälp av knappen Arkivera.
~ 17 ~ Rapporter Deltagarlistor Utskrift av deltagarlistor för aktiva, genomförda, fakturerade och arkiverade kurser. Urval Fält Sök Första tillfället Kurs Status Kategori Sök Funktion Fritextsökning i fälten: Identifierare Intern kommentar Urval på första kursdatum (moment) inom respektive kurstillfälle. Från Till Lämna fälten tomma för att söka utan begränsning Urval på kurstillfällen som tillhör en specifik kurs. Önskad kurs väljs ur enlistruta som innehåller det totala kursutbudet sorterat på kursnamn. Alla (Inget urval på kurs) Specifik kurs Urval på status, tillgängliga alternativ: Alla (Inget urval på status) Aktiva Genomförd Fakturerade Arkiverade Urval på de kurskategorier som kursen tillhör. Urvalet omfattar både huvudkategori och övriga inkluderade kategorier. Alla (Inget urval på kategori) Specifik kategori Starta sökning och tillämpa angivna urvalsvillkor. Rapport Rapporthuvud Rapporthuvudet innehåller fast information om kurs, kurstillfälle och kursdatum (moment). Fält Kurs Kursansvarig Antal platser Antal deltagare Datum/tid Plats Funktion Namn på kurs Namn på kursansvarig Antal tillgängliga platser för aktuellt kurstillfälle Antal deltagare i aktuellt kurstillfälle Datum och tidpunkt för varje kursdatum/moment Plats, t.ex. kurslokal och ort
~ 18 ~ Detaljer Fält Deltagare Kostnadsställe Organisation Närvaro Betyg Funktion Namn på kursdeltagare Det kostnadsställe som har angivits i samband med attest. Namn på den organisation som kursdeltagaren tillhör. En kryssruta som markerar närvaro. Antal kolumner styrs av antal moment som är registrerade för aktuellt kurstillfälle. Kursdeltagarens betyg Längst ner finns knappar för att skriva ut rapporten eller exportera den till Excel. Kursintyg Utskrift av kursintyg till kursdeltagare inom utvalt kurstillfälle. Urval Rapporten innehåller samma urvalsmöjligheter som vid utskrift av deltagarlista (se ovan), men dessutom finns här möjlighet att välja kursintygsmall. Rapport Kursintyg genereras endast för deltagare på vilka betyg har satts. Rapportens innehåll styrs av intygsmallens utformning. Utskrift kan göras av samtliga deltagare eller av en enskild deltagare. Samtliga: Klicka på 'Skriv ut'-knappen som visas längst ner på sidan. Enskild deltagare: Klicka på skrivarikonen i övre högra hörnet på respektive intyg (visas först då man för markören över ikonen) Rapporten Statistik Använd denna rapport för att ta ut statistik angående kurser och kurstillfällen. Rapporten består av tre delrapporter: Kursöverblick, Pågående kurstillfällen samt Avslutade kurstillfällen. Urval Urval kan göras på första kursdatum, kurs och kategori (se Deltagarlistor ovan). Dessutom väljer du hur rapporten ska grupperas, på kurs, organisation (deltagarens) eller kostnadsställe (deltagarens). Rapport Tre delrapporter visas, Kursöverblick, Pågående kurstillfällen samt Avslutade kurstillfällen. Beroende på vilken gruppering som valts i urvalet visas kurstillfällen enligt nedan: Kurs - antal kurstillfällen baserade på respektive kurs Organisation - antal kurstillfällen med deltagare från respektive organisation Kostnadsställe - antal kurstillfällen med deltagare från respektive kostnadsställe Kursöverblick Presenterar en sammanfattning över kurstillfällen som är aktuella under vald period. Fält Kurs/Organisation/Kostnadsställe Tillfällen Pågående Avslutade Inställda Funktion Namn på kurs, Organisation eller kostnadsställe beroende på vald gruppering. Både innehåll och rubrik anpassas till vald gruppering. Totalt antal kurstillfällen, oavsett status, även preliminära och planerade kurstillfällen Antal pågående kurstillfällen, samt i procent av totalt antal Antal avslutade kurstillfällen, samt i procent av totalt antal Antal inställda kurstillfällen, samt i procent av totalt antal
~ 19 ~ Pågående kurstillfällen Presenterar information om de kurser som för tillfället är aktiva vilket omfattar aktiva kurstillfällen, både de som är bekräftade och de som är öppna för nya ansökningar. Fält Kurs/Organisation/Kostnadsställe Tillfällen Moment Registreringar Deltagare Avanmälningar Nekade Funktion Namn på kurs, Organisation eller kostnadsställe beroende på vald gruppering. Både innehåll och rubrik anpassas till vald gruppering. Antal kurstillfällen för respektive kurs/organisation/kostnadsställe Totalt antal moment/kursdatum Antal anmälningar till aktuellt kurstillfälle Antal användare som överförts till den bekräftade deltagarlistan, samt hur stor del detta utgör av det totala antalet kursanmälningar Antal användare som avanmält sig från kursen samt hur stor del detta utför av det totala antalet kursanmälningar Antal användare som nekats attest samt hur stor del detta utgör av det totala antalet kursanmälningar Avslutade kurstillfällen Presenterar information om avslutade, fakturerade eller arkiverade kurser. Fält Kurs/Organisation/Kostnadsställe Tillfällen Moment Deltagare Närvaro Ej godkänd Godkänd Väl godkänd Funktion Namn på kurs, Organisation eller kostnadsställe beroende på vald gruppering. Både innehåll och rubrik anpassas till vald gruppering. Antal kurstillfällen för respektive kurs/organisation/kostnadsställe Totalt antal moment/kursdatum Totalt antal deltagare Total närvaroprocent Totalt och procentuellt antal deltagare som ej blivit godkända. Totalt och procentuellt antal deltagare som erhållit betyget Godkänd Totalt och procentuellt antal deltagare som erhållit betyget Väl godkänd Längst ner finns knappar för att skriva ut rapporten eller exportera den till Excel. Rapporten Pris Denna rapport visar pris per kursdeltagare och kurstillfälle, baserat på det pris som angetts för kurstillfället. Urval Urval kan göras på första kursdatum, kurs, status och kategori (se Deltagarlistor ovan). Genom att klicka på Organisationsfilter kan du välja vilka organisationer du vill visa i rapporten. Rapport Kurstillfällen som matchar din sökning listas. Se till att kryssrutan är markerad vid önskade kurstillfällen, och klicka på Visa. I rapporten visas under respektive organisation de kurstillfällen som organisationen deltagit i. Kurstillfällena grupperas under de olika kurser de är baserade på och visas
~ 20 ~ som en tabell med namn, personnummer och pris för varje deltagare, samt totalt antal deltagare och totalt pris för kurstillfället. Längst ner finns knappar för att skriva ut rapporten eller exportera den till Excel. Deltagarrapport (SCB) Rapporten är specialdesignad för att underlätta den månatliga rapporteringen till SCB. Välj önskad månad och klicka på knappen Visa. I rapporten listas kursdeltagare från kurstillfällen där deltagarlistan är bekräftad, och där de har markerats som närvarande på minst ett moment under månaden. Kursdeltagarna listas med personnummer, startdatum (det datum när deltagaren först deltog i ett moment på ett kurstillfälle, även före vald månad), samt antal timmar som de har lagt ned under den valda månaden. De övriga kolumnerna, slutdatum och avbrottsorsak, ska finnas med i rapporten som skickas till SCB, men programmet genererar ingen data i dessa kolumner. Längst ner finns en knapp för att exportera rapporten till Excel. Rapporten Tid Rapporten Tid visar antal timmar och hur många procent av helheten dessa utgör. Tiden hämtas från kurstillfällen där deltagarlistan är bekräftad, och från moment där kursdeltagare har markerats som närvarande. Du kan välja att gruppera rapporten under följande rubriker: Månad Huvudkategori Företag Kön Person Vilka rubriker du vill visa, och på vilken nivå varje rubrik ska visas, väljer du i valboxarna vid Gruppera efter. Du kan välja att visa 1-3 nivåer. Det du väljer i valboxen längst till vänster kommer att hamna på första nivån. I rapporten kan du också välja att visa förberedelsetid som ansvariga personer lagt ner på interna kurstillfällen. Du väljer då Ansvarig/Interntid i valboxen längst till vänster. I detta fall går det inte att gruppera rapporten på ytterligare nivåer. Det går alltså inte att göra några val i den andra och tredje valboxen. Ange start- och slutdatum för den period du vill visa i rapporten, och klicka på knappen Visa. Rapporten genereras med de rubriker du har valt. Längst ner finns knappar för att skriva ut rapporten eller exportera den till Excel.
~ 21 ~ Momentrapport (ESF) Rapporten är specialdesignad för att underlätta rapporteringen till ESF. Välj önskad tidsperiod och klicka på knappen Visa. I rapporten visas de moment/sammankomster som ägt rum, eller kommer att äga rum, under vald tidsperiod. Momenten listas med datum, kursnamn, antal timmar och antal deltagare som markerats som närvarande. De övriga kolumnerna, Pågående Utb/akt och Slutförd Utb/akt, ska finnas med i rapporten som skickas till ESF, men programmet genererar ingen data i dessa kolumner. Längst ner finns knappar för att skriva ut rapporten eller exportera den till Excel.
~ 22 ~ Kursplan Under menyn Kursplan presenteras kursutbudet på samma sätt som på den publika webbplatsen. Presentationen sker i månadskalendrar i två olika format. Publicerade kurser Publicerade kurser (lista) I båda fallen finns valboxar för att välja månad att visa, samt pilar för att stega framåt och bakåt en månad i taget. Klicka på 'Organisationsfilter' högst upp för att filtrera presentationen efter ett urval av organisationer. Klicka på önskad dag för att visa en dagskalender. Finns det kurstillfällen på denna dag visas information om dessa, t ex sista anmälningsdag. Klicka på kurstillfället för att förhandsgranska det.
Inställningar Denna meny är åtkomlig för användare som har rollen 'Administratör' markerad under 'Rättigheter i Kursplan'. Förstasidan Här designar du den välkomstsida som visas för besökare på den publika webbplatsen. Förstasidan kan du t ex använda för att presentera allmän eller aktuell information för kursdeltagare och chefer. Förstasidan utformar du i en editor där du kan skriva in och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Ovanför editorn skriver du in den sidrubrik som ska gälla för samtliga sidor på den publika webbplatsen. Rent tekniskt innebär det att du anger värdet innanför <title>-taggarna taggarna i HTML-koden. Sidrubriken visas inte på själva sidan, men däremot på flera andra ställen: Texten uppe till vänster i webbläsarfönstret, exempel: Kursplan - Windows Internet Explorer Texten i knappen nere i aktivitetsfältet ~ 23 ~ Texten som föreslås som namn när någon sparar sidan som Favorit (Bokmärke) Kategorier När en kurs läggs upp bestäms vilken eller vilka kategorier den ska tillhöra. En av kategorierna anges som huvudkategori, och denna visas också när kursen, eller kurstillfälle baserat på kursen, listas i applikationen. Här registreras kurskategorier med namn, beskrivning och den färg som skall representera en viss kategori. När sidan öppnas presenteras tidigare registrerade kategorier i en lista. Skapa och redigera kategorier För att skapa en ny kategori klickar du på knappen 'Ny kategori', anger namn på kategorin och klickar OK. Kategorin skapas och du kommer till redigeringsläget för den. Till samma redigeringsläge kommer du om du klickar på en befintlig kategori.
~ 24 ~ I redigeringsläget tilldelar du kategorin önskad färg genom färgpaletten som öppnas när man klickar på färgikonen, eller genom att skriva in färgkoden direkt. Ange även beskrivning av kategorin. Spara ändringarna. Ta bort kategorin genom att klicka på det röda krysset. E-postmallar E-postmeddelanden skickas vid en rad olika händelser i applikationen. Under denna meny skapas de mallar som dessa meddelanden baseras på. I tabellen nedan visas vid vilka händelser e-postmeddelanden skickas. Händelse Skickas till Utskickstyp Typ Kursanmälan Kursdeltagare Anmälan Automatisk Kursanmälan Chef Attest-påminnelse Automatisk Skicka attestpåminnelse Chef för samtliga oattesterade kursanmälningar för ett specifikt kurstillfälle Attest-påminnelse Manuell Avanmälan Kursdeltagare Avanmälan Automatisk Avanmälan Chef Attest - avanmälan Automatisk Bekräfta deltagarlista Kursdeltagare Bekräftelse av kursanmälan Manuell Bekräfta deltagarlista Kursdeltagare Nekad kursplats Manuell Ställ in kursen Kursdeltagare Inställd kurs Manuell När en mall skapas anges om den ska vara standardmall för någon typ av utskick. En standardmall bör finnas för alla typer av utskick. För de flesta typer av utskick används alltid standardmallen, men när det gäller utskick av typen Anmälan och Bekräftelse av kursanmälan finns möjlighet att välja vilken e-postmall som ska användas. Detta sker under fliken Redigera för aktuellt Kurstillfälle. När du klickar på E-postmallar i menyn listas samtliga befintliga e-postmallar med Namn, Ämne (det som står i meddelandets delandets ämnesrad), samt vilken utskickstyp mallen är standardmall för. Vid varje mall finns länken Redigera som leder till redigeringsläget för mallen, samt länken Ta bort för att radera den. Vill du inte göra några utskick låter du helt enkelt bli att skapa några mallar. Som standard finns mallen 'Inget mail' som kommer att vara förvald på de utskickstyper som ska anges när man skapar ett nytt kurstillfälle.
~ 25 ~ Skapa och redigera e-postmallar Klicka på knappen Ny e-postmall för att skapa en ny mall, eller klicka på länken Redigera vid en befintlig mall. Du kommer då till redigeringsläget för mallen. Högst upp i fönstret anges namn på mallen samt vad som ska stå i ämnesraden vid utskick. Om mallen ska vara standardmall dmall för någon utskickstyp väljs detta i valboxen 'Standardmall för'. Själva meddelandetexten skapar du i en editor genom att kombinera text du skriver själv med data som hämtas från varje aktuell kurs. Infoga önskad kursdata genom att klicka på motsvarande knapp. I editorn symboliseras infogad kursdata av följande bildikoner. Begrepp Beskrivning Unik kod som identifierar aktuell kurs Namn på kurs Kursansvarig kursledare för aktuellt kurstillfälle Antal tillgängliga kursplatser för aktuellt kurstillfälle Kortfattad kursbeskrivning Komplett kursbeskrivning Inledande kursdatum Sista anmälningsdag Länk till kursbeskrivning på den publika webbplatsen Plats, kurslokal och ort Namn på kursdeltagare Namn på organisation eller enhet som kursdeltagaren tillhör Hämtas från Kurs Kurs Kurstillfälle Kurstillfälle Kurs Kurs Moment Kurstillfälle Moment Kursanmälan/ Deltagarlista Kursanmälan/ Deltagarlista
~ 26 ~ Intygsmallar Här skapar du mallar som används för utskrift av dokument som kursintyg, betyg och diplom. När du klickar på Intygsmallar i menyn listas samtliga befintliga intygsmallar med Namn och Information (kort beskrivning). Vid varje mall finns länken Redigera som leder till redigeringsläget för mallen, samt länken Ta bort för att radera den. Skapa och redigera intygsmallar Klicka på knappen Ny intygsmall för att skapa en ny mall, eller klicka på länken Redigera vid en befintlig mall. Du kommer då till redigeringsläget för mallen. Ange Namn och Information (beskrivning av mallen). Innehållet i mallen skapas, på samma sätt som e-postmallarna, i en editor där du kombinerar text du skriver själv med data som hämtas från varje aktuell kurs. Infoga önskad kursdata genom att klicka på motsvarande knapp. Meddelandetexten kan formateras med hjälp av editorns knappar för t.ex. Rubriknivå, stil och justering. Det finns även en knapp för att infoga bilder. I editorn symboliseras infogad kursdata av följande bildikoner. Begrepp Beskrivning Unik kod som identifierar aktuell kurs Namn på kurs Kursansvarig kursledare för aktuellt kurstillfälle Plats, kurslokal och ort Namn på kursdeltagare Kortfattad kursbeskrivning Komplett kursbeskrivning Aktuell kursdeltagares betyg Kursdatum för första momentet Kursdatum för sista momentet Antal moment på kurstillfället Hämtas från Kurs Kurs Kurstillfälle Moment Kursanmälan/ Deltagarlista Kurs Kurs Kurstillfälle Moment Moment Kurstillfälle
~ 27 ~ Stilmallar Stilmallar används för att styra utseende på textelement i: Presentation av kurs, i verktyget och på den publika webbplatsen Intyg som skrivs ut med hjälp av intygsmallar Redigera stilmall I valboxen högst upp väljer du vilken stilmall du vill redigera, Kursmall eller Intygsmall. I vänstra delen av fönstret visas en förhandsgranskning av de olika textelementen, så som de ser ut för tillfället. Klicka på ett element för att visa dess egenskaper i högra delen av fönstret, och få möjlighet att ändra dem. Du kan också välja element i valboxen högst upp till höger. Inställningar för textelement Följande inställningar kan du göra för respektive textelement: Tecken Färg: : ange teckenfärg genom att klicka på kvadraten eller skriva in färgkoden Typsnitt: : välj bland tillgängliga typsnitt i vallistan Storlek: : ange textstorlek i någon av enheterna px, em, pt eller % Radavstånd: : ange radavstånd i någon av enheterna px, em, pt eller % Justering: : default, centrerad, vänsterjusterad, högerjusterad eller justerad (marginaljusterad) Fet: välj Ja eller Nej Kursiv: välj Ja eller Nej Understruken: välj Ja eller Nej Stycke Färg: : ange bakgrundsfärg genom att klicka på kvadraten eller skriva in färgkoden Utfyllnad: : Avståndet mellan elementets innehåll och dess ytterkant Marginal: : Avståndet till ett annat element eller till kanten på sidan Kantlinjer: Vill du ha kantlinjer i anslutning till texten anger du kantlinjens stil, bredd och färg vid de rubriker som motsvarar dess placering: Övre, Höger, Vänster och/eller Nedre. För elementtypen länk kan du ange inställningar för utseendet på länkar som är besökta och ej besökta samt länkens utseende vid hovring. För numrerade listor och punktlistor anger du vilket listtecken som ska användas.
Administration ~ 28 ~ Endast användare med rollen 'Systemadministratör' har tillgång till denna meny. Organisation Här bygger du upp en struktur med organisationer och underliggande enheter, samt knyter användare till de olika enheterna via LDAP-import. I valboxen högst upp väljer du om du vill visa 'Mina organisationer' (de du själv har skapat) eller 'Alla organisationer'. Begreppsmässigt ssigt så skiljer vi på Organisationer och Underenheter. Med organisation avser vi organisationsträdets översta nivå. Med underenheter avses alla enheter som återfinns under organisationen. Antalet nivåer i strukturen innehåller i sig ingen begränsning men rent praktiskt bör man inte skapa en allt för djup organisationsstruktur. Trädstrukturen expanderas genom att klicka på önskad organisation eller underenhet. En expanderad del av trädet kan stängas genom att klicka på den svarta triangeln som visas till vänster om organisationens eller underenhetens namn. En enhet markeras på samma sätt som den kan expanderas, d.v.s. genom att klicka på organisationens eller enhetens namn. Till höger om organisationsträdet visas översiktlig information om markerad enhet. När en enhet är markerad kan du skapa en ny underenhet till den eller redigera den. I båda fallen förflyttas du till fliken Information där organisationens/enhetens uppgifter kan anges eller uppdateras.
~ 29 ~ Information När du skapar en ny organisation/enhet, eller redigerar en befintlig, anges under fliken Information uppgifter om enheten. Förutom kontakt- och adressuppgifter anges här även: Attestroll - vilka roller inom organisationen som ska ha rätt att attestera. I normalfallet anges 'Chef'. Kostnadsställen - att användas i samband med attest för att ange kostnadsbärare. Klicka på knappen 'Lägg till' för att ange ett nytt kostnadsställe. Du får då ange kod och namn. Längst ner finns knappar för att spara ändringar och ta bort enheten. Där finns också knappen 'Skapa ny'. Klicka på denna för att skapa nya enheter. Skillnaden mellan de olika alternativen är var den nya enheten placeras inom organisationsträdet: Översta nivån (Ny organisation) På samma nivå (Ny enhet) Direkt under aktuell enhet (Ny underenhet) Deltagare Med deltagare avses den personal som tillhör en viss organisation eller enhet inom organisationen, d.v.s. möjliga kursdeltagare. Det är endast deltagare kopplade till en enhet inom organisationsstrukturen som har rätt att söka kurser. Under fliken Deltagare importeras deltagare via LDAP, och de inhämtade uppgifterna kan redigeras. Det är inte möjligt att här manuellt registrera nya deltagare. Däremot kan nya deltagare registreras manuellt på den publika webbplatsen. Den vänstra kolumnen presenterar tidigare importerade deltagare och används även för att markera vilken deltagare som man vill redigera. Vid importen sätts rollen till 'Deltagare'. Du har även möjlighet att markera en person som 'Chef'. En chefs uppgift är att importera deltagare till sin egen organisation och anmäla dem till kurser, attestera kursanmälningar. Chefen har även själv möjligheten att söka kurser via den publika webbplatsen. Se kapitlet 'Roller' ovan för mer information. Längst ner finns knappar för att spara ändringar samt för att ta bort deltagare. LDAP-import Nya deltagare importeras via LDAP genom nedanstående metod vilken kräver god kunskap om hur datakällan är strukturerad samt givetvis att den är korrekt uppsatt.
~ 30 ~ Beskrivning Navigera till önskad enhet. Öppna fliken Deltagare Klicka på knappen LDAP Välj datakälla för LDAP-import Navigera till rätt grupp. Tillhörande användare visas. Markera vilka användare som ska importeras. Det framgår av listans ikoner vilka användare som tidigare har importerats. - Tidigare importerad användare - Ej importerad användare Klicka på knappen 'Importera användare'. Deltagare Att gå in under menyn Deltagare är ett alternativt sätt att söka efter deltagare och se deras organisationsrättigheter och vilken roll de tilldelats. Ange sökbegrepp och roll högst upp i fönstret. Välj deltagare genom att klicka på dennes namn. Ett popup-fönster öppnas där du kan se och redigera deltagarens uppgifter. Klicka på deltagarens organisation/enhet för att se och redigera dess uppgifter under fliken Information.
~ 31 ~ LDAP inställningar LDAP, lightweight directory access protocol, är ett protokoll som används för att snabbt hämta användarinformation via en katalogserver. För att användare skall kunna importeras krävs det att LDAP-källan ställs in korrekt. Uppgiften kräver kunskap om företagets katalogtjänst både när det gäller katalogstruktur, server och gällande LDAP syntax. Det är fullt möjligt att skapa flera alternativa LDAP kopplingar. Fält LDAP koppling Mall Beskrivning Val av existerande datakälla alternativt skapa en ny LDAP koppling. Val av mall för standardinställningar, två alternativ: Blank (Ingen standard) Microsoft active directory Anslutning Fält LdapNamn Domän Server Sökväg Användare Lösenord Flaggor Beskrivning Namn på aktuell datakälla Serverns IP-adress eller dess DNS namn LDAP://IP-nummer LDAP://Servernamn Sökväg till LDAP katalogen Det användarnamn som skall användas för uppkopplingen mot LDAPkatalogen Lösenord/password Ja/Nej-flaggor som beskriver uppkopplingen Skrivskyddad Anonym Säker Krypterad Signerad Skrivskyddad Anger om LDAP protokoll används för skrivskyddad åtkomst av LDAPkatalogen Anonym Anger att uppkopplingen sker med anonym verifiering vilket t.ex. inte stöds av active directory. Säker Anger om man använder en säker uppkoppling via TLS (Transport Layer Security) Krypterad Anger om anslutningen är krypterad med SSL (Secure Socket Layers) och port 636 vilket är ett alternativ till Säker uppkoppling via TLS. Signerad Använd signerade "paket" för att verifiera att innehållet inte har ändrats.
~ 32 ~ Inställningar Inställningarna är huvudsakligen till för programlogiken och dess möjlighet att tolka och hantera den data som återfinns i LDAP-källan. Fält Medlemsfält Medlem av fält Domännyckel Beskrivning Medlemsfältet återfinns på en grupp och pekar ut vilka medlemmar som ingår i aktuell grupp Fältet är utformat på ett liknande sätt som medlemsfältet, fast tvärt om då det på individnivå (användare eller grupp) pekar ut vilka grupper som användaren tillhör. Anger vilken förkortning som används för att definiera domän vilket i Microsoft Active directory normalt är: DC Grupper Inställningar som har med identifiering och filtrering av grupper inom katalogtjänsten. Normalt tillhör en enskild individ flera grupper (Medlem av). Det kan underlätta användandet om man filtrera ner antalet grupper och begränsar det till ett mer greppbart antal enheter, t.ex. avdelningar. Fält Sökväg Namn Gruppfilter Beskrivning Sökväg till gruppbibliotek vilket med LDAP syntax skrivs OU=Security Groups, OU=MyBusiness,DC=artnet,DC=local Anger vilken förkortning som används för att lagra gruppnamnet vilket i Microsoft Active directory normalt är: CN Kod som används för att filtrera bort onödiga grupper skriven i giltig LDAP syntax, vilket kanske inte alltid är det enklaste, tänk på att uttrycket inte får innehålla radbrytningar. Exempel på gitig syntax är: = (Lika med )--> (objectcategory=group) & (Logiskt och/and) --> (&(mail=*)(cn=*)) (Logiskt eller/or] --> ( (cn=employees)(cn=trainees)) * (wildcard) --> (cn=a*)! (Logiskt inte/not) -->(!cn=trainees) Mall för Microsoft directory innehåller kod som syftar till att presentera synliga gruppobjekt. Standardkoden kan t.ex. kompletteras så att den enbart grupper med vissa namn.
~ 33 ~ Användare Parametrar som används för att lokalisera, identifiera, selektera och översätta användarrelaterad information från LDAP-källan. Fält Sökväg Användarfilter Användarnamn Visningsnamn Förnamn Efternamn Epost Telefon Mobil Personnummer Beskrivning Sökväg till gruppbibliotek vilket med LDAP syntax skrivs OU=Security Groups, OU=MyBusiness,DC=artnet,DC=local Kod som används för att enbart filtrera fram giltiga användare. Standardkoden kan till exempel kompletteras med regler som filtrerar bort användare som slutat sin anställning. Anger vilket begrepp som används för att lagra användarnamn. AD standard- samaccountname Anger vilket begrepp som används för att lagra visningsnamn (Förnamn och efternamn) AD standard = displayname (cn, name) Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens förnamn. AD standard = given name Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens efternamn. AD standard = sn Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens E-postadress. AD standard = mail Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens telefonnummer. AD standard saknas Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens mobiltelefonnummer. AD standard saknas Anger vilket begrepp som används för att lagra användarens personnummer AD standard saknas
~ 34 ~ Användare Med användare avses användare av det kursadministrativa verktyget med rollerna administratör, kurshandläggare och kursledare. Användare kan även logga in på den publika webbplatsen. När du klickar på menyn 'Användare' visas ett sökformulär. Fyll i önskade sökargument och klicka på knappen 'Sök'. En lista över matchande träffar visas. Skapa och redigera användare Klicka på länken 'Redigera' vid en användare för att se och redigera dennes uppgifter, eller klicka på 'Ny användare' för att skapa en ny. Du kommer då till redigeringsläget för användare. Ange eller redigera användarinformation, d.v.s. Visningsnamn, Förnamn, Efternamn, E-post och Användarnamn. Skapar du en ny användare får du även ange och bekräfta lösenord. Om fältet 'Visningsnamn' lämnas tomt kommer programmet automatiskt att fylla i för- och efternamnet. Under 'Systemrättigheter' anges någon av rollerna 'Systemadministratör' eller 'Användare'. Rollen 'Systemadministratör' ger tillgång till menyn Administration. Under 'Rättigheter i Kursplan' finns tre olika roller, 'Administratör', 'Kurshandläggare' och 'Kursledare'. Rollerna ger tillgång till olika menyer och rättigheter i applikationen, vilka visas nedan. Roll Menyn Kursadministration Menyn Rapporter Menyn Kursplan Menyn Inställningar Kan skapa kurstillfällen Kan stå som ansvarig för ett kurstillfälle Administratör X X X X X Kurshandläggare X X X X Kursledare X* X** X X Kursledaren har begränsad behörighet till applikationens funktioner både när det gäller funktionalitet och antalet kurser. X* = Kan registrera närvaro och betyg för egna kurser X** = Kursledaren har tillgång utskrift av deltagarlistor och kursintyg för de kurser där denne står som ansvarig
~ 35 ~ E-postinställningar Inställningar för att skicka E-post Nedanstående inställningar används av Kursplan i samband med utskick av utgående E-post. Fält Kontonamn E-postadress Svarsadress Server Port SSL/TSL Användarnamn Lösenord Beskrivning Namn på kontot, t.ex. kursplan Den E-postadress som står som avsändare på de Eventuell avvikande svarsadress Namn på e-postserver (smtp server) Port behöver endast anges om E-post skall skickas via en avvikande port. Om inget anges används gällandes standardport för utgående E-post. Kommunikationen sker via TCP på port 25 Anger om uppkopplingen är säker eller krypterad. Det användarnamn som används vid inloggning på mailservern i de fall som inloggning krävs för att kunna skicka E-post Det lösenord som används vid inloggning på mailservern Inställningar för att hämta e-post Dessa inställningar används i andra Astrakan/Artologik-produkter men har ingen funktion i Kursplan, eftersom ingen e-post hämtas till applikationen. Kursplan Markera kryssrutan 'Använd' för det E-postkonto som används i kursplan. Det är möjligt att definiera flera e-postkonton men det är enbart ett konto som är aktivt. Byt lösenord Det är möjligt att ändra lösenordet till kursplan genom att ange gammalt och nytt lösenord.
~ 36 ~ Publikt användargränssnitt Publikt gränssnitt Allmän utan krav på inloggning Personlig (inloggning) Det publika gränssnittet vänder sig i första hand till möjliga kursdeltagare, d.v.s. deltagare och chefer inom de organisationer som återfinns inom applikationens organisationsstruktur. Gränssnittet är även tillgängligt för användare av det kursadministrativa verktyget och innehåller viss funktionalitet från det administrativa gränssnittet. Funktioner: Deltagare kan söka kurser och utföra personlig anmälan och avanmälan Chefer kan attestera kursanmälningar Chefer kan lägga till nya deltagare i den egna organisationen, genom att skapa dem manuellt eller importera dem via fil. Administratörer kan lägga till nya deltagare i de organisationer de själva har skapat. Chefer kan göra gruppanmälningar av medarbetare inom den egna organisationen. Kursledare kan bekräfta deltagarlista, ställa in kurser och registrera in betyg. Kurshandläggare har tillgång till samma funktioner som kursledaren samt möjlighet att registrera in närvaro. Det publika gränssnittet kan delas in i två separata delar: Allmän Personlig Allmän Den allmänna delen innehåller kurser utan särskild behörighet, d.v.s. kurstillfällen som inte är begränsade till viss organisation. Det är möjligt att fritt söka och studera innehållet i den publika kurskatalogen och t.ex. ladda hem kursmaterial i form av bilagor som kopplats till kurs. Menyn innehåller alternativen: Hem (till välkomstsidan) Kurskalender Senaste kurser Sök kurser
~ 37 ~ Personlig För att anmäla sig till en kurs via användargränssnittet krävs det en inloggning. Efter inloggning utökas menyalternativen med tre nya alternativ: Mina kurser Attestering Deltagare Innehållet i kurskalendern utökas med kurser som är specifikt begränsade till den egna organisationen. Sidan 'Mina kurser' innehåller egna kursanmälningar för kursdeltagare och chefer, egna kurser för kursledare. Attesteringsmodulen är i princip enbart intressant för chefer med attesträtt men är även tillgänglig för kurshandläggare och administratörer. Presentation av Kurstillfälle De olika sätten att komma till presentationsvyn för ett kurstillfälle beskrivs nedan. Själva presentationen består av: Beskrivning hämtad från Kurs Beskrivning hämtad från Kurstillfälle Bilagor Pris Antal platser Sista anmälningsdatum Tillfällen Knapparna 'Visa nuvarande deltagarlista', 'Anmäl', 'Anmäl organisation', 'Avanmäl' och 'Administrera'. Vilka knappar som finns beror på vem som är inloggad, och om kurstillfället är påbörjat eller inte. Läs mer nedan. Kurskalender Kurskalendern används för att på ett översiktligt sätt visa samtliga registrerade kurstillfällen som är tillgängliga för aktuell användare. Klickar du på menyn Kurskalender visas en månadskalender för innevarande månad. I kalendern visas aktiva och avslutade kurstillfällen, dock inte preliminära eller planerade. Kurstillfället visas med svart text på de dagar då dess första sammankomst äger rum, samt med indragen grå text på dagarna för de följande sammankomsterna. Använd pilarna eller vallistorna för att visa en annan månad.