Betalningar till Plusgirot och Bankgirot Allmän information På följande sidor beskrivs betalsätten Plusgiro och Bankgiro för svenska och utländska betalningar. Vi beskriver hur du lägger upp de olika betalsätten för att kunna sända betalningar via fil samt vilka uppgifter som är viktigt att fylla i vid registrering av leverantörer, såsom adresser, namn och gironummer. Även bankuppgifter och andra adresser såsom Bic/Swift adress beskrivs. Företagsinställningar: Betalsätten läggs upp i menyn Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Betalning (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Betalning). Klicka på Ny och fyll i uppgifterna för det betalsätt du vill lägga upp och klicka därefter OK. Fältet Bankkonto används för utlandsbetalningar via fil för de banker som kräver att det ska stå debetkonto i filen. Om du har Handelsbanken skriver du i fältet bankkonto in bankkontonumret för utlandsbetalningar. (gäller i dagsläget enbart Handelsbanken). Betalningsfilerna som skapas från Hogias ekonomisystem heter Bgcdata.in för bankgirobetalningar samt Faktura.in eller Faktura.txt för plusgirobetalningar. Filerna sparas på den sökväg som är angiven på betalningssättet i företagsinställningarna. Ex C:\program\hogia\ekonomisystem\bin\Bgcdata.in. I dessa inställningar finns även möjlighet att välja internetbank och Hogia har idag koppling till Handelsbanken och Nordeas PG Giro Link som du kan välja här, vilket gör att det blir en direktkoppling till den internetbanken när du skapar betalningsfilen. Om du använder något annat överföringssätt, t ex Hogia BG Link eller att du loggar in på din internetbank och laddar upp betalningsfilen, ska du välja Ingen under Internetbank. 1
Grundboksregistrering: Vid registrering av leverantörsfaktura i menyn Bearbeta - Grundboksregistrering - Leverantörsfaktura (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Leverantörsfaktura) finns det möjlighet att lägga en Fakturakommentar/kommentar till betalningsmottagaren. Klicka på knappen i registreringsbilden och skriv in din text. Denna text går då med i betalningsfilen och upp till 80 tecken kommer med i filen. Den går inte med i en utländsk bankgirofil. För mer information om fakturakommentar, klicka här» Bild enligt det nya grundboksutseendet: 2
Bild enligt det ursprungliga grundboksutseendet: Leverantörsregister: Nedan beskriver vi de inställningar som görs på leverantörer i menyn Register - Kontakt - Leverantör. När det gäller utländska leverantörer är postnummerfältet enbart anpassat för svenska postnummer så du bör lägga både det utländska postnumret och postorten i postortfältet eller på adressrad 2. Land (adressrad 6) kommer inte med i betalningsfilen utan endast den landkod som är registrerad på leverantören. 3
Svenska betalningar Bankgiro Betalningsmottagare med bankgironummer Om betalningsmottagaren/leverantören har ett bankgironummer fyller du i detta i fältet bankgironummer. Klicka i radioknappen till höger om fältet bankgironummer där det står Bankgiro. Betalningsmottagare utan bankgironummer Kontantutbetalning Om betalningsmottagaren inte har något bankgironummer så låter du fältet Bankgironummer vara tomt. Klicka i radioknappen till höger om fältet bankgironummer där det står Bankgiro. Då sker en kontantutbetalning. Manuellt kontonummer - Betalning till bankkontonummer BG eller PG Vid utbetalning via plus- eller bankgiro till ett kontonummer lägger du clearing nummer med 4 siffror samt kontonumret i fältet Manuellt kontonr med ett P eller B framför och markering för Plusgiro respektive Bankgiro. Fältet kan innehålla max 30 tecken. Skriver du inte in ett P eller B framför kontonumret eller inte anger något kontonummer alls, kommer programmet att hantera detta som en kontantutbetalning. Betalning via Bankgirot men till en leverantörs plusgironummer Du kan skicka betalningar till plusgirokonton via bankgirofilen. Skriv plusgironumret i fältet Plusgironummer och klicka i radioknappen till höger om fältet plusgironummer där det står Plusgiro. 4
Följande går att skicka i bankgirofilen: Debet- och kreditfakturor i SEK och EUR till bankgironummer Kontoinsättning SEK och EUR (radioknapp för BG ikryssad) Kontantutbetalning debet SEK (radioknapp för BG ikryssad) Debetfakturor i SEK till plusgironummer Fakturor i SEK och EUR i samma fil (fr.o.m. version 2015.4 går inte EUR med via svenska betalningar, utan via utländska betalningar istället). Följande går ej att skicka i Bankgirofilen Kreditfakturor för bevakning (gäller utländska fakturor) Kreditfakturor till plusgironummer Fakturor i EUR till plusgironummer Fakturor med belopp 0 Svenska betalningar - Plusgiro Betalningsmottagare med plusgironummer Har betalningsmottagaren plusgironummer skriver du in detta nummer i fältet Plusgironummer. Klicka i radioknappen till höger om fältet plusgironummer där det står Plusgiro. Betalningsmottagare utan plusgironummer Kontantutbetalning Har betalningsmottagaren inget plusgironummer lämnar du fältet Plusgironummer tomt. Klicka i radioknappen till höger om fältet plusgironummer där det står Plusgiro. Betalning via Plusgirot men till en leverantörs bankgironummer Du kan skicka betalning till bankgironummer via plusgirofilen. Skriv bankgironumret i fältet för Bankgironummer och klicka i radioknappen till höger om fältet där det står Plusgiro. Plusgirofil inhemsk Tänk på att om det är en kontantutbetalning eller kontoinsättning så sätter du bara markering i Bankgiro eller Plusgiro beroende på vilket betalningssätt du använder. 5
Följande går att skicka i Plusgirofilen Kontoinsättning SEK till personkonto (radioknapp för PG ikryssad) Kontantutbetalning SEK (radioknapp för BG ikryssad) Debet- och kreditfakturor med bankgironummer (ej bevakning av kreditfakturor) Debet- och kreditfakturor i SEK till SEK-ficka till plusgironummer (ej bevakning av kreditfakturor) Debetfakturor i EUR till SEK-ficka till plusgironummer Debet och kreditfakturor i EUR till EUR-Ficka. Du kan skicka SEK och EUR fakturor i samma fil (fr.o.m. version 2015.4 går inte EUR med via svenska betalningar, utan via utländska betalningar istället). Följande går ej att skicka i Plusgirofilen Kreditfakturor för bevakning Fakturor i EUR till bankgironummer Kreditfaktura i EUR till SEK-ficka till plusgironummer Kontoinsättning kreditfakturor Utlandsbetalningar Plusgiro Till betalningsmottagares plusgironummer Skall betalningen ske med girering till betalningsmottagaren fyller du i mottagarens plusgironummer i fältet Plusgironummer. Klicka i radioknappen till höger om fältet plusgironummer där det står Plusgiro. Skall gireringen ske express kryssar du även i rutan Expressbetalning vid girering. Utbetalningskort (kontantutbetalning) Lämna fältet plusgironummer tomt. Klicka i radioknappen till höger om plusgironummerfältet där det står Plusgiro. Tänk på att det måste vara angivet en korrekt adress på leverantören. Check Lämna fältet plusgironummer tomt men kryssa i rutan Checkbetalning vid plusgiro. Klicka i radioknappen till höger om fältet plusgironummer där det står Plusgiro. 6
Utlandsbetalningar Bankgirot/Bank När du skapar filen med utlandsbetalningar så väljer du den bank du har ditt konto i. IBAN-nummer Skriv in leverantörens IBAN-nummer (International Bank Account Number). Detta nummer används vid betalningar till leverantören. Programmet fungerar så att det läser av fältet Bankgiro först och om detta är tomt så läser programmet informationen i IBAN-fältet. Fältet är alfanumeriskt och kan som längst vara 34 positioner (blanksteg räknas ej, 40 positioner inklusive blanksteg). BIC (Swift) Under knappen Bank inne på leverantörskortet fyller du in bankens namn och BIC(Swift) adress eller nationellt Bank-id. När du sätter en markering i rutan BIC (Swift) får du fram nya fält för att fylla i BIC/Swiftadress eller nationellt bank-id. En BIC-kod innehåller 8 eller 11 tecken. Ett nationellt bank-id fyller samma funktion som BIC men inleds alltid med två bokstäver följt av siffror. Till en del länder går det att skicka antingen med BIC eller nationellt bank-id. Du fyller i något utav det beroende på vad du fått för betalningsinformation från betalningsmottagaren. I detta fönster läggs även kod för debitering av bankavgifter (information som din bank tillhandahåller). För mer information om bankavgifter, klicka här» 7
Ordlista Autogiro BGC BGCom BG Max Bankgiro inbetalningar Bankgiro via plusgiro Bank Giro Link (BG link) BBAN BIC (Swift) adress Riks /Centralbankskod Clearing nummer IBAN Internetbank Kontoinsättning Kreditnotor / fakturor Kundnr/Nodidentitet Medgivande (autogiro) Nationellt bank-id OCR (kund) OCR (leverantör) Kundfakturor som dras från kundens bank- eller plusgiro eller bankkonto Bankgirocentralen BgCom är en Internetbaserad kommunikationslösning hos BGC Inbetalning av kundfakturor via fil (Bankgiro inbetalningar) Tjänst hos BGC för inbetalning av kundfakturor via fil Betalningar till leverantörer med bankgironummer går att skicka med plusgirofilen (finns vissa undantag) Tjänst hos BGC för att skicka och hämta alla betalningar in och ut som vi byggt en koppling till i våra program Traditionellt kontonummer används i t.ex. USA som inte har IBAN Bankadress som anges i samband med utlandsbetalningar Treställig sifferkod som anges vid utlandsbetalning. Betalningskoden anger vad betalningen avser och rapporteras vidare till Skatteverket. Ett fyr- eller femsiffrigt nummer som unikt identifierar en svensk bankplats (oftast ett bankkontor) Internationellt kontonummer vid utlandsbetalning inleds alltid med landkod. En internetbank är en tjänst för att utföra bankärenden via Internet. De flesta internetbankerna har öppet dygnet runt. Via leverantörsbetalningar kan vi betala till en leverantörs kontonummer Till Bankgirot går det att skicka kreditfakturor både för bevakning och för avdrag mot matchande debetfaktura/debetfakturor. Plusgirot kan däremot inte ta emot kreditfakturor för bevakning utan kan enbart göra avdrag mot matchande debetfaktura/debetfakturor. Hos Bankgirot heter det kundnummer och hos Plusgirot kan det även heta nodidentitet. Skickas till banken genom vårt program eller på blankett ett meddelande om att det är ok att dra från en kunds bank/plusgiro eller bankkonto. Ett sätt att ange bankförbindelsen med, t.ex. i Tyskland med en sk BLZ kod, i USA heter det ABA / FW nummer. Ett nummer som sätts på en kundfaktura för att lättare kunna identifiera vid t.ex. betalning, numret bygger bland annat på fakturanumret + en längd och en kontrollsiffra. Finns fält vid inregistrering av leverantörsfaktura för OCR som är tvingade om man valt detta på leverantörskortet. 8
OCR filer Plusgiro via bankgiro SISU Swift (Bic) adress Utbetalningskort UTLI Valutakonto Vi kan läsa in OCR fil med kundfakturor (dessa kan även ingå i en BG max fil) Betalningar till leverantörer med plusgironummer går att skicka med bankgirofilen (finns vissa undantag) Format för utlandsbetalningar via SE banken Bankadress som anges i samband med utlandsbetalningar Betalning till utbetalningskort kan ske via leverantörsbetalning Format för utlandsbetalningar via Handelsbanken På banken kan du ha konto som hanterar dina utländska valutor, i ekonomiprogrammen är detta ett internkonto som man har för att kunna stämma av mot dina t.ex. EUR konto i banken. 9