Budget & Prognosportalen

Budget & Prognosportalen Tillägg till handledning för budgetansvariga. Innehåller ändringar och nyheter from budgetår 2015 med anledning av integrering av beräkningsmallen för gemensamma kostnader i Raindance Budget & Prognos. - avskrivningar - personalkostnader - lokalkostnader - driftskostnader - ännu ej beviljade projektmedel - gemensamma kostnader 1

Innehållsförteckning Nyheter och förändringar from Budget 2015... 3 Arbetsgång... 4 1. Avskrivningar... 4 1.1 STEG 1 Budget AR avskrivningar 2015 -... 4 2. Budgetera personalkostnader... 6 2.1 STEG 1 Personalbudget 2015-... 6 2.2 STEG 2 Personalbudget 2015-... 7 3. Lokalkostnader:... 8 3.1 Visning underlag gemensamma lokaler... 8 3.2 Gå till Budgetbilden STEG 1 Gemensamma lokaler... 10 3.3 Gå till Budgetbilden STEG 2 Gemensamma lokaler- arbetsrum... 11 4. Driftskostnader... 13 4.1 Driftskostnader inom stödverksamheterna... 13 4.2 Driftskostnader inom kärnverksamheterna.... 14 5. Budget ännu ej beviljade projektmedel... 15 6. Gemensamma kostnader... 17 6.1 Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna... 17 7. Bilagor... 29 7.1 Räkneexempel: en person med flera konteringar... 29 2

Nyheter och förändringar from Budget 2015 Den här handledningen är ett komplement till Handledning för budgetansvariga. Här beskriver vi de nyheter och förändringar som har tillkommit; dels att Beräkningsmallen för gemensamma kostnader nu är integrerad i Budget & Prognos-verktyget men du hittar också några ytterligare förbättringar. För att kunna integrera Beräkningsmallen i Budget & Prognos har tre kolumner lagts till i ett antal bilder. Kolumnerna avser: Aktivitet det blir nu möjligt, för den som önskar, att lägga budget på aktivitet M motpart. För att kunna beräkna BASEN (bukod 410, 490, 520) ska kostnaden delas upp på intern (I) eller extern (E). HUV huvudfunktion. Kostnader inom stödverksamheterna delas in i fem huvudfunktioner: - Ledning (100) - s- respektive forskningsadministration (200) - Ekonomi- och personaladministration (300) - Infrastruktur och service (400) - Bibliotek (500) Huvudfunktionen Nivåspecifikt som användes i den tidigare Beräknings-mallen har utgått. Procentsatserna för gemensamma kostnader beräknas i systemet och kan läsas av i bilden V75 när kostnader (lön och drift) för kärn- och stödverksamhet är budgeterade Lokalkostnader för gemensamma lokaler budgeteras i tre steg Driftkostnader för stödverksamheten ska budgeteras på HUV, samt på interna och externa kostnader, motpart I och E Driftkostnader för kärnverksamheten ska budgeteras på interna och externa kostnader, motpart I och E Budgetering av Ännu ej beviljade projektmedel (valfritt) Gemensamma kostnader kan fördelas ut på projekt via bilden B78 3

Arbetsgång I det följande beskrivs arbetsgång vid budgetering av: 1. avskrivningar 2. personalkostnader 3. lokalkostnader 4. driftskostnader 5. ännu ej beviljade projektmedel 6. gemensamma kostnader OBS! Kom ihåg att som första åtgärd öppna din budget! 1. Avskrivningar 1.1 STEG 1 Budget AR avskrivningar 2015 - Simulering av avskrivningar för alla verksamheter måste vara gjord innan budgetering påbörjas. Detta görs av EA. I den här bilden ska du ange HUV, huvudfunktion, för stödverksamheterna (10, 20, 70 och 90) enligt följande: - 100 Ledning - 200 s- respektive forskningsadministration - 300 Ekonomi- och personaladministration - 400 Infrastruktur och service - 500 Bibliotek Urval: ORG och Vh*0 - Klicka på Ändra-knappen - Fyll i värden i kolumnen för HUV - Spara Om det inte finns några värden i Steg 1 beror det på att du inte har några anläggningar som har restvärden i anläggningsregistret. Nya anläggningar lägger du till i Steg 2. 4

1.1 STEG 2 Budget AR avskrivningar 2015 - I den här bilden ska du föra över värden från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen Budget 2015 Tkr för samtliga verksamheter. Den här rutinen utför du på samma sätt som tidigare. Urval: Vh * och PROJ *. Du kan om du vill välja en eller flera verksamheter eller projekt, beroende på vilket arbetssätt du föredrar Alt. 1: Alt. 2: För manuellt över beloppen från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen Budget 2015 Tkr Spara Välj Fördela Hämta från kolumn Ar sim avskr - Utför Spara - Lägg till avskrivningar som är definitivsatta efter det datum som finns angivet i bilden, ev. får du infoga rad och lägga till projekt - Lägg till avskrivningar för planerade inköp kommande budgetår, ev. får du infoga rad och lägga till projekt - Om en anläggning inom en stödverksamhet ska fördelas på flera HUV gör du det i den här bilden genom att markera det projekt som avses och infoga en ny rad - Kontrollera att alla Vh *0 har HUV ifyllt - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara Sparade värden förs över till bukod 690 på de projekt du registrerat avskrivningar när du sparar bilden. 5

2. Budgetera personalkostnader Nytt i personalbudgeten är att det har tillkommit tre kolumner: - Aktiv: Aktivitet (frivillig) - HUV: huvudfunktion per person (obligatorisk inom stödverksamhet) - Rum m2: arbetsrummets yta per person (obligatorisk inom stödverksamhet) 2.1 STEG 1 Personalbudget 2015- Tänk på att alltid begränsa ditt urval i personalbudgeten eftersom bilden då går snabbare att Räkna om och Spara. Vi rekommenderar att du börjar med stödverksamheterna (Vh 10, 20, 70 alt. 90) och att du arbetar med en stödverksamhet i taget. - Klicka på Ändra-knappen - Kontrollera att du har rätt personer i budgetbilden, du kan behöva lägga till alt. ta bort personer - Lägg till HUV och arbetsrummets lokalyta för varje person inom stödverksamheterna - Aktiv är en frivillig uppgift, (kan ingå i befintlig kontering) - Övriga kolumner och uppgifter hanterar du som tidigare - Klicka på Räkna om och sedan Spara. Kom ihåg att spara ofta! När det gäller budgetering av personalkostnader inom kärnverksamheterna arbetar du på samma sätt som tidigare med personalbudgeten. 6

OBS! Kontrollera att personerna inom alla *0-verksamheter har uppgifter om HUV och rumsyta ifyllda innan du går till STEG 2. När du är klar med dina ändringar klickar du på Räkna om och Spara. Om du ska lägga budgetvärden på flera HUV för en och samma person som har samma kontering avseende Vh, projekt och konto får du ändra befattning för att systemet ska kunna spara. Vi rekommenderar att du väljer en befattningsbenämning som normalt inte förekommer på din institution, som kan indikera att det finns flera rader med samma kontering. 2.2 STEG 2 Personalbudget 2015- För att föra över budgetvärden till din budget går du till STEG 2 Personalbudget 2015 (som tidigare) Klicka på Ändra-knappen Räkna om Spara. 7

3. Lokalkostnader: budgetering av gemensamma lokaler Här behöver du en förteckning över institutionens/enhetens gemensamma lokaler (ex. vis den förteckning som du gjorde i Beräkningsmall 2014) per m 2 för kommande budgetår. VIKTIGT! Att budgetera de gemensamma lokalerna förutsätter att du har budgeterat alla personalkostnader. Beräkningen av de gemensamma lokalkostnaderna baseras på antalet heltidsekvivalenter som du hämtar från din personalbudget 2015. En nyhet är att de gemensamma lokalkostnaderna från och med 2015 kommer att ingå i procentsatserna för de gemensamma kostnaderna och ska inte längre läggas till när ni upprättar fullkostnadskalkyl och projektkalkyl. Det kan medföra att procentsatserna kan bli något högre än tidigare men i stället säkerställs att kostnaderna både blir budgeterade och får täckning. Det är viktigt att du informerar berörda vid din institution om förändringen. 3.1 Visning underlag gemensamma lokaler Välj bilden V65 Visning underlag gemensamma lokaler Urval: ORG Bilden visar antalet heltidsekvivalenter per verksamhetsgren. Antalet heltidsekvivalenter är en summering av kolumnen Omf man i STEG 1 Personalbudget. Du ska nu beräkna kostnaden för gemensamma lokaler per verksamhetsgren. Det kan du göra på två sätt: 8

Alt. 1: Exportera bilden till Excel, se exempel nedan. Lägg till kolumn (D) för Kostn gem lokaler och beräkna lokalkostnad per verksamhetsgren. Använd ditt underlag för de gemensamma lokalkostnaderna där du har uppgift om den totala kostnaden för dessa (se röda pilen i bild, cell C2). Fördela lokalkostnaden per verksamhetsgren. Spara gärna underlaget. Förslag på formel som du kan lägga in i ditt Exceldokument: Andel heltidsekvivalenter per verksamhetsgren av totalt antal * lokalkostnad Alt. 2: Gör manuell beräkning av lokalkostnaden per verksamhetsgren. 9

3.2 Gå till Budgetbilden STEG 1 Gemensamma lokaler - arbetsrum I STEG 1 ska du budgetera de beräknade lokalkostnaderna för arbetsrummen för personal inom stödverksamheterna. I bilden kan du se priset per m 2 inkl. kostnad för lokalvård (till höger om Status-markeringen). Värden i kolumnerna HUV, Vh, Proj, Person, Aktiv, Omf och Rum m2 är hämtade från Personalbudgeten. Systemet föreslår en beräknad lokalkostnad baserad på omfattning, lokalyta och kostnad per m 2. - Klicka på Ändra-knappen. - Klicka på Fördela-knappen: Uppdatera kolumn Budget Kto 5013 - Hämta från kolumn Beräknad lokalkostnad - Klicka på knappen Räkna om. Gör ev. manuella justeringar, Spara. Kontrollera att HUV endast finns på stödverksamheterna. 10

3.3 Gå till Budgetbilden STEG 2 Gemensamma lokaler- arbetsrum I den här bilden ska du föra över värden för baskonto 5013 från STEG 1 till budget på stödverksamheternas projekt. - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Räkna om och Spara (se text i bilden till höger om sid-markering) Du har nu beräknat och budgeterat kostnaderna för arbetsrum för personal inom stödverksamheten. 11

3.4 Gå till Budgetbilden STEG 3 Gemensamma lokaler - övriga I den här bilden lägger du in det sammanlagda värdet för gemensamma lokaler per stödverksamhet. Du ska addera två värden: - Beloppen som följer med från STEG 2 finns i kolumn Budget 2015 när du öppnar STEG 3 (kostnaden för arbetsrum/anställd inom stöd) - Kostnad för övriga gemensamma lokaler per verksamhetsgren de belopp du beräknade utifrån V65 och Exceldokumentet (punkt 3.1). De gemensamma lokalkostnaderna budgeteras på Huv 400 Infrastruktur och service. Det urvalet finns förvalt i bilden. Det innebär att kostnaderna för de gemensamma lokalerna kommer att ingå i procentsatsen för de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM och IGEM) och du behöver inte komma ihåg att lägga till den kostnaden när du gör andra kostnadskalkyler. Det är viktigt att du informerar berörda på din institution om förändringen. - Klicka på Ändra-knappen - Addera beloppen från ditt underlag över gemensamma lokalkostnader per verksamhetsgren till de belopp som finns på respektive rad för stödverksamheterna Saknar du någon av stödverksamheterna infogar du en rad och lägger till belopp, se bilden ovan - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara När du sparar bilden förs dina budgeterade värden över till budgetkod 510 på projekten för de stödverksamheter som finns angivna i STEG 3. 12

4. Driftskostnader 4.1 Driftskostnader inom stödverksamheterna Driftskostnader inom stödverksamheterna ska fördelas på fem huvudfunktioner (HUV): - 100 Ledning - 200 s- respektive forskningsadministration - 300 Ekonomi- och personaladministration - 400 Infrastruktur och service - 500 Bibliotek Välj bild B20 Urval: ORG, PROJ, Vh *0, Bukod 490, 520 och 590 - Klicka på Ändra-knappen - Infoga rader för de huvudfunktioner (100-500) du ska lägga in budgetvärden på. För varje aktuell huvudfunktion lägger du budgetvärden för externa inköp (motpart E) och för interna inköp (motpart I) - Tryck Räkna om, gör ev. justeringar, Spara 13

Att lägga budget på intern och extern motpart gör att du enkelt kan göra uppföljning även på den nivån och göra jämförelser över tid. Förklaring till de tre raderna med blåmarkerad text i bilden, 520 Driftskostnader: A visar budget 2014, ingen markering i Motparts-kolumnen eftersom den inte fanns då. B visar utfall under 2012-2014 för externa inköp, motpart E. C visar utfall under 2012-2014 för interna inköp, motpart I. 4.2 Driftskostnader inom kärnverksamheterna. Driftskostnaderna inom kärnverksamheterna (Vh 11, 12, 13, 21, 22, 23, 71, 91, 97) ska fördelas mellan interna (I) och externa (E) inköp. Denna uppdelning gör du för att kunna beräkna budgeterad bas. Urval: ORG, PROJ (projektgrupp), Vh, Bukod 490, 520, 590 Förklaring till varför du ser flera rader per bukod och projekt: Kolumn Motpart (M) Ingen markering Visar budget 2014 E Visar utfall externa driftskostnader 2012-2014 I Visar utfall interna driftskostnader 2012-2014 - Klicka på Ändra-knappen. - Lägg budgetvärden för externa driftskostnader på raden som har E i Motpartskolumnen och för interna driftskostnader på raden som har I i Motpartskolumnen. - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara. 14

5. Budget ännu ej beviljade projektmedel Här ska du budgetera intäkter och kostnader som avser projektmedel (bidrag och uppdrag) där ansökan har skickats in men beslut är ännu inte fattat av finansiär. Vi rekommenderar att institutionerna gör den här typen av erfarenhetsbudget. Budget för Ännu ej beviljade projektmedel gör du i två steg. När du kommer in i STEG 1 har systemet förvalt Vh 12, 13, 22, 23. - Ange org.enhet - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Infoga rad och lägg in det eller de projekt du vill lägga en preliminär budget på. Du kan ange ett fiktivt projektnummer alternativt det projektnummer du planerar att projektet ska få - Infoga nya rader för de budgetkoder du ska lägga budget på Tänk på budgeterat värde på bukod 410 Lönekostnader skrivs över om du uppdaterar Steg 2 Personalbudget igen. - Lägg INTE värden på UGEM, FGEM, IGEM! - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara OBS! Här budgeterar du inte på Motpart. 15

I STEG 2 Budget Ännu ej beviljade projektmedel ska du föra över beloppen från STEG 1 till Budget 2015. Beloppen sparas utan projektnummer, dvs. projekt = blankt. - Klicka på Ändra-knappen. - Klicka sedan på Fördela-knappen. - Välj: Uppdatera kolumn Budget 2015 Tkr Hämta från kolumn Belopp fr steg 1. - Klicka på Utför. Beloppen från steg 1 finns nu i kolumnen för Budget 2015 Tkr. - Gör ev. justeringar. Spara 16

6. Gemensamma kostnader 6.1 Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna När du har budgeterat alla löne- och driftskostnader på projekten inom kärn- och stödverksamheterna är det dags att ta fram underlag för vilka procentsatser som ska gälla för UGEM, FGEM och IGEM kommande budgetår. Du behöver ta fram uppgifter på följande belopp: Fasta beloppet för UGEM (universitetsgemensamma kostnader) per verksamhetsgren för nästa budgetår Fasta beloppet för FGEM (fakultetsgemensamma kostnader) per verksamhetsgren för nästa budgetår Uppgifter om fasta belopp för UGEM och FGEM får du från fakultetens controller (dokumentet: Kalkyl fasta belopp). Budgetera de fasta beloppen på projekten för varje stödverksamhet (Vh 10, 20, 70, 90) enligt följande: Bukod 547: fasta beloppet i Tkr för UGEM, Motpart I Bukod 548: fasta beloppet i Tkr för FGEM, Motpart I Klicka på Räkna om - Spara 17

6.2 Procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM för kommande budgetår I bilden V75 Påläggsprocent per institution kan du nu se de procentsatser som kommer att gälla för kommande budgetår. Pålägg för IGEM hämtas från budgeterade kostnader för stödverksamheten ställt i relation till budgeterad bas för kärnverksamheten. Urval: FN3 och ev. ORG För storinstitutioner: Vill du se procentsatser för alla org.enheter inom storinstitutionen gör du urval på FN3. Vill du se enbart en org.enhet gör du urval i fältet för ORG. VIKTIGT! Om du gör ändringar i din budget på budgetkoder som ingår i BASEN kommer dina procentsatser att förändras. Detsamma gäller om du ändrar budgetvärden inom stödverksamheterna. 18

6.3 Budgetera gemensamma kostnader på projekt Det finns två sätt att budgetera de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM, IGEM) på projekt. Alt. 1: Alt. 2: Manuell beräkning per projekt (som tidigare) Via bilden B78 Budgetfördelning GEM på projekt gör systemet en beräkning och fördelar ut de gemensamma kostnaderna, se instruktioner nedan. Arbetsgång för alt.2: Välj bild B78 Budgetfördelning GEM på projekt. I den här bilden rekommenderar vi att du arbetar med en verksamhet i taget. Börja med Vh 13. Budgetering av GEM på Vh 13: Eftersom alla gemensamma funktioner inte används av vh 13 ska denna verksamhet endast betala 43 % av sin andel av UGEM. Beräkningen går till på följande sätt: Titta i B78 Budgetfördelning GEM för att få den totala basen på VG 1. Räkna ut hur stor andel av basen som Vh 13 utgör. Räkna ut hur stort det fasta beloppet blir för Vh 13. Av detta ska Vh 13 betala 43 %. I exemplet nedan: 900/18778= 0,048 (andel)*3428 (fast belopp)=165. 165*0,43=71 som ska belasta Vh 13. Fördela därefter ut beloppet (71) till alla projekt under Vh 13. 19

Gör så här (se bild nedan): - Välj din org.enhet och ex.vis Vh 13 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange org.enhet* i fältet Proj, ex.vis: 1111* - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj Fördela radsumma - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget UGEM 2. Fördela värde (ange det fasta beloppet som ska fördelas, lägg till tre nollor för tkr) 3. Fördela enligt kolumn Budget bas - Klicka på Utför-knappen Denna fördelningsmetod kan också användas på andra verksamheter. Vi rekommenderar att du även använder denna metod på vh 21-23, 71, 91-97. På dessa verksamheter behöver du inte räkna ut andelen utan kan fördela hela det fasta beloppet direkt. Budgetering av GEM på Vh 11,12 När du budgeterat Vh 13 ska du budgetera resterande fast belopp UGEM på vh 11 och 12. Gör samma beräkning för vh 11. I exemplet ovan finns endast vh 11 och därför blir det 3428-71=3357 som ska fördelas till vh 11. Detta belopp läggs på det projekt där anslagen bokförs. 20

Budgetering av GEM på Vh 11, 21, 71, 91 respektive 97: När det gäller anslagsverksamheterna ska gemensamma kostnader för hela verksamheten budgeteras på det projekt där anslagen bokförs. Gör så här (se bild ovan): - Välj din org.enhet och ex. vis Vh 11 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange org.enhet* i fältet Proj, ex.vis: 1111* - Klicka på Ändra-knappen - Läs av basen i kolumnen för Budget bas för Vh 11 totalt - Gör en manuell beräkning av IGEM, FGEM och UGEM utifrån de procentsatser du fått fram i bilden V75 - Lägg in dessa värden i fälten för respektive GEM på raden för det projekt där dina anslag bokförs - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar och Spara - De värden du lagt in överförs nu till bukod 547, 548 och 549 på det projekt du lagt in budgetvärden Budgetering GEM på Vh 12, 22 respektive 23: På dessa verksamheter kan du med fördel göra en budgetfördelning av GEM ut på projekt. Vi rekommenderar att du arbetar med en verksamhet i taget. 21

Gör så här (se bild ovan): Vi förutsätter att din IGEM är 10 %, din FGEM är 5 % och din UGEM är 12,5 %. - Välj din org.enhet och ex.vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange org.enhet* i fältet Proj, ex.vis: 1111* - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget IGEM 2. Öka/minska i %: -90 3. Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 90 % för att få kvar värdet på IGEM - Klicka på Utför-knappen 22

Du har nu fått en bild som ser ut så här: Fördela sedan FGEM: - Välj din org.enhet och ex.vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange org.enhet* i fältet Proj, ex.vis: 1111* - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget FGEM 2. Öka/minska i % : -95 (FGEM = 5 %) 3. Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 95 % för att få kvar värdet på FGEM - Klicka på Utför-knappen Fördela sedan UGEM: - Välj din org.enhet och ex.vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange org.enhet* i fältet Proj, ex.vis: 1111* - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget UGEM 2. Öka/minska i %: -87,5 (UGEM = 12,5 %) 3. Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 87,5 % för att få kvar värdet på UGEM - Klicka på Utför-knappen 23

Du ska nu ha en bild som ser ut så här: Du har möjlighet att göra ev. justeringar och när du sedan klickar på Spara-knappen överförs dina budgeterade värden för UGEM, FGEM och IGEM till respektive projekt. Spara gärna efter varje GEM -beräkning! 24

6.4 Slutlig budgetering av GEM på stödverksamheterna 10, 20, 70, 90 Välj bild B78. Urval: ORG, Vh ex.vis 20-23 (VG 2) - Klicka bort nollrader och ev. sidor Bilden visar hur du har budgeterat GEM på de olika Vh inom verksamhetsgren 2. 1. Visar budgeterade fasta belopp i Vh 20 2. Visar budgeterade kostnader för UGEM, FGEM och IGEM som du antingen budgeterat manuellt per projekt eller budgeterat via bilden B 78 per Vh och projekt. Nu ska du budgetera motbokningen av UGEM, FGEM och IGEM på stödverksamheten. Om du budgeterat rätt ska det se ut så här i bilden: - Kolumnen Budget FGEM: Vh 20 = 1 263 Tkr motsvarar S:a FGEM Vh 21-23 (700+500+63=1 263) - Kolumnen Budget UGEM: Vh 20 = 5 562 Tkr motsvarar S:a UGEM Vh 21-23 (2000+3500+62=5 562) - IGEM motsvarar det du budgeterat på stödvh, dvs.: S:a bukod 410, 490, 510, 520, 590 o 690, 4 130 Tkr i exemplet ovan Du kan göra en kontroll i bilden B10 för Vh 20 alt. B20 för Proj xxxx0098x. 25

- Klicka på Ändra-knappen - På raden för Vh 20 i fältet för IGEM: lägg in värdet - 4 130 Tkr (med minustecken) - Motbokningen av FGEM och UGEM innebär att du ska lägga in samma belopp, men med minustecken, vilket gör att värdet blir noll (0) Nu ska din bild se ut så här: Klicka på Räkna om och Spara. Du har nu nollställt bukod 547 UGEM och 548 FGEM på stödverksamheten, dvs. det budgeterade fasta beloppet är finansierat av summa UGEM och FGEM som du budgeterade på Vh 21-23 (enl. ovanstående exempel). Om resultatet bli noll har du gjort rätt. Du kan också kontrollera och stämma av ovanstående genom att titta vad som hänt i bilden B10 alt. B20, se nästa sida. 26

Urval: ORG och Vh 20 Budget 2015 för Vh 20 ska nu vara noll (0). - UGEM bukod 547 är noll: budgeterat fast belopp motbokning från Vh 21-23 = 0 - FGEM bukod 548 är noll: budgeterat fast belopp motbokning från Vh 21-23 = 0 - IGEM bukod 549 visar 4 130 Tkr: = s:a IGEM Vh 21-23, ska finansiera stödverksamhetens kostnader 27

6.5 Procentsats per huvudfunktion I fullkostnadskalkylen ska vi ange hur våra procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM är fördelade på de olika huvudfunktionerna. Fördelningen per huvudfunktion för UGEM och FGEM hittar du på s hemsida: https://www.aurora.umu.se/stod-ochservice/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupningekonomi/redovisning/redovisningsmodell-for-gemensamma-kostnader/externaforskningsansokningar/ I bilden V76 Procent per huvudfunktion för IGEM kan du se per verksamhetsgren hur procentsatsen för IGEM fördelar sig mellan huvudfunktionerna. 28

7. Bilagor 7.1 Räkneexempel: en person med flera konteringar En person vid institutionen ska konteras på två projekt och med olika tjänstgöringsgrad under året: Projekt A 40 % 9 månader Projekt B 60 % 9 månader Projekt A 25 % 3 månader Projekt B 75 % 3 månader Summa tjänstgöring är 200 %. Rekommendationen är att varje persons kontering ska vara 100 %. Varje del av tjänstgöringen ska omräknas till en del av en heltid enligt följande: Projekt A 9/12 x 40 % = 30 % 3/12 x 25 % = 6,25 % Projekt B 9/12 x 60 % = 45 % 3/12 x 75 % = 18,75 % Kontering i Budget & Prognos: A: 36 % i 12 månader B: 64 % i 12 månader 29