Årlig revisionsrapport med yttrande och validering Europeiska återvändandefonden - Årligt program 2008 2013:12
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: 2012-12-14 Dnr: 60-276/2011 ESV-nr: 2013:12 Copyright: ESV Rapportansvarig: Lena Lindgren
FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Lena Lindgren har varit föredragande. Stockholm, 14 december 2012 Ulrika Bergelv Lena Lindgren Till: EU kommissionen, Generaldirektoratet för inrikes frågor Kopia: Ansvarig myndighet, Migrationsverket Attesterande myndighet, Migrationsverket Riksrevisionen Justitiedepartementet 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Allmän information... 6 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten... 6 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet... 6 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna... 7 2 Systemrevisioner... 10 2.1 Organ som utfört revisionerna... 10 2.2 En sammanfattande förteck... 10 ning över de revisioner som utförts... 10 2.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen... 13 2.4 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser... 14 2.5 Ytterligare arbete, när så är lämpligt... 14 2.6 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar... 14 2.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna... 14 3 Projektrevisioner... 14 3.1 Organ som utfört revisionerna... 14 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen... 14 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2008... 15 3.2.2 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner... 15 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten... 16 3.3.2 Systemfel som orsakar direkt finansiell påverkan... 18 3.3.2.1 Kostnad för egen personal hos offentligt organ... 18 3.3.2.2 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling... 19 3.3.2.3 Övriga smärre felaktigheter som orsakat direkt finansiell påverkan... 19 3.3.2.4 Systemfel med indirekt finansiell påverkan Brister i ansvarig myndighets handläggning... 21 3.3.3 Tidigare iakttagna systemfel... 21 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet... 21 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser... 22 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt... 22 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna... 22 4
INNEHÅLL 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar... 22 4 Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter... 23 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer... 23 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program... 23 B. Yttrande om hur förvaltnings-och kontrollsystemen fungerar... 24 1 Inledning... 24 2. Granskningens omfattning... 24 3. Yttrande... 24 C. Validering av ansökan om utbetalning... 27 1. Inledning... 27 2. Granskningens omfattning... 27 3. Yttrande... 27 5
ALLMÄN INFORMATION 1 Allmän information 1.1 De organ som medverkat i utarbetandet av rapporten Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket (ESV) har självständigt utarbetat den årliga revisionsrapporten. 1.2 Identifiering och motivering av viktigare förändringar av genomförandet av revisionsplanerna som avser det berörda årliga programmet Inga större förändringar av revisionsplanerna har skett. 6
ALLMÄN INFORMATION 1.3 Sammanfattande tabell av resultaten från revisionerna Revisionsrapport Medlemsstat: Sverige Berört årligt program: Årligt program 2008 Ställningen per 14/12/2012 Fond Återvändande fonden SYSTEMREVISIONER SOM AVSLUTATS SEDAN DEN SENASTE RAPPORTEN Berörda myndighete r Migrationsverket Berörda processer Programplaner ing samt urval och tilldelning Revisionens omfattning Syftet med granskningen är att bedöma den interna styrningen och kontrollen i processerna för programplanering samt urval och tilldelning vid Migrationsverket för Flyktingfonden och Återvändandefonden. Målet med granskningen är att kunna ge ett uttalande utifrån EUkommissionens huvudkrav 1. Antal mandag ar som Datum för slutrapporten använts 24 26/06/2009 Återvändande fonden Migrationsverket Applikationen MS Access Syftet med granskningen är att bedöma processen för intern styrning och kontroll för Flyktingfonden och Återvändandefonden hos Migrationsverket med avseende på 6 21/08/2009 1 Guidance on a common methodology for the assessment of management and control systems in the Member States, (2007-2013 programming period) COCOCF 08/0019/00. 7
ALLMÄN INFORMATION informationssäkerheten i en accessdatabas samt rutiner med nära koppling till denna. Målet med granskningen är att kunna ge ett uttalande utifrån EU-kommissionens huvudkrav (6) tillförlitliga datoriserade system för redovisning, övervakning och ekonomisk rapportering och (5) system och förfaranden för att säkerställa ett tillfredsställande revisionsspår. Revisioner av projekt som är kopplade till det årliga programmet för 2008, SEK (varav medel ur Fond Projekt Slutlig Återvändande fonden Återvändande fonden Återvändande fonden Återvändande fonden stödmottagare Migrationsverket (R11-001) Fördjupad kunskap (R11-004) Fokus återvändande (R13-006) Kortare väntan (R11-003) Återvändan destöd till Serbien Migrationsverket Migrationsverket Migrationsverket Totalt Återvändandefonden) Totala stödberättigande 969 801 (727 350) kostnader (a) 2 338 486 (1 539 019) 12 008 579 (6 004 290) 328 661 (246 495) 15 645 527 SEK (8 517 154) Stödberättigande kostnader som omfattats av revision (b) 562 696 (422 022) 1 800 485 (1 184 946) 8 723 258 (4 361 629) 328 661 (246 495) 11 415 100 SEK (6 215 092) Finansiell korrigering (c) 524 558 (393 419) 800 127 (526 585) 2 016 487 (1 008 244) 24 788 (18 591) 3 365 960 (1 946 839) Felpro cent (d = c/b) 93,2% 44,4% 23,1% 7,5 % 29,5 (31,3) Totalt belopp åtgärder årligt program (e) 11 111 020 SEK (5 988 631) (f) 11 415 100 SEK (6 215 092) Täckningsgrad: (= f/e) = 102,7 (103,8) % 8
ALLMÄN INFORMATION Beräkningar enligt SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % av 5 988 631: 119 773 SEK Identifierat felbelopp i urvalet: 1 946 839 SEK Felprocent [= c/a]: 22,9 % Av ESV bedömt stödberättigat gemenskapsbidrag i revisionens urval [=a-c]: 6 570 315 SEK. Av ansvarig myndighet vidtagna finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer (gemenskapsmedel i SEK): Fördjupad kunskap (R11-001) 393 419 Fokus återvändande (R11-004) 526 585 Kortare väntan (R11-006) 1 008 244 Återvändandestöd till Serbien (R11-003) 18 591 Totalt 1 946 839 Efter samtliga korrigeringar uppgår det kvarvarande icke stödberättigade gemenskapsmedel i den granskade delen av populationen till 0 SEK. Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter avseende programmets åtgärder som inte omfattats av revisionens urval: Projekt Stödberättigade utgifter Gemenskapsmedel R11-002-1 566 757 425 057 R11-202-1 930 284 465 141 R11-201-1 1 753 167 1 314 874 Summa 3 250 208 2 205 072 Här finns det enligt ESV:s uppfattning en risk att fel förekommer i samma omfattning som i den granskade delen av populationen (d.v.s. 22,9 %). I den mån ESV:s stickprov är representativt för populationen skulle det kvarvarande felet i deklarerade utgifter uppgå till 504 961 SEK vilket överstiger fastställd toleransnivå (119 773 SEK) vilket motsvarar en felprocent om 8,4 % i deklarerade gemenskapsmedel. Ansvarig myndighet har efter revisionsmyndighetens granskningar även vidtagit finansiella korrigeringar i projekt som inte omfattats av revisionsmyndighetens urval. 9
SYSTEMREVISIONER Enligt uppgift från ansvarig myndighet har korrigeringarna avsett offentligfinansierade bidrag till målgrupp (budgetrubrik K), partnerskap (budgetrubrik J) samt offentligfinansierade löner (budgetrubrik L). Revisionsmyndigheten har inte granskat dessa korrigeringar och kan därför inte bedöma om de är tillräckliga. 2 Systemrevisioner 2.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten, ESV. 2.2 En sammanfattande förteck ning över de revisioner som utförts 2.2.1 Processer granskade inför avslut av årligt program 2008 Processer som omfattats av systemrevisioner inför avslut årligt program 2008: Programplanering Urval och tilldelning Delegering av uppgifter Applikationsgranskning databas MS Access Bedömning av processerna för programplanering samt urval och tilldelning (1) Fullständiga definitioner och tydlig arbetsfördelning och separation av funktioner mellan och inom ansvarig myndighet och förmedlande organ. 1-1) Adekvata rutiner vid ansvarig myndighet för övervakning av effektiviteten i handläggning av ansökningar, Bedömning 2 : fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs. 1-2) Tydliga definitioner och allokering av funktioner (organisationsskiss, dokumenterade rutiner mm). Bedömning: fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs. (2) Adekvata rutiner i urvalsprocessen. 2-3) Utlysningar till stödsökanden ska publiceras. Bedömning: fungerar tillfredsställande. 2 Kommissionens fastställda nivåer för bedömning är: a) fungerar tillfredsställande; b) fungerar, men vissa förbättringar behövs; c) fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs; och d) fungerar i princip inte, genomgripande förbättringar behövs. 10
SYSTEMREVISIONER 2-4) Alla ansökningar ska registreras (de ska ankomstregistreras, svar till stödsökande, hanteras i ett register där status i ärendet tydligt ska framgå) Bedömning: fungerar, men vissa förbättringar behövs. 2-5) Alla ansökningar ska utvärderas i enlighet med tillämpliga urvalskriterier; dokumentering av resultat; substansen i ansökan ska utvärderas; finansiell, administrativ och operativ kapacitet hos stödsökanden för deras möjlighet att uppfylla åtaganden ska utvärderas. Bedömning: fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs. 2-6) Beslut ska kommuniceras till stödsökanden (ska fattas av behörig person, ska kommuniceras skriftligen och orsak till beslut framgå) Bedömning: fungerar tillfredsställande. (3) Adekvat information och strategi för att ge nödvändig och tillräcklig vägledning till stödmottagarna. 3-7) Har stödmottagarnas rättigheter och skyldigheter kommunicerats, i synnerhet nationella stödregler, EU:s regler, krav på kvalitet i de produktioner och tjänster som ska levereras, finansieringsplan, tidsgränser, krav på redovisning, krav på arkivering samt regler om publicering av och informationsspridning för EU-projekt. Bedömning: fungerar tillfredsställande. 3-8) Förekomst av tydliga nationella regler för stödmottagare. Bedömning: fungerar tillfredsställande. 3-9) Förekomst av strategi för att försäkrar att stödmottagarna har tillgång till all relevant information och att de erhåller relevant guidning (t.ex. informationsblad, seminarier eller workshops) Bedömning: fungerar tillfredsställande. (5) Adekvat revisionsspår. 5-18) Tekniska specifikationer och finansplan, uppföljnings- och övervakningsrapporter, dokumentation avseende ansökan, utvärdering, urval, beslut om beviljande, anbuds och kontraktsprocedurer samt rapportering från inspektioner av varor och tjänster ska bevaras på lämplig plats (och kunna kopplas till handläggningssystemet). Bedömning: fungerar delvis, väsentliga förbättringar behövs. 11
SYSTEMREVISIONER Revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att processen för programplanering samt urval och tilldelning fungerar delvis och att väsentliga förbättringar behövs. Sammanfattning av de mest väsentliga iakttagelserna och rekommendationerna Programplanering samt urval och tilldelning Revisionsmyndigheten rekommenderar att ansvarig myndighet stärker rutinen för övervakning av effektiviteten i dess processer. Ansvarig myndighet rekommenderas att vidta nödvändiga justeringar i dess arbetsordning i syfte att uppfylla grundläggande krav enligt kommissionens beslut artikel 6. Revisionsmyndigheten rekommenderar att ansvarig myndighet vidtar nödvändiga åtgärder för att säkerställa att fastställda dokumentationsrutiner efterlevs. Ansvarig myndighet rekommenderas att gå igenom bilaga 1 för att identifiera de ärenden med iakttagna brister och om tillämpligt i efterhand försäkra sig om att samtliga obligatoriska kontrollmoment är uppfyllda. Ansvarig myndighet rekommenderas också gå igenom övriga beslutsärenden i syfte att kontrollera att de brister som iakttagits i de bristfälliga ärendena inte förekommer i de ärenden som ESV inte granskat i sitt stickprov. Framgent rekommenderas slutligen ansvarig myndighet stärka sina rutiner i syfte att, innan beslut, försäkra sig om att behandling av ansökan skett i enlighet med fastställda rutiner. Ansvarig myndighet rekommenderas vidta nödvändiga åtgärder i syfte att säkerställa att ett tillfredsställande revisionsspår kan upprätthållas. Bedömning av informationssäkerheten i applikationen MS Access (5) Adekvat revisionsspår 5-20) Förfaranden ska vara på plats för att försäkra ett tillförlitligt revisionsspår. Bedömning 3 : Fungerar men vissa förbättringar behövs. (6) Tillförlitliga datoriserade system för redovisning, övervakning och ekonomisk rapportering 6 21) Förekomst av datoriserade system som möjliggör tillhandahållande av tillförlitlig och relevant information (rutiner som försäkrar underhåll av IT-system, datasäkerhet, integritet samt tillhandahålla all nödvändig information). 3 Bedömning av (5) Adekvat revisionsspår baseras på den samlade bedömningen av (6) Tillförlitliga datoriserade system. 12
SYSTEMREVISIONER Bedömning: sammanfattande bedömning: Fungerar men vissa förbättringar behövs. Tillgänglighet verksamheten har tillgång till systemet och dess data vid normala förhållanden utifrån granskning av backup rutiner och systemförvaltning: Fungerar men vissa förbättringar behövs. Riktighet uppgifterna i systemet är riktiga utifrån granskning av Indata kontroller och utdata rapporter. Fungerar men vissa förbättringar behövs. Konfidentialitet otillbörliga har inte behörighet till uppgifter eller system utifrån granskning av behörigheter och lämplig arbetsfördelning. Fungerar tillfredsställande. Kontinuitet verksamheten har tillgång till systemet och dess data även vid eller efter en krissituation utifrån granskning av kontinuitet. Fungerar tillfredsställande. Spårbarhet/loggning uppföljning görs på vad som sker i systemet och hur behörigheter förändras utifrån granskning av loggar. Fungerar men vissa förbättringar behövs. Sammanfattning av de mest väsentliga iakttagelserna och rekommendationerna Applikationen MS Access Revisionsmyndigheten bedömer att informationssäkerheten i databasen fungerar, men vissa förbättringar behövs. De områden som främst behöver förbättras är manuella rutiner som kompenserar för de brister som är inbyggda i databasen för att vara mer säker på att data är riktiga vid rapportering mot kommissionen. Gällande IT-driften är det viktigt att Migrationsverket återinför rutinen med regelbunden dokumenterad återläsning av backuper. 2.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser som dragits i revisionsarbetet med avseende på förvaltnings- och kontrollsystemen Se även ovan, punkt 2.2. Graden av försäkran som revisionsmyndigheten kan lämna för revisionsperioden avseende förvaltnings- och kontrollsystemet för årligt program 2008 baserat på genomförda systemrevisioner. Processen för programplanering samt urval och tilldelning: revisionsmyndigheten bedömer sammanfattningsvis att processen för programplanering samt urval och tilldelning fungerar delvis och att väsentliga förbättringar behövs. Informationssäkerheten i applikationen MS Access: Fungerar men vissa förbättringar behövs. Sammantagen bedömning utifrån genomförda systemrevisioner av förvaltnings- och kontrollsystemets effektivitet under revisionsperioden 2008-2010: fungerar men väsentliga förbättringar behöver i vissa avseenden vidtas. 13
PROJEKTREVISIONER 2.4 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Ej tillämpligt. 2.5 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Inga ytterligare arbeten beräknas ske avseende de avslutade systemrevisionerna. 2.6 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Inga systemrelaterade felaktigheter har konstaterats. Beräkning av finansiella korrigeringar: ej tillämpligt. 2.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Ingen uppföljningsrevision av revisionsrekommendationerna som lämnats har slutförts. Ansvarig myndighet har efter avslutade revisioner tagit fram åtgärdsplaner och även fastställt nya rutiner inom de granskade processerna. Revisionsmyndigheten har påbörjat uppföljningsrevisioner för att verifiera vidtagna åtgärder men dessa granskningar är ännu inte avslutade. 3 Projektrevisioner 3.1 Organ som utfört revisionerna Revisionsmyndigheten ESV. 3.2 En sammanfattande förteckning över utförda revisioner och procentandelen av kontrollerade utgifter i förhållande till de sammanlagda stödberättigande utgifter som deklarerats till kommissionen Nedan (rubrik 3.2.1 3.2.3) lämnas på begäran av kommissionen icke obligatoriska uppgifter enligt regelverket. Se vidare avsnitt under rubrik 3.3.1 för årligt program 2008 avseende förteckning över utförda revisioner och dess procentandel av kontrollerade utgifter i förhållande till sammanlagda stödberättigade utgifter som deklarerats till kommissionen. 14
PROJEKTREVISIONER 3.2.1 Projektrevision inför årlig revisionsrapport avseende årligt program 2008 Granskat projekt Fördjupad kunskap (R11-001) Fokus återvändande (R11-004) Kortare väntan (R13-006) Återvändandestöd till Serbien (R11-003) AM beslut om utbetalning Datum för revision RM:s expediering av rapport 09/02/2011 Mars-maj 2011 20/05/2011 22/02/2011 Mars-maj 2011 31/05/2011 07/04/2011 april-maj 2011 06/06/2011 31/01/2011 Mars-maj 2011 11/05/2011 Datum för revision avser den månad då besök hos projektägaren genomfördes. Kopiering av projektakter hos ansvarig myndighet har i samtliga fall genomförts inför besöken hos projektägaren för förberedande analys och kan i något fall ha skett månaden innan angivet datum för revision enligt tabellen ovan. Orsaken till att revisionen inte påbörjades tidigare var att inget projekt hade erhållit slutliga utbetalningar innan årsskiftet 2010/2011, se tabell ovan. 3.2.2 Mål och omfattning på ESV:s projektrevisioner Målet har varit att, i enlighet med grundläggande rättsakten Rådets beslut nr 575/2007/EG artikel 30.1 b, granska ett lämpligt urval åtgärder så att de redovisade utgifterna kontrolleras och där urvalet ska motsvara minst 10 % av varje årligt programs stödberättigade utgifter. Ansökan och beslut om utbetalning samt övriga relevanta handlingar har inhämtats hos ansvarig myndighet och stödmottagaren. Vid besök hos stödmottagaren har information om projektets genomförande erhållits och verifierats samt att verifikationer har granskats. Därefter har ytterligare kompletterande underlag i samtliga granskade projekt inhämtats från stödmottagaren. I granskningen har korrektheten i utbetalade bidrag bedömts genom att använda revisionsmyndighetens checklistor avseende kraven i Rådets förordning 575/2007/EG samt kommissionens beslut om tillämpningsföreskrifter till beslut nr 575/2007/EG. 15
PROJEKTREVISIONER 3.3 Huvudsakliga resultat, rekommendationer och slutsatser av revisionerna med avseende på de genomförda projekten 3.3.1 Sammanfattning granskningsresultat och felprocent Projekt (projektnr) AM godkänt i SEK (varav finansiering ur ÅF) ESV granskat i SEK (varav finansiering ur ÅF) ESV bedömt ej stödberättigat enligt bilaga XI, i SEK (varav finansiering ur ÅF) (R11-001) Fördjupad kunskap 969 801 (727 350) 562 696 (422 022) 198 835+ 325 723= 524 558 (393 419) (R11-004) Fokus återvändande 2 338 486 (1 539 019) 1 800 485 (1 184 946) 783 408+ 16 719= 800 127 (526 585) (R13-006) Kortare väntan 12 008 579 (6 004 290) 8 723 258 (4 361 629) 937 328 + 9 596+ 1 020 167+ 43 036+ (R11-003) Återvändandestöd till Serbien 328 661 (246 495) SUMMA 15 645 527 SEK (8 517 154) 328 661 (246 495) 11 415 100 SEK (6 215 092) 6 360= 2 016 487 (1 008 244) 13 359 + 11 429= 24 788 (18 591) 3 365 960 (1 946 839) Ansvarig myndighet har totalt godkänt 5 988 631 SEK. Täckningsgrad av totala gemenskapsmedel: 103,8 %. Beräkningar i enlighet med SOLID/2010/15 Toleransnivå 2 % motsvarar övre gräns för felaktiga belopp i hela populationen (5 988 631 SEK): > 119 773 SEK. Identifierat felbelopp: 1 946 839 SEK. Felprocent avseende gemenskapsmedel i årligt program 2008 för revisionens stickprov: 22,9 %. 16
PROJEKTREVISIONER Av ansvarig myndighet vidtagna finansiella korrigeringar utifrån revisionens rekommendationer (gemenskapsmedel i SEK): Fördjupad kunskap (R11-001) 393 419 Fokus återvändande (R11-004) 526 585 Kortare väntan (R11-006) 1 008 244 Återvändandestöd till Serbien (R11-003) 18 591 Totalt 1 946 839 Efter samtliga korrigeringar uppgår det kvarvarande icke stödberättigade gemenskapsmedel i populationen till 0 SEK. Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter som inte omfattats av revisionens urval: Projekt Stödberättigade utgifter Gemenskapsmedel R11-002-1 566 757 425 057 R11-202-1 930 284 465 141 R11-201-1 1 753 167 1 314 874 Summa 3 250 208 2 205 072 Här finns det enligt ESV:s uppfattning en risk att fel förekommer i samma omfattning som i den granskade delen av populationen (d.v.s. 22,9 %). I den mån ESV:s stickprov är representativt för populationen skulle det kvarvarande felet i deklarerade utgifter uppgå till 504 961 SEK vilket överstiger fastställd toleransnivå vilket motsvarar en felprocent om 8,4 i deklarerade gemenskapsmedel. Ansvarig myndighet har efter revisionsmyndighetens granskningar även vidtagit finansiella korrigeringar i projekt som inte omfattats av revisionsmyndighetens urval. Enligt uppgift från ansvarig myndighet har korrigeringarna avsett offentligfinansierade bidrag till målgrupp (budgetrubrik K), partnerskap (budgetrubrik J) samt offentligfinansierade löner (budgetrubrik L). Revisionsmyndigheten har inte granskat dessa korrigeringar och kan därför inte bedöma om de är tillräckliga. Slutsats: Beräknad felprocent överstiger Kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Eftersom inga ytterligare finansiella korrigeringar kommer att vidtas finns en risk att medlemsstatens slutredovisning innehåller väsentliga fel. 17
PROJEKTREVISIONER Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet inte fungerat effektivt i synnerhet avseende ansvarig myndighets kontroller, dels för kostnader för köp av tjänst med fokus på efterlevnad av regelverk för offentlig upphandling, dels avseende kontroll av efterlevnad av regelverket för kostnad för offentliganställdas personal. 3.3.2 Systemfel som orsakar direkt finansiell påverkan Nedanstående brister i ansvarig myndighets handläggning bedöms vara av systemkaraktär och förklarar 1 841 593 SEK motsvarande 95 % av ESV:s identifierade felbelopp (1 946 839 SEK) i årligt program 2008. Ansvarig myndighet rekommenderas vidta åtgärder i syfte att eliminera att nedan iakttagna systemfel med direkt finansiell påverkan återupprepas. 3.3.2.1 Kostnad för egen personal hos offentligt organ Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet i sin handläggning inte ha genomfört fullständiga prövningar av regeln särskilda villkor för offentliga organs personalkostnader enligt tillämpningsföreskrifterna bilaga XI rubrik II 1.1.1 avseende personal i stödmottagarens organisation som bara innehar en stödroll. Lönekostnader för personal som innehar en stödroll i projekten har tagits upp under direkta lönekostnader men borde tagits upp under indirekta kostnader. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat i enlighet med bilaga XI och som beror på denna brist i ESV:s urval, 295 214 SEK enligt nedan, motsvarande 15 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav ÅF-medel Fördjupad kunskap: 141 107 SEK 105 830 SEK Kortare väntan: 378 768 SEK 189 384 SEK Summa: 519 875 SEK 295 214 SEK Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet i sin handläggning inte ha genomfört fullständiga prövningar av regeln särskilda villkor för offentliga organs personalkostnader enligt tillämpningsföreskrifterna bilaga XI rubrik II 1.1.2 avseende om fast anställd personal i stödmottagarens organisation har ersatts med övertidsersättning eller av en annan person som rekryterats i organisationen och som ersätter den anställda i projektet. Ansvarig myndighet bedöms inte heller ha genomfört fullständiga prövningar huruvida de visstidsanställdas anställning uteslutande avser projektgenomförandet. Belopp som av ESV bedömts vara icke 18
PROJEKTREVISIONER stödberättigat i enlighet med bilaga XI för lönekostnader under denna kategori i ESV:s urval uppgår till 792 003 SEK enligt nedan, motsvarande 40 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav ÅF-medel Fokus återvändande: 783 408 SEK 515 560 SEK Kortare väntan: 552 885 SEK 276 443 SEK Summa: 1 336 293 SEK 792 003 SEK 3.3.2.2 Kostnad för köp av tjänst med fokus på offentlig upphandling Enligt ESV bedöms ansvarig myndighet inte ha genomfört tillräckligt fördjupade bedömningar huruvida stödmottagarna har uppfyllt regelverket för offentlig upphandling. I ett fall nedan har direktupphandling skett där stödmottagaren antingen borde avropat befintliga ramavtal eller självständigt genomfört en upphandling medan i andra fallet har avrop mot ramavtal skett men där ett av tilldelningskriterierna strider mot likabehandlingsprincipen vilket i slutändan hade avgörande påverkan på upphandlande myndighets tilldelningsbeslut. I det första fallet underkändes hela upphandlande beloppet medan i det senare fallet har ESV:s finansiella korrigering gjorts med 25 % i enlighet med Kommissionens riktlinjer för finansiella korrigeringar i samband med upphandlingar, ref COCOF 07/0037/03. Belopp som av ESV bedömts vara icke stödberättigat och i strid med nationellt regelverk för offentlig upphandling och som beror på ovanstående brister i ESV:s urval, 754 376 SEK enligt nedan, motsvarande 39 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav ÅF-medel Fördjupad kunskap: 325 723 SEK 244 292 SEK Kortare väntan: 1 020 167 SEK 510 084 SEK Summa: 1 345 890 SEK 754 376 SEK 3.3.2.3 Övriga smärre felaktigheter som orsakat direkt finansiell påverkan Nedanstående fel bedöms också vara av karaktären systemfel. Enligt tillämpningsföreskrifterna Bilaga XI görs en distinktion mellan direkta stödberättigade kostnader och indirekta stödberättigade kostnader. Enligt regelverket 19
PROJEKTREVISIONER är den avgörande skillnaden mellan dessa kategorier av kostnader att direkt kostnad ska kunna identifieras som nödvändig för genomförandet med direkt koppling till genomförandet d.v.s. direkt koppling till projektaktiviteterna. Indirekt kostnad är nödvändig för genomförandet men saknar direkt koppling till projektaktiviteterna. Enligt ESV har ansvarig myndighet brustit i prövningen huruvida kostnaderna har en direkt koppling till projektaktiviteterna och istället bedömt att kostnader som belastat projektet också är direkta kostnader oavsett om de har en direkt eller indirekt koppling till projektaktiviteterna. Felaktigt belopp som beror på ovanstående brister i ESV:s urval, 39 515 SEK enligt nedan, motsvarande 2 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Kortare väntan: 58 992 SEK 29 496 SEK Serbien: 13 359 SEK 10 019 SEK Summa: 72 351 SEK 39 515 SEK 3.3.2.4 Felaktigheter som orsakat finansiell påverkan ej systemfel Nedanstående fel bedöms inte vara av karaktären systemfel. Enligt Bilaga XI rubrik II.2 p 1 a) fastställs den exakta procentsatsen av medlemsstaten för stödberättigade indirekta kostnader. I enlighet med bidragsöverenskommelsen beräknas de indirekta kostnaderna utifrån den fastställda procentsatsen som andel av de sammanlagda stödberättigande direkta kostnaderna. Indirekta kostnader som måste korrigeras ned beroende på revisionens bedömning av icke stödberättigade kostnader ovan samt icke stödberättigad lönekostnad pga felaktig redovisning (Kortare väntan) samt felaktigt rekvirerade löner (Fördjupad kunskap) bedöms vara icke stödberättigande kostnader. Felaktigt belopp som beror på ovanstående brister i ESV:s urval, 65 730 SEK enligt nedan, motsvarande 3 % av sammanlagt identifierat felbelopp. Felbelopp varav IF-medel Fokus återvändande: 16 719 SEK 11 003 SEK Serbien: 11 429 SEK 8 593 SEK Kortare väntan: 5 675 SEK 2 838 SEK Fördjupad kunskap: 57 728 SEK 43 296 SEK Summa: 91 551 SEK 65 730 SEK 20
PROJEKTREVISIONER 3.3.2.4 Systemfel med indirekt finansiell påverkan Brister i ansvarig myndighets handläggning Av tillämpningsföreskrifterna artikel 15 ska ansvarig myndighets kontroller garantera bl.a. att utgifterna är verkliga och motiverade för projektets syfte. Enligt artikel 15.1b ska kontrollerna ske utifrån ett representativt urval av verifikationer som omfattar alla rubriker i bidragsöverenskommelsens budget. Revisionsmyndigheten konstaterar i sin granskning att dokumentation av kontroller utifrån ett representativt urval i vissa fall saknas medan i de fall dokumentation finns är bristfällig så att revisionsmyndigheten inte kan följa ansvarig myndighets arbete d.v.s. dokumentation över vilka moment som ingått i kontrollerna saknas. Revisionsmyndigheten kan därför inte verifiera att kontroller skett i enlighet med kraven i tillämpningsföreskrifterna. Ovanstående brister har enligt ESV:s uppfattning bl.a. bidragit till att ansvarig myndighet felaktigt bedömt icke stödberättigade kostnader vara stödberättigade. Ansvarig myndighet har uppdaterat förvaltningsrutiner och fondhjälpreda inklusive ekonomiska mallar samt genomfört eller beslutat att genomföra andra betydande förändringar. Då dessa åtgärder tillkommit efter avslutade revisioner kan revisionsmyndigheten inte verifiera om åtgärderna är tillräckliga. 3.3.3 Tidigare iakttagna systemfel Ej tillämpligt. 3.4 Slutsatser som dragits från revisionsresultaten avseende effektiviteten hos förvaltnings- och kontrollsystemet Slutsats från systemrevisionen är att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar men väsentliga förbättringar behöver i vissa avseenden vidtas. Revisionen av projekt visar att förvaltnings- och kontrollsystemet inte fungerat effektivt i synnerhet avseende ansvarig myndighets kontroller för kostnad för personal och kostnader för köp av tjänst med fokus på efterlevnad av tillämpligt regelverk för offentlig upphandling. 21
PROJEKTREVISIONER Beräknad felprocent överstiger Kommissionens fastställda toleransnivå två procent. Eftersom inga ytterligare finansiella korrigeringar kommer att vidtas finns en risk att medlemsstatens slutredovisning innehåller väsentliga fel. 3.5 Revisionsresultatens ekonomiska konsekvenser Se rubrik 3.3.1 ovan. 3.6 Ytterligare arbete, när så är lämpligt Revisionsmyndigheten har granskat 82,6 procent av gemenskapsstödet. Med hänsyn till den höga täckningsgraden så har inga utökade granskningar i de icke granskade projekten genomförts avseende kostnader som bedömts omfattas av systemfel (jämför avsnitt 3.3.2 ovan). I samband med granskning av årligt program 2009 har iakttagelserna och slutsatserna från granskningen av årligt program 2008 ingått i revisionsmyndighetens riskanalys vid urval av kostnader som ska granskas. 3.7 Information om uppföljningen av revisionsrekommendationerna Se avsnitt 3.3.6 ovan. I samband med revision av avslut av årligt program 2009 kommer en uppföljning av rekommendationerna att ske. 3.8 Angivelse av huruvida eventuella problem som konstaterats kan anses vara systemrelaterade och vilka åtgärder som vidtagits, inklusive en beräkning av eventuella finansiella korrigeringar Se rubrik 3.3 ovan. 22
UPPFÖLJNING AV REVISIONSVERKSAMHET SOM OMFATTAS AV TIDIGARE RAPPORTER 4 Uppföljning av revisionsverksamhet som omfattas av tidigare rapporter 4.1 Information om uppföljningen av tidigare revisionsrekommendationer Ej tillämpligt. 4.2 Information om systemrelaterade revisionsresultat från tidigare årliga program Ej tillämpligt. 23
B. YTTRANDE OM HUR FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEMEN FUNGERAR B. Yttrande om hur förvaltnings-och kontrollsystemen fungerar Till Europeiska kommissionen Inledning Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket har granskat hur förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar i Återvändandefonden i fråga om de åtgärder som genomförts enligt det årliga programmet för 2008 i syfte att utfärda ett yttrande om huruvida systemen fungerar tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta och, som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. 2. Granskningens omfattning Granskningen utfördes i enlighet med revisionsstrategin för denna fond under perioden 01/12/2010 till 23/05/2011 och redogjordes i den årliga revisionsrapporten i avsnitt A. Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. Yttrande På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten beträffande det aktuella årliga programmet att förvaltnings- och kontrollsystemet för Återvändandefonden var förenligt med tillämpliga bestämmelser i den grundläggande rättsakten beslut 575/2007/EG och kommissionens beslut 2008/458/EG. Det fungerade tillräckligt effektivt för att ge rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta, och som en följd härav, rimlig visshet om att de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta utom i följande avseenden: Förvaltnings- och kontrollsystemet har inte fungerat effektivt avseende ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagarnas rekvisitioner. Revisionsmyndigheten anser att denna del av systemen inte uppfyllde kraven eller inte fungerade på ett sådant sätt att de ger rimlig visshet om att de utgiftsredogörelser som lämnats till kommissionen är korrekta av följande skäl: 24
B. YTTRANDE OM HUR FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEMEN FUNGERAR a) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för egen personal hos offentliga organ har ej varit tillräckligt grundliga för att kunna försäkra att kostnaderna är stödberättigade i enlighet med tillämpningsföreskrifterna bilaga XI. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende Kostnad för egen personal har dock i efterhand skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Felbelopp varav IF-medel Fördjupad kunskap: 141 107 SEK 105 830 SEK Kortare väntan: 378 768 SEK 189 384 SEK Kortare väntan: 552 885 SEK 276 443 SEK Fokus återvändande: 783 408 SEK 515 561 SEK Summa: 1 856 168 SEK 1 087 218 SEK b) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för köp av tjänst/vara har ej varit tillräckligt omfattande för att kunna försäkra att stödmottagarens kostnader uppfyller nationell lagstiftning avseende offentlig upphandling. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende kostnad för köp av tjänst/vara har dock i efterhand skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Felbelopp varav IF-medel Fördjupad kunskap: 325 723 SEK 244 292 SEK Kortare väntan: 1 020 167 SEK 510 084 SEK Summa: 1 345 890 SEK 754 376 SEK c) Övriga felaktigheter med finansiell påverkan på ansvarig myndighets finansiella rapportering: bristande prövning av regelefterlevnad avseende direkta respektive indirekta kostnader. Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende ovanstående kostnader har dock i efterhand skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Felbelopp varav IF-medel Kortare väntan: 58 992 SEK 29 496 SEK Serbien: 13 359 SEK 10 019 SEK Summa: 72 351 SEK 39 515 SEK 25
B. YTTRANDE OM HUR FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEMEN FUNGERAR d) Indirekta kostnader som måste korrigeras ned beroende på revisionens bedömning av icke stödberättigade kostnader ovan samt icke stödberättigad lönekostnad pga felaktig redovisning (Kortare väntan) samt felaktigt rekvirerade löner (Fördjupad kunskap). Korrigering av beviljade stödberättigade kostnader avseende ovanstående kostnader har dock i efterhand skett i enlighet med revisionens bedömningar avseende projekt: Felbelopp varav IF-medel Fokus återvändande: 16 719 SEK 11 003 SEK Serbien: 11 429 SEK 8 593 SEK Kortare väntan: 5 675 SEK 2 838 SEK Fördjupad kunskap: 57 728 SEK 43 296 SEK Summa: 91 551 SEK 65 730 SEK Totala finansiella korrigeringar utifrån ESV:s rekommendationer: 1 946 839 SEK Ansvarig myndighet har inför upprättande av Årlig rapport, tabell 1 Ingående ekonomisk rapport, vidtagit fullständiga korrigeringar med anledning av revisionsmyndighetens iakttagelser och revisionsmyndigheten uppskattar mot denna bakgrund att ovan nämnda reservationen därefter berör 0 % av de sammanlagda rekvirerade stödberättigade utgifterna motsvarande 0 SEK. Det berörda gemenskapsbidraget uppgår således till 5 988 631 SEK. Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter avseende programmets åtgärder som inte omfattats av revisionens urval: Stödberättigade utgifter: 3 250 208 SEK Gemenskapsmedel: 2 205 072 SEK Här finns det enligt ESV:s uppfattning en risk att fel förekommer i samma omfattning som i den granskade delen av populationen (d.v.s. 22,9 %). I den mån ESV:s stickprov är representativt för populationen skulle det kvarvarande felet i deklarerade utgifter uppgå till 504 961 SEK vilket överstiger fastställd toleransnivå motsvarande en felprocent om 8,4 %. Det berörda gemenskapsbidraget skulle i så fall uppgå till 5 483 670 SEK. Ansvarig myndighet har efter revisionsmyndighetens granskningar även vidtagit finansiella korrigeringar i projekt som inte omfattats av revisionsmyndighetens urval. Enligt uppgift från ansvarig myndighet har korrigeringarna avsett offentligfinansierade bidrag till målgrupp (budgetrubrik K), partnerskap (budgetrubrik J) samt offentligfinansierade löner (budgetrubrik L). Revisionsmyndigheten har inte granskat dessa korrigeringar och kan därför inte bedöma om de är tillräckliga. 26
VALIDERING AV ANSÖKAN OM UTBETALNING C. Validering av ansökan om utbetalning Till Europeiska kommissionen 1. Inledning Revisionsmyndigheten Ekonomistyrningsverket, har för det årliga programmet för 2008 avseende Återvändandefonden granskat resultaten av revisionen av detta program och har utfört det ytterligare arbete som den har bedömt vara nödvändigt i enlighet med vad som anges i rapporten. Revisionsmyndigheten har planerat och utfört detta arbete för att bedöma huruvida ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till det årliga programmet för 2008 är giltig och om de underliggande transaktioner som omfattas av utgiftsredogörelserna för detta årliga program är lagliga och korrekta. 2. Granskningens omfattning Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. Yttrande På grundval av ovan nämnda granskning anser Revisionsmyndigheten att den slutliga utgiftsredogörelsen på ett rättvisande sätt i allt väsentligt återger de utgifter som har betalats inom ramen för det årliga programmet och att ansökan om slutbetalning av gemenskapsbidraget till detta årliga program som en följd härav är giltig, utom vad gäller följande punkter: a) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för egen personal hos offentliga organ har ej varit tillräckligt grundliga för att kunna försäkra att kostnaderna är stödberättigade i enlighet med tillämpningsföreskrifterna bilaga XI. b) Systemfel: revisionens granskning av projekt visar att ansvarig myndighets kontroller vid handläggning av stödmottagares rekvisition för kostnad för köp av tjänst/vara har ej varit tillräckligt omfattande för att kunna försäkra att stödmottagarens kostnader uppfyller nationell lagstiftning avseende offentlig upphandling. c) Systemfel: bristande prövning av regelefterlevnad avseende direkta respektive indirekta kostnader. 27
VALIDERING AV ANSÖKAN OM UTBETALNING d) Ej systemfel: indirekta kostnader som måste korrigeras ned beroende på revisionens bedömning av icke stödberättigade kostnader, icke stödberättigad lönekostnad pga felaktig redovisning samt felaktigt rekvirerade löner. Totala finansiella korrigeringar utifrån ESV:s rekommendationer: 1 946 839 SEK Ansvarig myndighet har inför upprättande av Årlig rapport, tabell 1 Ingående ekonomisk rapport, vidtagit fullständiga korrigeringar med anledning av revisionsmyndighetens iakttagelser och revisionsmyndigheten uppskattar mot denna bakgrund att ovan nämnda reservationen därefter berör 0 % av de sammanlagda rekvirerade stödberättigade utgifterna motsvarande 0 SEK. Det berörda gemenskapsbidraget uppgår således till 5 988 631 SEK. Kvarvarande icke granskad del av deklarerade utgifter avseende programmets åtgärder som inte omfattats av revisionens urval: Stödberättigade utgifter: 3 250 208 SEK Gemenskapsmedel: 2 205 072 SEK Här finns det enligt ESV:s uppfattning en risk att fel förekommer i samma omfattning som i den granskade delen av populationen (d.v.s. 22,9 %). I den mån ESV:s stickprov är representativt för populationen skulle det kvarvarande felet i deklarerade utgifter uppgå till 504 961 SEK vilket överstiger fastställd toleransnivå motsvarande en felprocent om 8,4 %. Det berörda gemenskapsbidraget skulle i så fall uppgå till 5 483 670 SEK. Ansvarig myndighet har efter revisionsmyndighetens granskningar även vidtagit finansiella korrigeringar i projekt som inte omfattats av revisionsmyndighetens urval. Enligt uppgift från ansvarig myndighet har korrigeringarna avsett offentligfinansierade bidrag till målgrupp (budgetrubrik K), partnerskap (budgetrubrik J) samt offentligfinansierade löner (budgetrubrik L). Revisionsmyndigheten har inte granskat dessa korrigeringar och kan därför inte bedöma om de är tillräckliga. 28
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: