Projektarbete David Axelson-Fisk Verksamhetscontroller och projektledare Kyrkokansliet 1 06-11-19 Innehåll Projektbegreppet Projektmodellen Projektflödet Projektorganisationen Projektledaren Projektbeställaren Projektmodellens verktyg och mallar Diskussion vid behov på respektive punkt 2 06-11-19 1
Er uppgift Ni skall beskriva, planera och diskutera processen för hur ett fiktivt IT-baserat system ska utvecklas Er rapport ska tydligt visa hur man med utgångspunkt från de metoder/ tekniker/ processer som beskrivs i just er litteratur kan lägga upp ett användarcentrerat projekt. 3 06-11-19 Home media Schoolcom SeniorPalm FlyttIT Era projektuppdrag 4 06-11-19 2
Process: Process eller projekt en process är ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden och vars syfte är att skapa värde åt någon extern eller intern kund Projekt: Ett projekt är en uppgift som är avgränsad från andra uppgifter och som väsentligen karaktäriseras av unika förutsättningar som tydliga mål, tids-, kostnadskvalitetsramar och har en projektspecifik organisation 5 06-11-19 Projektbegreppet Ett projekt är ett arbete med tydlig leverans och tidsbegränsning och egen budget och egen organisation Som har en bestämd leverans vilken förutsätter Utveckling av nytt arbetssätt/nytt verktyg eller Samordning av resurser som inte brukar samordnas eller Samordning av processer som inte brukar samordnas 6 06-11-19 3
Om det inte är ett projekt? Man kan använda lämpliga delar av projektmodellen även för: Tidsbegränsade arbetsuppgifter Enskilda uppdrag Särskilda insatser Flera projekt kan samlas i ett program om flera projekt krävs för att uppnå en effekt. Projekt kan delas in i delprojekt om projektets leverans består av flera delar. 7 06-11-19 Projektflödet I. Idéfasen som resulterar i förslag II. förstudie som avslutas med affärs- /nyttobeskrivning, III. startfas som avslutas med projektbeställning/ direktiv och projektplan inklusive budget, IV. (upphandling som avslutas med avtal), V. genomförande som avslutas med överlämning I. utveckling inklusive test som avslutas med leveransgodkännande, II. driftsättning som avslutas med överlämning, VI. avslutning som avslutas med slutrapport 8 06-11-19 4
A Beställare Projektansvarig D Projektorganisationen B Ordförande Delprojektledare Konstruktion Styrgrupp Projektledare E Produkt Kvalitetssäkring Delprojektledare Införande Referens grupper Projekt C Kvalitetssäkring kan dels gälla kvaliteten på själva projektarbetet, dels kvaliteten på det som projektet levererar. Om det inte finns någon kvalitetssäkringsansvarig relaterar referensgrupperna till projektledaren. A B B C D E 9 06-11-19 Beställaren (ev. -ombud) Ansvarar för det enskilda projektets nytta och effekter. Ingår överenskommelsen med projektledaren inklusive arena och TKQ-triangeln Förtydligar effektmål och värderar dessa Länk till ledningen i övrigt Beslutar vid risk för avvikelser Godkänner avslut Ordförande i styrgruppen 10 06-11-19 5
TKQ-triangeln Qvalitet Tid Kostnad Ett projekt där tiden väger tyngst och kvaliteten väger tyngre än projektkostnaderna 11 06-11-19 Projektledaren Leder arbetet och ansvarar för att projektmålen infrias Projektets VD som ansvarar för planering, visualisering, rekrytering, motivering, prioritering (TKQ), styrning, dokumentering Sekreterare i styrgruppen Ingen i ett projekt vill att det skall haverera, ändå beter man sig som om så skulle vara fallet. 12 06-11-19 6
Projektmodellen En beskrivning av hur projektarbete skall bedrivas Flödet med beslutspunkterna Rollerna och organisationen Verktygen Dokumenten Bygger på teoretisk förståelse och praktisk erfarenhet Innehåller regelverk för start och avslut När projektet verkar gå bra, är det säkert tecken på att du har förbisett något väsentligt och att projektet är på väg att gå snett. När det inte gärna kan bli värre, blir det det ändå. 13 06-11-19 Projektmodellens verktyg Förutsättningar eller arena inklusive effektmål, projektmål, TKQ-triangeln, budget och övriga ramar Visualisering Planering Organisering Intressentanalys, inklusive informationsplan Omvärldshantering Riskhantering Ledarskap Avslutning Fördelen med stora, komplexa projekt som löper över flera år är att ytterst få, om ens någon, kommer ihåg vad projektet egentligen skulle leverera eller varför. 14 06-11-19 7
Projektmodellens mallar Används som checklistor och för att underlätta samordning och översikt. Affärsbeskrivning (nyttan) Projektbeställning/direktiv (avtal best. PL) Projektbeskrivning (operativ plan) Statusrapport Grindbeslut Slutrapport För IT-projekt tillkommer vissa mallar för ITledningen samt för upphandling och tester. Projektgrupper avskyr att löpande rapportera sitt arbete eftersom det alltför tydligt påvisar deras uteblivna framsteg. 15 06-11-19 Rekommendationer Var noggrann med att klara ut effektmål och leveranser/projektmål. Dokumentera med avsikt att vara fullständig. Var tydlig med rollerna, blanda inte för många. Skilj gärna på ansvar för utveckling och ansvar för implementering. Använd projektmodellen som det verktyg den är. Det finns sällan tillräckligt med tid för att ha bråttom. Kom ihåg att projektarbete är en social verksamhet och en möjlighet till utveckling både för organisationen och för individen. Ha kul! Fira! 16 06-11-19 8