Dnr: UFV 2016/612 E-området Studieadministration E-förvaltningsplan 2016 Fastställd av Jonas Brorsson 2016-03-11
Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. e-områdets omfattning 3 3. Årsuppdrag 5 4. Årsbudget 6 5. Beskrivning av e-området 7 6. Nulägesbeskrivning 11 7. Organisation 15 8. Prioriteringskriterier 17 e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 2(18)
1. INLEDNING Denna e-förvaltningsplan är ett planerings- och styrdokumentet för e-området Studieadministration. Syftet med e-förvaltningsplanen är att definiera förvaltningsuppdraget i form av de mål som ska nås under förvaltningsåret utifrån tilldelad budget och resurser. Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-01-01 2016-12-31. 2. E-OMRÅDETS OMFATTNING E-området Studieadministration ger stöd till de olika administrativa momenten kopplade till studerandeprocessen vid Uppsala universitet, från framtagning av utbildnings- och kursplaner, antagning av studenter, dokumentation av studier till utfärdande av examen. E-området syftar till att studenter och presumtiva studenter ska få korrekt stöd och information om utbildningar och sina studier vid universitetet. Med stöd av e-området Studieadministration kan verksamheten utföra sitt studieadministrativa arbete effektivt med korrekt och rättssäker information som resultat. E-området ger även stöd för uttag av underlag för rapportering till andra myndigheter och till universitetets årsredovisning. 2.1. e-områdestjänster e-områdestjänst Beskrivning e1. Stöd för antagning Stöd för antagning av studenter till utbildningar på grund- avancerad och forskarnivån. Vid ansökan till utbildning kan studenter meritera sig med hjälp av resultaten från högskoleprov. Stöd ges för hantering av deltagande, personal och lokaler i samband med dessa prov. Stöd ges även för administration av internationell mobilitet som t.ex. dokumentation av utbytesavtal och administration av ansökningar till utbytesstudier från både inresande och utresande utbytesstudenter. e2. Stöd för studiedokumentation e3. Stöd för administration av kurs- och utbildningsplaner samt universitetets utbildningsutbud varje läsår Dokumentation av studenternas registreringar och resultat mm. på grund- avancerad och forskarnivån. Uttagning av underlag till rapporter internt och till andra myndigheter som UHR, SCB, CSN. Underlag för universitetets årsredovisning. Stöd för examenshantering från studentens ansökan om examen, hantering av tillgodoräknanden inom examen, utfärdande av examensbevis till arkivering av examensbevis. Stöd för arbetet att ta fram och fastställa kurs- och utbildningsplaner, ta fram kurs- och programtillfällen och därmed underlag till utbildningskatalogen på webben samt överföring av informationen till antagningssystemet vid UHR. De flesta aktörerna är användare av systemen. Huvudaktörer inom den verksamhet som ovanstående e-områdestjänster används är bland annat Allmänheten Andra lärosäten Myndigheter t.ex. UHR, CSN, SCB, Migrationsverket Studentkårer och -nationer Studenter presumtiva, sökande, aktiva, alumner e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 3(18)
Avdelningen för kommunikation och externa relationer Områdeskanslier Institutioner administratörer, lärare, studievägledare, studierektorer, prefekter, schemaläggare, programkoordinatorer, informatörer E-området Ekonomi och inköp E-området Gemensamma webbfunktioner E-området IT-arbetsplats E-området Katalog och Integration E-området Lokaler och säkerhet E-området Lärande och utbildning E-området Planerings- och ledningsstöd E-området för Ärende- och dokumenthantering Exempel på handlingar/aktiviteter som aktörerna genomför är bl.a. Administration av högskoleprov (deltagare, lokaler mm) Antagning Etablering av studenter Examenshandläggning Granskning och uppföljning Information till sökande och antagna Kartläggning och synliggörande av UU:s internationella samarbeten. Leverans av underlag till andra myndigheter Rapportering av studieresultat Registerutskrifter och intyg Registrering av studenter Registervård Ta fram och fastställa utbildningsutbud Tentamensanmälan, hantering av tentamenstillfällen och anonyma tentamina 2.2. Långsiktiga mål (3 år) Långsiktiga effektmål för e-området är förvaltningsarbetet inom e-området bidrar till att universitetets målbild 1 för det framtida arbetet med studieadministration kan uppnås e-området ger systemstöd som upplevs som användbart, lättarbetat, tilltalande och hjälpsamt samt möjliggör minimerad pappershantering; och som är stabilt genom att det utgår från grundläggande processer i kärnverksamheten och är enkelt och väldokumenterat e-området stödjer verksamhetens behov och ses som en väl fungerande del av den helhet som e- portföljen Utbildningsstöd utgör för verksamheten 1 Rapporten Universitetets målbild av det framtida studieadministrativa arbetet, 2015 e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 4(18)
2.3. Uppdrag på längre sikt (2-3 år) Sådana uppdrag som sträcker sig över mer än ett förvaltningsår men inte mer än tre år framåt Förbereda avveckling av Ladokdrift vid UU, se över avtal med IT.avdelningen och planera för ev arkivering av vissa data. Säkerställa resurser för samordning inom e-portföljen på längre sikt än kommande e- förvaltningsplan Utvärdera, förankra och bidra till förbättringar i förvaltningsmodellen för e-områden Analysera och beskriva de aktiviteter som är av sådan omfattning att de bör hanteras över längre tidsperiod än ett år 3. ÅRSUPPDRAG Detta e-område har i uppdrag att under förvaltningsperioden leverera nedanstående prioriterade åtgärder. Delmålen är en följd av de behov som presenteras i avsnitt 6. Övergripande årsmål för e-området är att: Säkerställa att IT-stöden är tillgängliga för användarna genom att se till att de tekniska miljöerna för resp. system och deras ingående tekniska komponenter är uppgraderade till aktuella versioner vilket garanterar en robust och säker driftmiljö. Detta görs i samband med driftsättning av nya leveranser under året för respektive system Användarna har tillgång till utbildning, support och information; dokumentationen och manualerna är uppdaterade. Förvaltningsstyrning har skett enl. planen och budgeten har hållits. System som tillhör e-området och som inte längre underhålls eller supportas har avvecklats och vid behov ersatts De avtal och överenskommelser som behövs för e-området är påskrivna och aktuella. Utbildningsdatabasen Selma ska ersättas år 2020. En förstudie som beskriver universitetets krav för Selma-ersättare har genomförts. Flytten av reservantagningen från Uppdok till NyA har skett enligt planen. Uppföljning av att processen för ansökan om examen har effektiviserats enligt plan. De flesta studenter kan ansöka om examen via Studentportalen samt följa hur ärendet hanteras. Lagring av kopior av examensbevis i DarkX har ersatts med hanteringen i universitetets e- arkiv. DarkX har avvecklats och ansvaret för arkivering har överförts till e-området för Ärende- och dokumenthantering. Ett långsiktigt stöd för MoveON har säkerställts och som pilot har en institution börjat använda systemet. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 5(18)
Följande åtgärder ska genomföras för att målen ska uppnås: Åtgärd Koordinera och driva arbetet inom e-området enligt årshjulet Löpande basunderhåll Beskrivning Koordinera, planera och följa upp leveranser enligt innevarande års plan Bereda och planera nästa års förvaltningsplan Arbeta med egenkontroll och SLA enligt årshjul Kontrollera att de avtal och överenskommelser som behövs för e- området är påskrivna och aktuella IT-miljön övervakas, backas och underhålls Vid problem sker felsökning och felrättning Säkra förändringar i produktion genom Changeprocessen Användarstöd Tydliggör processen för reservantagning samt kommunikationen mellan NyA och Uppdok. Resurser och direktiv för att utföra förstudie av Selmaersättare Bättre hantering av examensbevis - samarbetsprojekt med Juridiska avdelningen e-arkiv Kompetensutveckling - MoveON Både nya och gamla användare erbjuds regelbundet utbildning i det IT-stöd som finns för studieadministrativa arbetsuppgifter. Supporten är tillgänglig under kontorstid. Manualer och annan information i Medarbetarportalen hålls uppdaterade. Under året ges flera kurser och extra support till antagningshandläggare på institutioner och fakulteter p.g.a. förändrad hantering av reservantagning. Beskriva de övergångslösningar som behövs innan övergången till nya Ladok. Ta fram riktlinjer för hantering av avvikelser. Målbilden för det framtida arbetet med utbildningsinformation vid universitet definieras och kraven för ett nytt IT-stöd tas fram. Arkivering av examensbevis förbättras och utsökning av utfärdade bevis underlättas genom att ansvaret för arkivering överförs till e- området för Ärende- och dokumenthantering, och så att DarkX ersätts av universitetets e-arkiv. Flera personer på Internationella kansliet lär sig systemet och bildar tillsammans en förvaltnings- och supportgrupp för MoveON. Detaljerade aktiviteter för att leverera årsuppdraget ägs av e-koordinatorerna och finns listat separat, liksom de estimat som ligger bakom resursfördelningen. 4. ÅRSBUDGET Detta avsnitt beskriver budgeten baserad på detaljerade beräkningar som redovisas separat. 4.1. Resurser Aktiviteter genomförs av befintliga resurser inom ramarna för beslutad linjebudget. Här redovisas fördelningen av mantid för att utföra årsuppdraget. Verksamhetsmässig förvaltning IT-mässig Förvaltningsaktivitet förvaltning Planering och uppföljning av e-området 1,0 0,1 Användarstöd 4,5 Planerade förändringar 0,75 0,2 Löpande basunderhåll 0,75 0,2 Summa mantid: 7,0 0,5 e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 6(18)
4.2. Kostnader Här redovisas de kostnader som e-området har för att kunna hantera såväl löpande basunderhåll som vidareutveckling. Studentavdelningen IT-avdelningen Kostnadsslag Resor, hotell och representation 28 500 10 000 Kompetensutveckling, övriga personalkostnader 150 000 Varor 80 000 Tjänster 9 045 000 IT-tjänster 310 000 Licenser 15 280 000 Driftskostnad (backup, lagring, datorhall) 200 000 346 081 IT Servicedesk Centralt finansierat) Summa kostnader (kr): 24 943 500 356 081 5. BESKRIVNING AV E-OMRÅDET Omfattningen av detta e-område är beskriven i avsnitt 2.1 i form av de e-områdestjänster som ingår. Dessa innehåller både verksamhetskomponenter och IT-komponenter vilka alla behöver förvaltas. 5.1. Verksamhetskomponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande verksamhetskomponenter: Verksamhetskomponent Användarstöd Manualer och lathundar Utbildning Avtal och överenskommelser Dokumenterade system Beskrivning support via telefon och e-post, varje vardag, kontorstid MoveON manualer, processbeskrivningar och lathundar NyA-webben manualer mm. Selma användarhandledning Uppdok div. lathundar (Hjälp-funktion med funktionsbeskrivningar inbakad i systemet) Convertus 1 gång/år MoveON 2 ggr/år NyA-reservantagning 5ggr/våren 2016 Selma 5 ggr/år Uppdok 6 ggr/år Avtal med Ladokkonsortiet, SLA, avtal med lokala integrationer mm. Avtalsbilaga sammanställs av e-områdesansvarig och publiceras i e-områdets dokumentyta på Medarbetarportalen. IT komponenter som beskriver nödvändig funktionalitet som används i verksamheten. Paketerade klienter Information och uppdateringar av NyA-klienten från UHR till produktsamordnare på antagningsenheten, nya lösenord till Java-inloggning (nya.jnlp)för klientanvändare e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 7(18)
5.2. IT-komponenter Den tekniska plattformen ingår inte i förvaltningsobjektet utan är en förutsättning för att ITkomponenterna ska fungera. Lokala kopplingar, t.ex. batchar till integrerade system ingår i e- området. För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande IT-komponenter: e-områdes tjänst IT-komponent Beskrivning e2. Stöd för studiedokumentation DarkX (4D teknisk plattform) File Maker MS Officemakron IT-komponenter som används vid hantering av examensärenden. DarkX används för lagring av skannade kopior av examensbevis. File Maker används för administration av tillgodoräknanden i examen. Officemakron används av examensenheten vid utfärdande av examensbevis. e1. Stöd för antagning HP-admin HP-admin är ett system som UHR äger, underhåller och utvecklar. HP-admin används för att administrera högskoleprovet avseende deltagare, personal samt lokaler. e1. Stöd för antagning MoveON MoveON är ett system för internationell mobilitet. QS unisolution äger produkten. e1. Stöd för antagning NyA: NyA-klienten NyA-webben Antagningssystem, förvaltas av UHR. Endast den lokala förvaltningen av NyA ingår i e-området. e3. Stöd för administration av kursoch utbildningsplaner samt utbildningsutbud Selma Lokala Selmabatchar Convertus LIBRIS Utbildningsdatabas, ett lokalt utvecklat system som ägs av flera lärosäten tillsammans. Endast den lokala förvaltningen av Selma ingår i e-området. Convertus är en maskinöversättningstjänst och ger stöd för översättning av kursplaner till engelska. Convertus är integrerad i Selma. Convertus ägs av företaget Convertus AB. LIBRIS är en nationell söktjänst med information om titlar på svenska bibliotek. Kungl. biblioteket ansvarar för drift och utveckling av tjänsten. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 8(18)
e-områdes tjänst IT-komponent Beskrivning e2. Stöd för studiedokumentation Uppdok (Ladokklienten via MS Terminal Server, Uniface) LPW-tjänster (Ladok på webb) via Studentportalen Skript för systemunderhåll Lokala batchar Studiedokumentationssystem. Universitetets lokala installation av det nationella Ladok-systemet. Endast den lokala förvaltningen av Uppdok/Ladok ingår i e-området. LPW-tjänsterna är tillgängliga via Studentportalen, används av både administratörer och studenter. 5.3. Närliggande e-områden Till nedanstående e-områden finns beroenden där det krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. e-område Lärande och utbildning Gemensamma webbfunktioner Planerings- och ledningsstöd Ärende- och dokumenthantering Beskrivning av beroendet till e-områdets ingående komponenter Studentportalen har många integrationer mot Uppdok. Samordning vid både vidmakthållande och utveckling av Studentportalen samt vid anpassning av Studentportalen till nya Ladok. Samordning med e-lärandeprojektet med tanke på gränsdragningar mellan lms, Studentportalen och nya Ladok. Samarbete med den lokala Selma-förvaltningen och e-området med tanke på de krav på Selma som utbildningsinformation på universitetets webbplats genererar. GLIS får uppgifter från Uppdok dagligen. Uppsala universitet ska driftsätta Uppföljningsleveransen i maj 2016. Arbete pågår för att ersätta DarkX genom att arkivera kopior av examensbevis i universitetets e-arkiv. 5.4. Projektpåverkan under perioden Nedanstående projekt/kända ändringar kan komma att påverka förvaltningsarbetet under året. Projekt/känd ändring Påverkan Bevakas av Införandet av nya Ladok vid universitetet e-arkiv Ett stort projekt som kräver mycket resurser under året och även ett antal år framöver. Projektet startade redan 2013 och hanteras inom e-området. Nya Ladok ska ersätta Uppdok och införandet påverkar även andra IT-komponenter inom e-området men även ITkomponenter och verksamhetsstöd inom andra e- områden. Arkivering av kopior av examensbevis. Arkivering av studieresultat syftet är att ersätta Jonas Brorsson, Anne Mauno Anders Gardikro e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 9(18)
Projekt/känd ändring Påverkan Bevakas av dagens arkivlistor på papper genom bevarandet av studieresultat i universitetets e-arkiv. Anne Mau no Nytt lms enligt e-2014 Anpassning av Studentportalen Anpassning av det gemensamma Selmasystemet Det kan finnas överlappande funktionalitet i olika centrala system som lms-studentportalen och nya Ladok. Vägval behöver utredas då valet kan leda till anpassningsbehov och nya krav på något/några av systemen. Studentportalen ska anpassas till nya Ladok vilket kan komma att påverka gränsdragningar mellan studenttjänster i nya Ladok och i Studentportalen. Utbildningsdatabasen Selma ska anpassas till nya Ladok vilket kan komma att påverka arbetet som Selma ger verksamhetsstöd till. E-området är mottagare av resultatet. Bevaka och medverka i projektet Anne Mauno Anne Mauno Jonas Brorsson Per Sandström Ladok3-projektet, nationellt Projektet påverkar Uppdok, Selma och NyA inom e- området. Projektet leder till anpassningsbehov och krav på systemen Selma, Ladok, NyA, Studentportalen, lms. Vägval behöver utredas då valet kan leda till ytterligare anpassningsbehov. Jonas Brorsson Anne Mauno Per Sandström Jessica Millert KAIA-projektet Uppdok, Selma, processer för antagning, examenshantering Jonas Brorsson Anne Mauno GLIS Kvalitetssäkring av data, användaradministration Jonas Brorsson Anne Mauno Utbildningssidornas utformning Ett centralt grupphanteringsverktyg på IT-avdelningen Krav på Selma-webbservice Projektet leder till lokala anpassningsbehov av Uppdok i första skede, syftet är att förbereda integrationer mot nya Ladok och sprida risker vid tidpunkten för övergången. Per Sandström Anne Mauno 5.5. Styrande lagar och förordningar Verksamheten styrs av följande lagar och förordningar; Högskoleförordningen (1993:100) Förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 10(18)
Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Förvaltningslag (1986:223) Personuppgiftslagen (1998:204) Avgiftsförordningen (1992:191) Marknadsföringslagen (2008:486) Förordning (2010:543) om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor Förordning (2007:432) om behörighetsgivande förutbildning vid universitet och högskolor Förordning (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Förordning (2007:223) om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare och viss annan personal Föreskrifter och allmänna råd beslutade av Universitets- och högskolerådet (UHRFS) 6. NULÄGESBESKRIVNING Följande problem- och behovsbild har identifierats för förvaltningen av Studieadministration. 6.1. Allmänt för hela e-området Förvaltningsplanen 2015: Förvaltningsplanen för 2015 förvaltningsobjektet Studieadministration kunde inte verkställas fullt ut. Den viktigaste avvikelsen från planen föranleddes av beslutet som styrgruppen för det gemensamma Selma-systemet tog våren 2015 om att Selma inte ska ersättas med ett annat IT-system utan med minsta möjliga förändringar anpassas till nya Ladok. Man beslutade samtidigt att det anpassade Selma-systemet ska avvecklas inom 5 år. Beslutet innebar att det planerade utvecklingsprojektet för Selma-ersättare inte startade under året utan senarelades. Förvaltningsplanen skulle ha reviderats till hösten 2015, men p.g.a. arbetet med övergången till de nya e-områdena beslöt man att avvakta. Två IT-komponenter inom förvaltningsobjektet - DarkX och BRUM - skulle avvecklas 2015, men endast BRUM kunde avvecklas enligt plan. Nuläge Stora delar av e-området och delar av e-portföljen Utbildningsstöd påverkas av det pågående, nationella Ladok3-projektet och det lokala införandeprojektet av nya Ladok. Detta gäller förstås studentregistret Uppdok samt systemets student- och administratörstjänster i Studentportalen, men även Selma och NyA behöver anpassas till införandet av nya Ladok. De anpassningar som måste göras i olika system som har integrationer mot Uppdok ingår inte e-områdets ansvar och bekostas inte av införandeprojektet utan av respektive e-område. Nya Ladok ska enligt planerna idag införas våren 2018 vid Uppsala universitet. Införandet av nya Ladok innebär förändringar för både studenter och anställda i deras dagliga arbete och rutiner kring studier och studieadministration. Påverkan omfattar i stort sett samtliga användare av Uppdok, Selma och Studentportalen. Dessutom kommer Uppsala universitet att byta driftcentral för Ladok samt införa ett nytt sätt för integrationer att kommunicera med Ladok. Alla dessa förändringar innebär både en stor teknisk och en verksamhetsmässig omställning vid samma tidpunkt och utgör därmed en stor utmaning för e-området samt e-portföljen Utbildningsstöd. Planering och förberedelsearbete inför dessa kommande förändringar kommer att genomsyra stora delar av hela e-området under 2016. Projektet Införandet av nya Ladok vid Uppsala universitet styrs av styrgruppen för prioriterade projekt och finansieras med särskilda medel. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 11(18)
Behov Under 2016 behöver man noga följa utvecklingen av det nya Ladok-systemet och förbereda och planera inför kommande förändringar. Några processer inom e-området kommer också att behöva effektiviseras, och förberedelserna för dessa förändringar måste påbörjas under året. Detta gäller t.ex. bättre och effektivare hantering av supportärenden och telefonsupport. Det finns behov av samordning och planering så att nya och anpassade systemstöd inom e-området Studieadministration och e-portföljen för Utbildningsstöd ska bilda en digital arbetsmiljö som upplevs som en väl fungerande helhet och bra stöd för arbetet med studieadministration. 6.2. e1. Stöd för antagning och administration av internationell mobilitet Nuläge Den tekniska lösningen och rutinerna vid överföring av urvalsresultat från NyA till Uppdok är ostabila, vilket alltför ofta genererar mycket extra arbete under en kort men kritisk tidsperiod vid terminsstart. Supporten är bräcklig, det är problematiskt att felsöka och felrapporter riskerar att hamna mellan stolarna eftersom ingen äger ansvaret för hela funktionaliteten. För att hitta orsaken till störningar krävs ofta samarbete mellan verksamheten, NyA:s supportorganisation, Ladoks supportorganisation samt den lokala Ladok-driften. Under våren 2016 ska produktionssättning av funktionalitet för att hantera reservantagning i NyAwebben göras. Funktionaliteten ska stödja verksamhet som idag görs i Uppdok, men som det inte kommer att finnas stöd för i nya Ladok. Detta kommer att innebära en förändring för institutionerna som kommer att behöva lära sig att arbeta med reservantagning i NyA istället för i Uppdok. I förvaltningsarbetet av NyA kommer UHR förmodligen att behöva prioritera åtgärder för anpassning av NyA för samordning med Ladok framför nyutveckling och underhåll av funktionalitet i NyA, vilket kan inverka negativt på vår antagningsverksamhet. Målet för HP-admin 2015 var att förbättra systemet så att deltagarnas behov av att kontakta högskoleprovsansvariga på Uppsala universitet eller UHR minskar. Detta har delvis blivit åtgärdat. Trots förbättringar anser man att HP-admin har passerat sitt bäst före -datum, och att systemet bör göras om. Det finns dock ingen fastställd tidsplan för utvecklingen av HP-admin. UU deltar i ett förvaltningsrådsmöte med UHR och andra lärosäten två dagar per år. Utöver det hjälper vi till att testa systemet när det behövs. Det rör sig om ca 20 timmar per år. Under det kommandet året förväntas nya krav ställas på MoveON från ledningen och institutionerna. MoveON används fortfarande enbart av internationella kansliet och har ännu inte introducerats på pilotinstitutionerna som planerat beroende på osäker situation med resurser, samt brist på utbildningsmaterial. Ett samarbete med universitetets besökskoordinatorer har inletts i syfte att ta fram verktyg för att samla in data kring presumtiva besök och sedan hantera besöken med hjälp av MoveON. Felaktig data upptäcks ofta i samband med att man inför nya processer i systemet, och registervård fortsätter. En publisher för att visa data för anställda och externa besökare har lanserats. I dagsläget kan inte denna publisher integreras med befintliga UU-sidor utan ligger på en externserver som måste länkas till. Frågan om integrering har ännu inte lösts av Infoglue-utvecklarna. Behov Det finns fortsatt behov av att se över och förbättra rutinerna vid ev. störningar i berörd funktionalitet vid överföring av urvalsresultat från NyA till Uppdok. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 12(18)
Ändrad hantering av reservantagning medför behov av utökad support, ta fram utbildningsmaterial och anordna användarutbildning för berörd personal. Antagningsprocessen kommer att förändras i samband med införandet av nya Ladok och det finns behov av att aktivt följa och påverka UHR:s och Ladokkonsortiets arbete kring antagningsverksamheten. HP-admin ska eventuellt göras om, och i så fall behöver resurser för utökat testarbete försäkras. Det kommer att finnas behov av att lägga ner mycket tid på att testa systemet och ge återkoppling ur ett användarperspektiv under utvecklingsperioden. För det nuvarande systemet finns det behov av flera mindre förbättringar som den systemansvariga kommunicerat till UHR. För MoveON finns behov av att säkerställa att tillräckliga resurser finns för förvaltning. Det finns ett stort behov av att sprida kompetensen och kunskapen om systemet till flera, då det idag finns bara en person på Internationella kansliet som kan systemet. Nya användargrupper behöver tas in, men innan man kan göra det behöver man först säkerställa att det finns resurser för att utveckla nödvändig funktionalitet för dessa grupper. Även supporten behöver dimensioneras för att stödja dessa nya användare. Utbildningsmaterial samt ett organiserat stöd för nya användargrupper i MoveON behöver utvecklas. Besökskoordinatorns processer måste beskrivas och utifrån resultaten behöver man utveckla IT-stöd för dessa processer. Kompletterande information behöver samlas in, kategoriseras och beskrivas i systemet. Rutiner för insamling och bearbetning av den nya informationen behöver utvecklas. Det finns ett behov av att utveckla flera publishers för olika ändamål. Det finns också behov av att utreda hur andra mobilitetsprojekt, som till exempel Erasmus Mundus Action 2, ska kunna hanteras i MoveON, och eventuellt utveckla nya rutiner även för dessa projekt. Införande av ny funktionalitet för befintliga användare behöver fortsätta. Förutsättningarna för att använda MoveON som verktyg för att kartlägga nyckeltal och indikatorer för universitetets internationaliseringsmål behöver undersökas och eventuellt testas. MoveONs möjliga användning som verktyg för att hantera information i krissituationer behöver också utredas. 6.3. e2: Stöd för studiedokumentation Nuläge Stödet för studiedokumentationen i Uppdok fungerar stabilt, och supportorganisationen arbetar ständigt för att effektivisera och förbättra stödet för användarna. Utbildningar erbjuds regelbundet både för nya och gamla användare. Integrationerna fungerar också enl. överenskomna rutiner med respektive part, men däremot kan det finnas problem hos informationsmottagaren, t.ex. pågår det omfattande arbete med GLIS. Det pågår arbete i syfte att föra över data över examina från DarkX till det e-arkiv som förvaltas av Juridiska avdelningen/arkivet. Arbetet kräver inga resurser från IT-avdelningen inom vårt e- område. För Filemaker avvaktar man utredningen angående IT-lösningar i Segerstedt-projektet för att se vad som kommer att kunna vara en lämplig ersättare. Filemaker i sig kräver inga resurser från IT-avd. Ladoks produktionsdatabas, teminalservrar och infocgi går idag på fysiska serverar i datorhallen på Polacksbacken. All serverhårdvara ska vara flyttad till BMC-hallen vid årsskiftet 2016/2017. Virtualisering av Ladok-miljön har pågått under en längre tid och nu återstår endast produktionsdatabasen. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 13(18)
Behov Behovet av att förvalta Uppdok med alla de e-förvaltningsaktiviteter som ingår är viktigt varje år då systemet klassificeras som verksamhetskritiskt. Användarstöd behöver ytterligare effektiviseras inför övergången till nya Ladok, och ett ärendehanteringssystem som supporten på IT-avdelningen använder, Easit, ska testas och tas i användning på Uppdok-enheten. Behovet av andra lösningar istället för DarkX och FileMaker kvarstår då Dark X och FileMaker bör avvecklas. Behov under 2016 är inledningsvis ett vidmakthållande av DarkX tills överföringen är klar och fungerar i det nya systemet, därefter ska DarkX avvecklas. Tekniklyft som uppgradering och virtualisering av applikationsservrar och byte av Java-version är i stora delar gjord i Ladok-miljön. Nu återstår endast virtualisering av Ladoks produktionsdatabas som är planerad att ske under våren 2016. Nuvarande OS-version (RedHat) kommer inte att supportas efter feb. 2017 och en ev. uppgradering är resurskrävande. Dagens terminalservrar måste ersättas med nya i BMC-hallen alternativt flytta de nuvarande terminalservrarna. Uppsättning av nya terminalservrar i BMC-hallen kräver en större arbetsinsats. 6.4. e3. Stöd för administration av kurs- och utbildningsplaner samt utbildningsutbud Nuläge Arbetet med litteraturlistor i Selma fungerar inte optimalt. Det finns en osäkerhet bland Selmaanvändarna idag hur systemet ska användas och dessutom försvåras användningen av att det med tiden skapats många felaktiga litteraturposter i databasen. Nuvarande tekniska miljö för Selma kommer att leva vidare till sommaren 2017. I de olika miljöerna finns skillnader i versioner av de ingående tekniska komponenter som ex. OS-version (RedHat). Nuvarande rollhantering går mot tjänsten AKKAappl. Tjänsten kommer att utgå och tester pågår idag i testmiljön med integration mot LDAP istället. Behov Behovet av att förvalta Selma med alla de e-förvaltningsaktiviteter som ingår är viktigt varje år då systemet klassificeras som verksamhetskritiskt. Det finns ett behov av tydligare vägledning för arbetet med litteraturlistor i Selma. En bättre handledning för arbetet med litteraturlistor behöver tas fram och rättning av felaktigheter i litteraturdatabasen bör ske. Det gemensamma Selmasystemet anpassas innan övergången till nya Ladok. Projektet kommer att behöva råd från lärosätena, och det kommer att vara nödvändigt att förankra förändringar av funktionalitet i vår användarorganisation. Den nya version av Selma som tas fram avses i första hand vara i bruk till 2020. En förstudie behöver göras ang. hur utbildningsinformation ska hanteras därefter. I ett första steg behöver en målbild för arbetet kring utbildningsinformation vid universitetet tas fram, och därefter krav på det IT-stöd som behövs för att kunna arbeta på det önskade sättet. Arbetet bör bygga vidare på de erfarenheter som gjorts inom införandeprojektet för nya Ladok och den målbild som tagits fram inom detta. Förstudien behövs så att projektdirektiv och en projektplan för införande av en ny utbildningsdatabas kan tas fram under våren 2017. Uppdok-enheten kan bidra med resurser i detta projekt men har inte tillräckliga resurser för att leda det. Denna fråga har tagits upp i styrgruppen för prioriterade projekt och förankrats där. Den tekniska miljön för Selma måste e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 14(18)
uppgraderas till ny OS-version (RedHat) och andra aktuella programvaror samt automatiseras enligt nytt arbetssätt för att säkerställa en robust och säker driftmiljö. 7. ORGANISATION 7.1. Intressenter I figuren nedan har intressenter till detta e-område kategoriserats. Bilden syftar till att vara stöd vid bemanningen och beskriva vilka parter som är involverade i e-förvaltningsarbetet. Nedan organisatoriska avdelningar och externa parter är involverade i arbetet. 7.2. Bemanning Med utgångspunkt från bilden ovan och de mål som formulerats i e-förvaltningsplanen bör bemanningen för 2016 utgöras av följande personer. Nivå Strategisk nivå e-portfölj för Utbildningsstöd Part Styrande nivå e-område Studieadministration Verksamhetsnära förvaltning Karin Apelgren, Studentavdelningen Åsa Kettis, Avd. för kvalitetsutveckling e-områdesansvarig Jonas Brorsson, Studentavdelningen IT-nära förvaltning Mia Lindegren, IT-avdelning e-områdesansvarig IT Ann-Marie Wiberg, IT-avdelningen Utgör basen i Styrgrupp e-portfölj Styrgrupp Koordinerande nivå e-område Studieadministration e-förvaltningskoordinator Anne Mauno, Studentavdelningen e-förvaltningskoordinator IT Eva Geigant Sintorn, IT-avdelningen Förvaltningsgrupp Utförarnivå e-område Studieadministration Verksamhetsspecialister: Systemansvarig Uppdok: Jonas Brorsson Systemansvarig Selma: Per Sandström Systemansvarig Nya: Jessica Millert Systemansvarig DarkX: IT-specialister: Team Administrativa stödsystem: Ulrika Carlsson Team Lärande och studieadministration: Tord Berglund Team Plattform: Arbetsfora e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 15(18)
Anders Gardikro Systemansvarig MoveON: Matt Greig Systemansvarig HP-adm: Mia Wahlström Bjarni Bjarnason Team System- och klientstöd: Cecilia Bagge Team Tjänst/applikation: Eva Geigant Sintorn Camilla Bohlin Uppdokenheten ladokapplikationsdrift@its.uu.se selmaapplikationsdrift@its.uu.se uppdok@uadm.uu.se 7.3. Beslutsforum För att förvaltningsarbetet inom detta e-område ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar e-portfölj Styrgrupp - Strategi och inriktning till ingående e-områden - Beslut av ingående e- områdens årsmål - Beslut om frågor som berör flera e-områden inom e-portföljen - Omprioriteringar som eskalerats - Godkänna e-förvaltningsplan - Besluta om utökning/- indragning av resurser - Styra och följa upp förvaltningsarbetet mot målen - Berörda avdelningschefer - Föredragande är utsedd representant för e-områdesansvariga och e- områdesansvariga IT - e-områdesansvarig - e-områdesansvarig IT - Ev. utökat med berörd enhetschefer Föredragande: e-förvaltningskoordinator och e-förvaltningskoordinator IT 2-3 ggr per år 3-4 ggr per år Ordförande e- områdesansvarig - Utarbeta förslag till e-förvaltningsplan - Bereda beslutsunderlag inför Styrgrupp - Prioritera och besluta inom ramen för e-förvaltningsplanen - Följa upp utfall mot e-förvaltningsplanen - e-förvaltningskoordinator - e-förvaltningskoordinator IT Samt roller på utförande nivå vid behov. 1 gång per mån Förvaltningsgrupp e-förvaltningskoordinator 7.4. Arbetsforum För att arbetet ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsforum. e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 16(18)
Arbetsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Samordningsgrupp e-portfölj Bevaka och säkerställa att IT-stöd som tas fram, uppdateras eller avvecklas inom e-portföljen sker i samklang och med helhetsperspektiv, och den gemensamma målbilden som grund. e-förvaltningskoordinatorer samt e-förvaltningskoordinatorer-it från de e-områden som hör till e- portföljen för Utbildningsstöd, samt vid behov e- förvaltningskoordinatorer och e- förvaltningskoordinatorer IT från andra e-områden 4 ggr per år Referensgrupp Selma Bevaka arbetet med anpassningen av det gemensamma Selmasystemet till nya Ladok vad det gäller verksamhetsfrågor. Representanter från institutioner, fakulteter, universitetsbibliotek, Studentavdelningen. 2 ggr per år Systema nsvarig Selma Användargrupper nya Ladok Testa de olika versionerna av nya Ladok under utvecklingsperioden, och ställa krav och lämna synpunkter till det nationella Ladok3- projektet i syfte att se till att nya Ladok uppfyller verksamhetens behov av IT-stöd och erbjuder minst lika bra stöd som Uppdok. Kuradministratörer, lärare mm från olika institutioner (ca 60 st). 6 ggr per år e- förvaltni ngskoor dinator 8. PRIORITERINGSKRITERIER Riktlinjer för prioritering av förändring eller utveckling av ny funktionalitet inom e-området Studieadministration. Principiellt sett skall alltid tvingande systemunderhåll prioriteras före vidareutveckling användarnas behov tillgodoses genom att hög användbarhet alltid skall eftersträvas all systemutveckling ska utgå från en helhetssyn med målbilden för det framtida arbetet med studieadministration som grund 8.1. Prioritetsordning Klassifi-cering Beskrivning! Akuta händelser som får omedelbart hög prioritet är: - Incidenter i form av driftavbrott och problem med Uppdok, Selma, Uppdok-tjänster i Studentportalen då dessa system är klassade som verksamhetskritiska. Problem vid överföringar av antagningsresultat från NyA till Uppdok. 1 Aktiviteter av typen - Förändringar p.g.a. lagkrav - Nödvändiga ändringar p.g.a. av ändringar i andra applikationer (integration) e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 17(18)
- Nödvändiga uppgraderingar av tekniska komponenter, ny version/release av en applikation - Säkerhetsrelaterade åtgärder för att förbättra säkerhetskrav - Test och verifieringar 2 Aktiviteter av typen - Ökad affärs/verksamhetsnytta (t.ex. förbättringar i applikationen eller för att hantera en ny applikation i annat förvaltningsobjekt). - Förbättringar av dokumentation för befintliga tjänster 3 Aktiviteter av typen - Andra önskemål e-förvaltningsplan e-området Studieadministration, ver 1.0 2016-03-17 Sida 18(18)