PM till Valnämndens möte torsdag 27 mars 2014

PM till Valnämndens möte torsdag 27 mars 2014

Ärende 1 Val av justerare I tur att justera är Bo Johansson. att utse Bo Johansson att utöver ordförande justera dagens protokoll. Ärende 2 Aktuellt från valkonferens med Sveriges Kommuner och Landsting Sveriges Kommuner och Landsting har via ett antal konferenser bjudit in till Supervalåret 2014. Vid konferensen i Göteborg var valkansliet representerat av två tjänstemän. Information lämnades om: Förändringar i valsystemet. Info från vallagskommitténs ordförande Bengt-Åke Nilsson. Valens genomförande 2014 utbildning, förberedelser, ansvarsfördelning och samordningsvinster. Processkartläggning säkerställande av rutiner och beskrivningar. Valdeltagande hur arbetar kommunen med valdeltagandet och vad kan valnämnden göra? E-röstning och digital valadministration, bl a erfarenheter från Norge. att notera informationen till protokollet. Ärende 3 Information från Länsstyrelsens informationsmöte den 5 mars 2014 Länsstyrelsen i Kalmar län bjöd in presidierna och sekreterarna för länets valnämnder till information den 5 mars. Vid träffen påtalades särskilt: 2

Valkalendern Vallagen Valnämndens förberedelser Valdatasystemet Förtidsröstning Röstmottagning Inlämnande av valhandlingar Kommunernas preliminära rösträkning (Onsdagsräkningen) att notera informationen till protokollet. Ärende 4 Information från föregående val I bilaga redovisas statistik från val till europaparlamentet 2009 och till de allmänna valen 2010. att notera informationen till protokollet. Ärende 5 Fastställande av vallokaler vid valen 2014 Bakgrund Nybro kommun är indelat i 14 olika valdistrikt. Nybro 1:a Förvaltningsbyggnaden Nybro 2:a Fagerslättsskolans bespisningslokal Nybro 3:e Harlekin, Vattugatan Nybro 4:e Paradisskolans matsal Nybro 5:e Hanemålaskolans nya bespisningslokal Nybro 6:e Familjecentrum Linnéavägen/Grönvägen Nybro 7:e Hanemålaskolans gymnastiksal Madesjö 1:a Mellanstadieskolan i Madesjö 3

Madesjö 2:a Högstadieskolan Madesjö, bespisningslokal Kristvalla Hembygdsgården, Kristvallbrunn Örsjö-Oskar Församlingshemmet, Örsjö Bäckebo Bygdegården, Bäckebo Kråksmåla Folkets Hus, Alsterbro Hälleberga Orrefors skola, bespisningslokal I förhållande till tidigare val innebär förslaget dels ny lokal för Nybro 7:e, dels ny lokal för valdistrikt Kristvalla. I bilaga redovisas antalet röstberättigade till de olika valen utifrån avstämning 1 mars 2014. att godkänna lokaler enligt ovan att användas vid val till Europaparlamentet den 25 maj 2014 och vid de allmänna valen söndagen den 14 september 2014. Ärende 6 Fastställande av tider för vallokalernas öppethållande vid 2014 års val till Europaparlamentet och vid allmänna val Bakgrund Vid val till Europaparlamentet ska vallokalerna vara öppna mellan klockan 08.00-21.00. Vid de allmänna valen ska vallokalerna vara öppna mellan klockan 08.00-20.00. Valnämnden kan bestämma att vallokal i visst valdistrikt ska vara öppen för röstning under kortare tid, om det kan antas att väljarna ändå har tillfredsställande möjligheter att använda sin rösträtt. Vallokal ska vara tillgänglig för personer med funktionshinder. I Nybro kommuns valdistrikt är samtliga vallokaler handikappanpassade. sunderlag att fastställa vallokalernas öppethållande mellan klockan 08.00-21.00 vid val till Europaparlamentet den 25 maj 2014 och mellan klockan 08.00-20.00 vid de allmänna valen den 14 september 2014. 4

Ärende 7 Fastställande av vallokal(er) för förtidsröstning Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen. Detta innebär att förtidsvalet till Europaparlamentet börjar den 7 maj och att förtidsvalet till de allmänna valen börjar den 27 augusti. Vi de senaste valen har biblioteket ansvarat för förtidsröstningen i Nybro kommun. Fördelar med biblioteket är dels centralt bra läge med bra tillgänglighet och öppettider alla dagar, dels att personalen har bra erfarenhet från tidigare års förtidsröstning. Öppettiderna är enligt följande: Måndagar-torsdagar, klockan 10.00-19.00 Fredagar, klockan 10.00-17.00 Lördagar, klockan 10.00-14.00 Söndagar, klockan 11.00-15.00 Antalet förtidsröster i biblioteket var 1 775 till Europaparlamentet 2009 och 4 806 till de allmänna valen 2010. I bilaga framgår redovisning av när poströsterna gjordes. Respektive valdag föreslås att öppethållandet för förtidsröstning skall vara till kl 18.00. I Handbok 2014 som beskriver kommunernas uppgifter vid valen anges att öppettider skall anpassas till när väljarna förväntas rösta. Under hela förtidsröstningsperioden bör det vara möjligt att rösta i kommunen. Antalet röstande brukar öka under sista veckan före valdagen. Möjligheten för heltidsarbetande att röst gör det nödvändigt att ha öppet åtminstone vissa kvällar. För att öka intresset för förstagångsväljare och yngre att delta i valet kan det kanske vara av intresse att underlätta för dessa grupper att delta i valet. Ett alternativ kan vara att ge möjlighet att genomföra valet under skoltid i skolans lokaler. Vid de allmänna valen 2010 provade valnämnden med att erbjuda anställda och elever vid Åkrahällskolan att förtidsrösta. Detta utnyttjades av 13 personer. att godkänna biblioteket i Nybro som röstningslokal vid förtidsröstningen vid val till Europaparlamentet och inför de allmänna valen 2014, att godkänna öppettider avseende förtidsröstningen enligt ovan redovisat förslag, 5

att ge sekreteraren i uppdrag att undersöka förutsättningar för genomförande av möjlighet för studerande att förtidsrösta i skolans lokaler till de allmänna valen 2014 samt att ge presidiet i uppdrag att besluta om eventuell förtidsröstning i andra lokaler än i biblioteket och om förändrade tider om behov av detta uppstår. Ärende 8 Dnr Eventuell särskild röstmottagning vid valen 2014 Bakgrund Vid valen 2009 och 2010 anordnades förtidsröstning i följande lokaler utöver biblioteket: Förtidsröstning Europaparlamentet 2009 Kvarnbacken, antal röster 4 Fröjdekulla, antal röster 10 Madesjögläntan, antal röster 1 Almen, äldreboende, antal röster 5 Allmänna valen 2010 Kvarnbacken i Nybro, antal röster 18 Strandvägen i Nybro, antal röster 20 Madesjögläntan i Nybro, antal röster 24 Fröjdekullahemmet i Alsterbro, antal röster 26 Almen i Nybro, antal röster 16 Stallgården i Orrefors, antal röster 10 att genomföra förtidsröstning i samma särskilda boenden som vid valet 2010 samt att marknadsföra förtidsröstningen och informera om möjligheten till att förtidsröstning även kan göras av personal, anhöriga och övriga personer. Ärende 9 Valdistriktens bemanning vid valen 2014 Vid valen behövs närmare 90 personer som valförrättare i de 14 valdistrikten och i valnämndens kansli. För valet till Europaparlamentet föreslås en bemanning uppgående till sex personer i respektive valdistrikt. I de större 6

valdistrikten kan det finnas behov av extra personal i samband med registrering av förtidsröster och vid sammanräkning av valsedlarna. I förhållande till senaste valet 2010 har många valförrättare anmält att de ej vill deltaga i årets båda val. Flera ordförande och vice ordförande har också meddelat att de gärna lämna dessa uppdrag för att i vissa fall erbjuda sig ställa upp som valförrättare. Vissa spontananmälningar till uppdrag som valförrättare har erhållits. Dessutom har förfrågan gjorts via kommunens intranät och på så sätt har cirka 20 nya valförrättare kunnat rekryteras. I bilaga redovisas förslag till personalorganisation för valen 2014. Utöver namn i sammanställningen finns även några reserver som om de ej behövs vid frånvaro kan förstärka som valförrättare i vissa distrikt på grund av hög arbetsbelastning. att utse ordföranden, vice ordföranden och övriga valförrättare i valdistrikten samt personal vid valnämndens kansli, enligt bilaga, att bidrag utgår med 300 kr per vallokal att använda till förplägnad i samband med genomförande av valdagen med återredovisningsansvar av kvitto för bidragets användande samt att ge sekreteraren i uppdrag att vid behov justera personalorganisationen. Ärende 10 Ersättning till valförrättare vid valen 2014 Bakgrund Ersättningen vid föregående val 2010 redovisas i nedanstående sammanställning tillsammans med förslag till ersättning 2014. 2010 2014 Uppdrag Ersättning Förslag Ordförande i valdistrikt 2 500 kr 2 900 kr Vice ordförande i valdistrikt 2 300 kr 2 500 kr Valförrättare 2 000 kr 2 100 kr Valnämndens sekreterare 2 500 kr 2 500 kr Personal vid valnämndens kansli 2 300 kr 2 300 kr Särskild röstmottagning 700 kr 700 kr Särskild röstmottagning 500 kr 500 kr (om mer än en lokal, andra lokalen) Kostnaden för arvoden ryms inom ordinarie budget för valen. 7

att fastställa ersättning enligt förslag 2014 att gälla för respektive val 2014. Ärende 11 Utbildningstillfälle för valnämnd och valförrättare Bakgrund Inför tidigare val har utbildning erbjudits ordförande, vice ordförande och nya valförrättare. Inför valen 2014 är det många nya valförrättare samt flera nya ordförande och vice ordföranden. Dessutom har valmyndigheten tagit fram nya utbildningsfilmer och möjligheter till självtester. att kalla samtliga valförrättare till utbildning och information inför valet till Europaparlamentet måndag 12 maj med start kl 18:00 i Stadshussalen, Stora Hotellet, att föreslå att samtliga valförrättare inför denna träff titta på valmyndighetens utbildningsfilmer och genomför självtester, att ersättning utgår med 300 kr för denna utbildningsträff samt att ge valnämndens sekreterare i uppdrag att anordna särskild utbildning för valförrättare som arbetar med röstmottagning i röstningslokal inför valen till Europaparlamentet och vid de allmänna valen. Ärende 12 Regler för placering av valsedlar i ställ Valmyndigheten har förslag på valsedlarnas placering i valsedelsställen. Det poängteras från Valmyndigheten att det är kommunerna själva som fattar beslut om valsedlarnas placeringsordning i valställen. Det är också valförrättarna i respektive valdistrikt som svarar för ordning och utlägg av valsedlar i anslutning till vallokalen. För att ej behöva hamna i diskussion med partiföreträdare som ansvarar för namnvalsedlarna som också skall placeras i valställ så föreslås att valnämnden beslutar om ordning i valställen. Förslaget innebär att valnämnden följer 8

Valmyndighetens förslag till ordning, det vill säga placering görs i bokstavsordningn. Valnämndens föreslås även besluta om att erbjuda partierna distribution av namnvalsedlar till de olika valdistrikten om dessa lämnas till valkansliet senast sista onsdagen före valdagen. att valsedlar skall placeras i valställ utifrån förslag från Valmyndigheten samt att erbjuda partierna i kommunfullmäktige möjligheter till distribution av namnvalsedlar till valdistrikten om dessa lämnas till valkansliet senast sista onsdagen före valdagen. Ärende 13 Delegation av rätt till att kvittera ut försändelser och förtidsröster Inför valen i maj och september behövs en delegation för att kvittera ut försändelser med poströster till Nybro kommuns valnämnd. Förslag att till följande personer delegera rätten att var för sig kvittera ut försändelser med poströster till Nybro kommuns valnämnd: Ordföranden Carina Akinder Vice ordföranden Michael Boberg Valnämndens sekreterare Mats Arnér Nämndssekreterare Peter Carlsson Tryckeriansvarig Christian Johansson Vaktmästare Annelie Eriksson Vaktmästare Ulf Eriksson att godkänna förslaget avseende delegation av rätt att kvittera ut försändelser med poströster. Ärende 14 Bemyndigande för valnämndens ordförande och vice ordförande att fatta beslut om rutinmässiga förberedelse inför valförrättningen I kommunstyrelsens delegationsordning finns ingen särskild delegation avseende beslut om händelser eller aktiviteter som kan bli aktuella i samband med 9

genomförande av valen. För händelse av att behov uppstår av beslut om sådan händelse föreslås att valnämndens ordförande och vice ordförande blir bemyndigade att gemensamt, på valnämndens vägnar, fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför 2014 års röstmottagning. att bemyndiga ordföranden och vice ordföranden att gemensamt, på valnämndens vägnar, fatta beslut om rutinmässiga förberedelser för genomförandet av 2014 års röstmottagningar. Ärende 15 Information om valstugor Samtliga partier i kommunfullmäktige har blivit inbjudna till information från bland annat polisen om förutsättningar och regler för valstugor under valåret 2014. att notera informationen till protokollet. Ärende 16 Kommande möten med valnämnden Valnämnden har i ansvar att svara för preliminär rösträkning (onsdagsräkning) den 28 maj och 17 september. Detta innebär att kommunen ansvarar för granskningen av alla förtidsröster. Vid valnämndens preliminära rösträkning behandlar Valnämnden: de förtidsröster som röstmottagarna har underkänt på valdagen, de förtidsröster som inte granskats i vallokalen. Det är förtidsröster från annan kommun, brevröster från utlandet och röster från utlandet via Valmyndigheten som inte skickats ut till vallokal eller brevröster som kommit till kommunen efter valdagen. När samtliga röster granskats ska kommunen registrera in resultatet 10

för varje val i valdatasystemet och transportera rösterna till länsstyrelsens slutliga rösträkning. Det är viktigt att valnämndens preliminära rösträkning inleds så tidigt som möjligt på morgonen (dock inte innan posten kommit), eftersom länsstyrelsen också ska hinna räkna dessa röster senare samma dag. att planera för sammanträden den 28 maj och 17 september samt att ge valnämndens presidium i uppdrag att vid behov kalla till ytterligare möten, dock minst efter det att valet den 14 september genomförts för bland annat utvärdering av hur 2014 års val förlöpt. Ärende 17 Övrigt Valskjutsar Nybro kommun har vid senaste valet svarat för att valskjutsar ordnas för de som själva har svårt att ta sig till vallokalerna. att ej svara för att valskjutsar anordnas för de som själva har svårt att ta sig till vallokalerna. 11