Nybro kommun Sammanträdesprotokoll Blad Sammanträdesdatum 1 Valnämnden Plats och tid Eken, förvaltningshuset, Nybro, klockan 13.

Transkript

1 Sammanträdesdatum 1 Plats och tid Eken, förvaltningshuset, Nybro, klockan :00 ande Daniel Lindvall (M), ordförande Carina Akinder, vice ordförande (S) George Erlandsson (C) Ingemar Nilsson (C) Kristina Meyer (C), ersättare för Ulla Eriksson (KD) Catarina Bentsrud (S) Jan-Olof Harmander (M), ersättare för Brith-Louise Fagerstrand (S) Övriga deltagande Peter Carlsson, utredningssekreterare Inger Rydbrink, utredningssekreterare Utses att justera Carina Akinder Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Peter Carlsson Daniel Lindvall Carina Akinder Paragrafer 1-15 Organ Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Nybro kommuns anslagstavla på hemsidan. Valnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet Nybro kommunstyrelseförvaltning, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Daniel Lindvall G:\KS\Administrativa enheten\protokoll\valnämnden\ Protokoll från valnämnden.doc

2 Sammanträdesdatum 2 FÖLJANDE ÄRENDEN BEHANDLAS PÅ SAMMANTRÄDET: 1 Val av justerare. 2 Val 2018 utmaningar och möjligheter. 3 Information från konferens om säkerhet inför valet. 4 Information från länsstyrelsens informationsmöte den 6 mars. 5 Information från föregående val. 6 Fastställande av vallokaler vid valet Fastställande av vallokaler för förtidsröstning. 8 Eventuell särskild röstmottagning och förordnande av ambulerande röstmottagare vid valet Valdistriktens bemanning vid valet Ersättning till valförrättare vid valet Utbildningstillfälle för valnämnd och valförrättare. 12 Regler för placering av valsedlar i ställ. 13 Delegation av rätt till att kvittera ut försändelser och förtidsröster. 14 Bemyndigande för valnämndens ordförande och vice ordförande att fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför valförrättningen. 15 Kommande sammanträden med valnämnden.

3 Sammanträdesdatum 3 1 Val av justerare I tur att justera dagens protokoll är Carina Akinder (S). att utse Carina Akinder (S) till att jämte ordföranden justera protokollet.

4 Sammanträdesdatum 4 2 Val 2018 utmaningar och möjligheter Sveriges Kommuner och Landsting har bjudit in till ett antal konferenser inför valet Ordförande och två tjänstemän deltog vid konferenser i Alvesta den 30 januari Information lämnades om: Förändringar inför valet 2018 och vad de innebär i praktiken. (Hans-Ivar Swärd, Valmyndigheten) Goda exempel och kunskaps- och erfarenhetsutbyte. (Cecilia Holm, Helsingborg och Bill Werngren Göteborg) Påverkan mot valet (Henrik Aagardh Twetman, Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap) Utbildningsmaterial och förberedelser. Insatser för att öka valdeltagandet vad är valnämndernas roll? Valmyndigheten informerade om att partisymboler får tryckas på valsedlarna som en del i partibeteckningen. Partierna kan även välja att inte använda symboler utan enbart text. Först 30 dagar innan valdagen kommer Valmyndigheten att veta vilka partier som ställer upp i valet. Kommunen skall lägga ut blanka valsedlar, partivalsedlar för partier som erhållit mer än 1% av rösterna i riket under föregående val, samt partivalsedlar för lokala partier med plats i kommun/landstingsfullmäktige. Partier som anmält deltagande får lägga ut partivalsedlar med kandidatnamn i vallokaler och förtidsröstningslokaler. Kandidater skall skriftligen ha samtyckt till kandidatur senast 10 april för partier med registrerad partibeteckning, eller fredagen före valdagen för partier med öppna listor. Valmyndigheten kommer att publicera en lista över anmälda partier. Endast röstmottagare som fått utbildning för uppdraget får förordnas. Vid röstmottagning skall kommunen även erbjuda besök av två ambulerande röstmottagare enligt ny vallag. Röstningslokal skall värdeneutral och vara tydligt avgränsad så att väljare inte hindras eller störs. Det skall vara tydligt inom vilket område som röstmottagarna får och skall upprätthålla ordningen. En lokal för förtidsröstning skall vara öppen varje dag med minst två röstmottagare. En lokal för förtidsröstning skall även vara öppen valdagen under samma tid som vallokalerna håller öppet.

5 Sammanträdesdatum 5 2 (forts.) Vid ett eventuellt extra val skall plan för genomförande inom tre månader finnas. Risk för påverkan mot valet kan finnas i form av desinformation av olika slag. Myndigheten för Säkerhet och Beredskap rekommenderar kommunerna att tänka på fem saker: 1. Se problemet Var medveten om hur informationspåverkan kan påverka dig och din organisation. 2. Förbered Skapa förmåga genom analys, utbildning och övning. 3. Föregå Berätta din egen historia, eller så kommer någon annan att göra det. 4. Återta Tänk efter, agera medvetet och återta initiativet. 5. Samordna Säkerställ gemensam förmåga att hantera problemet tillsammans, ta ansvar för hela systemet. Vad gäller insatser för ökat valdeltagande nämndes följande fem viktiga områden: 1. Underlätta förtidsröstningen. 2. Informera om rösträtten. 3. Informera om vilka som styr. 4. Samarbeta med civilsamhället. 5. Stärk skolans demokratiuppdrag. att notera informationen till protokollet.

6 Sammanträdesdatum 6 3 Information från konferens om säkerhetsläget inför valet Polisen och Säkerhetspolisen har informerat om säkerhetsläget inför valet. Informationen berörde främst: Information om Polisregionens valstab samt riktlinjer avsende våld och hot och andra angrepp mot politiker. Aktuell underrättelsebild. Riskanalys av valadministration och politikernas säkerhetsgrupp i Helsingborg, samt strategisk samhällsutveckling, trygghet och säkerhet. Demokrati och hatbrottsgruppen. Polisens brottsoffer- och personsäkerhetsgrupp. Rättsavdelningens information gällande tillstånd. SKL Ansvarsfrågor, vem har ansvar för de förtroendevalda. sunderlag Bilaga: Presentation möte med kommuner jan och feb 2018 att notera informationen till protokollet.

7 Sammanträdesdatum 7 4 Information från länsstyrelsens informationsmöte den 6 mars 2018 Länsstyrelsen i Kalmar län bjöd in presidierna och valsamordnarna för länets valnämnder till information den 6 mars Vid träffen behandlades: Valkalendern Vallagen Valnämndens förberedelser Valdatasystemet Förtidsröstning Röstmottagning Inlämnande av valhandlingar Kommunernas preliminära rösträkning (Onsdagsräkningen) Underlag från informationsträffen kommer att användas vid utbildningstillfälle för valnämnd och valförrättare att notera informationen till protokollet.

8 Sammanträdesdatum 8 5 Information från föregående val I bilaga redovisas statistik från de allmänna valen Ytterligare statistik finns att hämta via Valmyndighetens hemsida sunderlag Bilaga: Val till riksdagen Ålder och kön Nybro Val till kommunfullmäktige Ålder och kön - Nybro att notera informationen till protokollet.

9 Sammanträdesdatum 9 6 Dnr KS Fastställande av vallokaler vid valet 2018 Sammanfattning Nybro kommun är indelat i 14 olika valdistrikt. Nybro 1:a Nybro 2:a Nybro 3:e Nybro 4:e Nybro 5:e Nybro 6:e Nybro 7:e Kommunhuset Balder Fagerslättsskolans bespisningslokal Harlekin, Vattugatan Paradisskolans matsal Hanemålaskolans nya bespisningslokal Familjecentrum Linnéavägen/Grönvägen Hanemålaskolans gymnastiksal Madesjö 1:a Mellanstadieskolan i Madesjö Madesjö 2:a Högstadieskolan Madesjö, bespisningslokal Kristvalla Kristvallbrunns bygdegård Örsjö-Oskar Församlingshemmet, Örsjö Bäckebo Kråksmåla Hälleberga Bygdegården, Bäckebo Folkets Hus, Alsterbro Orrefors skola, bespisningslokal Valnämnden föreslås godkänna föreslagna vallokaler. I bilaga redovisas antalet röstberättigade till de olika valen utifrån avstämning 1 mars sunderlag Bilaga: Antal röstberättigade i Nybro vid val till RKL 1 mars 2018 att godkänna lokaler enligt ovan att användas vid de allmänna valen söndagen den 9 september Utdrag till: Akten

10 Sammanträdesdatum 10 7 Dnr KS Fastställande av vallokal(er) för förtidsröstning Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen. Detta innebär att förtidsvalet till de allmänna valen den 9 september börjar den 22 augusti Vi de senaste valen har biblioteket ansvarat för förtidsröstningen i Nybro kommun. Fördelar med biblioteket är centralt bra läge med bra tillgänglighet och öppettider, samt erfaren personal. Ordinarie öppettider är enligt följande: Måndagar-torsdagar Klockan Fredagar Klockan Lördagar Klockan Söndagar Stängt (Förtidsröstning ) Förtidsröstning skall erbjudas i röstningslokal inom kommunen varje dag under perioden 22 augusti till och med 9 september. Detta innebär att förtidsröstning måste erbjudas även under söndagen. Förslagsvis kan detta ske på biblioteket under förmiddagen mellan Antalet förtidsröster i biblioteket var till de Allmänna valen 2014 totalt 5577st. I bilaga redovisas hur antalet förtidsröster fördelade sig under valperioden. Under förtidsröstningen skall minst en röstningslokal vara öppen varje dag. Biblioteket har möjlighet att erbjuda förtidsröstning även under söndagen. Öppettider ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. Under hela förtidsröstningsperioden bör det vara möjligt att rösta i kommunen. Under valdagen föreslås att öppethållandet för förtidsröstning ska vara till klockan Antalet röstande har tidigare ökat under sista veckan före valdagen. Möjligheten för heltidsarbetande att rösta gör det nödvändigt att ha öppet åtminstone vissa kvällar. Under föregående val till RKL 2014 var antalet förtidsröstande på biblioteket mycket stort sista veckan. För att avlasta biblioteket föreslås en andra förtidsröstningslokal i kommunhuset under sista veckan före valet med öppettider under förmiddag :00, då många äldre och daglediga tidigare förtidsröstat förmiddagar på biblioteket. Vid de Allmänna valen 2010 och 2014 provade valnämnden med att erbjuda anställda och elever vid Åkrahällskolan att förtidsrösta. Detta utnyttjades av 13 personer 2010 och 8 personer vid senaste valet Möjligen kan förstagångsväljare uppleva det som mer positivt att utnyttja sin nyvunna

11 Sammanträdesdatum 11 7 (forts.) rösträtt och gå och rösta på själva valdagen i sitt valdistrikt, snarare än under en rast på skolan? sunderlag Bilaga: Förtidsröster på biblioteket trend över perioden. att godkänna kommunhuset och biblioteket i Nybro som röstningslokaler vid förtidsröstningen under de Allmänna valen 2018, att godkänna öppettider avseende förtidsröstningen enligt ovan redovisat förslag, att ge presidiet i uppdrag att besluta om eventuell förtidsröstning i andra lokaler än i biblioteket och kommunhuset och förändrade tider om behov av detta uppstår. Utdrag till: Biblioteket Daniel Lindvall, valnämndens ordförande Carina Akinder, valnämndens vice ordförande Akten

12 Sammanträdesdatum 12 8 Dnr KS Eventuell särskild röstmottagning och förordnande av ambulerande röstmottagare vid valet Bakgrund Vid de senaste valen anordnades förtidsröstning i följande lokaler utöver biblioteket: Allmänna valen 2014 Kvarnbacken i Nybro Antal röster 15 Strandvägen i Nybro Antal röster 24 Madesjögläntan i Nybro Antal röster 22 Fröjdekullahemmet i Alsterbro Antal röster 17 Almen i Nybro Antal röster 15 Stallgården i Orrefors Antal röster - 14 Kvarnbacken genomgår renovering och är inte tillgänglig för institutionsröstning till valet En nyhet i vallagen är de kommunala buden ersatts av ambulerande röstmottagare. Budröstning finns som tidigare kvar som en möjlighet. En ambulerande röstmottagare tar emot väljarens röst på samma sätt som i en förtidsröstningslokal och är på begäran av väljaren, även skyldig att hjälpa väljaren att göra iordning sin röst. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om det begär det, lämna sina röster i bostaden till de särskilt förordnade ambulerande röstmottagarna. Förslag på ambulerande röstmottagare i Nybro kommun: Peter Carlsson, kommunstyrelseförvaltningen Inger Rydbrink, omsorgsförvaltningen Roland Kock, kommunstyrelseförvaltningen

13 Sammanträdesdatum 13 8 (forts) att genomföra förtidsröstning i samma särskilda boenden som vid valet 2014 exklusive Kvarnbacken som är under renovering, att marknadsföra förtidsröstningen och informera om möjligheten till att förtidsröstning även kan göras av personal, anhöriga och övriga personer, att förordna Peter Carlsson, Inger Rydbrink samt Roland Kock som ambulerande röstmottagare i Nybro kommun. Utdrag till: Peter Carlsson, kommunstyrelsekontoret Roland Kock, kommunstyrelsekontoret Inger Rydbrink, omsorgsförvaltningen Akten

14 Sammanträdesdatum 14 9 Dnr KS Valdistriktens bemanning vid valet 2018 Vid valen behövs närmare 90 personer som valförrättare i de 14 valdistrikten och i valnämndens kansli. I valdistrikten föreslås en bemanning uppgående till sex personer i respektive distrikt. I de större valdistrikten kan det finnas behov av extra personal i samband med registrering av förtidsröster och vid sammanräkning av valsedlarna. Rekryteringsbehovet inför valet 2018 är i dagsläget inte löst. Det finns behov av fler röstmottagare varav en vice ordförande, samt reserver inför sjukdom och återbud. Flertalet av de röstmottagare som tjänstgjort vid valet 2014 har accepterat inbjudan att delta även vid årets val. Några spontananmälningar har förekommit, dessutom har förfrågan gjorts via kommunens intranät och på så sätt har totalt cirka 15 nya röstmottagare kunnat rekryteras. I bilaga redovisas förslag till personalorganisation för valen Utöver namn i sammanställningen finns även några reserver, som om de ej behövs vid frånvaro, kan förstärka som valförrättare i vissa distrikt på grund av hög arbetsbelastning. sunderlag Bilaga: Valförrättare 2018 att utse ordföranden, vice ordföranden och övriga valförrättare i valdistrikten samt personal vid valnämndens kansli, enligt bilaga, att bidrag utgår med 350 kronor per vallokal att använda till förplägnad i samband med genomförande av valdagen med återredovisningsansvar av kvitto för bidragets användande samt att ge sekreteraren i uppdrag att vid behov justera personalorganisationen. Utdrag till: Ordförande i valdistrikten Peter Carlsson, sekreterare Akten

15 Sammanträdesdatum Dnr KS Ersättning till valförrättare vid valet 2018 Sammanfattning Ersättningen vid föregående val 2014 redovisas i nedanstående sammanställning tillsammans med förslag till ersättning Uppdrag Ersättning Förslag Ordförande i valdistrikt kr kr Vice ordförande i valdistrikt kr kr Valförrättare kr kr Valnämndens sekreterare kr kr Personal vid valnämndens kansli kr kr Särskild röstmottagning 700 kr 800 kr Särskild röstmottagning 500 kr 550 kr (om mer än en lokal, andra lokalen) Kostnaden för arvoden ryms inom ordinarie budget för valen som redovisas inklusive beslutade statsbidrag för genomförande av valen att fastställa ersättning enligt förslag 2018 att gälla för valet Utdrag till: Ekonomienheten Milanka Maksimovic, administratör Akten

16 Sammanträdesdatum Dnr KS Utbildningstillfälle för valnämnd och valförrättare Sammanfattning Inför tidigare val har utbildning erbjudits ordförande, vice ordförande och nya valförrättare. Inför valet 2018 är utbildning obligatorisk för röstmottagare utifrån vallagen. Valmyndigheten tagit fram utbildningsfilmer och möjligheter till självtester. att valnämndens sekretare och valadministratör får i uppdrag att planera utbildning av ordförande, vice ordförande samt valförrättare att genomföras efter sommaren 2018 under veckorna 33-35, med utbildning för röstmottagare för förtidsröstning under vecka 33, att samtliga valförrättare genomgår Valmyndighetens självtest som dokumentation på genomförd utbildning, att ersättning utgår med 350 kronor för denna utbildningsträff, samt att särskild utbildning ges den 5 september för valnämnd och röstmottagare som inte tidigare genomgått utbildning. Utdrag till: Peter Carlsson sekreterare Inger Rydbrink, valadministratör Milanka Maksimovic, administratör Akten

17 Sammanträdesdatum Dnr KS Regler för placering av valsedlar i ställ Valmyndigheten har förslag på valsedlarnas placering i valsedelsställen. Det poängteras från Valmyndigheten att det är kommunerna själva som fattar beslut om valsedlarnas placeringsordning i valställen. Det är också valförrättarna i respektive valdistrikt som svarar för ordning och utlägg av valsedlar i anslutning till vallokalen. För att ej behöva hamna i diskussion med partiföreträdare som ansvarar för namnvalsedlarna, som också ska placeras i valställ, föreslås att valnämnden beslutar om ordning i valställen. Förslaget innebär att valnämnden följer Valmyndighetens förslag till ordning, det vill säga placering görs i bokstavsordning. Valnämndens föreslås även besluta om att erbjuda partierna distribution av namnvalsedlar till de olika valdistrikten om dessa lämnas till valkansliet senast sista måndagen före valdagen. att valsedlar ska placeras i valställ utifrån förslag från Valmyndigheten, som innebär att valsedlarna placeras i alfabetisk ordning samt att erbjuda partierna möjligheter till distribution av namnvalsedlar till valdistrikten om dessa lämnas till valkansliet senast sista måndagen före valdagen. Utdrag till: Akten

18 Sammanträdesdatum Dnr KS Delegation av rätt till att kvittera ut försändelser och förtidsröster Inför valet 2018 behövs en delegation för att kvittera ut försändelser med poströster till Nybro kommuns valnämnd. Förslag att till följande personer delegera rätten att var för sig kvittera ut försändelser med poströster till Nybro kommuns valnämnd: Ordföranden Daniel Lindvall Vice ordföranden Carina Akinder Valnämndens sekreterare Peter Carlsson Valadministratör Inger Rydbrink Tryckeriansvarig Christian Johansson Vaktmästare Annelie Eriksson Vaktmästare Ulf Eriksson att godkänna förslaget avseende delegation av rätt att kvittera ut försändelser med poströster. Utdrag till: Posten Berörda personer Akten

19 Sammanträdesdatum Dnr KS Bemyndigande för valnämndens ordförande och vice ordförande att fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför valförrättningen I kommunstyrelsens delegationsordning finns ingen särskild delegation avseende beslut om händelser eller aktiviteter som kan bli aktuella i samband med genomförande av valen. För händelse av att behov uppstår av beslut om sådan händelse föreslås att valnämndens ordförande och vice ordförande blir bemyndigade att gemensamt, på valnämndens vägnar, fatta beslut om rutinmässiga förberedelser inför 2018 års röstmottagning. att bemyndiga ordföranden och vice ordföranden att gemensamt, på valnämndens vägnar, fatta beslut om rutinmässiga förberedelser för genomförandet av 2018 års röstmottagningar. Utdrag till: Akten

20 Sammanträdesdatum Dnr KS Kommande sammanträden med valnämnden Valnämnden har ansvaret att svara för preliminär rösträkning (onsdagsräkning) den 12 september Detta innebär att kommunen ansvarar för granskningen av alla förtidsröster. Vid valnämndens preliminära rösträkning behandlar valnämnden: De förtidsröster som röstmottagarna har underkänt på valdagen. De förtidsröster som inte granskats i vallokalen. Det är förtidsröster från annan kommun, brevröster från utlandet och röster från utlandet via Valmyndigheten, som inte skickats ut till vallokal eller brevröster som kommit till kommunen efter valdagen. När samtliga röster granskats ska kommunen registrera in resultatet för varje val i valdatasystemet och transportera rösterna till länsstyrelsens slutliga rösträkning. Det är viktigt att valnämndens preliminära rösträkning inleds så tidigt som möjligt på morgonen (dock inte innan posten kommit), eftersom länsstyrelsen också ska hinna räkna dessa röster senare samma dag. För avstämning av förberedelser inför valet och vidare planering föreslås valnämnden sammanträde den 31 maj klockan 13:00 i sammanträdesrum Eken, kommunhuset. att planera för sammanträde den 31 maj 2018 med start klockan 13:00 i sammanträdesrum Eken, samt att planera för sammanträde den 12 september 2018 med start klockan samt att efter det att valet den 9 september 2018 genomförts, planera för sammanträde den 29 november med start klockan 13:00 i sammanträdesrum Eken, för bland annat utvärdering av hur 2018 års val förlöpt. Utdrag till: Daniel Lindvall, valnämndens ordförande Carina Akinder, valnämndens vice ordförande Akten