Projektkontrakt Ny Studentportal Upprättad av: Version: Helen Holoch, STU 1.0 Anders Hallberg IT-avd Dokumentansvarig: Datum Malin Styrman, STU 2009-05-14 Projektkontrakt - Genomförande - Ny Studentportal
1 INLEDNING 1 1.1 REVISIONSHISTORIK 1 1.2 PROBLEMBAKGRUND OCH SYFTE 1 1.3 PROJEKTMÅL 1 1.4 OMFATTNING/AVGRÄNSNING 1 2 PROJEKTETS PRAKTISKA GENOMFÖRANDE 2 2.1 PROJEKTORGANISATION 2 2.2 PROJEKTPLAN 3 2.3 BEMANNINGSPLAN 4 2.4 INTERNA RUTINER 4 2.5 FINANSIERING OCH BUDGET 5 2.6 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV PROJEKTET 5 2.7 ÖVERLÄMNING AV PROJEKTETS SLUTRESULTAT 5 BILAGA 1: DETALJERAD PROJEKTPLAN 1
1 Inledning 1.1 Revisionshistorik Version: Datum: Ändrad av: Beskrivning Beslut: 0.1 (utkast) 2009 01 09 Helen Holoch, STU 1.0 (godkänd) 2009 05 15 Malin Styrman, STU 1.2 Problembakgrund och syfte Upprättande av utkast. Godkänd version Studentportalen har funnits sedan 2001 och systemägare är sedan 1 juli 2007 den nybildade avdelningen Studentcentrum (STU). Studentportalen har sedan bildandet utökats med nya funktioner och förbättrats successivt men ingen utvärdering av helheten har gjorts. Sedan starten har 63 400 användarkonton registrerats och idag är c:a 17 500 aktiva. Studentportalen har idag kopplingar till många andra system, som Ladok, schemaläggningssystemet (Neverlost), VFUsystemet, WebCT, passagekontrollsystemet (Compatec) etc. Vid starten 2001 fanns vissa behov som idag inte är lika aktuella, t.ex. e postadress till samtliga studenter medan andra behov har tillkommit. Studentportalen är ett centralt viktigt system vid Mittuniversitetet, det är av stor vikt att en översyn görs gällande behov, funktionaliteter och nya tjänster. 1.3 Projektmål Projektmålet är att genomföra, enligt Förstudie Studentportalen 2008, förändringar i studentportalen. Förändringarna genomförs i 3 etapper där det under första etappen införs ett portalramverk samt att alla i dag befintliga tjänster i studentportalen överförs till det nya portalramverket. Etapp 1 slutförs under november 2009 med att en ny studentportal tas i drift. Därefter fortsätter projektet med etapp 2 och 3. Etapp 2 har som målsättning att minska fasta driftskostnader, under etapp 3 införs nyutvecklade tjänster. Projektet avslutas under maj 2010 till en kostnad av 1 416 625 kr. 1.4 Omfattning/avgränsning Följande delar kommer att ingår i projektet: Etapp 1: Installation och driftsättning av VMwaremiljö Installation och driftsättning av MySQL Installation och driftsättning av CAS Utveckling av ny replikeringsmodul Installation och driftsättning av portalramverket Liferay Överförig av idag befintliga tjänster till det nya portalramverket Utveckling och driftsättning av ny grafisk layout Översyn och överföring av administrativa tjänster Projektkontrakt Ny Studentportal 1
Test, utbildning och uppstart av ny studentportal Etapp 2: Lyfta ut/avsluta Sun Cluster 3.2 Avsluta gamla studentportalen Etapp 3: Genomföra en workshop för nya tjänster Förstudie samarbetsverktyg Driftsättning av nya tjänster Genomförandeprojektet är ett projekt där studentportalen uppdateras. Av den anledningen ingår i projektet ingen uppdatering av följande system: Distans utbildningsverktyget WebCT Konferenssystemet (FC) VFU system Schemasystemet (Neverlost/Kronox) Inpasseringssystemet (Compatec) NyA (Antagningssystemet) Atlas (databas för alla MIUN:s kurser) FoDB 2 Projektets praktiska genomförande 2.1 Projektorganisation Nedanstående bild speglar projektorganisation och projektdeltagare för projektet Beställare Malin Styrman Styrgrupp Studentportalens referensgrupp Projektledare Anders Hallberg Helen Holoch Projektgrupp Ulf Norén Nyanställd Roger Mårtensson Ove Olander Bengt Nilsson Bengt Nykvist Projektkontrakt Ny Studentportal 2
2.2 Projektplan Beskriv projektets arbete med hjälp av följande definitioner; Vecka Aktivitet Deltagare Beslutspunkt Leverans Etapp 1: 6 7 Installation och Se bilaga 1 driftsättning av VMwaremiljö 7 9 Installation och Se bilaga 1 driftsättning av MySQL 10 12 Installation och Se bilaga 1 driftsättning av CAS 8 17 Utveckling av ny Se bilaga 1 replikeringsmodul 35 40 Installation och Se bilaga 1 driftsättning av portalramverket Liferay 15 26 Överförig av idag Se bilaga 1 befintliga tjänster till det nya portalramverket 13 16 Utveckling och Se bilaga 1 driftsättning av ny grafisk layout 17 21 Översyn och Se bilaga 1 överföring av administrativa tjänster 34 39 Test, utbildning och Se bilaga 1 uppstart av ny studentportal Etapp 2: 41 44 Lyfta ut/avsluta Sun Se bilaga 1 Cluster 3.2 45 Avsluta gamla Se bilaga 1 studentportalen Etapp 3: 15 16 Genomföra en Se bilaga 1 workshop för nya tjänster 15 41 Förstudie Se bilaga 1 samarbetsverktyg 003 017 Driftsättning av nya tjänster Se bilaga 1 Detaljerad projektplan, se bilaga 1 Projektkontrakt Ny Studentportal 3
2.3 Bemanningsplan Namn: Roll i projektet: Roll i org: Antal h: Datum: Malin Styrman Beställare STU Avd.chef enstaka tim 2/2 09 30/4 10 Anders Hallberg Projektledare Sysadm, IT 870 Helen Holoch Projektadministratör Systemansv STU 220 Ulf Norén Systemutvecklare IT avd 640 Nyanställd Systemutvecklare IT avd 2040 Roger Mårtensson IT resurs IT avd 100 Ove Olander IT resurs IT avd 50 Bengt Nilsson IT resurs IT avd 50 Bengt Nykvist IT resurs IT avd 50 Summa resurstimmar: 4020 h 2.4 Interna rutiner Projektledarna koordinerar och ger instruktioner så att alla projektaktiviteter initieras och blir genomförda. Verksamhetsrelaterade ställningstaganden som uppstår löpande under projektet, och är inom ramen för projektkontraktet, beslutas av projektledarna. Projektledarna och beställaren har korta avstämningsmöten över hur projektet fortlöper. Vidare skall projektledarna muntligt avrapportera aktuell projektstatus vid studentportalens förvaltningsoch referensgrupps möten Dokumentation Projektets dokumentation sparas under den publika mappen Förvaltningen på personal\ Projektstöd\Pågående projekt\genomförandeprojekt\ny Studentportal, vilken är tillgänglig för alla projektdeltagare. Ansvar för informationsspridning utanför projektgruppen ligger på beställaren och studentportalens referensgrupp. Slutrapporten tas fram och dokumenteras av projektledarna. Tidrapportering Tidrapportering sker genom att varje projektdeltagare själv håller reda på nedlagd tid och avrapporterar detta till projektledarna vid projektavslut. Ändringshantering Ändringar som förlänger tidplanen, tros försämra kvalitén, ökar kostnaderna eller på annat sätt ändrar förutsättningarna för projektet beslutas av beställaren. Projektkontrakt Ny Studentportal 4
2.5 Finansiering och budget Projektkonto: 9356,810, 98280 Kostnad Kr Finansieras av Personalkostnader för projektdeltagare som 251 625 kr debiteras Personalkostnader för IT-resurs (Utvecklare) 880 000 kr Personalkostnader för styr/referensgrupper som - debiteras Materialkostnader (hårdvara m.m.) - Kostnader för underleverantörer och konsulter 100 000 kr Kostnader för inköp och hyra av utrustning - Kostnader för licenser och rättigheter 47 000 kr Hyreskostnader - Kostnader för utb. och handledning - Kapitalkostnader för investeringar under utv.tiden - Rese- och logikostnader (ej resor mellan campus) 30 000 kr Övriga kostnader (t.ex. fika) - Totalsumma 1 308 625 kr 2.6 Uppföljning och utvärdering av projektet Projektet levererar en slutrapport där processens praktiska och tekniska förtjänster redovisas. Av slutrapporten skall också framgå om projektet levererat innehåll och omfattning enligt uppgjord tidplan och budget. 2.7 Överlämning av projektets slutresultat Projektet avslutas med ett möte med hela projektgruppen inkl. beställaren där projektledarna överlämnar slutrapporten till beställaren. Undertecknat 2009 05 15 Malin Styrman STU chef Förnamn Efternamn (Beställare) Anders Hallberg, IT och Helen Holoch, STU Förnamn Efternamn (Projektledarna) Projektkontrakt Ny Studentportal 5
Bilaga1: Bilaga 1: Detaljerad projektplan Projektkontrakt Ny Studentportal 1