Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 1 (13) Sidantal 13
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 2 (13) Täby kommuns VA-enhet inbjuder härmed leverantörer att lämna anbud i upphandling avseende schakt- och lastbilstjänster samt. Uppdraget omfattar schakt- och lastbilstjänster samt för Täby kommuns VA-nät. En leverantör kommer att antas för uppdraget. Anbud ska därför lämnas på hela uppdraget. Täby kommun ligger cirka två mil norr om Stockholm, med närhet till skärgård, innerstaden och Arlanda. Kommunen har under de senaste decennierna vuxit snabbt och har idag 66 000 invånare. Täby kommuns verksamhetsidé är att erbjuda valfrihet och trygghet i en väl utvecklad stadsmiljö i nära kontakt med naturen. Kommunen har sju verksamhetsområden, kommunledningskontoret, barnomsorg- och grundskola, gymnasieskola, kultur- och fritid, social omsorg, stadsbyggnadskontoret och Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddskontor. I Täby kommun arbetar strax under 2 000 medarbetare - de flesta inom vård, förskola och skola. Täby är en del av den expansiva Stockholmsregionen och en viktig tillväxtmotor för Storstockholm. Genom en offensiv satsning på ökat bostadsbyggande, expanderande näringsliv och på förbättrad service med stor valfrihet är visionen att Täby fram till år 2030 ska utvecklas till en attraktiv och stark del av Stockholmsregionen, en av Storstockholms regionala stadskärnor. Det nya Täby som växer fram byggs stadsmässigt i de centrala delarna samtidigt som de stora grönområdena ska bevaras för rekreation och fritid. Mer information om Täby kommun finns på: www.taby.se Vid Täby centrum har byggandet av ett nytt kommunhus påbörjats och beräknas vara klart under 2016 för inflyttning. Upphandlande myndighet är: Täby kommun, organisationsnummer 212000-0118
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 3 (13) Täby kommun avropar idag schakt- och lastbilstjänster till ett uppskattat värde av ca 3 700 000 kr/år exklusive moms. Utöver detta köper Täby Kommun anläggnings för 1 300 000 kr/år exklusive moms. Värdet bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Täby kommun garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Ramavtalet planeras att gälla 2 år, från och med avtalstecknandet med möjlighet till 2 års förlängning med ett år i taget (2+1+1 år). Täby kommun förbehåller sig rätten att besluta om förlängning. Förfrågningsunderlaget består av följande bilagor: 1. Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter, detta dokument 2. Anbudsformulär 3. Prisbilaga 4. Kravspecifikation 5. Avtalsvillkor Det åligger anbudsgivaren att se till att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. Nedan definieras ett antal begrepp som förekommer i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlag - är detta dokument samt anbudsformuläret, prisbilaga, kravspecifikationen och avtalsvillkoren, vilket är den upphandlade myndighetens underlag för anbud. Det avser att ge information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Upphandlande myndighet avser Täby Kommun. Kommunen - avser Täby kommun. Anbudsgivare - avser den som lämnar anbud.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 4 (13) Anbud - avser anbudsgivares svar på förfrågningsunderlaget. Leverantör - avser anbudsgivare som erhåller avtal och uppdrag att utföra beställda insatser. Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Följande förutsättningar gäller för upphandlingen. Kommunen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas. Anbud ska lämnas via upphandlingssystemet Visma Tendsign, www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. Anbudsgivaren får genom Visma TendSign tillkommande information (om anbudsgivare inte registrerar sig på www.tendsign.com, kan kommunen inte garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer denne tillhanda). Täby kommun kan inte heller garantera handlingarnas riktighet om handlingar hämtas från annat system än Visma Tendsign. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i Tendsign. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Svar på frågor lämnas enbart genom Tendsign för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Alla som har registrerat sig för att få tillgång till förfrågningsunderlaget kommer att få en avisering via e-post om att nya svar har kompletterats upphandlingen.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 5 (13) Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kommunens kontaktperson för upphandlingen kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Sista dag för att ställa frågor 2015-02-23. Svar på frågor lämnas senast 6 dagar innan sista anbudsdag. Innan anbud lämnas, uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Anbud ska vara skrivet på svenska (eventuella intyg och officiella dokument kan bifogas på engelska). Anbud ska lämnas via upphandlingssystemet Visma Tendsign, www.tendsign.com. Eventuella hänvisningar till bilagor ska vara tydliga med angivande av namn på bilaga som hänvisning sker till. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. Förbehåll och reservationer accepteras inte. OBS: Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Eventuella alternativa anbud (så kallade sidoanbud) kommer inte att beaktas, men lämnade av sidoanbud innebär inte diskvalificering av huvudanbudet. En upphandlande myndighet får inte pröva ett anbud som har inkommit efter midnatt den sista anbudsdagen. Sista dag för att lämna anbud är: 2015-03-04 Anbudsöppning beräknas ske 2015-03-05.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 6 (13) Anbudet ska vara bindande till och med 2015-06-04. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudets giltighetstid automatiskt till och med 30 kalenderdagar efter att domstolsbeslut meddelats, dock längst i 90 dagar efter ovanstående datum. Prövning av anbud sker i tre steg: Steg 1, Kvalificering (krav på anbudsgivaren), är en prövning av anbudsgivaren, där uteslutningsgrunderna i lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling 10 kapitel samt anbudsgivarens lämplighet enligt lagens 11 kapitel prövas. Syftet är att fastställa om anbudsgivaren har den kapacitet, erfarenhet, organisation med mera som uppdraget kräver. Steg 2, Prövning av anbudet (kravspecifikationen samt avtalsvillkor) där det kontrolleras att alla obligatoriska krav (så kallade "ska-krav") uppfyllts. Steg 3, Tilldelning av kontrakt (utvärdering) där anbuden utvärderas enligt utvärderingskriterierna. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. Anbudsgivare ska vara beredd att vid möte med kommunen kunna redogöra för sitt anbud och förutsättningar för avtal. Detta behöver inte innebära att avtal kommer tecknas med anbudsgivaren. Ersättning för att upprätta anbud eller att delta i en anbudsgenomgång utgår ej. Beställaren kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt utifrån följande kriterier; Anbudspris: Max 70 poäng Referenser: Max 30 poäng
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 7 (13) Anbud som får flest poäng kommer anses vara det mest ekonomiskt fördelaktiga. Utvärdering av anbudspris Utvärdering av anbudspris görs utifrån ifyllt prisformulär. Lägsta anbudspris erhåller 70 poäng. Övriga anbud får poäng (med en decimal) proportionellt mot prisskillnad till det lägsta anbudet enligt formel: Poäng för P2= (P1*70)/P2 där P1=lägsta pris, P2=aktuellt pris Exempel: Anbudsgivare 1 har lämnat lägst pris, 2 500 000 SEK och får därför 70 poäng. Anbudsgivare 2 har lämnat näst lägst pris, 2 900 000 SEK vilket ger: (2500000*70)/2900000=60,3 poäng Referensuppdragen som anges ska avse liknande uppdrag som upphandlingen avser med ett uppdragsvärde om minst 1 500 000 SEK per referensuppdrag. Referensuppdragen som anges ska ha en varaktighet av minst ett år och vara pågående/genomförda/slutförda under de senaste fem åren (räknat från sista anbudsdag). För nystartade företag som saknar möjlighet att lämna referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för uppdragets genomförande. Referenterna som anges ska vara väl insatta i angivet uppdrag och kunna svara på efterföljande frågor om anbudsgivaren. Viktigt att poängtera är dock att referenten ej får vara i jävsförhållande och ej heller ingå i gemensam koncern med anbudslämnande företag. Om anbudsgivaren har eller har haft ett ramavtal med Täby kommun ska en av referenterna vara Täby kommun, kontaktperson ska vara den person anbudsgivaren utfört flest uppdrag för. Den andra referensen kan vara en extern referens. Max poäng i frågor till referenter är 30.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 8 (13) Status Beställaren kommer att kontakta de referenspersoner som anbudsgivaren angett. Anbudsgivare ska ha informerat referenterna före anbudslämnandet om att referenten kan komma att kontaktas av den som prövar anbuden. I anbudsformuläret ska referentens fungerande e-postadress anges. Referenten ska svara inom sju kalenderdagar från utsänd e-post. En påminnelse skickas ut. I det fall en av referenterna ej alls svarar kommer anbudet inte att prövas vidare. Bedömd period för referenstagning är vecka 11-12. Varje fråga kan ge maximalt 5 poäng. Det är referensperson som anger betyget. Om angiven referent inte svarar på frågorna utvärderas svaret som betyg 1. För varje fråga tilldelas betyget 1-5 enligt följande skala: 5 Utmärkt 4 Bra 3 Godtagbart 2 Mindre bra 1 Mycket dåligt Frågor 1 2 3 4 5 1. Hur väl fungerade kommunikationen mellan er och entreprenören? 2. Hur väl höll entreprenören överenskomna inställelsetider? 3. Hur flexibel var entreprenören i hanteringen av nödvändiga förändringar under avtalstiden? 4. Hur skulle du gradera entreprenörens fackkunskaper, yrkeskunnande, erfarenhet och utförandenoggrannhet? 5. Hur väl har entreprenören skött rättelser av påpekade fel och brister under avtalstiden? 6. Sammanvägd bild av entreprenörens prestation och kvalitén i ert samarbete.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 9 (13) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut via TendSign. I TendSign registrerar anbudsgivaren en kontaktperson som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som anbudsgivaren uppgett i upphandlingsverktyget kommer att användas. Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och se till att denna e-postadress bevakas löpande. Tilldelningsbeslut är upplysning om resultatet av upphandlingen och ska inte ses som en accept av lämnat anbud. Avtal föreligger först då avtalet är undertecknat av båda parter. En upphandlande myndighet får inte ingå avtal förrän tio dagar har gått från det att tilldelningsbesked meddelats (avtalsspärr). Om en ansökan om överprövning inlämnas till förvaltningsrätten i Stockholm fortsätter avtalsspärren att gälla under handläggningen i förvaltningsrätten (förlängd avtalsspärr) och kommunen får inte ingå avtal förrän förvaltningsrätten avgjort målet. Detsamma gäller om förvaltningsrättens dom överklagas till högre instans och den högre instansen meddelar ett interimistiskt beslut som förhindrar kommunen från att ingå avtal. En ansökan om överprövning av en upphandling får inte prövas av domstol efter att avtalsspärr löpt ut. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som Täby kommun. Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, 19 kap 3 gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter normalt offentliga. Anbudsansökningar och anbud kan dock omfattas av förlängd affärssekretess enligt OSL 31 kap 16 om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska detta anges med utförlig motivering i anbudet.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 10 (13) Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Särskilt gäller detta uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna. Anbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i denna upphandling om Täby kommun får kännedom om att någon av förutsättningarna i 10:1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling föreligger. Anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i denna upphandling om någon av förutsättningarna i 10:2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling föreligger. Svensk anbudsgivare: Täby kommun kommer att kontrollera detta via Skatteverket. Utländsk anbudsgivare: Intygar dessa uppgifter genom att till anbudet bifoga intyg från behörig myndighet som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Täby kommun förbehåller sig rätten att genomföra en bakgrundskontroll av anbudsgivaren för att säkerställa att inga förutsättningar enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1-2 föreligger. Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags-, handelsregister eller motsvarande register. Svensk anbudsgivare: Täby kommun kommer att kontrollera detta via Creditsafe. Utländsk anbudsgivare: Intygar dessa uppgifter genom att till anbudet bifoga intyg från behörig myndighet som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 11 (13) Anbudsgivaren ska minst inneha rating "kreditvärdig" hos kreditupplysningsföretaget Creditsafe AB eller motsvarande rating hos annat kreditupplysningsföretag. I de fall anbudsgivaren saknar rating, eller har en lägre rating än kreditvärdig, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla kraven om anbudgivaren i anbudet lämnar en godtagbar förklaring. För anbudsgivare som enligt Creditsafe AB saknar rating eller har lägre rating än "kreditvärdig" görs en individuell bedömning före ett eventuellt godkännande. Vidare ska anbudsgivaren (tillsammans med eventuell underleverantör) i snitt ha en omsättning om minst 8 000 000 SEK per år de senaste två bokslutsåren. Svensk anbudsgivare: Täby kommun kommer att kontrollera detta via Creditsafe AB. Utländsk anbudsgivare: Styrker dessa uppgifter genom att till anbudet bifoga andra handlingar som t ex.de två senaste årens årsredovisningar. Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet enligt kravspecifikation för att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva sin organisation: Beskrivningen ska innehålla: Verksamhetsinriktning/år i branschen Organisationsstruktur/geografisk placering/ägarstruktur Omfattning/inriktning/kapacitet att leverera samtliga efterfrågade tjänster För det fall andra företags ekonomiska-, tekniska- och/eller yrkesmässiga kapacitet åberopas ska anbudsgivaren bifoga intyg som styrker att man disponerar denna kapacitet t.ex. en åtagandeförklaring från underleverantören.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 12 (13) Av åtagandet ska framgå att anbudsgivaren kommer förfoga över nödvändiga resurser när ramavtalet ska fullgöras. Kontroll enligt punkt 3.1, 3.2 och 3.3 av underleverantörer görs i samband med anbudsprövningen. Om underleverantörerna inte uppfyller ställda krav kan detta medföra att anbudet inte upptas till vidare prövning. Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att uppdrag sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för följande: Hur anbudsgivaren säkerställer att leverens enligt kravspecifikationen uppnås Hur anbudsgivare dokumenterar sina uppdrag Hur anbudsgivaren återrapporterar sin dokumentation till beställare Hur anbudsgivaren säkerställer backup vid sjukdom av ordinarie personal Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöarbete som säkerställer att uppdrag sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Miljöbelastningen i uppdraget förväntas vara så låg som möjligt. Anbudsgivaren ska i anbudet redogöra för följande: Hur anbudsgivaren säkerställer att miljökrav enligt kravspecifikationen uppnås Val av teknisk utrustning utifrån miljöperspektiv Val av förbruknings utifrån miljöperspektiv Avfallshantering/återvinning utifrån miljöperspektiv För krav på varan/uppdragets utförande se bilaga Kravspecifikation. Anbudsgivare ska i bifogat anbudsformulär acceptera kraven på uppdragets utförande i dokumentet Kravspecifikation.
Allmän orientering och upphandlingsföreskrifter 13 (13) För krav på avtalsvillkor se bilaga avtalsvillkor. Anbudsgivare ska i bifogat anbudsformulär acceptera avtalsvillkoren i dokumentet Avtalsvillkor. Anbudsgivaren ska i bifogad prisbilaga fylla i á-prislista. Samtliga poster i á-prislistan måste prissättas för att anbudet ska gå vidare till utvärdering. Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. I angivna priser för tjänster och ska samtliga kostnader för utförande ingå. Särskild ersättning för resor/transporter till och från Täby samt traktamenten utgår ej.