Microsoft Word 2013 Boken behandlar grunderna i Word. Till vänster finns en meny med länk till innehållsförteckningen som är klickbar. Klicka på Tillbaka för att hoppa till föregående vy. Klicka på Sök för att söka på ett ord.
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas! Consensis AB Tel 021 444 01 93 00 www.consensis.se Artikelnummer 9601 ISBN 978-91-85030-25-5 Reklamtryckeriet i Köping 2013
Innehåll 1 Inledning 9 2 Words miljö 10 2.1 Starta Word - skapa/redigera dokument 11 2.2 Fliken Arkiv 11 Tillbaka till arbetsläge 11 Info 12 2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst 12 2.4 Flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner 13 Flikar 13 Grupper 13 Kommandon 13 Dialogruteikon 13 Visa/dölja menyflikar 14 2.5 Statusfältet 14 Dokumentvyer Utskriftslayout och läsläge 15 Objektzoomning i läsläget 15 Reglaget Zoom 15 2.6 Visa och dölja avsnitt i text 15 2.7 Återuppta läsning/redigering 16 2.8 Dynamisk förhandsgranskning 16 2.9 Verktygsfältet Mini 16 2.10 Alternativknappar 17 2.11 Arbeta med högerklick 17 3 Markera text 19 3.1 Markera med mus 19 3.2 Markera med tangentbordet 19 3.3 Använda markeringskolumnen 19 Markera objekt 21 3.4 Sammanhållen och splittad markering 21 Sammanhållen markering (kontinuerlig) 21 Splittad markering (diskontinuerlig) 21 3
4 Skapa nytt dokument 23 4.1 Skapa en tomt dokument 23 4.2 Skapa dokument baserat på en mall 23 4.3 Öppna befintligt dokument 24 4.4 Spara dokument 24 Kompatibelt med tidigare versioner 25 5 Skriva in text på rätt sätt 26 5.1 Använda formatmallar ett måste 26 5.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon 27 5.3 Radbrytning 27 5.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck 27 5.5 Alltid göra dynamiska hänvisningar 28 5.6 Stavningskontroll 28 Röd, vågig understrykning 28 Andra språk 29 Starta stavningskontroll 29 Översättning 29 5.7 Avstavning 30 Starta avstavning 30 5.8 Avstava manuellt mjuka bindestreck 31 Infoga mjukt bindestreck 31 Visa mjukt bindestreck 31 5.9 Kombinationstecken ü é à ô ñ 31 5.10 Infoga symboler 31 5.11 Växla gemener - versaler 33 6 Navigera 34 6.1 Komprimera/expandera kapitel/avsnitt 34 6.2 Flytta kapitel/avsnitt 35 6.3 Visa och dölja avsnitt i texten 35 7 Formatera text och stycken 36 7.1 Teckenformat 36 7.2 Styckeformat 36 7.3 Punktlista, Numrerad lista och Flernivålista 37 4
7.4 Hämta format 38 Låsa funktionen Hämta format 39 8 Färger och teman 40 8.1 Färger 40 8.2 Teman 40 8.3 Dokumentformatering 40 8.4 Styckeavstånd 41 9 Tabbar och indrag 42 9.1 Infoga olika sorters tabbar 42 9.2 Indrag 43 10 Tabeller 44 10.1 Tabellens delar 44 Dolda tecken i tabellen 45 10.2 Infoga tabell 45 10.3 Tabellverktyg Design och Layout 46 Rita tabell 47 Redigera tabell med ritverktyg 47 Radera cellgräns 48 10.4 Att skriva i tabellen 48 10.5 Att markera i tabellen 48 10.6 Radhöjd och kolumnbredd 49 Anpassa kolumnbredd efter text 49 Fördela höjd/bredd 50 10.7 Infoga rader och kolumner 50 10.8 Ta bort rader och kolumner 51 10.9 Hindra att en rad delas över en sidbrytning 51 10.10 Justering 52 10.11 Stödlinjer 52 10.12 Tabbar och indrag i en tabell 53 10.13 Upprepa radrubriker 53 Tillgänglighet för synskadade 54 11 Klipp ut, kopiera och klistra in 55 11.1 Klistra in special 55 5
11.2 Korrigera format 56 12 Sidhuvud och sidfot 58 12.1 Infoga sidhuvud och sidfot 58 12.2 Sidnumrering 59 12.3 Annorlunda förstasida 60 13 Innehållsförteckning 62 13.1 Uppdatera innehållsförteckningen/figurförteckning 63 14 Beskrivning tabell, figur etc 65 14.1 Infoga beskrivning 65 14.2 Uppdatera beskrivningar 66 14.3 Infoga figur/tabell/formelförteckning 67 Uppdatera förteckningar 68 15 Korsreferens - hänvisning 69 15.1 Infoga korsreferens 69 Hyperlänk 70 På sidan ovan/nedan 71 Fotnot 71 16 Fotnot 72 16.1 Infoga fotnot 73 16.2 Ändra inställningar 73 16.3 Redigera fotnot 74 16.4 Flera likadana fotnoter 74 16.5 Radera fotnoter 74 17 Avsnitt 75 17.1 Nästa sida 75 17.2 Löpande 75 17.3 Jämn sida eller Udda sida 75 17.4 Infoga avsnittsbrytning 76 17.5 Ta bort avsnittsbrytning 76 6
18 Sidlayout - utskriftsformat 77 18.1 Ändra marginaler 77 18.2 Liggande sidlayout 78 18.3 Sidbrytning 78 19 Infoga bilder 80 19.1 Infoga bild från fil 80 19.2 Infoga bild från Internet - Onlinebilder 81 19.3 Infoga skärmbild 82 19.4 Ändra storlek på bild 82 19.5 Flytta bilden fri placering 83 19.6 Rotera bild 84 19.7 Ange bildtext för skärmläsare (talsyntes) 84 19.8 Komprimera bild 85 20 Infoga grafiska objekt 86 20.1 Rita objekt 86 20.2 Diagram 87 Organisationens egna diagramtyper 88 Redigera Diagram 89 Byta diagramtyp 89 20.3 SmartArt 90 Bilder i SmartArt 91 Text i SmartArt 91 Redigera SmartArt 92 21 Spåra ändringar - granska 93 21.1 Aktivera/inaktivera Spåra ändringar 93 Visa om funktionen är aktiverad 93 21.2 Visa ändringar 94 21.3 Bläddra mellan ändringar 95 21.4 Acceptera/ignorera ändring säkerställa att alla ändringar är borta 95 Acceptera enstaka eller alla ändringar 95 21.5 Varna om det finns ändringar i dokumentet 95 7
21.6 Kommentarer 96 Infoga kommentar 96 Redigera kommentar 97 Ta bort kommentar 97 Ta bort alla kommentarer 97 22 Data från andra program 98 22.1 Infoga kalkyl eller diagram från Excel 98 22.2 Infoga bild från PowerPoint 99 23 Tangentbordskommandon 101 8
Inledning 1 Inledning Handboken är tänkt att användas som en uppslagsbok, till exempel när du ska utföra en speciell funktion. Flikar, grupper och kommandon/knappar är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick. Exempel: Välj START, Redigering, Markera. det vill säga klicka på fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Markera eller Klicka på Markera. Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, till exempel ENTER. När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, till exempel SKIFT+ENTER. Olika moment i funktioner är skrivna i punktform till exempel: 1 Markera texten. 2 Välj START, Urklipp, Klistra in, Klistra in special. 9
Words miljö 2 Words miljö Det mest uppenbara i Word 2013 är det nya utseendet med flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner samt nytt filformat. När du arbetar i kompatibilitetsläge (dokumentet har formatet 97-2003 eller är skapat med Word 2007) kan du inte utnyttja en del nya funktioner i Word. Vissa funktioner har då de gamla dialogrutorna som du känner igen. Om du arbetar i 2013-läge (dokumentet har formatet 2013, till exempel när du startat ett nytt dokument och ännu inte sparat det) har du tillgång till nya funktioner och vissa dialogrutor och menyer har nytt utseende. Snabbåtkomst Menyfliksområde Statusrad Dokumentvyer Zoom-reglage 10
Words miljö 2.1 Starta Word - skapa/redigera dokument När du startar Word möts du av detta fönster. För att skapa ett nytt dokument baserat på en egen mall klickar du på valet DELAD. Då visas organisationen mallar, se nedan. För att arbeta med ett befintligt dokument klickar du på valet Öppna andra dokument. De senaste visas också i en lista. 2.2 Fliken Arkiv Menyfliksområdet innehåller de kommandon som används för att arbeta i ett dokument, medan fliken Arkiv visar kommandon som du använder för att göra något med ett dokument. Här hanterar du dina dokument och relaterad information om dem skapa och spara dokument, ange alternativ etc. Tillbaka till arbetsläge För att komma tillbaka till arbetsläget när du valt fliken Arkiv ska du klicka på kommandot Pil längst upp till vänster. 11
Words miljö Info Valet Info visar olika kommandon, egenskaper och metadata beroende på dokumentets tillstånd och var det sparas. 2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst Längst upp till vänster finns verktygsfältet Snabbåtkomst. Genom att klicka på listpilen längst till höger på verktygsfältet kan du välja vilka kommandon du vill visa. Ett enkelt sätt att lägga till kommandon är att högerklicka på kommandot och i menyn som visas välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. 12
Skriva in text på rätt sätt 5 Skriva in text på rätt sätt När man skriver in text ska man göra det på ett sätt som minimerar redigering i efterhand samt låter Words funktioner göra en del av arbetet, automatisk innehållsförteckning, automatisk formatering av text, automatisk numrering av fotnoter och tabellrubriker etc. 5.1 Använda formatmallar ett måste Att använda formatmallar är ett måste för att funktioner som innehållsförteckning, hänvisningar etc. ska fungera. Det är även en hjälp att formatera texten. Vilka format som är tillgängliga syns i gruppen Format. Du kan också välja att visa åtgärdsfönstret Format genom att klicka på dialogruteikonen i gruppen Format. Dialogruteikon Gör så här för att använda en formatmall: 1 Placera markören i det stycke du vill formatera (eller markera flera stycken). 2 Välj formatmall i gruppen Format eller i åtgärdsfönstret Format. 26
Skriva in text på rätt sätt 5.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon Det är snabbare att arbeta med tangentbordskommandon och du skonar din arm om du arbetar mindre med musen. Du kan läsa om de vanligaste på sidan 101. 5.3 Radbrytning Det är viktigt att inte trycka på tangenten ENTER vid varje radslut när man skriver en löpande text. Låt Word bryta raderna. Radernas längd anpassas till dokumentets marginaler och eventuella indrag. När texten sedan redigeras anpassas automatiskt radbrytningarna. Om du vill bryta en rad, men inte skapa ett nytt stycke, använder du tangentkombinationen SKIFT+ENTER. En manuell radbrytning skapas. Det innebär att den nya raden hör till samma stycke som tidigare rad. Om du har kommandot Visa alla i gruppen Stycke intryckt ser du radbrytningen som en pil som pekar till vänster. Visa alla Ny rad En styckebrytning (ENTER) ser ut som ett spegelvänt P. Nytt stycke 5.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck Ibland kan de automatiska radbrytningarna hamna så att de felaktigt delar ett uttryck om uttrycket innehåller blanksteg eller bindestreck (till exempel förkortningar och datum), se exempel på nästa sida. Så här kan det bli vid en förkortning: ex t Eller kanske en summa med tusentalsavskiljare: 2 000 kr Man ska använda sig av hårda blanksteg eller bindestreck för att se till att uttryck inte delas. 27
Tabeller 10 Tabeller En tabell kan liknas med ett rutnät. Varje ruta kallas cell och i cellerna kan du skriva in text och lägga in bilder. Innehållet i varje enskild cell behandlas som ett eget stycke och kan alltså formateras på samma sätt som ett vanligt stycke med indrag, tabbar och formatmallar. 10.1 Tabellens delar När man arbetar med tabeller finns det vissa beteckningar som kan vara bra att känna till. En cell är den minsta delen i en tabell. En rad är de celler som ligger bredvid varandra. De celler som ligger rakt under varandra kallas för en kolumn. Gränsen mellan cellerna kallas för Kolumngräns, Radgräns eller Cellgräns beroende på sammanhanget. Kolumn Kolumngräns Radgräns Rad Cell 44
Tabeller Dolda tecken i tabellen I tabeller finns, i likhet med ett vanligt stycke, även dolda tecken. Flytthandtag Radslutstecken Storlekshandtag Cellslutstecken Cellslutstecknet är motsvarigheten till stycketecknet i en vanlig text och Radslutstecknet visar var varje rad slutar. För att dessa tecken ska vara synliga måste kommandot Visa alla vara intryckt. För att Flytthandtaget och Storlekshandtaget ska visas måste du hålla muspekaren över tabellen. 10.2 Infoga tabell Infoga en tabell med lämpligt antal rader och kolumner genom att: 1 Välj fliken INFOGA, gruppen Tabeller och kommandot Tabell. Menyn Infoga tabell visas. 2 Här kan du markera hur många kolumner och cellrader du önskar genom att dra med musen över det antal kolumner och cellrader du önskar. 45
Infoga bilder 19 Infoga bilder Funktionen Infoga bilder finns i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA. 19.1 Infoga bild från fil 1 Välj INFOGA, Illustrationer, Bilder. 2 Dialogrutan Infoga bild visas. Markera den bild du vill infoga. 3 Klicka på knappen Infoga. Hur du ändrar storlek och flyttar bilden kan du läsa om nedan. 80
Infoga bilder 19.2 Infoga bild från Internet - Onlinebilder På Internet finns bilder som du kan infoga i dina dokument. I första hand kanske Clip Art-bilder som är tillåtna att ladda ned ur copyright-synpunkt. Gör så här: 1 Välj Infoga, Illustrationer, Onlinebilder. 2 I dialogrutan kan du välja om du vill söka Clip Art-bilder eller använda Bing som är en sökmotor för internet. Ange vad du söker efter i fältet och klicka på förstoringsglaset i fältet. 3 Nu visas resultatet av sökningen. Vill du granska bilden innan du infogar den så kan du klicka på förstoringsglaset i bildens nedre högra hörn. 4 Markera den bild du vill infoga och klicka på knappen Infoga. 81
Infoga bilder 19.3 Infoga skärmbild Du kan snabbt och enkelt lägga till en skärmbild i en Office-fil. Den här funktionen är tillgänglig i Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint och Word, och du kan använda den för att ta en bild av hela eller delar av fönstren som är öppna på datorn. Gör så här: 1 Klicka på kommandot Skärmbild i gruppen Illustrationer på fliken INFOGA. Tillgängliga fönster visas och när du klickar på ett fönster infogas det i ditt dokument. Du kan också använda verktyget Skärmurklipp för att markera en del av fönstret. Endast fönster som inte har minimerats och visas som en knapp i Aktivitetsfältet kan fångas. 19.4 Ändra storlek på bild 1 Markera bilden genom att klicka på den. Nu visas handtagen. 2 För muspekaren över ett handtag. Muspekaren ändrar utseende och du kan dra i handtaget. Bäst är att dra i hörnhandtagen, bilden ändras då proportionellt. 82
Tangentbordskommandon 23 Tangentbordskommandon Du skonar din arm och du kan utföra uppgifter snabbare om du använder kortkommandon, det vill säga en eller flera tangenter som trycks ned och som motsvarar ett kommando. Om du till exempel trycker på CTRL+F blir den markerade texten fet, vilket är samma sak som att klicka på kommandot Fet i gruppen Tecken. Särskilt användbart är till exempel Spara eller Kopiera text och Klistra in text. Uppdatera behöver du göra då och då för att innehållsförteckning, fotnoter, beskrivningar etc ska vara korrekt numrerade. För att Tryck på Bindestreck och blanksteg Skapa ett hårt blanksteg Skapa ett hårt bindestreck Infoga ett mjukt bindestreck CTRL+SKIFT+BLANKSTEG CTRL+SKIFT+BINDESTRECK CTRL+BINDESTRECK Teckenformatering Göra bokstäver feta Göra bokstäver kursiva Göra bokstäver understrukna Växla skiftläge (A/a) CTRL+F CTRL+K CTRL+U CTRL+F3 101
Tangentbordskommandon För att Tryck på Klippa ut kopiera klistra in Kopiera markerad text eller objekt Klippa ut markerad text eller objekt Klistra in texten eller objektet CTRL+C CTRL+X CTRL+V Brytningar Infoga en styckebrytning Infoga en radbrytning Infoga en sidbrytning Infoga en spaltbrytning ENTER SKIFT+ENTER CTRL+ENTER CTRL+SKIFT+ENTER Spara Spara aktivt dokument CTRL+S Uppdatera Uppdatera markerade fält F9 Gå till Gå till en sida, ett bokmärke, en fotnot, en tabell, en kommentar, en bild eller en annan plats Hoppa till nästa klicka-och-skrivfält CTRL+G F11 102
Tangentbordskommandon För att Tryck på Ångra Ångra den senaste åtgärden CTRL+Z Flytta markören Flytta ett tecken åt höger Flytta ett tecken åt vänster Flytta till slutet av en rad Flytta till början av en rad En rad nedåt En rad uppåt Flytta ett ord åt höger Flytta ett ord åt vänster Till slutet av ett stycke Till början av ett stycke Flytta till början av ett dokument Flytta till slutet av ett dokument HÖGERPIL VÄNSTERPIL END HOME NEDPIL UPPIL CTRL+HÖGERPIL CTRL+VÄNSTERPIL CTRL+NEDPIL CTRL+UPPIL CTRL+HOME CTRL+END 103