Användarmeddelande (november 2014) Ny programversion. FLEX Lön. Version 14.3a

Användarmeddelande (november 2014) Ny programversion FLEX Lön Version 14.3a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Lön i version 14.3a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att skapa egna register som kopplas till person- och/eller projektregistret, en ny funktion för hantering av anställda med skyddad identitet samt ett antal nya bevakningar i bevakningscentralen. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 2 Innehåll Register för avgångsorsak... 3 Periodens rapporter Ny logik... 4 Kolumner för kontering i löneberedningen... 4 Skatteberäkning för anställd med flera anställningsnummer... 5 Skuldrapporter Visa anställda utan skuld... 6 Exportera kompsaldo till FLEX Tidredovisning... 7 Valbara uppbokningar Kontering från lönekörningen... 7 Bevakningscentralen Export till Excel... 8 Bevakningscentralen Nya bevakningar... 8 Pensionsrapportering KAP-KL Svenska Kyrkan... 9 FORA Datum för byte av personalkategori... 9 Fördelning av antal och belopp Gruppering på personnummer... 9 Turordningslistan Urval på befattning och yrkeskod (SSYK)... 9 Årsbyte förbättrad prestanda... 9 Egna lönestatistikrapporter Flera fält... 9 Lönearter Avrundning på antalsfältet... 10 Lönearter Nya formelvariabler... 10 Uppdatera betalda semesterdagar Välj samtliga avtal... 10 Personregistret anställda med flera anställningsnummer... 10 Skyddad identitet... 11 Fria register... 11 Milersättning på KU med enhet mil/km... 14

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 3 Nyheter FLEX Lön Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Register för avgångsorsak När anställda slutar är det ofta viktigt att hålla koll på orsaken till att anställningen avslutades. För att underlätta detta i systemet har vi byggt ett register för avgångsorsaker där du kan lägga in de avgångsorsaker du önskar hantera. Avgångsorsakerna hittar du under Inställningar Avgångsorsaker. När du anger avgångsdatum i personregistret anger du även avgångsorsaken. I registret för avgångsorsaker kan du också ange följande: Avgångsorsaker för PA-KFS 09 Vid pensionsrapportering för PA-KFS 09 ska du ange avgångsorsak enligt regelverk då en anställning upphör. För dina egna definierade avgångsorsaker väljer du här vilken av avgångsorsakerna för PA-KFS 09 denna motsvarar. Avgångsorsaker för KAP-KL Svenska Kyrkan Vid pensionsrapportering för KAP-KL Svenska Kyrkan ska du ange avgångsorsak enligt regelverk då en anställning upphör. För dina egna definierade avgångsorsaker väljer du här vilken av avgångsorsakerna för KAP-KL Svenska Kyrkan denna motsvarar.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 4 Periodens rapporter Ny logik Syftet med periodens rapporter är att på ett smidigt sätt kunna ta ut rapporter på den senaste avräknade löneutbetalningen. Om man har flera utbetalningsgrupper med olika utbetalningsdatum, eller om man har en gammal utbetalningsgrupp som man inte gör nya utbetalningar med, har man dock fått med sig uppgifter för flera olika utbetalningsdatum då man använder periodens rapporter. Detta har inneburit att man måste göra urval på utbetalningsgrupp för att få ut önskad rapport. För att förenkla hanteringen av periodens rapporter har vi därför gjort om logiken för dessa så att de nu bara hämtar uppgifter som hör till det högsta avräknade utbetalningsdatumet i företaget. Det innebär att man inte kan få med sig uppgifter för flera olika utbetalningsdatum i periodens rapporter. Kolumner för kontering i löneberedningen Om du arbetar med att stansa många lönetransaktioner direkt i lön, eller om du enkelt vill kunna se vilken kontering som finns på en lönerad, kan du nu välja att visa kolumner för respektive konteringsnivå direkt i löneberedningen. För att göra detta går du in under Inställningar Styruppgifter, flik Konteringsuppg, och kryssar i Visa kolumn för de konteringsnivåer du vill se direkt i löneberedningen. I löneberedningen kommer du nu att se kolumner för de valda konteringsnivåerna. Här visas motsvarande kontering som under DK-knappen. Du kan även ändra konteringen direkt i löneberedningen utan att gå in under DK-knappen. Konteringsfördelade lönerader Om löneraden är %-fördelad på t.ex. flera kostnadsställen under DK-knappen, kommer du i kolumnen för kostnadsställe i löneberedningen att se texten %-fördelad. För att se den aktuella fördelningen måste du klicka på DK-knappen som tidigare. Om du skriver över texten %-fördelad i löneberedningen och anger

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 5 ett kostnadsställe kommer %-fördelningen under DK-knappen att ersättas av det inmatade kostnadsstället. Skatteberäkning för anställd med flera anställningsnummer I vissa branscher är det vanligt att man har anställda med flera samtidiga anställningar. Ett vanligt sätt att hantera detta är att lägga upp flera anställningsnummer för samma person (personnummer). Ett problem med detta är att tabellskatteberäkningen görs per anställningsnummer, vilket innebär att den totala tabellskatten för den anställdes olika anställningsnummer kommer att bli för låg. Exempel: En anställd har två anställningsnummer och får lön och tabellskatt dragen enligt följande: Anställning 1 Bruttolön Tabellskatt enligt tabell 33 20 000 kr 4 390 kr Anställning 2 Bruttolön Tabellskatt enligt tabell 33 3 750 kr 293 kr Om man däremot beräknar tabellskatt på den totala bruttolönen på 23 750 (20 000 + 3 750) får man en skatt på 5 514 kr, men den totalt dragna skatten blir i detta fall endast 4 683 kr (4 390 + 293). Detta innebär att man har dragit 831 kr för lite i skatt. För att hantera detta i systemet har vi byggt en funktion för att justera tabellskatten då en anställd har flera anställningsnummer. Du aktiverar denna funktion genom att gå in under Inställningar Systemfasta lönearter, och på rad 14 ange en löneart som ska användas för skattejustering. Lönearten som används måste vara av löneartstypen skatteart (vanligtvis ska den vara inställd precis som lönearten för tabellskatt). Om det finns flera anställningsnummer i en lönekörning med samma personnummer kommer systemet automatiskt att skapa en lönerad med det justerade skattebeloppet enligt uträkningen ovan. Skattejusteringen kommer att läggas ut på det anställningsnummer som har högst bruttolön.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 6 Om den anställde har skattejämkning måste du lägga in samma jämkningsuppgifter på dennes samtliga anställningsnummer i personregistret. Visa skatteuträkning Ibland vill man se på vilket underlag systemet har beräknat tabellskatt och engångsskatt. För att enkelt kunna ta del av dessa uppgifter har vi lagt in en ny knapp i löneberedningen under fliken Övrigt som heter Visa skatteuträkning. Här kan du se detaljerad information om skatteuträkning. Skuldrapporter Visa anställda utan skuld Om du inte vill visa anställda som saknar skuldvärde på skuldrapporter kan du nu i urval till samtliga skuldrapporter välja att ta med dessa eller inte. Ett vanligt exempel är om du har timanställda som får semesterersättning utbetald löpande så att ingen semesterskuld byggs upp. Det är då ofta ointressant att ta med dessa anställda i semesterskulden.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 7 Exportera kompsaldo till FLEX Tidredovisning Vi har nu utökat saldoexporten till FLEX Tidredovisning med möjligheten att exportera kompsaldo. Detta är användbart när du påverkar kompsaldot i FLEX Lön, som t.ex. utbetalning av komp i pengar, och behöver justera kompsaldot i FLEX Tidredovisning. Funktionen hittar du under Arbeta med Exportera saldon till FLEX Tidredovisning. Valbara uppbokningar Kontering från lönekörningen Valbara uppbokningar är funktionen som används för att få med t.ex. pensionskostnader i bokföringsordern. Tidigare kunde man endast kontera dessa bokföringstransaktioner enligt personens hemkontering (bortsett från konto). Problemet med detta är att om man har en väldigt rörlig verksamhet och har behov av att följa upp kostnaden utifrån månadens konteringsfördelning så blir detta lite missvisande. För att lösa detta har vi nu infört möjligheten att istället fördela en valbar uppbokning enligt lönekörningens huvudfördelning. Inställningen för detta gör du under Inställningar Styruppgifter, fliken Utskrifter, knappen Valbara uppbokningar. Om du väljer att fördela enligt Lönekörningens huvudfördelning kommer den valbara uppbokningen fördelas enligt den kontering som lönekörningen har under knappen vågen enligt bild.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 8 Bevakningscentralen Export till Excel Ibland kan man vilja ta ut en lista med bevakningarna i bevakningscentralen för att skicka till någon annan eller skriva ut. Detta har vi nu tillgodosett genom att bygga in en funktion som gör det möjligt att exportera listan med bevakningar till Excel. Du får ut listan genom att i bevakningscentralen klicka på knappen Excel. I Excel kan du sedan sortera eller gruppera listan samt skriva ut den. Bevakningscentralen Nya bevakningar Vi har kompletterat bevakningscentralen med flera typer av bevakningar. Följande bevakningar är nya: Låsta lönerader (Retroaktiv lön) Denna bevakning varnar om du har ett lås på en lönerad som är underlag för beräkning av retroaktiv lön. En låst lönerad kommer inte att tas med vid beräkning av retroaktiv lön, därför är det viktigt att du följer upp detta. Lönearter Du kan nu få olika bevakningar på lönearterna. Bevakningsinställningarna hittar du i löneartsregistret under fliken Lön Bevakningar. Löneart Datum saknas Om du markerar denna inställning kommer systemet att varna om en transaktion saknar datum. Detta kan vara användbart för frånvarolönearter och lönearter som används som underlag för t.ex. arbetsgivarintyg där datum är viktigt att ange. Löneart Antal förekomster Ibland kan det vara bra att få en varning om man har använt en löneart flera gånger i samma löneperiod. Lönearten för månadslön vill man normalt inte använda mer än en per lönekörning, och därför kan det vara bra med en varning om den har kommit med flera gånger. Löneart Avvikande belopp Om du vill få en bevakning på avvikande belopp på en löneart kan du aktivera denna varning. Du anger då det intervall som beloppet ska tillåtas vara inom. Om beloppet skulle avvika från detta intervall får du en varning i bevakningscentralen. Löneart Avvikande antal

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 9 Om du vill få en bevakning på avvikande antal på en löneart kan du aktivera denna varning. Du anger då det intervall som antalet ska tillåtas vara inom. Om löneradens antalsfält skulle avvika från detta intervall får du en varning i bevakningscentralen. Pensionsrapportering KAP-KL Svenska Kyrkan Svenska Kyrkan har en helt egen pensionsrapportering till Kyrkans pensionskassa enligt avtalet KAP-KL Svenska Kyrkan. Denna pensionsrapportering har vi nu stöd för i FLEX Lön. En instruktion för hur denna rapportering fungerar finns i ett separat dokument. Om du är intresserad av denna instruktion är du välkommen att kontakta vår support. FORA Datum för byte av personalkategori För att hantera att anställda byter personalkategori för rapportering till FORA under rapporteringsåret kan du nu i personregistret (flik Statistik mm Flik Pension) ange vilket datum bytet av personalkategori skedde. På så sätt kan systemet räkna ut vilken del av året som de anställda har varit tjänstemän och vilken del av året de har varit arbetare när underlaget för FORA beräknas. Fördelning av antal och belopp Gruppering på personnummer Rapporten Fördelning av antal och belopp har kompletterats med möjligheten att gruppera på personnummer. Detta kan vara användbart för att stämma av rapporteringen till FORA och få listan sorterad på personnummer istället för anställningsnummer. Det kan också vara praktiskt om du har anställda med flera anställningsnummer och vill stämma av totaler per personnummer. Turordningslistan Urval på befattning och yrkeskod (SSYK) Rapporten Turordningslista vid uppsägning har kompletterats med möjligheten att göra urval på Befattning och yrkeskod (SSYK). Detta är användbart om du behöver ta ut listan för en viss befattning eller yrkeskod. Årsbyte förbättrad prestanda Vid årsskiftet 2013/2014 tog årsskiftet betydligt längre tid än vanligt. Många kunder upplevde dessutom att programmet låste sig och trodde därför att programmet hade slutat fungera. Vi har nu sett över årsskiftesrutinen och förbättrat prestandan. Vi har dessutom förbättrat återkopplingen till användaren, så att du hela tiden ska se att programmet fortfarande arbetar. Egna lönestatistikrapporter Flera fält Möjligheten att bygga egna lönestatistikrapporter har nu blivit ännu bättre. Vi har kompletterat med fler valbara fält från personregistret. Exempel på nya fält är Timlön, Egna textfält (T1-T99), Befattning, Adressfält m.m.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 10 Lönearter Avrundning på antalsfältet Ibland kan man behöva avrunda antalsfältet på en lönerad för att följa vissa regler. Ett exempel är om man per månad ska avrunda antalet OB-timmar till närmaste hel eller halv timme. För att lösa detta kan man på lönearten för OB nu lägga en avrundningsregel som säger att antalet ska avrundas till närmaste 0,50 timmar. Inställningen hittar du i löneartsregistret under fliken Lön Allmänt. Lönearter Nya formelvariabler Vi har lagt till nya formelvariabler som kan användas för lönearternas formler. De nya formelvariablerna är Semesterkvot, KompIng, KompPer, och KompUtg. Uppdatera betalda semesterdagar Välj samtliga avtal Om du har semesteravtal med innevarande intjänandeår är det rekommenderat att regelbundet köra rutinen Arbeta med Semester Uppdatera betalda semesterdagar. Om du har många semesteravtal behövde du tidigare köra denna rutin en gång per semesteravtal. Nu har vi gjort det möjligt att välja (samtliga avtal) och på så sätt förenklat hanteringen. Personregistret Anställda med flera anställningsnummer För att du enklare ska kunna se om en anställd har flera anställningsnummer har vi kompletterat personregistret med en lista som visar alla anställningsnummer som är kopplade till samma personnummer. Du kan enkelt gå till ett annat anställningsnummer genom att klicka på det i listan.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 11 Skyddad identitet Skyddad identitet är egentligen ett samlingsnamn för tre olika typer av sekretesskydd, nämligen sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Alla tre typer är till för att skydda personer som riskerar att råka illa ut om uppgifter om t.ex. adress lämnas ut. Läs gärna mer om dessa sekretesskydd på Skatteverkets hemsida. För att förenkla hantering av anställda med skyddad identitet i FLEX har vi kompletterat personregistret med en markering om den anställde har en skyddad identitet. På så sätt kan administratören enkelt hålla koll på vilka som har en skyddad identitet. För att en skyddad adress inte ska komma med på rapporter i systemet har vi lagt till en knapp för skyddad adress där du på ett separat ställe kan lägga in känsliga uppgifter, såsom skyddad adress och andra kontaktuppgifter. De uppgifter som sparas här kommer inte att komma med på några rapporter eller exponeras på något annat ställe i systemet. Uppgifterna krypteras också innan de lagras i databasen, så det går inte heller att koppla något tredjepartsverktyg till FLEX databas för att hitta dessa uppgifter. För att kunna se och ändra uppgifter under skyddad adress krävs det att användaren har en speciell behörighet för detta. Behörigheten ställs in på användaren (Arkiv Användare, flik Behörigheter) eller på behörighetsgruppen (Arkiv- Behörighetsgrupper, flik Övrigt). Hur man väljer att hantera anställda med skyddad identitet i FLEX beror främst på vilken typ av sekretesskydd den anställde ska ha. Ett generellt råd är dock att alla uppgifter som ska skyddas bör läggas under skyddad adress. Ett problem kan dock vara skydd av personnummer som ju krävs för många funktioner i systemet (t.ex. beräkning av arbetsgivaravgifter, KU, utbetalning via bankfil m.fl.). Här kan man behöva se över för vilka i företaget ett personnummer kan bli exponerat, eller möjligen om man kan använda sig av ett fiktivt personnummer i vissa sammanhang. Fria register Det finns nu möjlighet att skapa egna register som sedan kopplas till anställda och/eller projektregistret. Det kan vara användbart om antalet tecken för konteringarna redan är förbrukade. Det första du gör är att under Register Fria begrepp definiera de begrepp du vill skapa. I exemplet nedan skapar vi begreppen Region och Kön. Begreppet Region kan användas i både personregistret och i projektregistret. Kön kan endast användas i personregistret.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 12 Under Register Fria register lägger du sedan upp registren i de olika begreppen. I detta exempel lägger vi upp fyra regioner och två kön. Eftersom både region och kön kunde kopplas till personregistret så finns de begreppen synliga under Register Personuppgifter, flik Kontering.

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 13 I projektregistret (Register Projekt (utökad), flik Fria register) visas endast de begrepp som används där, i detta fall Region:

FLEX Lön Användarmeddelande (november 2014) 14 Milersättning på KU med enhet mil/km På kontrolluppgiften KU 10 och KU 13 ska du i ruta 16 rapportera Antal km med milersättning vid bilförmån. Det är dock vanligt att man på lönearten rapporterar antal körda mil då ersättningen beräknas per mil. Om du då ackumulerar antalet mil i en ackumulator behöver denna omvandlas till km vid redovisning på kontrolluppgiften. För att på ett enkelt sätt hantera detta har vi kompletterat ackumulatorregistret med ett val att omvandla löneartens värde från mil till km vid redovisning på kontrolluppgiften. Detta kräver att acken är styrd till ruta 16 på kontrolluppgiften.