Projekt Communis Ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun

Kommunstyrelsens handling nr 40/2012 Projekt Communis Ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun Reviderad 2012-08-16 Beslutad av kommunstyrelsen 179

2 (16) Innehållsförteckning REVISIONSHISTORIA... 4 BAKGRUND... 5 SYFTE OCH MÅL MED PROJEKTET... 6 DELMÅL... 6 TERMINOLOGI OCH FÖRKORTNINGAR... 7 OMFATTNING OCH RESULTAT... 8 Avgränsningar... 9 Form för resultat... 9 ÖVERLÄMNING OCH GODKÄNNANDE AV RESULTAT... 10 KOPPLINGAR TILL OCH SAMBAND MED ANDRA VERKSAMHETER... 10 KONTAKTYTOR OCH INTRESSENTER... 10 ANVISNINGAR FÖR UPPRÄTTANDE AV PROJEKTPLAN... 11 Genomförande... 11 TIDPLAN MED MILSTOLPAR OCH BESLUTSPUNKTER... 11 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser... 12 ORGANISATION OCH ARBETSFORMER... 13 Roller och ansvar... 14 Resurser... 14 Finansiering... 15 Kommunikation... 15 ANVISNINGAR FÖR KVALITETSSÄKRINGSAKTIVITETER... 15 Granskning av resultatet och projektet... 15

3 (16) Risker och konsekvenser... 15 PROJEKTAVSLUT... 16 REFERENSER... 16

4 (16) Revisionshistoria Reviderat den Reviderat av Version 2011-01-17 Jessica Sjögren 0,1 2011-03-28 Jessica Sjögren 0,2 2011-04-01 Jessica Sjögren 0,3 2011-04-04 Jessica Sjögren 0,4 2011-04-08 Jessica Sjögren 0,5 2011-04-11 Jenny Bolander 0,6 2012-08-16 Emelie Adamovic 0,7

5 (16) Bakgrund Med över 3000 medarbetare i vitt skilda verksamheter som dessutom är lokaliserade på många olika platser finns ett stort behov av en fungerande kommunikationsplattform för att dela, samla, söka och framförallt hitta den information man behöver i sitt arbete. Idag finns ingen gemensam kommunikationskanal som alla anställda använder. Dagens intranät Forum en ren informationskanal som inte ger möjligheter till kommunikation. Det är byggt 2004 och plattformen fungerar inte längre tillsammans med dagens versioner av Internet Explorer. Det har fått till följd att navigeringen inte visas på rätt sätt och att intranätet därför blir svårnavigerat. En stor del av vår information, styrande dokument och tjänster ska också vara tillgängliga för medborgaren. Idag kräver det dubbelarbete att publicera både på Katrineholm.se och Forum (intranätet). Det finns ingen koppling som säkerställer att samma version återfinns på båda platserna. Verksamheten har behov av såväl interna som externa digitala samarbetsytor, för kunskapsdelning och projektarbete, vilket gör att man söker och bygger egna lösningar, något som är resurskrävande för kommunen i stort. Där man inte har egna lösningar som fungerar skickar man e-post istället. Det i sin tur får till följd att man inte är säker på vad som är den senaste versionen av olika dokument, att man sparar olika kopior på filservern, samt att trafiken belastar vårt nät i onödan. Det är inte ovanligt att ett dokument finns i flera versioner i e- postsystemet, samtidigt som det kan vara sparat i olika kopior på filservrar och i andra system. Därför ägnas mycket tid varje dag åt att verifiera att vi har den senaste versionen av ett dokument, leta i djupa mappstrukturer på gemensamma diskar, besöka olika verktyg och informationskällor på Internet. Bristen på digitala samarbetsytor och åtkomst till nätet gör att man sparar dokument på USB-minnen, vilket är en säkerhetsrisk. Vi tappar kontrollen över dokumenthanteringen. Sökfunktionen är föråldrad. Det går inte att skilja information som är arkiverad från den som är aktuell. Det finns heller inte möjligheter att målgruppsanpassa intranätet vilket gör att det inte berör och engagerar medarbetarna. Möjligheterna att publicera är också begränsade till några individer, vilket gör det svårt att hålla informationen uppdaterad och förtroendet för informationen på Forum sjunker. Genom det här direktivet svarar kommunledningsförvaltningen upp mot kommunstyrelsens uppdrag att under en treårsperiod utveckla ett nytt intranät inklusive dokumenthanteringssystem och systemstöd för användarsupport enligt KS-handling 44/2010 (sid 47) KF 2010-11-15 13. Det är viktigt att arbeta integrerat med dessa tre delar för att dra samordningsvinster och säkerställa att systemen fungerar tillsammans.

6 (16) Syfte och mål med projektet Syfte Syftet med projektet är skapa en användarvänlig och tillgänglig kommunikationsplattform som underlättar och effektiviserar samarbete och arbete för anställda i Katrineholms kommun. Effektmål Genom en ny kommunikationsplattform ges bättre förutsättningar att arbeta och kommunicera effektivare. Ett modernt intranät ska ge möjligheter till ett modernt arbetssätt, där lättillänglighet, samarbete och kunskapsutbyte står i fokus. Koppling till resultatmål i planeringsdirektiv 2011 En fungerande kommunikationsplattform bidrar till att nå två av kommunstyrelsens definierade resultatmål i planeringsdirektivet för 2011. Katrineholms kommun ska bedriva verksamheter av rätt kvalitet med högsta möjliga produktivitet och effektivitet Katrineholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som är kvalitativt och kvantitativt anpassad till verksamhetens behov. Delmål Delmål 1 Senast den 31 december 2011 ska projektet ha upphandlat en leverantör för kommuikationsplattformen, genomfört, samt levererat en förstudie. Förstudien ska innehålla en behovsinventering som klargör de prioriterade funktionerna för en ny kommunikationsplattform. Den upphandlade leverantören ska kunna erbjuda en helhetslösning, från förstudie till utveckling, genomförande, testning och driftstöd testning av kommunikationsplattformen. Delmål 2 Senast den 10 juni 2012 ska projektet, utifrån utförd behovsinventering, bygga och lansera en första grundversion av nytt intranät innehållande prioriterade funktioner. Den första grundversionen ska innefatta en teknisk lösning, informationsarkitektur, design och förslag till driftorganisation. Projektet ska också tillhandahålla utbildning för nyckelgrupper. Delmål 3 I juni 2014 ska ett nytt dokument- och ärendehanteingssystem implementeras tillsammans med resterande prioriterade funktioner utifrån tidigare genomförd behovsinventering. Där så behövs, ska implementerad funktionalitet också anpassas. Nytillkomna behov av funktionalitet ska identifieras, prioriteras och implementeras.

7 (16) Delmål 4 Delmål 4 utgår då arbetet med att fastställa en struktur för systemstöd och användarsupport redan pågår inom ramen för IT-kontorets arbete. Terminologi och förkortningar Socialt intranät är ett begrepp för den nya generationens intranät, som syftar till att skapa ett internt socialt nätverk. Ett nätverk som bidrar till samverkan och effektivitet, eftersom varje medarbetares kunskap och erfarenhet tas tillvara och görs tillgänglig för hela organisationen. Det sociala intranätet bygger på samarbete i projektytor, gemensamma dokument, bloggar och diskussioner direkt i intranätet. Alla kan bidra med information. Man är inte längre beroende av ett fåtal redaktörer. Kommunikationsplattform innefattar i mycket mer än ett socialt intranät. Plattformen bör komma att innefatta även smarta kopplingar till olika affärssystem och datalager, vilket betyder att det blir en portal med ingång till de flesta bakomliggande system och med möjligheter att utföra arbetsuppgifter i dessa direkt via portalen. Sammanställning av data från olika system till ett effektivt beslutsstöd ska också kunna bli möjligt. Allt via en inloggning. Extranät är ett begrepp för en webblösning där man samarbetar med leverantörer eller partners till exempel i gemensamma projekt. Om internet är helt öppet för alla och intranätet enbart är tillgängligt för den egna organisationen, så är extranätet en webblösning för vissa utvalda samarbetspartners. Active Directory är ett verktyg för att administrera och hålla ordning på användare i våra IT-system. Genom att sätta upp olika grupper och roller i AD kan behörighet delas ut på ett enklare sätt till användare, jämfört med att hantera konton och användare i varje specifikt system var för sig. Informationsarkitektur innefattar i det här sammanhanget att det ska vara definierat vilken typ av information och kommunikation som ska hanteras i den nya kommunikationsplattformen och på vilket sätt. Det innefattar till exempel hur innehållet ska grupperas och struktureras. Metadatabas är en gemensam låda där man samlar olika inloggningsbehörigheter.

8 (16) Omfattning och resultat För att arbeta effektivt och gränsöverskridande i kommunen behöver organisationen en kommunikationsplattform som underlättar erfarenhetsutbyte, effektiviserar samarbete och kommunikationsflöden, samt underlättar åtkomst till andra system. Den ska stödja: En portallösning som ger en väg in till det man behöver i arbetet. Kommunikation och ge möjlighet för alla att bidra med innehåll En bra sökfunktion, eftersom fler och fler väljer att söka direkt istället för att navigera via en meny. Webbmöten. Möjlighet att kunna kommunicera med varandra på flera olika sätt. Digitala samarbetsytor/projektgrupper, det vill säga möjlighet att samarbeta i olika grupper oavsett förvaltningstillhörighet. Möjlighet att bygga och dela en intern kunskapsbank Digitala lathundar. Inspelningar för olika saker. Webbaserad åtkomst. Intranätet och kopplade funktioner ska nås även utanför kommunens nätverk för att möjliggöra arbete hemifrån och samarbetsgrupper. Målet är en inloggning, men åtkomst till många system. Extranätlösning. För att göra viss information från intranätet tillgänglig för exempelvis samarbetspartners, medborgare, föräldrar, elever med flera. Nyhetsflöden, med möjlighet till bevakning genom prenumeration Fildelning och dokumenthantering med versionshantering. Dokument ska bara finnas en gång i våra system. De ska däremot vara åtkomliga och länkade från flera olika platser. Information bör bara publiceras en gång. Den ska sedan flöda till exempel från intranätet till katrineholm.se och övriga webbplatser. Möjlighet till personanpassade prenumerationer på uppdateringar i systemet Effektiv omvärldsbevakning av media och bloggar för att veta vad som är på gång på orten och inom våra intresseområden. Antalet mobila enheter ökar. En fråga för framtiden är hur mycket av vårt arbete vi ska kunna hantera via våra mobila enheter. Kommunikationsplattformen ska likna det nu dominerade sociala mediet det vill säga plattformen ska likna det externa användargränssnittet för ökad användarvänlighet, igenkänning och effektivitet.

9 (16) Avgränsningar Integration av befintliga verksamhetssystem Befintliga verksamhetssystem ska i möjligaste mål integreras i intranätet. Vid tekniska hinder eller sekretesshinder i dessa system får åtkomsten lösas på alternativt sätt. Målet är att ha så få inloggningar som möjligt. Integration av förvaltningsspecifika system Intranätprojektet ska erbjuda en kommungemensam grund. Förvaltningsspecifika system inkluderas inte i intranätprojektet utan drivs separat av varje förvaltning. Förvaltningarna ska göra sin utveckling med hänsyn till kommunens nya tekniska plattform och det nya intranätet. Icke prioriterade funktioner Icke-prioriterad funktionalitet hanteras av driftorganisationen i det normala utvecklingsarbetet efter projektets slut. Bolagen Intranätet rör i första hand Katrineholms kommun som organisation, bolagen i koncernen omfattas inte i någon större utsträckning av projektet. Projektet ska möjliggöra att nyheter på koncernnivå kan spridas på samtliga intranät och att det finns tillgång till gemensamma digitala samarbetsytor. Utbildning Utbildning tillhandahålls till nyckelgrupper, så som förvaltningsredaktörer och de som ingår i den nya driftorganisationen. Till övriga målgrupper ges en demonstration/introduktion till det nya intranätet. Respektive förvaltning ansvarar för fördjupningsutbildning om så krävs. Form för resultat En användarvänlig och tillgänglig kommunikationsplattform som erbjuder erfarenhetsutbyte och stärker vi-känslan har införts i hela organisationen. Ett enhetligt intranät som bidrar till att uppnå verksamhetens mål. En organisation och ett verktyg som skapar förutsättningar för ett öppnare klimat där vi delar med oss av våra erfarenheter. En tydlig förvaltningsorganisation med definierad driftsbudget, roller och ansvar Ett överlämnande till en förvaltande organisation.

10 (16) Överlämning och godkännande av resultat Projektets resultat som helhet överlämnas genom slutrapport till KS för godkännande. Styrgruppen hanterar den kontinuerliga uppföljningen. Kopplingar till och samband med andra verksamheter Projektet har koppling till kommunens samtliga förvaltningar. Arbetet med att utveckla och implementera det nya sociala intranätet i Katrineholms kommuns verksamheter är ett gemensamt åtagande mellan projektorganisation och förvaltning. Projektet kan dra nytta av arbete som genomförts i andra projekt så som: Kompetensportalen, system för att samla, följa upp och söka medarbetares kompetens. E-tjänster: Om behov finns av e-legitimation (för digitala underskrifter). Siteseeker: sökfunktion på katrineholm.se, som kan användas även i kommunikationsplattformen. Active Directory: system för att hantera användares roller och behörigheter. Projektet är direkt beroende av att ett fungerande rättighetssystem som baseras på Active Directory är på plats. Det är grunden för att kunna styra vem som ska se vad i intranätet. Lärplattform: bildningsförvaltningens utredning kring krav på ny lärplattform för skolan. Kontaktytor och intressenter Anställda, som är kärnan i verksamheterna. Chefer som kan få ett stöd att kommunicera, inhämta information och utbyta erfarenheter Politiker som vill ha en effektiv organisation som utvecklas för att ännu bättre nå de mål som finns uppsatta. Fackliga organisationer som bevakar de anställdas intressen av t.ex. information och kommunikation Leverantör av det kompetenssystem som upphandlas. IT-kontoret och Upphandlingskontoret som har viktiga roller i upphandlingen av systemstöd. Informationskontoret som beställare och framtida förvaltare av systemet Kontaktytor är andra kommuner eller organisationer som arbetar med liknande frågor och kan delge projektet erfarenheter. Digitala forum för sociala intranät och respektive förvaltning.

11 (16) Anvisningar för upprättande av Projektplan Genomförande Initieringsfas Projektdirektiv upprättat, projektledare utsedd och initiala resursbehov säkerställda. Organisation för styrning och ledning definierad. Förberedelsefasen Projektplaner med tidplaner för de olika genomförandeprojekten är framtagna, kommunikationsplan och bemanning av projektgruppen tas fram av projektledaren. Förvaltningscheferna har godkänt begärda personella resurser. Kick-off med workshop och andra förberedelser börjar. Genomförandefasen Genomförandefasen delas in i flera genomförandeprojekt, som kan komma att drivas i viss del parallellt. Del 1: Del 2: Del 3: Del 4 Underlag för upphandling är framtaget, upphandling av leverantör är genomförd och avtal är påskrivet. Förstudie genomförd och levererad, som klargör de prioriterade funktionerna för en ny kommunikationsplattform. I detta ingår kravspecifikation, design, navigering och struktur. En första lansering av det nya intranätet innehållande prioriterade funktioner. Den första grundversionen ska innefatta en teknisk lösning, informationsarkitektur, design och förslag till driftorganisation. Nyckelgrupper utbildade. Implementering av dokument- och ärendehantering. Utveckling och lansering av resterande prioriterade funktioner i intranätet. Nytillkomna behov av funktionalitet identifierade, prioriterade och implementerade. Nyckelgrupper utbildade. Utgår enligt ovan. Avslutsfasen Beställarens och leverantörens styrgrupp och projektledaren har ett avslutande styrgruppsmöte. Eventuell restlista upprättad och accepterad av beställaren. Kick-out, lanseringsfest för alla inblandade. Tidplan med milstolpar och beslutspunkter Tidplanen med milstolpar och beslutspunkter redovisas i detalj i projektplanen, men övergripande milstolpar är följer nedan.

12 (16) Projektdirektiv framtaget och lämnas till kommunstyrelsen 14 april Kommunstyrelsen beslutar om projektdirektiv och projektstart 27 april Upprättade och godkännande av övergripande projektplan 15 juni Upphandlingsunderlag framtaget 5 aug Genomförd upphandling, avtal med leverantör påskrivet okt 2011 Projektplan framtagen tillsammans med leverantör nov 2011 Kick-Off nov 2011 Förstudien klar 31 jan 2011 Första lansering av intranätet okt-dec 2012 Kompletterande utveckling sep-nov2012 Lansering av dokumenthantering juni 2014 Andra lansering av intranätet, (måste vara felskrivning: bör stå våren 2013 vilket även i dagsläget är rimligt.) Avslutningsfas Slutrapport Aug 2014 Kick-Out Aug 2014 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser Det löpande arbetet med godkännande av projektplaner och beslutspunkter utförs av styrgruppen. Uppföljning i styrgrupp sker minst sex gånger/år. Nedan följer några kriterier för godkännande av de olika projektfaserna. Ytterligare kriterier fastställs i projektplanen. Projektplanerna för varje delprojekt utförs i samråd med respektive förvaltning. Initieringsfasen Projektdirektiv upprättat Projektledare utsedd Initiala resursbehov säkerställda Organisation för styrning och ledning definierad Förberedelsefas Projektplan upprättad Projektdeltagare tillsatta (och har förstått uppgiften) Nödvändiga resurser tillsatta Projektdeltagare har tillräckliga kunskaper och färdigheter (kompetensutvecklingsinsats?) Genomförandefas Projektet levererar enligt plan Delrapport/genomföranderapport/ändringsrapport lämnas (beroende på hur långt projektet är) och godkänns Avslutsfasen Projektdeltagare går tillbaka till ordinarie organisation Materiella resurser återlämnade/avvecklade Projektdokument registrerade

13 (16) Avslutsrapport godkänd av beställare Eventuell restlista upprättad och accepterad av beställaren Organisation och arbetsformer Beställare: Kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningen via styrgruppen godkänner projektdirektivet, samt tar emot och godkänner projektets resultat. Styrgrupp: Styrgruppen består av kommunchef/förvaltningschef för kommunledningsförvaltningen och informationschef. Projektgruppen ska bestå av en representant åtminstone från de större förvaltningarna, i del 1 ska även Informations- och IT-kontoret ingå. I del 2 ska även stab och sekretariat ingå i projektgruppen. Referensgrupperna ska bestå av framtida användare, representera samtliga förvaltningar inom kommunen, samt ha varierande arbetsuppgifter. Vid behov bildas referensgrupper under projektets gång. Referensgrupperna föreslås innefatta: kommunikationsrådet, IT-rådet, förvaltningschefsgruppen, registratorsgruppen, personer som kan bli ambassadörer/innovatörer för det nya sättet att arbeta, samt representanter från verksamheterna som bevakar användarnyttan för slutanvändaren.

14 (16) Roller och ansvar Projektledaren: projektledarens roll blir att leda, styra, dokumentera och koordinera projektarbetet. Projektledaren ska välja, tillämpa och anpassa angreppssätt, metoder och verktyg. I projektledarens ansvar ligger också att följa upp och rapportera löpande till styrgruppen. Projektledaren är ansvarig för att avrapportera förstudien, samt en kort ärendebeskrivning om hur processen genomförts. Om avvikelser måste göras från projektplanen ska detta beslutas i styrgruppen. Projektgruppen: projektgruppen gör tillsammans det praktiska arbetet för att säkerställa överenskommet resultat. Planera, genomföra, följa upp och rapportera tilldelade arbetsuppgifter. Identifiera, åtgärda eller ta initiativ till åtgärder för att åtgärda fel och brister. Identifiera och inhämta nödvändig kompetens för att genomföra arbetsuppgifter. Styrgruppen: styrgruppen ska förvalta beställarens intressen i projektet. Här beslutas om ändringar i projektets omfattning, innehåll och budget med mera. Styrgruppen ska också ge råd och stöd till projektledare och projektgrupp. Styrgruppen godkänner projektplaner och beslutspunkter. Referensgruppen ger råd utifrån sin kunskap om kommunens olika verksamheter. Resurser 1,5 miljoner per år finns avsatta under tre år, 2011-2013, vilket innefattar även dokumenthanteringsprojekt.. Projektet kom igång i och med påbörjan av en förstudie i juni 2011. Beslut om genomförande togs i augusti 2011. Tidsförskjutningen i del 2 till juni 2014 innebär att vid 2013 år slut projektmedel bör föras över från projektets budget för genomförandet av det som återstår i enlighet med ovan förskjutna tidplan. Projektledare på minst 50% åtminstone under de första 2 åren av projektet. Projektet kräver personella resurser framförallt från IT- och informationskontoret. Det krävs också att respektive förvaltning avsätter tid för att verksamheternas behov ska tillgodoses. Projektet föreslås arbeta i en mindre projektgrupp, där uppgifter eller hemläxor tas med till referensgrupper i den egna förvaltningen.

15 (16) Finansiering Projektledare på 100 % Kostnad per år för projektledare på 100 % är ca 600 000 kr. Lokaler och projektstöd: 150 000 kr per år. Vilka kostnader som är förknippade med projektet är starkt beroende av vilka behov förstudien visar att verksamheterna har, samt vilken leverantör och systemlösning projektet väljer. Det är därför svårt att definiera det i dagläget. Respektive förvaltning står för de kostnader som berör medarbetare i de olika arbetsgrupperna. Kommunikation Löpande information om projektet publiceras på forum och bloggar. Ett öppet projektrum skapas på forum där alla kan nå mötesanteckningar, beslut med mera. Eftersom projektet är förvaltningsövergripande är den interna förankringen av stor vikt! Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter Granskning av resultatet och projektet Projektledaren ska delta i styrgruppens möten vid de tillfällen som styrgruppen beslutar om, och avlägga lägesrapport om nuläge. Detaljerad tidsplan ska redovisas i projektplanen. Risker och konsekvenser För att bedriva projektet framgångsrikt är det viktigt att förankring finns i ledningen. Politiker och förvaltningsledningar måste ge projektet prioritet och avsätta den tid som krävs för införandet i just deras förvaltning. Då ett nytt arbetssätt ska införas för att öka erfarenhetsutbytet kan det uppfattas som arbetskrävande. En kritisk faktor blir därför att motivera och stödja till att fullfölja processen för att på sikt kunna se och dra nytta av effekterna av ett öppnare arbetssätt. För att nå målet med en gemensam kommunikationsplattform med så få inloggningar som möjligt krävs att det finns en fungerande metadatabas för att hantera inloggningsuppgifter i Katrineholms kommuns nätverk. Som förutsättning för ett lyckat intranät ligger att rätt information har levererats från värdsystemen till AD (rättighetssystemet). Vid samarbete i de nya projektrummen som är tänkta att gå över myndighetsgränsen blir all kommunikation offentlig. Förstudien ska ta ställning till vilka regler som gäller och hur detta ska hanteras.

16 (16) För att projektrum med externa partners ska fungera behöver IT-säkerheten lösas. Upphandlingskontoret är starkt pressat. Det finns en risk för att upphandlingen av leverantör försenas om upphandlingen inte prioriteras innan sommaren. Projektavslut Projektet avslutas under 2014 och överlämnas till kommunledningsförvaltningen vars ansvar är att utveckla och förvalta systemet och arbetssättet. Överlämningen har driftkostnadsmässiga konsekvenser som ska budgeteras. Överlämningen av projektet kommer att ske både skriftligt och muntligt. Projektet bjuder in till en spridningskonferens berätta om erfarenheter och slutsatser. Projektledaren ansvarar för en avslutsrapport där projektet utvärderas och de erfarenheter och iakttagelser som gjorts dokumenteras. Slutrapporten godkänns av beställaren. Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. (ändrad 2008-03-26, 64) Projektdirektiv e-tjänster, projektet Katrin E-holm. Örebro kommun, projektdirektiv för Information- struktur, innehåll och grafisk form Delprojekt i kommunikationsplattformsprojektet (KPP). Eskilstuna kommun projektdirektiv för nytt intranät.