Snabbguide - Region Skånes projektmodell webbplats:www.skane.se/projektmodell BP = Beslutspunkt (Projektmodellen har fem beslutspunkter. Vid varje punkt tar beställare/styrgrupp beslut om stopp eller gå) = Dokumentmall, se webbplats, Verktygslåda = Före och efter projektet = Projektarbetet Projektplan (Excel) Rubriker projektpärm Checklista Använder språket Se webbplats, Ordlista, Roller Följer processens faser och beslutspunkter Väljer bort sådant som inte är användbart och får tips för effektivare arbete Använder direktivmallen Se webbplats, Verktygslåda Projektplan (Word) Direktiv (Hjälp) Direktiv Ettapmålsplan (Word) Organisationsplan (Word) Tidsplan (Word) Åtgärds/resursplan (Word) Protokoll Kallelse Statusrapport Riskanalys Intressentanalys Gör projektplan och skriver slutrapport Se webbplats, Verktygslåda Om idèn Kom på idè Projekt eller annan arbetsform BP1 Direktiv Förbered BP2 Förstudie BP3 BP3 Proj. plan BP4 Startmöte och styrning Genomför Projektavslut BP5 Ta till vara resultat Hantera resultat Utvärdering/ uppföljning Röstning Brainstorming Bedöm idéns hållbarhet Nuläges- och omvärldsanalys Förslagsanalys Intressentanalys Slutrapport Nuläges- och omvärldsanalys Projektkalkyl Riskanalys SWOT analys Förstudierapport Hantera resultat och effekter 2008, Q1
Fas 1 Kom på idé (projektmodellens fyra faser) Kom på idé Idéer till förbättring uppstår när det finns ett förändringstryck i verksamheten och en problemmedvetenhet. Medarbetare eller beställare, d v s den som betalar eller resursägare, kommer med en idé eller ett förslag. Exempel är en förbättringsåtgärd på en arbetsuppgift en ny arbetsuppgift en ny lagstiftning inom ett projekt kan uppstå ett problem som kan utmynna till en ny projektidé Projektförslag En idé omsätts till ett projektförslag. Det lämnas till chef/ledningsgrupp som avgör om projektet ska starta, om det är bättre att avvakta eller om projektet saknar förutsättningar att lyckas eller om förslaget istället ska ingå i ordinarie arbete. Verktyg för beslutsunderlag Omvärldsanalys, förslagsanalys, hållbarhetsanalys, röstning och brainstorming. Se webbplats, Verktygslåda Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Kom på idé Sida 1
Beslutspunkt 1 (BP1) Beslut om stopp eller gå Beslutet fattas av chef eller beställare. Ja till projekt Om chefen efter genomgånget beslutsunderlag bedömer att idén är värd att gå vidare med samt att det ska ske inom ramen för ett projekt är nästa beslut att utse en styrgrupp. Styrgruppen tar fram ett preliminärt direktiv och projektledare utses. Nej till projekt Om idén efter genomgånget beslutsunderlag inte bedöms värd att gå vidare med i projektformen läggs den ner eller genomförs inom ramen för ordinarie arbete. Återkoppling bör ges om anledningen. Anledningar till att inte gå vidare kan vara att idén är inte prioriterad i nuläget, beslutsunderlaget är otillräckligt och resurser saknas. Avvakta Saknar beställaren tillräckligt beslutsunderlag kan ytterligare underlag begäras och även kompletteras med en förstudie. När en sådan har gjorts och granskats kan den slutliga bedömningen göras. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Kom på idé Beslutspunkt: Gå vidare? Sida 2
Fas 2 Förbered Förbered/beslutsunderlag Med förberedelse menas att ta fram ett beslutsunderlag. Arbetet är ett samspel mellan projektgrupp och beställare och/eller styrgrupp. Det är i denna fas som det är möjligt att förutse om projektet ska kunna nå sina mål. Ett beslut att avsluta projektet i denna fas kan alltså vara ett mycket klokt beslut. Styrgrupp Styrgruppen består endast av beslutsfattare. Styrgruppens uppgift är att göra ett direktiv, styra, kontrollera och fatta beslut. Beställaren ingår i styrgruppen och agerar som styrelseordförande. Beställaransvaret går att delegera till ett ombud. Det kan även vara ett projekt med närmaste chef eller ledningsgrupp som styrgrupp. Det underlättar för snabba och tydliga beslut om beställaren agerar som styrgruppsordförande. Styrgruppen utser projektledare, om denna person inte redan är utsedd. I styrgruppen ska projektledaren ingå som föredragande. Direktiv Styrgruppen ska lämna skriftligt direktiv som ska vara vägledande, tydligt, resultatinriktat och ge ramar. Ett väl genomarbetat direktiv är en framgångsfaktor i projektarbetet. Direktivet skrivs om när villkoren ändras på någon väsentlig punkt. Beslutspunkt 2 (BP2) Beställaren eller styrgruppen fattar beslutet om direktivet. Ofta ger projektledaren förslag till ett slutligt direktiv utifrån ett preliminärt. Registrering av projekt När projektet har fått beslut om projektstart skall det registreras. Registrering sker vid beslutspunkt fyra, men kan ske redan vid beslutspunkt två. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Förbered Sida 3
Fas 2 Förbered Förstudie/beslutsunderlag Förstudie En förstudie genomförs om det saknas tillräcklig information för att planera projektet på ett bra sätt. Det är viktigt att beställaren eller styrgruppen godkänner hur förstudien ska genomföras. I mindre projekt kan förstudien göras av projektgruppen, medan den i större projekt är att betrakta som ett eget projekt. I en förstudie ska ett beslutsunderlag tas fram med rekommendationer om huvudprojektet ska starta eller inte, hur och när och med vilka resurser projektet ska genomföras. En förstudie kan innebära att titta på gamla projekt. Finns där något att lära och dra erfarenheter av? Titta på hur den egna och andra organisationer har gjort. Oftast påverkar förstudiearbetet det slutgiltiga direktivet och ger ramarna för projektplanen. Verktyg för förstudie Omvärldsanalys, intressentanalys, riskanalys, projektkalkyl, SWOT-analys och förstudierapport. Se webbplats, Verktygslåda Beslutpunkt 3 (BP3) Efter förstudien fattar beställaren eller styrgruppen beslut om projektet ska starta, läggas ner, eller om den ursprungliga idén behöver förändras eller om man ska avvakta med genomförandet av projektet. Det är av stor vikt att avsluta projektet om det visar på att den inte ger någon vinst/resultat. Registrering av projekt När projektet har fått beslut om projektstart ska det registreras. Registrering sker vid beslutspunkt två, tre eller fyra. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Förbered Sida 4
Fas 2 Förbered Projektplan När vi arbetar i ett projekt har vi krav på oss att åstadkomma resultat. För att åstadkomma detta krävs planering. Med projektplanen tydliggör vi hur vi arbetar. Projektplanen är ett samlingsnamn för flera olika planeringsdokument. Planeringen av ett projekt är projektledarens ansvar. Projektplanen talar om vad som ska göras av vem, när, varför, hur och till vilken kostnad. Verktyg för projektplanen Projektplanen kan innehålla följande delar/dokument: bakgrund, syfte, avgränsningar, etappmål, projektmål, effektmål, åtgärds-/resursplanering, tidsplanering, projektorganisation, information och förankring. Se webbplats, Verktygslåda. Projektplanen lämnas till styrgruppen/beställaren för godkännande. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Förbered - Projektplan Sida 5
Beslutspunkt 4 (BP4) Beslut om stopp eller gå Beslut - Projektplan Beställaren/styrgruppen fattar beslut om projektplanen ska kompletteras. En annan arbetsform ska väljas, projektet ska senareläggas eller genomföras enligt fastställd projektplan. Registrering av projekt När projektet har fått beslut om projektstart ska det registreras. Registrering sker vid beslutspunkt två, tre eller fyra. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Förbered Beslutspunkt: Gå vidare Sida 6
Fas 3 Genomför Projektstart och styrning Arbetsgrupp rekryteras och sammankallas till första mötet. Beställare och styrgrupp kan med fördel medverka en kort stund vid start då direktivet presenteras, men därefter är det viktigt att arbetsgruppen arbetar vidare på egen hand. Viktiga inslag under första mötet är: information om projektet, presentation av de medverkande, spelregler, ansvar och befogenheter, kommunikationen i och mellan medlemmar i gruppen, hur dela information, mötesplanering och tydliggörande av vad som ska göras. Etappmål Det viktigaste är att enas om projektets etappmål. De ska vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Verktyg för genomförande Projektpärm, protokoll, kallelse, statusrapport, risk- och intressentanalys. Kopplingar till angränsande projekt bör göras. Se webbplats, Verktygslåda Om oklarheter kring projektet uppstår ska dessa diskuteras med styrgruppen. Direktivet skrivs om när villkoren ändras på någon väsentlig punkt. Film - webbutbildning Visa gärna projektmodellens webbutbildning vid första mötet, så får alla projektdeltagare en gemensam bild av vad det innebär att arbeta i ett projekt. Se webbplats, Region Skånes projektmodell Utbildningar. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Genomför Sida 7
Fas 3 Genomför Projektavslut Projektets resultat redovisas fortlöpande till styrgruppen, oftast i en skriftlig rapport. Projektet avvecklas med ett styrgruppsmöte där projektledaren överlämnar projektets resultat i form av en slutrapport med tydliga rekommendationer. Exempel på rekommendationer kan vara nya projekt, kvarstående uppgifter, hur projektets resultat ska användas, påverkan på ordinarie verksamhet med mera. Verktyg för projektavslut Slutrapport. Styrgruppen värderar och fastställer slutrapporten. Se webbplats, Verktygslåda Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Genomför - Projektavslut Sida 8
Beslutspunkt 5 (BP5) Beslut av slutrapporten Slutrapport Det är beställarens uppgift att, utifrån slutrapporten, bestämma vad som ska göras för att uppnå effektmålen. Det kan innebära att ett nytt projekt behöver startas, utbildning av personal, implementering av ett nytt IT-stöd m m. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Genomför Beslutspunkt Hur gå vidare. Sida 9
Fas 4 Hantera resultat Ta tillvara resultat Projektledaren har lämnat en slutrapport med rekommendation om vad som det behöver arbetas vidare. Det är beställarens uppgift att besluta hur arbetet ska fortsätta. Ska det ske i ordinarie organisation eller i ett nytt projekt. Vem ansvarar vilka resurser ska finnas. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Hantera resultat Ta tillvara resultat Sida 10
Fas 4 Hantera resultat Utvärdering och uppföljning Det är beställarens uppgift att besluta om när och hur effektmålen ska följas upp. Tidsperspektivet kan variera mellan olika projekt. Effektmål beskriver vad som ska uppnås en tid efter att projektet är avslutat. Beställaren måste fastställa hur lång denna tid ska vara, hur uppföljningen ska ske och vem som ska ansvara för att den utförs. Man bör utse en objektiv person som utvärderar effektmålet. Verktyg för hantera resultat Se webbplats, Verktygslåda, Hantera resultat och effekter. Region Skånes projektmodell Modellens fyra faser Hantera resultat Utvärdering och uppföljning Sida 11