Caseövning Business Consulting AB

Caseövning Business Consulting AB För ME2015 Industriell Projektledning: Ledning och styrning av projekt Perfection is Standard Av Peter Ekblom Roberto Marafante Peder Samuelsson & Anna Jerbrant TRITA IEO R 2009:08 ISSN 1100-7982 ISRN/KTH/IEO/R 09/08 - SE

Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Inledning...1 Business Consulting AB...2 Bakgrund och utveckling... 2 Situationen idag på BC... 4 BC:s kunder... 5 Företagsfilosofi... 5 Omvärld, framtidsutsikter och strategi... 6 Verksamhetsbeskrivning...7 Technology Consulting... 7 Management Consulting... 9 Audit... 10 VD har ordet...11 Management Consulting vårt nya affärsområde... 11 Avslutningsvis... 11 Projekt på BC...11 Projektprocessen... 13 Projektorganisation... 14 Medarbetarnas perspektiv... 14 Projekt med Vitvara AB...16 Beställaren... 16 Syfte och mål... 16 Bakgrund... 16 Tidigare samarbete med BC... 17 Information från Vitvara AB... 17 Information från BC... 18 Intern projektinformation... 19 Projektets resurser...19 Uppgifter...21 Förstudie & Planering... 21 Genomförande... 23 Avslut & Effekthemtagning... 26 Bilaga 1 Personalöversikt - Business Consulting AB...1 Företagsledning... 1 Affärsområdeschefer... 2 Medarbetare i de olika affärsområdena... 2 Övriga Medarbetare Business Consulting:... 4

Beställare Vitvara AB... 5 Extern Konsult... 5 3

Inledning Projekt som arbetsform blir allt vanligare i snart sagt alla samhällssektorer, och projektledning blir därmed en vanlig arbetsuppgift för allt fler anställda i företag och förvaltning. I praktiken kommer de flesta av dagens universitetsstudenter inom teknik, naturvetenskap, ekonomi och samhällsvetenskap att på något sätt involveras i projektbaserat arbete inom bara några år efter examen. Flera av de största arbetsgivarna för nyutexaminerade civilingenjörer har helt eller delvis övergått till att vara projektbaserade organisationer, vilket innebär att även den dagliga produktionen organiseras som projekt. Svensk industri blir helt enkelt alltmer beroende av sin förmåga att organisera effektiv projektdrift av att utveckla sin projektkompetens. Framväxten av projekt som en central arbetsform motsvaras också av en allt tydligare professionalisering av projektledarrollen. De som löpande får ansvaret för stora projekt har ofta projektledning som yrke, och de har utöver sin grundutbildning också djupa insikter i den s k projektledningsläran, som är projektarbetets teoretiska bas. Projektledningsläran innehåller en lång rad modeller som kan användas för framgångsrik generering, organisering, ledning och teamledning av/i projekt. Denna kurs är en grundläggande genomgång av projektledningslärans samtliga områden. Kursens övergripande syfte är att ge kursdeltagarna grundläggande kunskaper om projektledning i olika typer av industriell verksamhet. Målet är att kursdeltagarna efter genomgången kurs skall vara väl förberedda för att medverka i industriellt projektarbete inom sina respektive teknikområden. Efter genomgången kurs skall deltagarna (1) vara förtrogna med projektledningslärans grundläggande begrepp och metoder, (2) känna till de grundläggande arbetsuppgifter som en projektledare har från idé till levererat projekt, (3) ha kännedom om hur omvärldsmiljön påverkar projektarbetet samt (4) ha kännedom om vad företagets projektkompetens innebär och hur den kan utvecklas. 1

Kursen ME2015 fokuserar på lednings- och arbetsformer i affärs-, utvecklings- och förändringsprojekt i industrin. Under kursen bryts läroböckernas projektledningslära mot praktikfall. Förutom en allmän orientering om dagens projektledningslära och begreppet projektkompetens går undervisningen bl a igenom projektplaneringen, projektorganisering, ekonomistyrning, upphandling, projektledarens ledarskap samt ett antal praktikfall från projekt i olika verksamheter. För att kursdeltagarna skall kunna få möjlighet att tillämpa de teoretiska kunskaperna, som presenteras i kurslitteraturen samt på föreläsningarna, direkt består examinationen av dels en skriftlig tentamen och dels en inlämningsuppgift, denna caseövning presenterad i en skriftlig rapport. Formalian för denna rapport presenteras i kurs-pm:et. Business Consulting AB Efter dina civilingenjörsstudier på KTH fick du jobb på konsultföretaget Business Consulting AB och har nu jobbat där i två år. Du har precis blivit förflyttad till det nya verksamhetsområdet Management Consulting och har erhållit en arbetsbeskrivning som Consultant, och eftersom marknaden befinner sig i en högkonjunktur står du i fartgroparna att gå in som projektledare för ditt första större projekt på företaget. Ett avtal med företaget Vitvara AB har precis slutits och det är nu din uppgift att strukturera, planera och genomföra projektet till styrgruppen och kundens belåtenhet. På företaget återfinns tre stycken verksamhetsområden; Technology Consulting, Audit och det nya Management Consulting. Business Consulting AB (BC) är ett börsnoterat konsultföretag som huvudsakligen levererar affärslösningar inom teknik till kunder inom de flesta branscher. Företaget är börsnoterat sedan fem år tillbaka och har sedan noteringen haft en positiv ekonomisk utveckling. Omsättningen har stigit med nästan 150 miljoner kronor denna period, se figur 1. Senast redovisade företaget en omsättning på 332 MSEK. Bakgrund och utveckling BC startades för 20 år sedan av två entreprenörer som då var företagets enda anställda, verksamheten bestod av att hjälpa mindre företag med IT-lösningar. Utvecklingen gick bra från början och det 2

tog inte lång tid innan företaget började rekrytera ytterligare personal för att bemöta efterfrågan. Företaget har därefter växt till att bli en omfattande organisation bestående av i genomsnitt 250 medarbetare och i ledningen ingår de två grundarna, en VD, en vvd, en finanschef samt en ekonomichef. BC kan sedan börsintroduktionen för fem år sedan uppvisa en fördubbling i omsättning samtidigt som personalantalet har ökat i samma takt. Figur 1 Omsättningen och personalutvecklingen för BC sedan börsnoteringen. 90-talets IT-krasch drabbade branschen hårt och även BC fick minskade intäkter under en tid. Ledning agerade dock snabbt och lyckades utnyttja den innehavda kompetensen för att utveckla verksamheten till att även erbjuda strategisk rådgivning av IT-lösningar till sina kunder. En utveckling som föll väl ut under den dåvarande krisen och BC lyckades bibehålla lönsamheten i företaget. Affärsområdet fick namnet IT-Strategy och är fortfarande med i företagets tjänsteutbud. Den lyckade hanteringen av krisen samt företagets fortsatta utveckling har till mångt och mycket berott på kompetensområdet Technology Consulting i vilket de två grundarnas initiala idéer fortfarande syns tydligt. En avgörande anledningen till företagets lyckosamma utveckling samt expansion anses vara de vid etableringen unika ITlösningarna som kunderna erbjöds. Dessa har med åren vidareutvecklats och bidragit till att flera andra kompetensområden inom tekniklösningar tagits fram, däribland det nämnda IT-Strategy. Det var den lyckade införingen av IT-strategy som gav företaget insikt i att en bredare kompetens innehades på företaget och kunde omsättas i 3

verksamhetsområden. För några år sedan startades även verksamhet inom revision (Audit) då företaget ansåg att sådan kompetens fanns inom företaget och synergier kunde skapas till det andra verksamhetsområdet. Situationen idag på BC Kärnkompetensen anses idag fortfarande vara IT-lösningar tillsammans med de nischkompetenser som vidareutvecklats samt den kunskap och erfarenhet som medarbetarna på BC besitter. Denna kärnkompetens har erbjudit BC tillgång till en bred variation av marknader där större delen av kunderna återfinns inom enbart verksamhetsområdet Technology Consulting. På senaste tiden har ledningen insett möjligheten att kunna införa ytterligare ett affärsområde i företagets tjänsteutbud. Kompetensen för sådan verksamhet anses redan företaget inneha och skulle kunna öka företagets konkurrenskraft ytterliggare. Därför lanserades verksamhetsområdet Management Consulting i början av året med visionen att det skall bli en viktig del av företagets utbud. Lanseringen har medfört en del omstrukturering av personal på företaget samtidigt som några nya och arbetsvilliga konsulter rekryterats. Då företaget för närvarande befinner sig i en expansionsfas med det nya verksamhetsområdet samtidigt som marknaden har en stadig efterfrågan är beläggningen hög, framförallt på företagets seniora medarbetare. På så vis har du fått möjligheten att ett steg framåt på karriärstegen och biträda rollen som projektledare. I figur 2 återfinns fördelningen av omsättningen på respektive verksamhetsområde, det framgår även hur BC uppskattar att fördelningen kommer vara i slutet av året. Om tre år så estimeras att Technology Consulting och Management Consulting omsätter lika stor del. 4

Figur 2 Fördelningen av omsättningen mellan de tre verksamhetsområdena. BC:s kunder BC är verksamt på den svenska marknaden med både nationella och internationella kunder. Kunderna återfinns i de flesta stora branscher inom både den privata och offentliga sektorn. BC har genomfört uppdrag inom exempelvis industri, finans, energi, telekom och pharma och vanligtvis efterfrågar BC:s kunder effektiviseringslösningar till befintliga affärsprocesser eller förslag på helt nya affärsprocesser. Eftersom företaget bedriver kunskapsintensiv verksamhet beror lönsamheten och konkurrenskraften till stor del på en ständig kompetensutveckling hos medarbetarna och företaget som helhet. Företaget har tre kontor lokaliserade i Stockholm, Göteborg och Malmö. En typisk kund till BC kännetecknas vanligtvis som ett medelstort eller stort svenskt företag med kunder på flera marknader och i flera länder. Anledningen till att BC kontaktas brukar oftast vara ekonomiska problem inom ett produktsegment eller önskemål om effektivisering av verksamheten. Efter diskussioner med kunder visar det sig ofta att företagen sitter på en mycket bred kompetens men har misslyckat med att hitta en samlad strategi eller rätt verktyg för att arbeta åt samma håll och mål. Företagsfilosofi BC är bland sina kunder känt för trevliga medarbetare med hög kompetens. Det är inte ofta BC misslyckas med att tillfredsställa kunders behov och önskemål då framförallt de seniora konsulterna sitter på stor erfarenhet. Företaget jobbar med målet att alltid leverera lösningar av yttersta kvalitet. 5

De anställda ser BC som en seriös arbetsgivare där möjligheterna till personlig utveckling är stor. En av företagets grundare, Nils, har utöver sina antaganden på BC även varit verksam gästföreläsare under pedagogiska seminarier. Hans familjära och kamratliga bemötande genomsyrar även atmosfären på BC där det är enkelt att få hjälp om så behövs. För att vara en konsultverksamhet ses denna atmosfär som något unikt där nya konsulter snabbt kommer in i arbetet. Företagsledningen är övertygad om att ett företag som innehar en kamratlig atmosfär och som värdesätter socialt ansvar i slutändan uppnår en högre framgång på en marknad med hög konkurrens. För sex år sedan var BC involverat i ett stort statligt goodwill-projekt för att utveckla en högre IT-standard för de svenska skolorna. Projektet fick god publicitet i media och förmedlade bilden av ett företag som främjar utveckling. Nils ser en sammankoppling mellan god företagsetik och långsiktig utveckling. Omvärld, framtidsutsikter och strategi För tillfället råder högkonjunktur och företaget går starkt framåt både på hemmamarknaden och på den internationella marknaden. Därför har ledningen beslutat att expandera kraftigt och utöka organisationen med fler medarbetare successivt under året för att möta efterfrågan och kunna realisera projekt som befinner sig i pipelinen. Ledningen vill samtidigt upprätthålla en sund kompetensutveckling inom företaget för att inte förlora konkurrenskraft. Kompetensutveckling inbegriper såväl utveckling av nya och befintliga kompetensområden som BC:s medarbetares individuella kompetensutveckling anser ledningen. Detta eftersom konkurrenskraften baseras på styrkan hos BC:s samlade kompetens då företaget befinner sig i en kunskapsintensiv bransch. Därför bör en medveten kompetensutveckling pågå parallellt med genomföranden av lönsamma affärsprojekt. Det finns planer inom ledningen att om uppstarten och utvecklingen av Management Consulting fungerar satisfierande bredda området med fler nischkompetenser. Vidare har ledningen börjat diskutera om verksamheten borde breddas till att omfatta även andra nordiska länder och öppna kontor även där. 6

Verksamhetsbeskrivning BC:s tjänsteutbud är idag representerat av tre stycken verksamhetsområden, Audit, Technology Consulting samt det nyetablerade Strategy Consulting. Inom varje affärsområde förekommer ett större antal underavdelningar med nischkompetenser och för varje affärsområde ansvarar en affärsområdeschef. I figur 3 återges en något förenklad översikt av organisationen idag, här tillsammans med det nya affärsområdet: Figur 3 Organisationsschema över Business Consulting AB. Nedan följer en förklaring av de tre verksamhetsområdena och de nischkompetenser BC har riktat in sig på. Technology Consulting Technology Consulting är kärnan i BC:s tjänsteutbud och har varit stommen för deras affärsverksamhet sedan företaget grundades för 20 år sedan. BC var nyskapande inom branschen vid denna tidpunkt och 7

det är deras skräddarsydda tjänster inom IT - sektorn som möjliggjort företagets snabba utveckling och expansion. Business Improvement Handlar om att analysera intern och extern data för att stödja beslutsfattande och generera värde till verksamheten. BC tillhandahåller tjänster inom ekonomisk styrning och kundinsikt. Vanligtvis vill kunderna som efterfrågar Business Improvement ha en förbättring av insikten på hur de ska ha kontroll över verksamheten och kundernas önskemål. Området är ett av de mest efterfrågade i BC:s tjänsteutbud. Data Management Innebär hantering av all data under dess livscykel inom verksamheten. En effektiv datahantering underlättar ledningsbeslut, förbättrar produktivitet och minimerar risker. Processen att utveckla ett företags datahantering kan ibland vara rätt komplicerad på grund av sekretesskrav. Ofta är den data ett företag vill lagra känslig och BC:s konsulter måste vara mycket noggranna så att ingen information sprids. Projekten inom Data Management kopplas ofta ihop med tjänster inom IT-Infrastructure då hela system kan behöva skapas för effektiv datahantering. IT Infrastructure BC erbjuder kunder att effektivisera sin verksamhet genom att förändra deras IT-infrastruktur. BC har stor erfarenhet av att reducera kostnaden för IT- Infrastrukturen hos företag i Sverige och fokuserar sin kraft på heltäckande lösningar som möjliggör effektiv användning av datacentra, applikationer och kommunikation. Detta område var det som BC grundare startade upp verksamheten med och är fortfarande ett starkt och populärt område bland företagets kunder. Vanligtvis handlar det numer om att effektivisera redan befintliga IT-lösningar eller implementera nya hos nyetablerade företag. Technology Upgrade BC erbjuder företag och organisationer att uppgradera föråldrade och svårkontrollerade klientmiljöer till att uppnå effektiv, rationell och kostnadsbesparande hantering av klienter, applikationer och kommunikation. Fokus inom dessa projekt brukar ofta vara på att lära företag hur deras kunders efterfrågan kan förstås och tillmötesgå på ett framgångsrikt sätt. Projekten handlar ofta både om ny teknik samt ny strategi. 8

IT Strategy Är en tjänst som fokuserar på företags IT-strategier, optimering av ITinvesteringar samt nytänkande kring informationsteknologi som skapar affärsvärde. Projekten är ofta inriktade mot ledningsenheten på andra företag för att förbättra styrningsfunktioner även om projektens fokus handlar om att öka nyttan av redan befintlig IT. Syftet med projekten brukar vara att koppla samman verksamhetens behov med IT och ledningsstöd. Management Consulting För att kunna erbjuda sina kunder ett helhetsperspektiv och en portfölj med rådgivning samt utveckling av företagsverksamhet har BC startat ett nytt verksamhetsområde, Management Consulting. Det är främst inom tre delområden som företaget anser att de kan skapa värde hos sina kunder: Supply Chain Management De tekniklösningar företaget erbjuder sina kunder har visat sig kunna vara till god hjälp även vid optimering av lagernivåer samt ett gott stöd vid utveckling av 3PL (tredjepartslogistik). Projekten syftar oftast till att optimera varuflöden och minimera kostnaden för transport, lagerhållning och leverantörsupphandlingar. Inom området hoppas BC kunna etablera sig hos både medelstora samt stora företag. Inom området erbjuds även lösningar på hur fluktuationer i efterfrågan kan förutspås samt hanteras för en ökad lönsamhet. Ibland erbjuds projekt åt kunder där även Strategy Consulting kopplas in för att skapa nya försörjningsstrategier åt företag. Strategy Consulting Företaget erbjuder sina kunder även vägledning och specialisering inom strategiska områden som till exempel ledningsaspekter, framtidsbeslut och upphandlingar. Området ligger nära, och har vuxit fram ur, IT-strategy som återfinns under Technology Consultning. Projekten syftar ofta till att hjälpa företag att effektivisera sin företagsledning och ta bättre utvecklingsbeslut baserat på prognoser för framtiden. Förhoppningen är att Strategy Consulting ska bli en av BC:s mest efterfrågade tjänster inom Management Consulting området. Customer Relationship Management Företaget hjälper kunder att optimera tillväxt, kundlojalitet och lönsamhet. Genom att upprätthålla goda kundrelationer finns 9

möjligheter att knyta långsiktiga band och skapa trygghet och konkurrenskraft på marknaden. Området är nära kopplat till marknadsföring och kundservice. BC:s kunder som efterfrågar detta område har ofta problem med hur leverantörer och kunder ska hanteras för att uppnå ett effektivt flöde av information och varor. Audit Revision är BC:s näst senaste tillskott inom verksamheten. Inom affärsområdet erbjuder BC huvudsakligen tjänster samt tilläggstjänster inom följande områden: Revision Klassisk revision innebär granskning av kundens processer för att minimera fel i företagets bokslut. Vidare är det viktigt att kvalitetssäkra den ekonomiska informationen som går ut till marknaden. Redovisning Det är viktigt att företagets ekonomiska redovisning fungerar effektivt och korrekt så att onödiga misstag undviks. BC kan hjälpa Ditt företag med årsredovisning, bokslut, koncernredovisning och ekonomistyrning m.m. Internredovisning Internrevision tar pulsen på företaget och kan bistå som god beslutsgrund för företagets ledning. BC kan hjälpa till med kontroll och ge förslag på effektiviseringsåtgärder för företagets interna verksamhetsprocesser. IT-revision Kartläggning och granskning av företagets processer och kontroller i ITmiljön samt riskprofilering. BC kan även bistå med analys och hantering av riskbilden förknippad med informationssäkerhet. Miljö- och hållbarhetsrevision Corporate Social Responsibility är ett område vars relevans ökat de senaste åren. BC Kvalitetssäkrar redovisningen av miljöansvar och socialt ansvar samt etik. I framtiden finns även planer på att utveckla tjänster inom områdena Process & Innovation Management samt Finance & Performance Management för att ytterligare utöka verksamheten, båda härhörande Management Consulting. 10

VD har ordet Återigen lämnar vi ett fantastiskt år bakom oss! Tillsammans har vi genererat en sådan positiv utveckling i alla dess bemärkelser som BC aldrig tidigare skådat. Management Consulting vårt nya affärsområde I händelsernas centrum för BC:s expansion står organiseringen av det nya affärsområdet Management Consulting vars verksamhet ledningen är övertygad om har en hög potential och utgör ett starkt komplement till den befintliga organisationen. Personaltillväxten kommer vara fortsatt hög när denna ska bemannas och likaså gäller våra övriga två affärsområden vars tjänster efterfrågas i allt högre grad. Avslutningsvis Allting visar på att framtiden ser fortsatt ljus ut och mot bakgrund av den historiskt starka utvecklingen står vi väl rustade för att expandera ytterligare. Jag känner mig stolt för och ser fram emot att få leda en stark och drivkraftig organisation vidare även under nästa år. Projekt på BC De tio första åren bedrevs ingen medveten projektverksamhet på företaget utan kopplingen till kunder benämndes som uppdrag. I och med att allt fler kunder började utnyttja projektformen i sin befintliga verksamhet blev det ett naturligt steg för BC att ställa om och börja bedriva uppdragen i projektform. Den största skillnaden vid omställningen var att varje uppdrag fick begränsat med tid och resurser. Tidigare då inga begränsningar innehades beslutade den ansvarige för uppdraget själv hur mycket arbete som behövdes för att realisera målet. Detta kunde te sig olika beroende av vilken typ av avtal som skrivits mellan BC och kund. Grovt förenklat så hade BC två typer av avtal med sina kunder, antingen löpande kostnad för utförd arbetstid eller ett fast pris för uppdraget. Detta avgjorde till mångt och mycket hur uppdragen styrdes. Omstruktureringen var även en viktig faktor för ledningen att se till att vidareutveckling av verksamheten kunde bibehållas. Kunderna efterfrågar lösningar som huvudsakligen är unika och går att ta fram under en begränsad period. Ledningen har sedan införandet ansett att projekt som arbetsform bäst uppfyller det ändamålet. På grund av detta har företaget lyckats uppnå en tämligen väl utvecklad 11

erfarenhet och således också en hög projektmognad vad gäller att bedriva enskilda projekt. Ledningen anser även att företaget besitter en hög projektkompetens. Hur projekten organiseras skiljer sig åt beroende på hur många och vilka projekt som för tillfället bedrivs inom organisationen och skiljer sig även för respektive affärsområde. En illustration av organisationsstrukturen på BC kan ses i figur 4 nedan, överst återfinns företagsledningen och under ledningen finns de tre affärsområdena. Projekt som utförs i organisationen är underordnade affärsområdena men det finns ingen distinkt indelning för vilket projekt som tillhör respektive område. Figur 4 Organisationsstruktur för projekt på BC Idag väljer affärsområdeschefen själv med visst stöd från företagsledningen vilka nya projekt som ska genomföras i respektive affärsområde. Det är även upp till affärsområdeschefen att utse projektledare i nya projekt. Projektledaren i sin tur rapporterar kontinuerligt status i pågående projekt till affärsområdeschefen, dock finns ingen uttalad plan för hur och vilken information som ska förmedlas. Pernilla, som är projektledare i ett befintligt projekt inom Business Improvement säger att det mesta går på rutin, det är helt enkelt såhär det alltid har gått till! 12

Angående mötesstruktur finns ingen uttalad företagsstandard utan det är upp till varje projektledare hur projektprocessen skall genomföras. Det har framkommit att i vissa fall brukar möten hållas 1 gång per vecka medan det i andra inte varit lika frekvent förekommande. Det finns heller ingen uttalad metod för hur information skall spridas i organisationen dock säger konsulterna själva att informationsflödet inom projekten fungerar bra. Projektprocessen Processen som respektive affärsprojekt går igenom på BC kan generellt beskrivas enligt följande figur: Figur 5 Generell projektprocess hos BC Fas 1 Ett projekt anskaffas i regel genom att en presumtiv kund gör en offertförfrågan om att få en viss tjänst, ur BC:s tjänsteutbud, utförd. Alternativt och även vanligt förekommande är att företagets egna anställda approcherar och föreslår andra företag en tjänst. När kontrakt har undertecknats påbörjas i nära samarbete med kunden projektering och förstudie där parterna lär känna uppgiften närmare och lönsamheten beräknas. Kundens engagemang är således högt initialt för att sedan minska när projektledaren, som är högste ansvarig för att de kontraktuella åtagandena uppfylls, påbörjar planeringen för projektets genomförande internt. I planeringen ingår bland annat att finna rätt resurser vilket innebär att projektledaren annonserar om projektet och kontaktar personal via den interna databasen eller gör den klassiska korridorsrekryteringen. Fas 2 Under genomförandefasen är kunden i regel mindre delaktig och följer endast upp de delresultat som projektet levererar. Projektdeltagarna fokuserar på att lösa uppgiften så att projektet kan levereras enligt 13

specifikationerna i kontraktet. Ingen standardiserad mötesstruktur förekommer, det är upp till projektledaren att planera mötes- och beslutstillfällen efter behov. Under senare del av genomförandefasen involveras kunden återigen för att lära känna projektets leverabel och lösningen på uppgiften. Detta eftersom leveransen av BC:s projekt vanligtvis är av den karaktären att kunden ska kunna nyttja denna på ett effektivt sätt i sin verksamhet när projektet är färdigt. Fas 3 När projektet når sin slutfas och kunden kan betraktas som tillfredsställd är det dags att nå ett avslut. Här överlämnas projektets leverabler i sin helhet till kund. Internt på BC levereras en slutrapport i syfte att ligga till grund för kommande projekt och bistå det organisatoriska lärandet överlag. Slutrapporten kan i särskilda fall, när det kan betraktas vara av intresse för hela organisationen, levereras i samband med ett större slutmöte som omfattar fler än bara projektdeltagarna. Senare sker återkoppling till kund och uppföljning internt för att stämma av effekterna av projektet. Projektorganisation Ägare och ansvarig för projektets kontrakt är projektledaren tillsammans med verkställande affärsområdeschef. Projektledaren är vanligtvis en person med något längre erfarenhet men detta skiftar beroende på projektets karaktär; projekt med högre komplexitet ägs alltid av en mer senior medarbetare. Inom organisationen är man mycket mån om kompetensutvecklingen hos nyare och yngre medarbetare varför dessa snart får ansvara för projekt, vanligen av enklare karaktär. Beslut om genomförande av projekt fattas i dagsläget beroende på projektets beräknade ekonomiska lönsamhet som styrande parameter. Beslutet tas, beroende på projektets storlek, av affärsområdeschefen om projektet är stort och på lägre chefsnivå om projekten är mindre. Medarbetarnas perspektiv Under din inledande period på BC har du ibland hamnat i diskussioner rörande om en projektmodell existerar eller inte. Sirpa som har arbetat på BC under en längre tid berättade för dig att det är självklart att en projektmodell existerar: 14

Vi här på BC har en välutvecklad modell som vi alltid följer i processen gentemot kunderna. Egentligen har vi alltid arbetat i samma process sedan företaget etablerades och när övergången från uppdrag till projekt genomfördes blev det ingen direkt skillnad. Modellen för hur vi arbetar i projekt sitter i väggarna och de nya lär sig fort om hur vi på BC bedriver verksamheten på ett framgångsrikt sätt. Det är en välbeprövad metodik. Sirpa, Senior Consultant Technology Consulting Samtidigt har du även hört en av de nya konsulterna berätta att det varit svårt att komma in i hur företaget arbetar i projekt: I de två projekt jag hitintills har varit involverad i har processen varit olika. Frekvensen av möten har framförallt skiftat mycket mellan projekten och det har inte alltid varit klart var i projektförloppet projektet egentligen befunnit sig. Min uppfattning är att det inte verkar finnas någon generell projektmodell på företaget utan varje projektledare strukturerar arbetet på det sättet som passar denne bäst. Däremot har jag alltid fått ett mycket gott stöd från projektledarna. Per, Junior Consultant Technology Consulting 15

Projekt med Vitvara AB Som projektledare för affärsprojektet med företaget Vitvara AB har du tilldelats information gällande företaget Vitvara AB och projektet samt direktiv från styrgruppen på BC. Beställaren Beställaren av projektet är VD:n samt ledningsgruppen för företaget Vitvara AB verksamt inom tillverkningsindustrin. Produkterna är härhörande ur sällanköpsvaror och representeras till största delen av hushållsprodukter. Företaget grundades för snart 35 år sedan och har alltid strävat efter att producera produkter av högsta kvalitet. Företaget har ca 2000 anställda och hade föregående år en omsättning på ca 3 000 MSEK. Syfte och mål Syftet med projektet är att hjälpa kunden att utvärdera och uppgradera dess produktportfölj för att stärka företagets position på marknaden. Målet är att få fram en ny konkurrenskraftig produktmix samt att leverera ett stödverktyg för företaget att i framtiden på egen hand lättare kunna förvalta och följa upp sin produktportfölj. I kravspecifikationen, bilaga 2, är beställarens krav uttryckta. Bakgrund Vid grundandet av företaget erbjöds endast service av elektriska komponenter men efter en tid insåg grundarna att deras kunnande även räckte till för en mindre egentillverkning av hållbara verktyg. Med åren har företaget växt och bytt inriktning och idag erbjuds en lång serie hushållsprodukter av hög kvalitet. Företaget har ingen specifik målgrupp utan har snarare riktat in sig mot alla de konsumenter som värdesätter välfungerade produkter av svensk kvalitet. Slutkunderna speglas således av privatpersoner som betalar lite mer för en välfungerande produkt. Vitvara AB säljer en betydande del av sina produkter till återförsäljare och har sällan direktkontakt med privatpersoner. Däremot innehas direktleveranser till företag som köper in större partier, sådana kan vara byggföretag, fastighetsförmedlar och ibland vanliga företag. Företaget har under de senaste åren tappat mindre marknadsandelar och marknadsundersökningar företaget utfört indikerar på en delvis omodern produktportfölj. Företaget har tidigare förknippats och marknadsfört sina produkter som miljövänliga, moderna samt 16

högkvalitativa. Dock uttalar beställaren en viss oro för att marknadsundersökningarna pekar på att de halkat efter inom dessa områden. Beställaren av projektet är företagets VD med ledningsgrupp. Diskussioner rörande marknadsundersökningarna samt företagets förlust av marknadsandelar var en av de viktigaste punkterna på företagets senaste styrgruppsmöte. Det beslutades att en förändring av produktportföljen var oundviklig för att inte varumärket ska bli lidande, enligt beställaren är det av yttersta vikt att den nya produktportföljen står för företagets motto; Produkter med högsta kvalité och miljöstandard som kunden inte kan klara sig utan. På företagets hemsida går det även att utläsa följande text om produkterna: På Vitvara AB eftersträvar vi att erbjuda våra kunder produkter av genuin svensk kvalitet med flexibla användningsområden för våra kunders behov. För oss på Vitvara AB är det viktigt att våra kunder känner en trygghet till våra produkter och vet att de är producerade med omtanke för miljön och utan oegentligheter med leverantörer. Vi ställer höga krav på våra leverantörer och samarbetspartners och jobbar i nära samarbeten med alla. Tidigare samarbete med BC Företaget har tidigare arbetat med BC under två mindre projekt inom Audit och Technology Consulting. Dessa projekt har varit mindre till både uppgift och komplexitet samt med mindre ekonomisk omfattning för BC. När du granskat slutrapporter av dessa projekt återspeglas inga större problem eller komplikationer, dock återfinns inte särskilt mycket information om förloppet i sig. Det har även varit en annan beställare vid dessa projekt. Det är Lennart (Senior Manager, Technology Consulting) på BC som sålt in det här projektet hos Vitvara AB. Han lyckades få VD:n Rolf att se möjligheterna med den kompetens och erfarenhet BC kan erbjuda. Lennart kommer att inta rollen som expert i styrgruppen för projektet. Information från Vitvara AB Den ansvarige för förvaltningen av företagets produktportfölj och den som i framtiden kommer ha ansvaret för att denna ligger i linje med företagets strategi samt följer den önskade utvecklingen är produktchefen, Göran Andersson. Vid ett samtal rörande den produktportfölj som idag innehas på företaget uttrycker sig Göran 17