Hur gör jag? en utmanande 7-stegskur för medvetet bemötande på bibliotek



Relevanta dokument
KAROLINSKA INSTITUTETS UNIVERSITETSBIBLIOTEK, STADSBIBLIOTEKET I STOCKHOLM, STOCKHOLMS UNIVERSITETSBIBLIOTEK. Handledning

Hur gör jag? en utmanande 7 stegskur för medvetet bemötande på bibliotek

Bemötandeprojektet Lunds universitets bibliotek JESSICA NILSSON

Utvärdering att skriva för webben - Snabbrapport

Målmedveten satsning på aktionsforskning i Varberg

Diversa kompetensutveckling för lika möjligheter

MiL PERSONLIGT LEDARSKAP

Måste alla på skolan/förskolan börja arbeta med StegVis samtidigt?

Handen på hjärtat självbestämmande, delaktighet och inflytande. Bara ord, eller?

Pedagogisk grundsyn i utbildning av scoutledare

Kursutvärdering av kursen för personliga assistenter, våren 2014

FÖRBÄTTRINGSVÄGEN. Verktyg & inspiration för företagets utveckling. Helene Kolseth

Systematiskt kvalitetsarbete

UTVECKLINGSGUIDE FÖRSKOLLÄRARPROGRAMMET

LOKAL ARBETSPLAN 2013/14

COACHING OCH KONSTRUKTIV FEEDBACK

UTVECKLINGSGUIDE & Utvecklingsplan

Tre modeller för kollegial handledning och verksamhetsbesök

Enkät angående FoUiS aktiviteter år 2017 Hans Eriksson och Õie Umb Carlsson

Resultat av deltagarnas utvärderingar av BESÖK:s premiärdagar

UTVECKLINGSGUIDE & Utvecklingsplan. ÄMNESLÄRARPROGRAMMET 7-9 & Gy. För studenter antagna fr.o.m. H 11

Utvärdering Utvecklingsledare i kommunikationsplanering: Förändringsarbete

Hur omsätter vi dessa i verksamheten och i det praktiska arbetet med brukarna?

I samma stund man slutar försöka bli bättre slutar man vara bra. Om drivkrafter för ett forskningsinformerat arbetssätt på KIB

Vad är det som gör ett svårt samtal svårt?

Information om ledarskapskursen Ledarskap för ökat resultat

Utveckling för dig som är handledare.

Kvalitet på Sallerups förskolor

Årsberättelse 2013/2014

Innehåll. Material Ordförandeguide Uppdaterad: Sida 2 av 7

Mental träning termin 2 HT-10 Sida 1 av 1

Temadagar om Värderingar, beteende & hälsa

Sammanställning av generell kursenkät för V15 Ledarskap för vårdens utveckling Datum: Besvarad av: 13(30) (43%)

Verksamhetsplan för Årikets förskola

ArbetsrelateratDNA. Daniel Brodecki. Här är ditt ArbetsrelateratDNA i form av en rapport.

Samlat GRepp. Samlat GRepp på. Hållbart arbetsliv blev en GRymt bra dag! 4 april 2007 på Storan

Examination och utvärdering vt 2017

Dialog Gott bemötande

Barn och ungas delaktighet i 6 K. Rapport från 6 K folkhälsogrupp nr

Utvecklingsplan för inriktning Grundläggande färdigheter

Kvalitetsdokument 2013, Förskolor (läå 2012/2013) Re 310 Altorp

Jessica Nilsson

VFU utbildning i samverkan

ArbetsrelateratDNA. Daniel Brodecki. Här är ditt ArbetsrelateratDNA i form av en rapport.

MEDARBETAR- OCH LEDARPOLICY Medarbetare och ledare i samspel

Bläddra vidare för fler referenser >>>

UTBILDNINGAR. Förbättra ditt bemötande! Hantera dina konflikter! Lyckas med kulturmöten!

Handledning är det att hålla någon i handen.? Jerry Albihn, RUC

Nya perspektiv på invanda mönster. aktivt medarbetarskap Ledardagar Medarbetardagar Planeringsdagar

När barnen lämnar förskolan Vulkanen vill vi att de är rustade med : Mod och vilja - att se och förhålla sig till olikheter som en tillgång

Saab EDS Järfälla 31 januar 2014 COACHING OCH KONSTRUKTIV FEEDBACK

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Sädesärlan 2014

Kvalitetsuppföljning läsår Ullvigårdens förskoleenhet

Mot ökad serviceorientering i Helsingborgs stad

IBSE Ett självreflekterande(självkritiskt) verktyg för lärare. Riktlinjer för lärare

Lokal arbetsplan för Löderups förskola. Fastställd

Kvalitetsanalys för Lyckolundens föräldrakooperativ läsåret 2013/14

ACT- Att hantera stress och främja hälsa

UTVECKLINGSGUIDE & Utvecklingsplan. GRUNDLÄRARPROGRAMMET FRITIDSHEM För studenter antagna fr.o.m. H 11 (reviderad )

Verksamhetsplan avdelning Ekorren HT 2011

KVALITETSUTVECKLING. Normlösa förskola 2014/2015. Anna Ullén Alsander. förskolechef

Kvalitetsrapport läsåret 15/16. Förskolan Skattegården 72 A-B Förskolan Skrivaregatan 19B Förskolan Skäggetorp C 30B

KUNDUNDERSÖKNING 2014 RAPPORT MT-GRUPPEN PERSONLIGT LEDARSKAP. 63 personer deltog i undersökningen. De ger 6,4 i genomsnittligt betyg (skala 1-7)

Kursen som helhet. 1. Har du nått kursens mål. 2. Hur fungerade startdagen i ditt eget lärande?

Regionalt utvecklingscentrum. för dig som arbetar i skola, kommun och näringsliv. VI UTVECKLAR PEDAGOGISKA VERKSAMHETER

Första analys av projektet Arbetsmarknadsintroduktion för nyanlända

Att ge feedback. Detta är ett verktyg för dig som:

Arbetsplan för Bokhultets förskola

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Ollonborren 2013

Sammanfattning av kollegialt lärande inom Lärande och inflytande på riktigt när olikheten är normen

Föräldramöten Daltorpsskolan och Dalsjöskolan, vårterminen 1999

Utvärdering av inspirationsdagar i Örnsköldsvik och Söråker Tillsammans kan vi bättre

En förskola och skola för var och en 2.0. Barn- och utbildningsförvaltningens värdegrund

Uppföljning av projektet Spontana boksamtal: Om att arbeta läsfrämjande under bemannad tid

Handledning för studiecirkel

Kvalitetsredovisning Förskolan Slottet läsåret

Modell för lektionsobservationer i Svedala kommun

Utbildning Katalog Hösten 2015

BAKGRUND. Bemötandeverktyg som konkret, direkt överbryggar missförstånd och olika uppfattningar och öppnar upp för samspel och fokus

Sammanställning av utvärdering från utbildning för ledningsgrupper

Information och handledning för utvecklingssamtal och lönesamtal

LIVSKUNSKAP i Rudboda skola

LATHUND FÖR FRAMGANGSRIKT PAVERKANSARBETE. 2. Möte med. att tänka på före, under och efter besöket

KOLLEGALYFTET. Ett utvecklingsarbete inom det systematiska kvalitetsarbetet på Sörbyängsskolan och Kryddgårdsskolan. Gy träff Örebro

Lokal Arbetsplan Gubbabackens förskola 2013

Kvalitetsanalys för Leklabbet läsåret 2013/14

Övergripande styrdokument angående likabehandlingsplan 1. Personalkooperativet Norrevångs förskolas likabehandlingsplan..2. Definitioner..2. Mål.

Workshop med tema. Låter det intressant? Välkomna att höra av er på eller via mobilen: för en offert.

L J U S p å k v a l i t e t Samarbete mellan Lidingö, Järfälla, Upplands-Bro och Solna

Utvecklingsområde för Björkets Förskola 2013/2014

Lärare med inriktning mot arbete i 7-9 samt gymnasieskolan

Studiehandledning. Kursens syfte. Kursinnehåll

Föräldrarnas syn på terapikoloniverksamheten 2009

Feministisk teologi: en ny kurs med större delaktighet

CRASH COURSE I SCARF-MODELLEN FÖR DIG SOM LEDARE

Slutredovisning förbättringsprojekt; Handledarmanual för primärvården Frida Jarl AT-läkare 2011

Etikarbete i vårdens vardag

Norra Hisingen. Slutrapport Den visa organisationen Bilaga 6 Intern uppföljning av kompetensinsatser för medarbetare

Medarbetarsamtal vid KI

HANDLEDNING INFÖR UTVECKLINGSSAMTALET

Transkript:

Saga Pohjola-Ahlin Karolinska Institutets Universitetsbibliotek saga.pohjola-ahlin@ki.se 2011 Hur gör jag? en utmanande 7-stegskur för medvetet bemötande på bibliotek Inledning Under drygt ett år, från februari 2010 till maj 2011, genomförde tre bibliotek, Karolinska Institutet Universitetsbiblioteket (nedan kallat KIB), Stadsbiblioteket i Stockholm och Stockholms Universitetsbibliotek tillsammans projektet Hur gör jag? en utmanande 7- stegskur för medvetet bemötande på bibliotek. Syftet med projektet var inte bara att man ville försäkra sig om att kunna ge bibliotekens kunder ett gott bemötande, utan också att man ville öka kunskapen och medvetenheten om betydelsen av gott bemötande hos personalen. Projektet genomförde och utvärderade ett antal metoder som man sedan presenterade i form av en bemötandekur - en samling konkreta redskap som kan användas för att jobba med bemötande inom alla typer av bibliotek. Projektet delfinansierades av Kungliga biblioteket och KIB hade en samordnande roll. Resultatet av projektet presenterades på konferensen EBLIP6 i Manchester i juni 2011. Slutrapport samt en handledning till 7-stegskuren finns från och med den 28 september 2011 att ladda ner från Kungliga bibliotekets webbplats. Bakgrund En drivkraft bakom projektet var övertygelsen om att bemötande är en strategiskt viktigt fråga att arbeta med för svenska bibliotek. Det är inte bara vad vi säger till en kund som är viktigt, utan även hur vi säger det, oavsett om det är i telefon, via chatt eller på plats i biblioteket. Det har också med bibliotekens trovärdighet som institution att göra - ska biblioteken kunna behålla det höga anseende man har även i framtiden, måste det göras återkommande kundundersökningar för att se hur bemötandet upplevs. Konkreta handledningar från andra branscher för hur man kan förbättra kundbemötandet inom en organisation är svåra att hitta eller ta del av då de ofta är affärshemligheter. Inom biblioteksbranschen finns ett stort behov av att ta fram fungerande verktyg och metoder. Detta ville de tre deltagande biblioteken avhjälpa. Syfte För att åstadkomma en gemensam, överenskommen och kvalitetssäkrad hög och jämn nivå på kundbemötandet måste man kontinuerligt reflektera, pröva och utvärdera sitt beteende. Målet med projektet var att först utforma, sedan genomföra, utvärdera och därefter också sprida ett antal konkreta och användbara redskap, en 7-stegskur, för aktivt bemötandearbete i vardagen. 1

Målet var vidare att med hjälp av dessa redskap också kunna utveckla professionella färdigheter och beteenden för gott bemötande. Problemställning Den fråga som projektet försökt svara på är hur väl de sju olika redskapen, eller metoderna, som testats vid de olika biblioteken fungerar för att utveckla medvetenheten om - och kunskap för att ge - ett gott bemötande. Teoretiska perspektiv En teoretisk utgångspunkt som har styrt utformningen av projektet är Stina Halls resonemang kring bemötande och vad som krävs för att få en bestående förändring hos en individ: (Hall, 2001, s. 116). Man måste förstå vad ett gott bemötande är Man måste vilja ge ett gott bemötande Man måste kunna ge ett gott bemötande Litteraturöversikten Bemötande på bibliotek både service management och solidaritet (Sundström, 2008) har också varit en inspirationskälla. Inom ramen för projektet har litteratur använts som utgångspunkt för bland annat diskussionsklubbarna och som stöd vid utformande av metoder, t ex kollegial observation och Appreciative Inquiry. Genomförande Grundtanken var alltså att i verksamheten pröva ett antal verktyg för att höja men också utjämna bemötandenivån och med hjälp av samtal och gemensam reflektion utvärdera verktygen. En förhoppning var att man genom att använda reflektion som metod inte bara skulle utvärdera de sju stegen i kuren utan också skapa goda förutsättningar för det egna individuella lärandet genom en berikande gemensam dialog. Stegen i 7-stegskuren valdes ut och sattes samman dels för att de skulle passa för att uppfylla projektets syfte, dels för att de var olika och kompletterade varandra. Vissa steg är lätta att delta i, andra kräver mer av deltagarna. Några innehåller ett visst mått av teori (exempelvis diskussionsklubb), andra bygger på praktik (exempelvis träning, kollegial observation, veckans utmaning). De har även innehållit gemensamt erfarenhetsutbyte genom dialog, både under själva stegets genomförande och i det dagliga arbetet. Syftet med 7-stegskurens utformning var också att reflektionerna av de första genomgångna stegen skulle kunna generera förslag och input som kan användas när man genomför de följande stegen. Man bygger på sin erfarenhetsbas genom att testa stegen ett efter ett. Idén var att det skulle ge ett mer allmängiltigt resultat om metoderna i 7-stegskuren testades på olika typer av bibliotek, där förutsättningarna skiljer sig åt. Verktygen som testades och utvärderades var följande: 1. Veckans utmaning Under en vecka får alla som arbetar i kundtjänsten i uppgift att utföra en utmaning, vilket går ut på att man i mötet med kunden ska fokusera på vissa beteenden och förhållningssätt, 2

exempelvis var den som alltid hälsar först vid möte med kund. I uppgiften ingår även att man efteråt skall fundera på hur det kändes att göra så och vad man upplevt att det fått för effekter samt att skriva ner sina reflektioner. 2. Bemötandeblogg för spegling och reflektion Skriftligen reflektera över bra och dåliga bemötandesituationer man varit med om som kund i olika sammanhang utanför biblioteket, det vill säga när man inte själv är i sin professionella roll. Man ska även dela med sig av dessa berättelser, till exempel via en blogg, så att andra kan läsa om och reflektera över mötet. Meningen är att man genom att läsa en annan persons erfarenheter både kan reflektera över vad som hänt och hur man tror att man själv skulle agerat i samma situation. Spegling innebär att se på sig själv genom att titta på andra. Genom att reflektera över hur dessa möten påverkat upplevelsen av den utförda servicen går det att diskutera vad som är ett bra respektive dåligt bemötande, och också reflektera över hur vi själva bemöter andra. 3. Inspirationsföreläsning Konsultera en extern föreläsare (konsult inom bemötande) som kommer och inspirerar och diskuterar med personalen. Inspirationsföreläsningen kan användas för att skapa ett gemensamt startskott i arbetet med att höja kundbemötandet. Efter föreläsningen hålls gemensam reflektion om hur innehållet kan användas för att utveckla den egna organisationens bemötande. 4. Diskussionsklubb En grupp träffas och diskuterar med utgångspunkt i en text som alla läst på förhand. Diskussionsklubb är en enklare typ av tidskriftsklubb/journal Club - det handlar inte om analys av vetenskapliga artiklar utan syftet är gemensam diskussion och reflektion kring det aktuella ämnet. 5. Träning genom kunskapsteater Konsultera en grupp som sysslar med improvisationsteater/kunskapsteater och få hjälp av skådespelare med att träna/gestalta/observera beteendet vid bemötande i syfte att öka medvetandet och utveckla det egna bemötandet. Ett aktivt deltagande ökar inlärning och reflektion. En form för detta är rollspel där man tillsammans spelar upp kundsituationer för att reflektera över sitt eget och kollegornas bemötande. 6. Regler och verktygslåda Arbeta fram en verktygslåda som innehåller tydliga, gemensamt framtagna och överenskomna regler för hur man som anställd ska förhålla sig i kundmötet, och som komplement till dessa ett antal konkreta tips på hur man med hjälp av olika beteenden och handlingar kan ge gott bemötande. Att ta fram regler och en praktisk verktygslåda blir ett sätt att inåt i organisationen befästa hur man vill förhålla sig till bemötande. Det är bra att ha tydliga och gemensamt överenskomna regler på en arbetsplats, så alla vet vad som gäller (Weiner Thordarson 2009, s. 24). Reglerna får desto större legitimitet då de är gemensamt framtagna och accepterade. Att ha dessa regler skapar trygghet, och det blir enklare att prata om eventuella överträdelser. 3

7. Kollegial observation För att som kollegor kunna hjälpa varandra att förbättra kundbemötandet behövs redskap och metoder för att kunna ge och ta konstruktiv feedback. Kollegial observation innebär att personer från olika organisationer med en liknande verksamhet ingår ett samarbete där de genom observation av varandras verksamhet ska kunna komma med råd om förbättringar (Aleman 2009, s. 41). I det här projektet låg fokus på förbättringar kring kundbemötandet. Fyra observationspar bildades genom att fyra bibliotekarier från det ena deltagande biblioteket parades ihop med fyra bibliotekarier från det andra deltagande biblioteket. Inom varje par turades man om att besöka varandras arbetsplatser för att observera sin partner under ett antal pass i disken. Under observationerna skulle reglerna (se steget ovan) på respektive bibliotek fungera som utgångspunkt och rättesnöre. Varje observation avslutades med ett feedbacksamtal. Alla tre bibliotek testade inte samtliga metoder men varje metod testades av minst två bibliotek (undantaget metoden träning genom kunskapsteater som KIB var ensamma om att genomföra). Medarbetarna uppmanades efter varje metod att reflektera över dess användbarhet och därefter på anvisat sätt utvärdera den. Eftersom KIB initierade detta samarbetsprojekt har man också haft en samordnande roll i projektet. Därför var det naturligt att KIB testade alla sju stegen i kuren. På KIB har metoderna genomförts i en (tänkt) ordning av stigande svårighetsgrad - den ordning som anges ovan. Metoderna i 7-stegskuren är alltså tänkta att fungera som steg i en trappa - när man har klarat ett trappsteg, är man redo att ta ett kliv upp på nästa. Resultat metod för metod Veckans utmaning Samtliga tre bibliotek genomförde den här metoden. Den är enkel, konkret och ett bra sätt att väcka engagemang kring bemötande. Dessutom har den tydlig koppling till det vardagliga arbetet På KIB genomförde man metoden så här: personalen skickade in förslag på uppgifter som kunde fungera som utmaningar. Totalt genomförde man veckans utmaning vid sex olika tillfällen. Utmaningarna annonserades via den kundbemötandeblogg som startats för projektets räkning. Det var också där medarbetarna skrev ner sina reflektioner. Förutom svaren som inkom i kundbemötandebloggen gav metoden även upphov till en del muntlig diskussion och reflektion. Det får anses som ett positivt resultat att utmaningarna diskuterades i kundtjänstlagen och på lunch- och fikapauser. Även de som tycker att det är en självklarhet att bära namnskylt reagerade och kommenterade, om än inte i bloggen. Veckans utmaning ledde till intressanta diskussioner och blev ett sätt att reflektera över både arbetssätt och bemötande i det publika arbetet. Bemötandeblogg för spegling och reflektion Metoden var uppskattad av biblioteken samtidigt som det fanns vissa svårigheter med den. På KIB använde man sig av en blogg på intranätet och på SUB startade man upp en Ning. Dessa är välfungerande forum för en sådan här metod där det gäller att kunna nå och berätta för så många som möjligt, men det kräver också att man aktivt går in, läser och kommenterar. Båda biblioteken som genomfört metoden konstaterar att det är ett fåtal personer som är aktiva och att det antagligen är bäst att genomföra metoden under en kortare period, och inte under närmare ett år eftersom aktiviteten var hög till en början men sedan dog ut. Men de som deltog var nöjda: Reflektion är underskattat. Skriftligt är jättebra, det händer något när man skriver, man kommer ett steg längre i tanken. Metoden ökade både medvetenheten och 4

lusten att tänka på hur man agerar i ett kundmöte och att man håller ämnet levande genom att man diskuterar med sina arbetskamrater om de kundmöten man läst om i bloggen. Inspirationsföreläsning Inspirationsföreläsningarna var en positiv upplevelse för samtliga tre bibliotek. De gav upphov till diskussioner inte bara om bemötande, utan även om yrkesrollen, kommunikation och kompetens. Det var givande att efteråt ha en gemensam diskussion och reflektion för att ta vara på de insikter som kommit fram under föreläsningen. Man bör fundera över vad man vill ha ut av dessa föreläsningar och på vilken föreläsare man ska anlita, om det ska vara någon som har biblioteksanknytning eller någon som kommer från ett helt annat område. KIB valde ett bemötandeproffs : Katarina Moritz, som driver ett konsultföretag inom kundvård och kundrelationer. Inspirationsföreläsning kan endera fungera som en gemensam start för bemötandearbetet inom en organisation, eller som energiinjektion när man redan kommit en bit på väg. Diskussionsklubb Metoden testades av KIB och Stadsbiblioteket. KIB har genomfört två diskussionsklubbar, en med tema bemötande och en med tema feedback. Ett tillfälle av diskussionsklubben med tema feedback genomfördes i samarbete med Stadsbiblioteket. Den gemensamma diskussionsklubben genomfördes delvis som en förberedelse inför att de båda biblioteken tillsammans skulle genomföra det sjunde steget i 7-stegskuren: kollegial observation. Detta tillfälle blev uppskattat av medarbetarna från båda biblioteken. De tyckte att det var inspirerande att träffa kollegor från ett annat bibliotek, att det lyfte blicken från interna problembeskrivningar och att det blev ett inspirerande kunskapsutbyte kollegor emellan. Deltagandet i KIB:s båda interna diskussionsklubbar var högt (totalt deltog 64 medarbetare på KIB i diskussionsklubben med tema feedback) och utvärderingarna var överlag positiva. Här är en röst: Bra form för att ta upp ämnet. Det finns ett bra och livligt diskussionsklimat.. Många deltagare gav uttryck för att metoden var både intressant och givande. För projektledaren låg den största utmaningen i att hitta en engagerande text som passade alla vad gäller ämne, kunskapsnivå, språk och omfattning. Träning genom kunskapsteater KIB var det enda bibliotek som genomförde denna metod. Man valde att prova en form av rollspel och anlitade Learning4U, ett företag som använder sig av upplevelsebaserad utbildning enligt pedagogiken att lära genom att agera. Under en halvdag deltog ca 35 personer i en workshop som leddes av en psykolog och två skådespelare. Deltagarna utvärderade workshopen och det framkom att man överlag upplevde att det var en bra eller mycket bra metod som gav inblick i bemötande och skapade delaktighet. Metoden ledde till stor delaktighet eftersom alla uppmuntrades att delta aktivt under lustfyllda former. Att anlita externa, professionella aktörer medför stort värde genom de nya perspektiv och infallsvinklar man får på ämnet, samtidigt som det är förenat med en relativt stor kostnad. Metoden generar både ny kunskap och uppmuntrar till reflektion. Det skulle vara önskvärt att ha någon form av uppföljning på intern nivå för att ta tillvara och bygga vidare på det man lärde sig vid tillfället. 5

Regler och verktygslåda De tre biblioteken valde att genomföra metoden på vitt skilda sätt, utifrån de olika behov och förutsättningar man hade i de olika organisationerna. Här redogörs i korthet hur KIB gjort. KIB anlitade en konsult för att genomföra en workshop med metoden Appreciative Inquiry, uppskattande undersökning, för att ta fram de regler som ska ingå i verktygslådan. Resultatet blev lyckat metoden ledde till mycket hög delaktighet bland personalen när man tog fram Spelregler för kundmöten på KIB. Reglerna ingår nu som ett av verktygen i den verktygslåda som sammanställts. Resten av verktygen är sprungna ur de erfarenheter som framkommit under en längre tid av utmaningar och reflekterande över hur kundmöten och mänsklig kommunikation fungerar. KIB:s erfarenhet är att metoden har mycket god potential för att höja medvetandenivån kring bemötande i organisationen. Reglerna och resten av verktygslådan blir ett konkret resultat, ett slags bokslut, som bygger på att många i organisationen har tänkt till kring bemötande - vad bemötande är, hur man själv agerar, hur andra agerar, vad som blivit bra i ett möte. När man har dessa dokument att förhålla sig till är det lätt för den enskilde individen att ta till sig dem, men också reflektera kring sådant man gjort som inte blivit bra i ett möte; själva framtagandet av regler och verktyg är alltså ett bearbetande, ett medvetandegörande i sig. Samtidigt som detta sker på ett individuellt plan, skapar och befäster man på ett verksamhetsplan en norm, en kultur. Kollegial observation Denna metod genomfördes av Stadsbiblioteket och KIB. I början av arbetet fanns funderingar hos de deltagande om att rollen som observatör skulle innebära att man kontrollerar och värderar bemötandet, och att man framförallt skulle fokusera på fel och brister, men när observationerna väl satt igång blev det tydligt att det inte blev så. Samarbetet biblioteken emellan fungerade utmärkt och var stimulerande. Man fick insyn i varandras arbete och kunde se och diskutera skillnader och likheter mellan de två biblioteken. Detta ledde till att deltagarna snabbt kom att se observationerna som ett tillfälle till inspiration och korsbefruktning där man lärde sig av varandras sätt att bemöta. Feedbacksamtalet som följde efter själva observationen upplevdes som en viktig del av helheten. Det generella intrycket var att det var roligt och inspirerande att vara observatör. Ett av paren döpte om metoden till kollegial inspiration då de tyckte att det var en mer passande benämning. Ett annat av observationsparen bestämde att de efteråt skulle skicka det de skrivit om bra bemötande till varandra separat för att stärka varandra. Observatörerna var ense om att det märktes hur viktigt det är att vara generös och ge varandra feedback. Alla behöver veta vad de gör bra i sitt jobb. Man bör vara uppmärksam på att metoden förmodligen inte fungerar ifall någon känner sig påtvingad att delta och inte engagerar sig utan bara vill få det gjort. Metoden kan verka avskräckande i början, eftersom det är lätt tro att observation innebär att någon ska stå bakom ens rygg och leta efter fel. Av denna orsak kan det vara svårt att få tänkta deltagare att ta emot metoden positivt. Merparten av dem som deltog i metoden kollegial observation rekommenderar dem som är nyfikna att testa metoden. Hela projektet var jätteroligt och jag är glad att jag hoppade på det, som en deltagare uttrycker det. Alla mål som satts upp för metoden uppfylldes och genomförandet måste betraktas som en stor framgång. Från projektledarhåll påpekades att en stor del av framgången berodde på ett bra samarbete från samtliga inblandade, samt en vilja och ett intresse för att kontinuerligt arbeta med bemötandefrågor. 6

Resultatet av projektet på KIB KIB har genomfört och utvärderat alla sju metoder, och erfarenheterna av att ha genomgått hela kuren är mycket goda. Man bör dock vara beredd på att det tar en del tid i anspråk att genomföra 7-stegskuren i sin helhet eftersom både arrangörernas planering och deltagarnas reflektioner kräver tid. 7-stegskuren är sammansatt för att passa olika typer av behov och förutsättningar. Vissa metoder är enkla att genomföra, andra kräver mer resurser och engagemang. Nivån på deltagandet i de sju metoderna har varit olika hög men inget av de sju stegen har framstått som onödig eller icke fungerande, utan samtliga sju har samspelat till att uppnå syftet - högre medvetenhet kring bemötande. KIB har inte haft något obligatorium för att delta, men i medeltal har personalen i kundtjänst deltagit i fyra metoder var. De metoder som varit mest uppskattade bland kollegorna har varit inspirationsföreläsningen, diskussionsklubben med tema feedback, Appreciative Inquiry-workshopen då vi tog fram våra spelregler för kundmöten samt kollegial observation. Metoderna veckans utmaning och bemötandeblogg för spegling och reflektion fick ett relativt lågt deltagande eftersom många kollegor upplevde att gå in och skriva på blogg var en tröskel. Men de som deltagit tyckte att även dessa metoder fyllde sitt syfte. Några konkreta resultat: Bemötande har kommit upp på agendan, medvetenheten bland personalen i kundtjänsten är mycket högre. Det finns nu en verktygslåda som innehåller handfasta tips för ett gott bemötande och gemensamt överenskomna spelregler för hur man ska vara i kundmötet. Det finns nu en lista med situationer över NÄR och HUR man kan ge varandra feedback. Efter att ha deltagit i diskussionsklubben tog en kollega initiativ till att börja med kundtjänstpass eftersom att ha påmints om hur givande det är att träffa kunder. Deltagarna i kollegial observation har både knutit goda kontakter över organisationsgränserna samt fått god insyn i verksamheten på det observerade biblioteket. Projektbloggen har varit ett forum för bemötandefrågor där det bland annat har diskuterats klädkoder och bemötande inom andra branscher samt givits länktips med anknytning till bemötande. Resultat av samarbetet Alla tre samarbetspartners är överens om att det har varit mycket fruktbart att jobba tillsammans kring bemötande. Extra givande har det varit att samarbeta i de moment där själva genomförandet av metoden innebär att personalen från de olika biblioteken träffas, som vid den gemensamma diskussionsklubben om feedback samt vid genomförandet av metoden kollegial observation. Men det krävs att det görs klart i inledningen av samarbetet vilka förutsättningar som finns på de olika biblioteken och vilken ambitionsnivå man ämnar lägga sig på. Man bör också ta med i beräkningen att de samarbetande biblioteken av olika skäl kan hamna i otakt ett bibliotek kanske har andra arbetsuppgifter som tar över osv. Man måste inte samarbeta med ett annat bibliotek för att genomföra 7-stegskuren, man kan göra alla metoder enskilt, med möjligt undantag av kollegial observation. 7

Det faktum att ett folkbibliotek har samarbetat tillsammans med två universitetsbibliotek har i sig varit befruktande. Det har visat sig att man har mer saker gemensamt än vad man kanske tidigare trott. Det spelar inte någon roll vilken slags bibliotek man arbetar på; bemötandet med kund är alltid lika viktigt och en ständig arbetsprocess. Diskussion Frågeställningen som projektet har försökt svara på är hur väl de sju metoderna fungerar för att arbeta medvetet med, och också få ökad kunskap för att kunna ge, ett gott bemötande. Projektgruppen upplever att metoderna fungerar väl. För en mer detaljerade redogörelse om hur respektive metod har fungerat på de deltagande biblioteken, se projektets rapport på Kungliga bibliotekets webbplats. I vilken mån bibliotekens kundbemötande verkligen blivit bättre är givetvis svårt att utvärdera. På KIB kommer man dock att undersöka detta genom att göra en uppföljning av den stora enkätundersökning som genomfördes under 2007 riktad till alla studenter. Det var undersökningens resultat som gjorde att man på KIB bestämde sig för att bemötande var något man behövde prioritera att arbeta med. Även om en klar majoritet av studenterna som svarade var nöjda eller mycket nöjda med det bemötande de fick var det i ledningens tycke alltför många som hade en negativ upplevelse av möten med personal i biblioteket. Projektet handlar om att ändra beteenden, vilket också det är svårt att utvärdera. Men genom att deltagarna bland annat har reflekterat, skrivit, tränat med rollspel, diskuterat, utmanat sig själva och observerat varandra kan man inte annat än anta att allt detta måste ha haft någon typ av inverkan. Det är också det intryck man får då man frågar dem som medverkat - de säger själva att de tänker mer på bemötande samt hur de, och andra, agerar efter att deltagit i 7-stegskuren. En kollega uttryckte sig på följande sätt angående projektets effekt: Det känns som om kunderna har blivit trevligare efter att man genomgått 7-stegskuren. Måhända är detta ett utslag av att personalens bemötande har blivit bättre, och att detta i sin tur har speglat av sig på kunderna. Under våren 2011 genomförde en extern bedömargrupp en utvärdering av kvalitetsarbetet vid Karolinska Institutet. I bedömargruppens rapport som släppts internt finns följande rader som kan ses som en bekräftelse på att projektet spelat viss roll: KIB bedriver likaledes inom sitt ansvarsområde ett mycket gott systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt kunna förbättra sin verksamhet. Bedömargruppen kan förmedla ett kvitto på att resultatet av kvalitetsarbetet märks bland studenter och doktorander. Alla som vi under platsbesöket hann fråga lovordar såväl bibliotekets tjänster som bibliotekspersonalens kompetens och bemötande [min kursivering]. Kan man säga att projektets utgångspunkt, nämligen Stina Halls resonemang kring bemötande och vad som krävs för att få en bestående förändring hos en individ, (Hall 2001, s.116) har uppfyllts? Det vill säga att personalen som deltagit i 7-stegskuren nu: förstår vad ett gott bemötande är: Förmodligen, eftersom samtliga metoder innefattar ett mått av reflektion om det egna beteendet. Många deltagare vittnar om större självinsikt vad det gäller det egna bemötandet. Man når också större förståelse genom att diskutera med andra, vilket har gjorts i hög grad under projektet. vill ge ett gott bemötande: 8

Ja, det bästa exemplet här är metoden kollegial observation där deltagarna ställde upp just därför att de ville bli observerade och få feedback för att kunna bli bättre. kan ge ett gott bemötande: Ja, det finns gemensamma regler och riktlinjer för alla att följa. 9

Litteraturförteckning Aleman, Lotta (2009). Ett steg till!: en metodbok för biblioteksutveckling : Tvinningprojektets slutrapport. Stockholm: Regionbibliotek Stockholm. Andrus, Christie (2010). Using appreciative inquiry to build organizational capacity to learn, risk and grow. Revista De Cercetare Si Interventie Sociala, vol. 30, s. 63-76. Hall, Stina (2001). Det offentliga mötet: om etik, tilltro och bemötande på försäkringskassan. Lund: Bokbox Holm, Ulla (1995). Det räcker inte att vara snäll: förhållningssätt, empati och psykologiska strategier hos läkare och andra professionella hjälpare. Stockholm: Natur och kultur Härén, Fredrik & Härén, Teo (2008). Idébok om service. Stockholm: www.interesting.org McKnight, Susan (2010). Identifying Customer Expectations is Key to Evidence Based Service. Evidence Based Library and Information Practice, vol. 5, s. 26-31 Sundström, Karin (2008). Bemötande på bibliotek: både service management och solidaritet. Stockholm: Regionbibliotek Stockholm Weiner Thordarson, Katarina (2009). Professionellt bemötande: [att möta kunder i offentlig verksamhet]. Stockholm: SKL Kommentus Øiestad, Guro (2005). Feedback. 1. uppl. Malmö: Liber 10