Manual för kundfakturering

Manual för kundfakturering Anvisningar för kundfakturering via OLFI modulen i Agresso, inkl registrering av försäljningsorder och användning av intäktskonton. Författare: Ekonomiavdelningen År: 2010 Uppdaterad: 2013-03-01 Asn Utskriftsdatum: 2013-03-01

Innehåll 1. Kontroll av kund 3 1.1 Sökning på kund 3 2. Registrering av försäljningsorder till kund som är upplagd i kundregistret 4 2.1 Registrering av försäljningsorder 4 2.2 Intäktskonton 8 3. Registrering av försäljningsorder till tillfällig kund 10 4. Uppläggning av ny mall för Huvud eller Botten text i försäljningsorder. 10 5. Ta bort en rad på försäljningsorder 11 6. Manual för kopiering av försäljningsorder 12 7. Manual för procentuell fördelning av intäkten 13 8. Fakturering 14 9 Elektronisk kundfakturering via fakturaväxel 16 9.1 Referenskoder vid kundfakturering 16 10 Utskrift av en kopia av en kundfaktura 18 11 Kreditfaktura 19 12 Arkivering av kundfakturor 19 13 Uppläggning av artikelgrupp med automatisk text, kontering och belopp 20 2 (22)

1. Kontroll av kund Innan man börjar fakturera behöver man kontrollera om kunden är upplagd i kundregistret eller ej. För att se detta går man till Kundreskontra, Kundregister och väljer Visa Tabell i Huvudmenyn. Ska man fakturera ett företag och vet att detta är en kund som man enbart fakturerar en gång kan man i undantagsfall använda kund 98. Man ska inte använda detta kundnummer om fakturering sker flera gånger, betalningsuppföljning t ex påminnelser, räntefakturering fungerar inte bra för tillfälliga kunder. Ska man fakturera en privatperson vid ett enstaka tillfälle använder man kund 99, tillfällig kund-privatpersoner. 1.1 Sökning på kund När man ska kontrollera om en kund finns upplagd går man in i kundregistret. Välj Kundreskontra, Kundregister och välj sedan Kund. Du har nu kommit till kundregistret, se nedanstående bild. För att söka fram befintliga Kunder kan man välja Fönster och Visa Tabell i huvudmenyn eller ställa markören i fältet för kundnummer och trycka på F9. En ny bild kommer upp på skärmen. I beskrivningsfältet Namn skriver man in kundens formella namn omringat av *, t ex *universitet*. Eller skriv in ort i beskrivningsfältet Ort. Gör sedan sökningen med F7. I vårt exempel får man fram alla kunder, där *universitet * finns i det formella namnet. Dubbelklicka på den eller den /de kunder som kan vara aktuella. Kontrollera att alla uppgifter är korrekta avseende adress och streckkod. Streckkoden ska vara 8 tecken. För kunder som kan ta emot elektroniska fakturor (t ex statliga myndigheter) ska koden bestå av organisationsnumret. För 3 (22)

de kunder som inte kan ta emot elektroniska fakturor och fakturan ska skrivas ut via print ska koden vara 99999999. När en ny kund ska anslutas måste vi koppla den i systemet, så kontakta alltid någon i kundreskontragruppen när du vill fakturera en ny kund elektroniskt. Statliga myndigheter finns redan upplagda elektroniskt, så är streckkoden korrekt är det klart att fakturera elektroniskt. Om kunden finns upplagd men befintliga adressuppgifter inte är korrekta skall korrigering göras innan man gör kundfaktureringen. Ändringar och uppläggningar av kunder görs av ekonomiavdelningens kundreskontragrupp. Skicka ett e-mail till någon i gruppen med information om vad som ska ändras eller information om en ny kund som ska läggas upp. När en ny kund ska läggas upp behövs följande information; Fullständigt namn, adress, organisationsnummer. Vilka personer som arbetar i kundreskontragruppen hittar man på Internwebben. Här hittar du steckkoden, den finns i zoombilden för flik 2 - Adress 2. Registrering av försäljningsorder till kund som är upplagd i kundregistret 2.1 Registrering av försäljningsorder Några saker som man måste tänka på i samband med fakturering/skapande av försäljningsorder är att det inte fungerar att använda poster/rader med en momssats och poster/rader utan momssats (momsfritt) på samma faktura som man skickar via print. Man kan alltså inte bokföra en rad med 25 % moms och en annan rad med 0 % moms på faktura som skickas elektroniskt/via print, dessa fakturor måste skrivas ut manuellt och skickas till kunden. Det är också så att fakturering endast göras i svensk valuta, SEK. Utländsk valuta kan för närvarande inte användas. Vill man ange ett belopp i utländsk valuta måste detta göras i texten. Fakturering i utländsk valuta ger problem vid automatisk inläsning av inbetalningar, vi använder Total In fil från Nordea. När man ska fakturera en kund börjar man med att göra en försäljningsorder. Klicka på Logistik - Order/fakturering - Försäljningsorder - Registrering/underhåll av försäljningsorder. 4 (22)

Bilden för registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. För att överhuvudtaget komma vidare med försäljningsordern måste vissa saker fyllas i fliken 1 Order, som är den flik som visas på skärmen när man har valt försäljningsorder. 2.1.1 Flik 1 Order 2 1 3 4 5 6 Börja med att fylla i kundnummer (1). Känner man inte till kundnumret kan man få fram en sökbild genom att trycka F9-tangenten. Använd fältet Beskrivning för att söka på kundens namn. Börja och sluta kundnamnet med * och skriv så kort som möjligt för att få ut mesta möjliga av sökningen. Är kunden inte upplagd maila alla kunduppgifter till ekonomiavdelningens kundreskontragrupp så lägger man upp kunden så fort som möjligt. Att.ansvarig och säljare (2) är samma person. Här finns en rullningslist där man väljer vilket namn som skall stå. Användarens eget namn kommer upp som förslag. Man kan endast ange namn som finns upplagda som agressoanvändare t ex attestant. Namnet kommer att stå som Vår Referens på kundfakturan. Externa referenser; fälten Beställare och Extern ref Vid registrering av manuella kundfakturor kommer det man skriver in i fältet Beställare (3) att stå med som Extern referens till vänster i huvudet på kundfakturan i fältet Er referens. Det man skriver i fältet Extern Referens(4) kommer inte att synas alls på den manuella kundfakturan.. Har man mer information som måste komma med på kundfakturan kan man använda Huvud/botten text. Gör man elektroniska fakturor kan man i vissa fall använda båda fälten Beställare (3) och Extern referens (4). Båda går med i filen till mottagaren men sedan är det inte säkert att mottagarens uppsättning tar med båda fälten. I Svefakturan finns i nuvarande version möjlighet att välja om man vill ha med en eller två referenser. Vill man var säker på att det blir korrekt är det enklast att endast använda ett fält. Om man skickar med ett referensfält spelar det ingen roll vilket av fälten Beställare och Extern referens man använder. Ska man använda båda fälten så kommer värdet i fältet Beställare att bli första referens och värdet i fältet Extern referens att bli Referens2 på filen/fakturan. Har man mer information som måste komma med på kundfakturan kan man använda Huvud/botten text. Man kan även ange ett värde vid kunduppläggning, i adressfliken i fältet Kontaktadress, som sedan automatiskt hämtas till fältet Beställare. 5 (22)

I fältet ORG (5) ska man välja den institution eller enhet inom Linnéuniversitetet som skall ha intäkten. Detta fält styr vilken institution eller enhet som kundfordringen bokförs på. Här anges FIN (6) automatiskt och ska inte ändras, förutom när man använder kundnummer 98 (motsvarar både finansiär och motpart som användes tidigare). Kontrollera att uppgiften stämmer. Även här kan man söka fram finansiärbeteckningen om man vill se hela listan genom att trycka F9 och söka på hela listan eller en kunds namn. 2.1.2 Flik 2 Faktura Fliken Faktura som man normalt inte ändrar i innehåller endast betalningsvillkor. Här kan man ändra från 30 dagar ner till 10 dagar och upp till 60 dagar. Betalningsvillkoren styrs annars som huvudregel från kundupplägget. 2.1.3 Flik 3 Leverans Fliken Leverans ändrar man inte heller i, fliken innehåller endast information som vi inte använder t ex leveransmetod och leveransvillkor. 2.1.4 Flik 4 Detaljer I fliken Detaljer ska man ange vad som ska faktureras och även konteringen för intäkten. Börja med att skriva in artikeln, det finns endast en artikel upplagd, och det artikelnummer som ska anges är 1, detta är en dummyartikel. Om man använder samma text vid ett stort antal fakturor eller återkommande fakturor finns möjligheten att lägga upp en egen artikel, kontakta ekonomiavdelningen om det är aktuellt. 2.1.5 Inställning av Detaljfliken Nedanstående gäller första gången man använder modulen OLFI och gör en försäljningsorder, nästa gång man ska göra en försäljningsorder finns konteringssträngen sparad. Första gången man skall göra en order finns inte alla fält/kolumner som man behöver med i fliken. Efter att man fyllt i artikelnumret klickar man på Arkiv i huvudmenyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan man med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken man behöver Baskonto, Org, Verks, Kbarare, Fin, Ämne och Fritt. Sätt en bock i används som förslag och klicka på spara man får en fråga om vad man vill kalla konteringsmallen, man kan kalla den vad som helst t ex konteringsmall och namn/initialer. 6 (22)

Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet Beskrivning står i utgångsläget Skriv in din text! (dummyartikel). Ändra denna till en text som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats så jättemycket text på denna rad, max 35 tecken. För att kunna skriva ytterligare text dubbelklickar man i fältet och kommer då in i en ny bild med ett antal flikar. Välj fliken 4 - Spec för att fylla på ytterligare text. Denna text kommer som en undertext till det man skrev i beskrivning. På både texten i Beskrivning och Spec kan man välja teckensnitt och storlek genom att klicka på Format och sedan Teckensnitt. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Se bild på fliken 4 Spec. Man är nu tillbaka på Detaljfliken och ska fylla i resterande kolumner. Enhet fylls i automatiskt, Antal ger 1 som förslag och kan ändras, Enhetspris ska anges, övriga beloppsfält fylls i med automatik. Sedan ska konteringssträngen anges och här sker beräkning av momsen med automatik, beroende på vilket intäktskonto som anges. Fältet Fin är också redan angivet och detta värde ska inte ändras. Efter att man skrivit extra rader och mellanlagrat dem samt skrivit konteringssträngen kan man fortsätta och göra fler rader. Man skapar en ny rad genom att ställa markören på första kolumnen på raden under och sedan tabba vidare, då kommer en ny rad och här kan man ange annan text och konteringssträng. När man är klar med försäljningsordern ska man lagra med F12 eller genom att klicka på disketten. Man får då ett ordernummer. Anteckna detta nummer eftersom det ska anges vid beställning av fakturan. Ordern går att ändra om så behövs fram till att man beställer Kundfakturan skarpt. Man kan alltså ändra i försäljningsordern efter att man har gjort en testfaktura, se även punkt 5 Ta bort en rad på försäljningsorder. 2.1.6 Flik 5 Texter Här lägger man in Huvud- och bottentexter som man vill ha med på kundfakturan. T ex kontaktinformation. Se även kapitel 4; Uppläggning av ny mall för Huvud eller Botten text i försäljningsorder. 2.1.7 Flik 6 Info Detta är en ren informationsflik. 2.1.8 Flik 7 Noteringar Här kan man skriva in egna noteringar. Används normalt inte. 7 (22)

2.2 Intäktskonton Det är viktigt att man använder rätt intäktskonton vid fakturering. Momsredovisningen styrs av vilket intäktskonto som anges. Vid fakturering till utlandet ska Linnéuniversitetet i vissa fall även lämna uppgifter till Skatteverket, Periodisk sammanställning, och därför krävs i dessa fall även att man har kundens momsregistreringsnummer. Samma regler gäller även all övrig försäljning som inte faktureras utan intäktsförs i samband med inbetalningen. Bidrag ska rekvireras ej faktureras. Vid trepartshandel gäller speciella regler, kontakta ekonomiavdelningen i dessa fall. 2.2.1 Fakturering inom Sverige Vid fakturering inom Sverige måste man tänka på att ange rätt intäktskonto eftersom det är baskontot som styr vilken momssats som ska användas. Det är också viktigt att inte lägga på moms när en statlig myndighet ska faktureras, utan använd momsfria intäktskonton. Konferenstjänster är en enda sammansatt tjänst om kunden utöver lokal erbjuds andra tjänster som normalt ingår i ett konferensarrangemang t ex teknisk utrusning, förtäring. Man tar då ut 25 % moms på hela arrangemanget. 2.2.2 Regler för fakturering till utlandet fr o m år 2011. Se även momshandledningen som innehåller utförliga uppgifter om momsregler. Här nämns en del av dem. Vid fakturering till utlandet är det flera saker som är viktiga att tänka på. Det är olika regler för varor och tjänster. Man ska även skilja på om det är till ett EU-land eller annat land utanför EU samt om det är till ett momsregistrerat företag eller till en privatperson fakturan ska skickas till. En förutsättning för att kunna sälja momsfritt till annat EU-land är att man har köparens VAT nr/momsregistreringsnummer och att det är giltigt. Om man inte har detta ska svensk moms läggas på fakturan. 2.2.2.1Försäljning av varor till utlandet Varuförsäljning till EU-länder Huvudregel när man säljer varor till en köpare i ett annat EU-land är att man ska ta ut moms. Här finns emellertid ett viktigt undantag som gäller kunder med momsregistreringsnummer. Under följande förutsättningar får man sälja varor utan moms till en köpare i ett annat EU-land; Köparen är registrerad till moms i ett annat EU-land och åberopar sitt momsregistreringsnummer vid inköpet. Köparen har ett giltigt momsregistreringsnummer när försäljningen sker. Det är din skyldighet att kontrollera att VAT numret är giltigt. Varan transporteras från Sverige till ett annat EU-land. Kundfakturan ska innehålla både köparens och säljarens momsregistreringsnummer samt en förklarande text som visar varför man inte har debiterat moms. Exempel på texter; Reverse charge -- Omvänd skattskyldighet Intra-Community -- Gemenskapsintern omsättning, köparen ska redovisa momsen Texter finns upplagda som mallar i försäljningsordern. Linnéuniversitetets momsregistreringsnummer finns med i kundfakturans layout. Uppgifter (inkl VAT nr) ska också lämnas till Skatteverket via Periodisk sammanställning. Detta görs centralt av ekonomiavdelningen. Använd baskonto; 3164 8 (22)

Varuförsäljning till privatpersoner inom EU-land Vid varuförsäljning till personer som inte är näringsidkare ska svensk moms tas ut. Använd samma intäktskonton som vid försäljning inom Sverige. Varuförsäljning till andra länder, ej EU-länder Kundfakturor som avser försäljning av varor till köpare i ett annat land, ej EU-land, är export. Med varuexport avses enligt huvudregeln att man i yrkesmässig verksamhet i Sverige omsätter (säljer) en vara till ett land utanför EU. Man ska inte ta ut någon moms vid exportförsäljning av varor oavsett om köparen är näringsidkare eller någon som inte är näringsidkare. Exportförsäljning av varor är undantagen från skatteplikt. Det ska framgå av fakturan att den avser export, skriv därför Export i texten på fakturan. Använd baskonto; 3165 2.2.2.2 Försäljning av tjänster till utlandet Vid försäljning av tjänster till utlandet måste man utgå från vilken typ av tjänst som avses, vilken regel som denna typ av tjänst följer samt om köparen är näringsidkare eller privatperson. Man måste även tänka på om man ska följa huvudregel eller det är ett undantag. Vid fakturering av varutransporttjänster gäller speciella regler, kontakta ekonomiavdelningen om sådana tjänster ska faktureras. Försäljning av tjänster till EU-länder Det finns två huvudregler för var en tjänst anses omsatt beroende på om köparen är en näringsidkare eller icke näringsidkare. Huvudregel när man säljer tjänster till en köpare i annat EU-land som är näringsidkare är att tjänsten anses omsatt och ska beskattas i det land där köparen är etablerad. Undantag från huvudregeln har fram t o m år 2010 funnits för kulturella, pedagogiska, vetenskaplig, idrottsliga och konstnärliga tjänster. Från och med januari 2011 gäller inte detta undantag längre, utan det är endast entréavgifter/tillträde till evenemang som är undantagna. Entréavgifter ska alltid beskattas i det land där aktiviteten äger rum. En konferenstjänst är att betrakta som ett tillträde till evenemang. Det innebär att när en konferens hålls i Sverige ska svensk moms tas ut vid fakturering av konferensavgifter oavsett vem köparen/deltagaren är (näringsidkare eller privatperson). Beskattningen ska ske i det land där aktiviteten faktiskt äger rum, enligt ställningstagande skatteverket 2011-01-25. Momssatsen är 25 % på konferensavgifter medan momssatsen för boende är 12 % moms. Vid momsfri försäljning av tjänster till näringsidkare i annat EU-land ska kundfakturorna innehålla både köparens och säljarens momsregistreringsnummer samt en förklarande text (se texter i momshandledningen) som visar att man inte har debiterat moms. Detta gäller för försäljning av intellektuella, kulturella och pedagogiska tjänster till näringsidkare som är etablerade i andra länder inom EU. Uppgifter (inkl VAT nr) ska också lämnas till Skatteverket via Periodisk sammanställning. Använd baskonton; 3123, 3133, 3173, 3323, 3333, 3343 Huvudregel när man säljer tjänster till en köpare i annat EU-land som inte är näringsidkare, t ex privatpersoner, är att tjänster anses omsatta och ska beskattas i det land där säljaren är etablerad. Vid fakturering ska alltså svensk moms läggas på fakturan när man säljer en tjänst till en privatperson i annat EU-land. Detta gäller för försäljning av intellektuella, kulturella och pedagogiska tjänster till någon som inte är näringsidkare. Använd samma intäktskonton som vid försäljning inom Sverige. Försäljning av tjänster till andra länder, ej EU-länder Vid försäljning av tjänster till näringsidkare i annat land, ej EU, ska tjänsten beskattas i det land där köparen är etablerad, d v s svensk moms ska inte läggas på kundfakturan. Vårt VAT nummer ska finnas med på fakturan dessutom ska det stå på fakturan att den avser export. Använd baskonton; 3124, 3134, 3174, 3324, 3334, 3344. Se Momshandledningen för utförlig information om momsreglerna. 9 (22)

3. Registrering av försäljningsorder till tillfällig kund När man ska fakturera en tillfällig kund börjar man med att göra en försäljnings-order. Klicka på Logistik - Order/fakturering - Försäljningsorder - Registrering/underhåll av försäljningsorder. När man anger kundnumret för Tillfällig Kund; 99, får man fram fram en ny bild där man skriver in adressen. Tryck sedan på OK När detta är klart skrivs kundens namn i fältet Extern referens. I övrigt görs registeringen av ordern på samma sätt som för en kund som är upplagd i kundregistret, förutom att man i fältet Extern referns i Flik 1-Oreder ska skriva in kundens namn. Detta görs för att man enkelt ska kunna söka fram en persons kundfaktura trots att det är en tillfällig kund. För övrigt fortsätt på sidan 3, punkt 2.4.. Tillfällig Kund kan endast användas för svenska kunder, ej utländska kunder. 4. Uppläggning av ny mall för Huvud eller Botten text i försäljningsorder. Huvudtexten kommer överst på fakturan och skrivs med fetstil. Bottentexten kommer under alla artikelraderna. För att spara huvud och bottentexter så att de kan användas vid flera tillfällen gör man följande; Välj fliken 5 Texter i försäljningsorder.. Skriv in den text/information som ska finnas med på fakturan i det stora fältet till höger. Skriv sedan ett namn på den Huvud- eller Botten text som man vill spara i det lilla fältet till vänster. Spara med F12. 10 (22)

Välj sedan Verktyg, Redigera och Spara textmallar i verktygsmenyn. Följande bild visar att textmallen är sparad. Nästa gång letar man fram mallen i det vänstra fältet och väljer den, då kommer texten med på fakturan. Vill man ta ändra texten i en mall är det bara att göra ändringarna och spara om mallen, som ovan. Vill man ta bort an mall väljer man Verktyg, Redigera och Ta bort textmallar. 5. Ta bort en rad på försäljningsorder Om man vill ta bort en artikelrad som blivit felaktig på en försäljningsorder så går det inte bara att ta bort den utan man måste ändra status från N till P (parkerad). Detta går att göra även om man har kört testfakturan. När orderraden har fått status P kommer den raden ej med på fakturan när man beställer Faktureringen. S Status för orderraden. Giltiga värden är: 11 (22)

N Normal, orderraden är klar för fakturering P Parkerad, raden är parkerad och kommer inte med vid faktureringen D Delfakturerad, försäljningsordern är delfakturerad F Fakturerad, försäljningsordern är fakturerad T Avslutad. Nedanstående orderrad har status N och kommer med på fakturan, det är här man ändrar till P för rader som inte ska vara med. 6. Manual för kopiering av försäljningsorder När man ska skriva flera kundfakturor med samma text kan man kopiera ordern så att man slipper skriva samma saker flera gånger t ex när en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Det är dock mycket viktigt att man här tänker på att få korrekt finansiär, det fältet måste alltid ändras manuellt om man tar med konteringssträngen från den order som ska kopieras. Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, spara den (F12) och skriv upp vilket ordernummer man har. När man skall göra nästa order fyller man i första fliken 1 - Order som vanligt. När man kommer till fliken Detaljer går man till Verktygsmenyn och väljer Kopiera. En ny bild kommer fram där man ska ange dokumenttyp, välj Försäljningsorder samt Dokumentnummer d v s vilket ordernummer man vill kopiera. Om man sätter en bock i Behåll kontering får man med hela konteringssträngen också. OBSERVERA att FIN ska ändras för varje Försäljningsorder. FIN är ju unik för varje Kund och det är viktigt att man anger korrekt värde för FIN. 12 (22)

Så här kan det se ut när man har kopierat in alla orderdetaljer. På detta sätt får man samma belopp, text och kontering på flera order till olika personer/företag. Sedan lagrar man ordern och får ett nytt order nummer. 7. Manual för procentuell fördelning av intäkten Har man behov av att fördela intäkten på flera kostnadsbärare samtidigt som man endast vill ha en rad på kundfakturan kan man använda procentuell fördelning. När man står i detaljfliken väljer man Kontering och Konteringsfördelning 13 (22)

Nedanstående bild kommer då fram på skärmen och det är här som man gör fördelningen. Man måste först lyfta upp raden med hjälp av och sedan skriver man in kontering och procentsats i raden och sparar med F11, då hamnar raden längst ner och nästa rad kan skrivas in. När fördelningen är klar sparar man med F12 och kommer då tillbaka till detaljfliken. Om man har samma fördelning på ett flertal kundfakturor kan man kan spara den procentuella konteringen som en mall. För att spara mallen tryck F12 eller klicka på. Observera att mallarna inte går att spara som privata mallar utan de kan användas av alla. Det innebär att man måste vara mycket noga med att kontrollera att man använder rätt mall. Det är lätt att man av misstag får intäkten felkonterad. För övrigt gör man ordern precis som vanligt, skriv fakturatexter, belopp och spara ordern. 8. Fakturering Alla kundfakturor, även till tillfälliga kunder och privatpersoner, bör skickas elektroniskt. Undantag från detta är när man fakturerar utländska kunder, dessa ska alltid göras manuellt och skickas i pappersformat. Bilagor till kundfakturor som skickas elektroniskt kan i dagsläget inte bifogas vid sändningen utan måste skickas separat. Kundfakturor till statliga kunder ska alltid skickas elektroniskt (svefaktura), övriga svenska kunder kan skickas elektroniskt till print. Se även kap 8, Elektronisk kundfakturering via fakturaväxel. 14 (22)

När man är färdig med försäljningsordern kan man välja att antingen fakturera skarpt direkt eller att göra en testfaktura först. För att göra en testfaktura klickar man på Fakturering i menyn. Välj testkörning fakturering och följande bild kommer upp. Välj från vilket ordernummer och till vilket ordernummer man vill göra testfaktura. En skrivare är upplagd med namn DEFAULT och om man anger denna skrivare blir det ingen utskrift utan man får fram testfakturan på skärmen genom att gå in i Underhåll av beställda rapporter. Buntnummer räknas upp automatiskt. Tryck sedan F12 eller disketten för att göra beställningen. Har man valt att använda DEFAULT skrivaren ska man gå till huvudmenyn Visa och Underhåll av beställda rapporte eller klicka på förstoringsglaset i menyraden för att ta fram fakturan. När testfakturan (SO09) har fått status T kan man dubbelklicka på raden och får då upp första testfakturan på skärmen. Klicka på skrivaren om den ska skrivas ut på papper. Om det är några ändringar som man vill göra kan man gå tillbaka till försäljningsordern och ändra där. När fakturan är färdig för att skrivas ut/ skickas till kund går man vidare och väljer fakturering och beställer utskriften på samma sätt som testfakturan. Här måste man välja Variant. Om man klickar på + tecknet framför Kundfakturering så får man fram de olika alternativ man kan välja mellan. 15 (22)

Det finns följande värden/varianter att välja på; 900, Svefaktura (SO13) Kalmar manuell fakturering (1) Växjö Manuell fakturering (2) För elektronisk fakturering ska man använda 900, Svefaktura (SO13). Elektronisk kundfakturering bör användas men ibland kan man dock behöva skriva en manuell kundfaktura och då används de övriga två varianterna. Bilagor skickas manuellt tillsvidare. Se nedan kap. 9 Elektronisk kundfakturering via fakturaväxel. De olika varianterna är också uppdelade i olika verifikationsserier; 900, Svefaktura ger denna verifikationsserie; 10 000 000 13 999 999 Kalmar manuell fakturering ger denna verifikationsserie; ; 14 000 000 14 999 999 Växjö Manuell fakturering ger denna verifikationsserie; 15 000 000 15 999 999 När faktureringen är klar får man efter en kort stund ut en Batchinputlista GL07. Det är viktigt att man tar till vara på denna. Batchinputlistan GL07 skickas tillsammans med de bilagor/underlag man har till ekonomiavdelningen på respektive ort för arkivering. Kopia på kundfakturan behöver ej skickas eftersom den kan ses i Agresso. 9 Elektronisk kundfakturering via fakturaväxel Nedan följer några saker som är viktigt att tänka på i samband med elektronisk kundfakturering. Det är viktigt med en referenskod från kunden, eftersom de flesta kunder använder en scanningscentral för inläsning av fakturor. På ESVs hemsida kan man se vilka referenskoder som ska användas för respektive statlig myndighet. Sökväg till denna sida är: http://www.esv.se/amnesomraden/efakturering/nyheterefakturering/nyheterefakturering/my ndighetersreferenserochidentiteter.5.2f6e23681197d7e1c208000692.html. 9.1 Referenskoder vid kundfakturering Referenskoder samt ev. referensnamn kan även finnas inlagt som ett dokument i agresso, vi lägger in dessa efterhand som vi får uppgifterna. Det är viktigt att ange en referenskod när man fakturerar till statliga myndigheter. För att hitta referenslistan måste man gå till Kundregistret i Agresso. 16 (22)

Sök fram kunden i kundregistret. I detta fall väljer vi kundnummer 300007, Högskolan i Gävle. Tryck sedan på Dokument i Verktygsmenyn. Nedanstående bild kommer då fram på skärmen. Finns det ett referensdokument bifogat, finns det en grön bock i mappen. Klicka på dokumentet. Här står angivet hur kunden vill ha sin referens upplagd. När man registrerar försäljningsordern skall referenskoden skrivas in i fältet Extern ref. Man kan även skriva ett namn i fältet Beställare, se avsnittet 2.1.1 Flik 1 - Order. Övrig text får man skriva in i under flik 5-Texter välj Botten- eller Huvudtext eller i fältet Spec i Detaljfliken, se nedan. Referenspersonens namn skrivs under flik 5-Texter välj Botten- eller Huvudtext eller i fältet Spec i Detaljfliken. 17 (22)

Bilagor till fakturan kan inte bifogas utan måste skickas separat via brev eller mail till kunden. Fakturaväxeln kan idag inte hantera bilagor, men inom kort skall problemet vara löst. 10 Utskrift av en kopia av en kundfaktura Kopia av en kundfaktura beställer man via menyn Kopia av Faktura. Man anger Fakturanummer och sparar rapportbeställningen. 18 (22)

11 Kreditfaktura När man skall göra en kreditfaktura gör man på samma sätt som en debetfaktura. Skillnaden är att man sätter minus (-) tecken framför beloppet när man registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura. Kreditfakturan skall skrivas under av slutattestant på institutionen/avdelningen. Den är att jämföra med en utbetalning. Skicka underskriven faktura till ekonomiavdelningen. 12 Arkivering av kundfakturor Det material som ska lämnas till resp. ekonomiavdelning är Batchinput rapporten, GL07, med bilagor/underlag till kundfakturorna. Man behöver alltså inte ta ut en fakturakopia och skicka in. Kundfakturorna finns i systemet och man kan vid behov enkelt ta fram dem. Undantag är kreditfakturor, dessa ska skickas, med underskrift av slutattestant, till ekonomiavdelningen. Exempel på GL07 ; 19 (22)

13 Uppläggning av artikelgrupp med automatisk text, kontering och belopp Man kan lägga upp en egen artikel med fakturatext och med kontering. Detta är bra att använda när man har ett stort antal kundfakturor som ska skrivas till olika kunder men som ska ha samma text och/eller kontering. Lägg upp en artikelgrupp för att kunna koppla ett baskonto till artikeln. 20 (22)

Lägg upp en artikel enligt bilderna nedan. Namnge artikel med den fakturatext som ska stå på fakturan i fliken 1 Artikel. Flikarna 2 Pris och 3 Lager behöver inte fyllas i. Fliken 4 Relation fylls i om man har samma konteringssträng för artikeln. Observera att fältet FIN måste ändras till korrekt finansiär. I exemplet har jag lagt in privatperson som förval men när jag ska fakturera en annan kund t ex företag måste Fin rättas, annars ger detta fel i vår 21 (22)

koncernredovisning som vi skickar till Ekonomistyrningsverket varje månad. Sedan sparar man artikeln. När man sedan skriver in artikelnumret i fsg ordern så kommer allt upp med automatik. Det är i denna bild viktigt att tänka efter så att man har korrekt baskonto och finansiär. Baskontot styr hantering av momsen. 22 (22)