(YY) Maiunq-Sälens kor Sam manträdesprotokol 1 Sammanträdesdatum Valnämnden 2014-09-29 1 Plats och tid Beslutande Stora sammanträdesrummet, kommunhuset i Malung, kl. 13:00 Marita Eriksson, ordförande Sven-Olov Halvarsson-Lill (C) Lars Nyman (S) Ann-Christin Tången (M) Rune Högberg (FP) Övriga deltagande Marit Gustafsson, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och datum Underskrifter Sekreterare Ordförande Rune Högberg Kommunkontoret, Malung, 2014-09-30..fiWi...:.: : arit Gustafsson Marita L. [=Cik$6on.Paragrafer 30 Justerande Rune Högberg ANSLAG/BEVIS Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden 2014-09-29 Datum för 2014-10-01 anslags nedtagande 2014-10-23 Kommunkontoret, Malung jj.u.ko Marit Gustafsson Utdragsbestyrkande
i Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Valnämnden 2014-09-29 2 Innehållsförteckning 30 Utvärdering av valen 2014 (VN/2014:25) 3 Justerare Utdrags bestyrkande
Sammanträdesprotokoll Valnämnden Sammanträdesdatum 2014-09-29 3 30 Utvärdering m valen 2014 (VN/2014:25) Förslag till beslut Valnämnden godtar bifogade utvärderingar. Beskrivning av ärendet Röstmottagarna i vallokalerna respektive röstningslokalerna har beretts möjlighet att utvärdera valet. Ett fåtal ordförande och några röstmottagare i röstningslokal har svarat. Dessa svar samt valsamordnarens och valnämndens erfarenheter ligger till grund för utvärderingen. Ärendets behandling Tiänsteutlåtande Valsamordnaren föreslår i tjänsteutlåtande daterat att valnämnden godtar bifogade utvärderingar. Dagens sammanträde Valsamordnaren redogör för ärendet. Valnämnden diskuterar utvärderingarna. Ordföranden finner att valnämnden med vissa, smärre tillägg godtar utvärderingarna. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat Utvärdering av vallokaler på valdagen Utvärdering av förtidsröstlokaler Beslutet skickas till Justerare Utdragsbestyrkande
Utvärdering 1 Utvärdering av valen 2014 - vallokaler på valdagen Inför valet 2010 slogs distrikt ihop och blev större. Eftersom befolkningen minskar var det säkerligen en nödvändig åtgärd. Det medförde dock att arbetet under valdagen i Malung södra, Malung västra och Malung östra blev mer omfattande. Eftersom också förtidsröstningen ökat så att nästan hälften förtidsröstar innan valdagen, så tar förtidsrösthanteringen väldigt lång tid och försenar både inringning av resultat och överlämnandet på valnatten. Även att sortera förtidsrösterna efter vallokal och sedan i nummerordning innan de körs till vallokalerna tar åtminstone 25 timmar. Framför allt Malung östra har påpekat ovanstående problem. Det är ju också det valdistrikt som har flest röstande och hade flest förtidsröster. De har ju bara en röstlängd som används både av de röstmottagare som tar emot väljare i vallokalen och de som kontrollerar och prickar av förtidsröstare. Till Malung östra hör även Vallerås, som tidigare varit ett eget distrikt. Samtidigt är Malungsfors relativt litet med få väljare. Till nästa val kanske man ska undersöka fördelarna och nackdelarna med att slå ihop Vallerås eller delar av Vallerås med Malungsfors. Vallokaler Vallokalerna som användes i årets val var i stort sett samma som vid 2010 års val. Bara Lingärde skola byttes ut mot Folkets hus i Lima, då Folkets hus ansågs mer tillgängligt. Med tanke på kontrollen av hur vallokalerna uppfyller krav på tillgänglighet och andra krav bör så långt det går kommunens egna lokaler användas. I år flyttade biblioteket i Transtrand till Sälen och nya lokaler tillsammans med turistbyrån. Till nästa val bör dessa lokaler kunna användas även på valdagen. Om planerna på en bokbuss blir verklighet innan nästa val bör den kunna användas för förtidsröstning i ytterområdena Öje, Sörsjön, Rörbäcksnäs och Tyngsjö, behöver dessa orter då ha förtidsröstlokal på valdagen? Till nästa val bör man också undersöka fördelarna och nackdelarna med att ha tre olika ställen i centrala Malung (varav bara Blomsterbäcksskolan är kommunens egen). Ett annat alternativ vore att ha en lokal för varje distrikt men på samma ställe, t.ex. tre rum på biblioteket. Dukning och bevakning av röstsedelställen, information till väljarna, utskrift av dublettröstkort och säkert även annat skulle då kunna samordnas. Önskemål om fika under dagen har åter kommit upp i enkäten. Det kanske lättast ordnas på plats. Men ett besök av någon från valnämnden under valdagen kanske skulle uppskattas.
Utvärdering 2 Personal i vallokal under valdagen Traditionellt har presumtiva ordföranden, som ofta varit med förr, tillfrågats och de har känt sig hedrade och anlitat röstmottagare som också sett arbetet i vallokalen som ett hedersuppdrag. Detta håller på att förändras. I år märktes det framförallt i Transtrand där det tog lång tid och många telefonsamtal innan en ordförande och röstmottagare (några från Lima och Malung) kunde utses. Även Malung västra och södra var svåra att bemanna. Många röstmottagare och ordförande har varit med länge och kommer kanske inte orka så många val till. Kommer det sedan ökade krav från centralt håll pä politisk obundenhet, så blir problemet att hitta valarbetare allt större. Många kommuner annonserar efter ordföranden och röstmottagare. Det måste ske i väldigt god tid innan, senast ett halvår före valet. Vad händer om för få anmäler sitt intresse? Hur gör man arbetet attraktivt? Till årets val höjdes arvoderingarna till ordförande, vice ordförande och röstmottagare i vallokal. Inget klagomål om arvoderingen har inkommit, vilket förekom efter förra valet. Hursomhelst gjorde de röstmottagare och ordförande vi hade en bra insats med stort engagemang. En tanke inför nästa val är om det är möjligt att ha en "ersättarpool" i stället för ersättare för varje lokal. Det är ju samma arbete som ska utföras. I år hade vi två utbildningstillfällen, ett för varje val. Det första genomfördes i aulan på folkhögskolan på samma sätt som vid tidigare val. Det andra till hösten genomfördes med enbart två eller tre grupper tillsammans där de fick utbyta erfarenheter och diskutera. Det sistnämnda fungerade bättre och har fått positiva kommentarer i utvärderingarna. De var också betydligt trevligare att genomföra. Nackdelen att de tog fem kvällar i anspråk i stället för en. Material Skärmar och valurnor finns kvar i respektive vallokal. Mest är det gamla, tunga skärmar och urnor av trä. Modernare och lättare skärmar har köpts in och finns i förrådet under vårdcentralen. De kommer att behöva kompletteras till nästa år. Plåtskyltarna (trottoarpratarna) finns också kvar i respektive vallokal. Endast några finns i förrådet. Röstsedlar med endast partinamn, påsar, omslag, broschyrer, affischer etc. kommer från valmyndigheten. De lägger ut ett förslag på beställning, som man kan komplettera och sedan beställa. De kommer i en leverans. Om något tar slut eller behöver kompletteras kan det lätt göras i efterhand. Matrialet till förtidsröstningen kommer i samma leverans. Att sedan fördela materialet till de sju vallokalerna, fyra förtidsröstlokalerna under förtidsröstningsperioden och de fyra förtidsröstlokalerna på valdagen är en grannlaga och tids- och utrymmeskrävande procedur, som tar många timmar i anspråk. I år och vid tidigare val har ordförandena i valdistrikten fått materialet i samband med utbildningen. '///
U: Utvärdering 3 Partiernas namnvalsedlar till vallokalerna har i är och tidigare år delats ut av partierna. Det är fortfarande det gängse sättet i flertalet kommuner. Det finns önskemål från såväl partier som från ordföranden att kommunen ska ta på sig distributionen av namnvalsedlar. Det ställer höga krav på partierna att kunna samordna både inom partiet och med varandra. Att det ska sitta någon på kommunen som rycker ut så snart partierna fått klart sina namnvalsedlar är inte realistiskt. Namnvalsedlarna ska ju också till förtidsröstlokalerna. Det har kommit in förslag om hur namnvalsedlar kan samlas in för avhämtning av ordförandena. Det är emellertid en hantering som kräver mer än en ensam valsamordnare. Valnämndens Våning ett på kommunkontoret fungerade i stort sett bra, nu när vi hade fler "tags" och ventilation. Behöver verkligen hela valnämnden vara närvarande vid mottagande? Tre personer var bra vid själva mottagandet och sedan är det bra med en eller två personer som tar hand om köket. Valdeltagandet i kommunen ökade. När det gäller röstmottagning i vallokal på valdagen är bytet av lokal i Lima sannolikt en bidragande orsak. Finansiering Röstmottagningen i vallokal finansieras av kommunen. I år var 400 000 kronor avsatta till detta. För hanteringen av förtidsröstning och förtidsröster får kommunen ett bidrag av staten, i år två gånger ca 180 000. Då hanteringen av förtidsröster även belastar arbetet i vallokal på valdagen så bör all röstmottagning dess finansiering ses som en enhet. Personal En valsamordnare kommer att behövas även vid nästa val. Valsamordnaren bör komma igång ett år innan valet. Dessutom behövs en vaktmästare som har tillförordnats att vara behjälplig med valet. Denna vaktmästare bör kunna vara till hands vid behov några månader innan valet och på heltid från och med veckan innan förtidsröstningen börjar. Dessutom bör det finnas beredskap i organisationen i övrigt att kunna ställa upp vid sjukdom eller arbetstoppar. En hel del av arbetet måste ske på helger och kvällar.
Utvärdering 1 Utvärdering a valen 2014 - förtidsröstningen Allmänt Förtidsröstningen ökar från val till val. Det är positivt och bidrar till ökningen av valdeltagandet. Ingen behöver avstå från att rösta på grund av förhinder på valdagen. Med de generösa öppettider och tillgänglighet som erbjudits i år fanns det få skäl att inte rösta. Förtidsröstningen kräver emellertid en stor arbetsinsats både innan den startar, medan den pågår och inte minst efter rösterna kommit in och innan de kan köras ut till vallokalerna. Även i vallokalerna tar kontrollerandet av förtidsrösterna mycket tid. Upplägget med röstning i vallokal på valdagen är betydligt mer rationellt. De många förtidsrösterna bidrar också till att resultaten rapporteras in senare och senare. Rutinerna för förtidsröstningen är något valmyndigheten bör se över. T.ex. borde möjligheten att ångerrösta begränsas till två timmar före stängning av vallokalen. Röstninqslokaler I år har följande möjligheter att förtidsrösta funnits: I Lima på Skålmogården två dagar under EU-valet och tre dagar under RKL-valet. Till nästa val bör möjligheten att förtidsrösta i Lima utökas. Är valet av lokal bra? I Transtrand på Olnispagården tre timmar om dagen inklusive lördag, varav två kvällar. Valnämnden har bemannat. Det har fungerat bra. Vid nästa val bör biblioteket/turistbyrån i Sälen användas. De har väldigt generösa öppettider även på söndagar men ibland med begränsad bemanning. Ska vi bemanna hela den tiden? I Malung i biblioteket har möjlighet att förtidsrösta erbjudits måndag till lördag under den tid biblioteket har öppet och valnämnden har bemannat hela den tiden. Vi har haft ett halvt rum till vårt förfogande, resten har varit ett rum för tidningsläsande. Det är ett trevligt rum och lätt för väljarna att hitta. Närheten till receptionen har underlättat utskrift av dublettröstkort. Bibliotekspersonalen har varit behjälplig med utskrift av dublettröstkort. Rummet har dock sina begränsningar. Var placerar man röstsedelstället så att man har full koll på att ingen stjäl något partis röstsedlar men utan att väljarna känner sig iakttagna? Rummet har fördelar och nackdelar. En gång under EU-valet och en gång under RKL-valet har förtidsröstning också erbjudits på Malung-Salens gymnasieskola mellan 09.00 och 16.00. Det har varit lyckat. Det ger eleverna möjlighet att rösta i en känd miljö och under former som inte känns så högtravande. Det har också varit en bra möjlighet för elever som kommer från andra kommuner att kunna rösta. Det känns bra att kunna främja valdeltagandet i hela landet. Vid nästa val räcker det att ha öppet till tre. Efter tre var det väldigt lugnt. if jjå J jf
j v'iaiunq-sali Utvärdering 2 Tidigare år har möjlighet att förtidsrösta erbjudits på vårdinrättningar i Malung men eftersom valdeltagandet varit så lågt valde valnämnden att erbjuda denna möjlighet i år. I stället har kontakt tagits med enhetscheferna inom socialförvaltningen och budkuvert skickats ut till de inrättningar som meddelat att de ville ha. En del väljare har också fått hjälp av personal att ta sig till biblioteket för att rösta själva. Personal i förtidsröstlokalerna Valnämnden bemannade förtidsröstlokalerna. Vid EU-valet med en person i taget i röstningslokalen och vid RKL-valet med två personer. Från och med augusti i år är det obligatoriskt att vara två i lokalen. Under RKL-valet var det helt nödvändigt att vara två. Under vissa tider framför allt mot slutet hade ett upplägg motsvarande det i vallokalerna varit det ultimata. Med två vid bordet och en som informerar, bevakar röstsedlar och delar ut valkuvert. Men det är en fråga om kostnader och prioritering mellan bemanning och öppettider. Röstmottagarna anställdes efter annonsering i Malungsbladet och på hemsidan. Intresset var trögt i början men fler hörde av sig efter hand. Men något stort urval blev det inte. De som sökte räckte till men inte mer. De röstmottagare som anställdes var noggranna, engagerade och serviceinriktade. De verkar ha trivts med arbetet och kan tänka sig att ställa upp igen. Själva anställningsförfarandet sköttes med hjälp av personal- och lönekontoret. Det är märkligt och lite svårt att förklara att en person är kommunalanställd med lön när han eller hon tar emot röster i röstningslokaler men arvoderad förtroendevald när han eller hon tar emot röster i vallokal. Det är kanske rösträknandet som avgör. Material Skärmar och valurnor finn i förrådet under vårdcentralen. Modernare och lättare skärmar och valurnor har köpts in men behöver kanske kompletters till nästa val. Plåtskyltar (trottoarpratare) med texten "Här kan du förtidsrösta." har köpts in och finns också i förrådet under vårdcentralen. Fler behöver köpas in till nästa val. Röstsedlar med endast partinamn, omslag, broschyrer, affischer, fönsterkuvert, valkuvert etc. kommer från Valmyndigheten samtidigt som materialet till vallokalerna. Det ska sedan sorteras och distribueras till respektive vallokal. Saknas något kan man komplettera. Vid RKL-valet i år behövdes budkuverten efterbeställas två gånger. De tog slut på biblioteket. Det behövs dubbelt så många budkuvert än vad vi får in budröster. Detta för att det måste finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Det är svårt att veta var de kommer att gå åt. Vid EU-valet gick de flesta åt från kommunkontoret och under RKL-valet från Malungs bibliotek. Väijarförteckningar och dagrapporter skrivs ut från valdatasystemet. Partierna blev erbjudna att lämna sina namnvalsedlar till valsamordnaren innan förtidsröstmottagarna skulle till Malung på utbildning. Dessa fick sedan både materialet från valmyndigheten och röstsedlar från partierna med sig. Inte alla partier lyckades lämna röstsedlarna innan detta datum och fick då på traditionellt vis åka runt själva. Ett parti kom med sina
Utvärdering 3 kommunala namnvalsedlar en bra bit etter det att förtidsröstningen börjat och hade svårt att förstå att "kommunen" inte kunde åka runt från norr till söder med deras bunt. Samordning med partierna är inte helt enkelt. Partierna behöver över lag bli mer medvetna om att väljarna börjar rösta två och en halv vecka innan valdagen och att nästan hälften har röstat när valdagen infaller. Fönsterkuverten med valkuvert och röstkort måste förvaras både stöld- och brandsäkert enligt lag. Dessutom ska de registreras varje dag. Det kan man lösa på flera sätt. I år har rösterna hämtats varje dag från såväl Malungs bibliotek som Olnispagården i Transtrand och sedan förvarats i nämndskansliets brandsäkra arkiv. När förtidsröstningen är klar ska alla förtidsröster (ca 3000 st.) sorteras först efter vallokal och sedan i nummerordning för att underlätta för vallokalerna på valdagen. På valdagen måste röstmottagarna öppna och kontrollera alla fönsterkuvert och föra in i röstlängden att väljaren har röstat. Det tar väldigt lång tid. En vallokal blev inte klar med detta arbete förrän klockan 19.00. Valkuverten får inte läggas i urnan förrän efter klockan 20.00 vilket också tar tid. Det kommer också in förtidsröster till kommunen från andra kommuner. De kommer per rekommenderat brev och hämtas på posten. Det har fungerat bra förutom att det kan vara stressigt att passa postens begränsade öppettider. Onsdaasräkninqen Vid onsdagsräkningen hade vi ungefär 150 fönsterkuvert att kontrollera, föra in i röstlängden och lägga i urnan. Med tanke på den tid det tog är det inte svårt att förstå att en vallokal med 1600 fönsterkuvert har det stressigt. Onsdagsräkningen tar åtminstone tre timmar. Valdeltagandet Valdeltagandet ökade i kommunen. Generösa möjligheter att förtidsrösta och möjligheten för ungdomar att rösta på Malung-Salens gymnasieskola bidrog sannolikt till detta. Förtidsröstningen finansieras genom bidrag från staten. I år med ca 180 000 per val. Röstmottagningen i vallokal på valdagen finansieras av kommunen. I år med 400 000. Eftersom hanteringen av förtidsröster i hög grad belastar arbetet i vallokalerna på valdagen bör hela valarbetet och finansieringen av detta ses som en enhet. Personal En valsamordnare kommer att behövas även vid nästa val. Valsamordnaren bör komma igång ett år innan valet. Dessutom behövs en vaktmästare som har tillförordnats att vara behjälplig med valet. Denna vaktmästare bör kunna vara till hands vid behov några månader innan valet och på heltid från och med veckan innan förtidsröstningen börjar.
Utvärdering 4 Dessutom bör det finnas beredskap i organisationen i övrigt att kunna ställa upp vid sjukdom eller arbetstoppar. En hel del av arbetet måste ske på helger och kvällar.