Google erbjuder allt du behöver

Google erbjuder allt du behöver Molnet driver ständigt närmare, och fler och fler funktioner flyttar utanför företagets väggar. Google vill lägga allt från e-post till kontorsprogram på sina servrar, men duger deras tjänster för dig? Det är knappast någon nyhet för en it-tekniker år 2010 att allt mer av företagens it-drift, applikationer och funktioner placeras utanför huset. Mycket ryms i molnet allt från lagring och webbserver, till saas-lösningar och enskilda kommunikationsverktyg. E-post som en ren webbtjänst är vardag för var och varannan privatanvändare, medan företag länge tvekat inför att släppa greppet om den egna arkitekturen för internkommunikation. Men med aktiv utveckling av tjänster och en rejäl satsning på kompatibilitet med företagens befintliga lösningar vill Google nu ta över allas e-post. Och dokumentserver. Och intranät. Och grupprogram. Och kontorsprogram. Du kommer att känna igen dig Google Apps skiljer sig egentligen inte särskilt mycket från de tjänster som Google erbjuder gratis till privatanvändare. Apps består av ett antal komponenter som många Gmail- och Googleanvändare redan är bekanta med. Google själva delar in tjänsterna i två grupper; kommunikation och samarbete. Kommunikationsdelen inriktar sig på kontakten mellan enskilda användare. Som navet i det finns e-posttjänsten Gmail, en kalender samt en chattklient för IM, röst och video som körs direkt från e-posten. Under rubriken samarbete hittar vi till att börja med kontorspaketet Google Docs. Det är en komplett svit, med ordbehandlare, kalkylprogram och presentationsprogram. Kanske inte så funktionsrikt och kraftfullt som en installerad Office-svit, men för grundläggande funktioner går det bra att skapa och hantera dokument. Det går också att importera och exportera flera filformat, som MS Office, Open Office och pdf. Antingen väljer du att ladda upp dokument och filer konverterade till Google Docs, så att de kan öppnas och redigeras, eller så laddar du upp dem i sitt eget format, och använder Docs endast för att dela ut tillgång till filen. Slutligen finns det också en enkätfunktion i Google Docs. Du kan skapa avancerade webbformulär och dela eller maila dem direkt till andra användare. När svaren fylls i så loggas de med rapporter och statistik. Hur Google Docs används beror på vilken typ av företag det är, och hur de använde Office-program tidigare. Vissa företag har ersatt 70 till 80 procent av Officeinstallationerna med Google Docs. Andra företag använder Docs enbart som ett komplement för att dela och arbeta med utvalda dokument. Användare med speciella krav på exempelvis makron och mallhantering har svårt att gå över till Docs helt, och för en del användare, till exempel blue collar -jobbare på verkstadsgolvet, kan det vara enda sättet att komma åt dokument, då företaget inte köper in Officelicenser till alla, säger Jesper Ritsmer Stormholt, Nordenchef på Google Enterprise. Google Sites är ett visuellt och modulbaserat verktyg för att skapa och underhålla webbsajter. De kan göras publikt tillgängliga eller delas med användare som ett intranät. Olika Google-funktioner, som kalendrar, Docs-dokument och Google Mapskartor, går att infoga som objekt. 1

Lägg upp, dela ut, diskutera Även Google Video är integrerat i Apps, med möjligheten att skapa filmklipp för intern delning. Senaste tillskottet till tjänsteutbudet är Google Grupper, ett verktyg där man skapar mindre arbetsgrupper som kan dela information, lägga upp filkataloger, ha trådade diskussioner, gemensam e-postadress, med mera. Det Google Enterprise försöker göra är att ta vår teknologi, den innovation som Google har tagit fram på konsumentmarknaden, och anpassa den så att den passar för företag. Vi vet att många användare på företag använder våra produkter redan nu, då de fungerar bättre för dem är de lösningar som företaget självt erbjuder. Men de gör det utan support, it-avdelningen är inte inblandad, säger Jesper Ritsmer Stormholt. Under paraplyet Apps säljer Google tjänsten till företag med en stor uppsättning olika mervärden jämfört med de tjänster som erbjuds för privatanvändare. Bland annat får man ett ökat lagringsutrymme, extra administratörsfunktioner, e-postarkivering och ett utökat spam-filter som kan anpassas speciellt för företagets policys. Framförallt handlar det om att företaget får tjänsteportföljen under sitt eget domännamn, att det går att koppla konton till företagets befintliga hantering av användare i sin it-miljö, och support som icke betalande privatpersoner inte får tillgång till. Du sparar stora pengar Jämfört med traditionella system för grupper, e-post och dokumentdelning kan det också innebära en rejäl kostnadssänkning. Kostnaden för full tillgång till Premier Edition av Google Apps, där alla företagsfunktioner ingår, är 40 euro per användare och år, en ynklig summa jämfört med kostnaden för egna servrar och programlicenser. Men det förutsätter att organisationen är beredd på omställning. Tekniskt är den stora skillnaden egentligen att man kan pensionera ett antal interna servrar och system. Vi använder oss av kända standarder. Smtp för e-post, Ical för kalendern, inklusive free/busy-funktion för mötesbokningar, så det går att kombinera Gmail med till exempel Lotus Notes eller Microsoft Exchange om man skulle vilja det, säger Jesper Ritsmer Stormholt på Google Norden. Google använder inte Active Directory direkt, men kontohanteringen kan integreras med Active Directory med hjälp av den xml-baserade standarden saml (security assertion markup language). Då synkroniseras företagets kontohantering direkt med Google Apps. Nya konton, ändrade konton och raderade konton uppdateras automatiskt. Krävs det mer stringent säkerhet, till exempel vid fjärråtkomst till Apps, finns det även stöd i saml för hantering av informationsbärande igenkänningstecken ( tokens ) som RSA SecurID och tillfälliga lösenord vis sms. Där har vi till exempel jobbat med ett svensk företag som heter Nordic Edge. De har en lösning som skickar tidsbegränsade lösenord på sms till användarnas telefoner. Då har användaren en viss tid, oftast 30 60 sekunder på sig att skriva in lösenordet innan det blir oanvändbart, säger Jesper Ritsmer Stormholt. 2

Saml erbjuder ett enhetligt sätt att logga in och öppna en användarsession i Google Apps, så länge företagets identitetshantering har stöd för standarden. Identitetshanteraren kan till exempel vara företagets Active Directory eller en extern partner som hanterar kontouppgifter. 3

Ändra ditt beteende Kanske är den stora omställningen inte teknisk, utan organisationsmässig. Det kan vara rätt mycket som måste tänkas om och beteenden som måste ändras, både på it-avdelningen och bland slutanvändarna. E-postadministratören på ett företag får en helt ny funktion. Traditionellt har den rollen inneburit ansvar för servrar, backuper och supportärenden för kontoadministration. Mycket av de uppgifterna hamnar antingen utanför husets väggar eller i händerna på användarna själva. Användaren kan själv återställa förlorad e-post, utan att be it-avdelningen att gräva i backuper. Användaren kan få rättigheter att själv skapa grupper för tillfälliga projekt eller permanenta avdelningar. Kanske inte varje anställd, men avdelningschefer, personalavdelningen och administrationstaben kan göra mycket på egen hand. Det innebär att itavdelningen kan ägna tid åt att öka värdet på tjänsterna, integrera nya funktioner och agera kunskapssupport till slutanvändarna i stället för att behöva göra allt själva. När det gäller maskin- och applikationsdrift är det samma sak som med alla typer av molntjänster. It-avdelningen går från att vara server- och systemägare till att vara kund och förmedlare av en tjänst. Så det gäller att göra den förändringen tydlig, att informera alla anställda om vad som gäller, så att de slutar se på it-avdelningen genom gamla glasögon. Det är en stor förändring för användarna nya gränssnitt, nya sätt att hantera information och nytt ansvar. Om man gör stora förändringar på ett företag, inte specifikt Google Apps, utan program, funktioner eller andra rutiner som inte alls har med it att göra, så stöter man alltid på några personer som inte är förändringsvilliga. Men de allra flesta brukar behöva några dagar på sig för att vänja sig, säger Jesper Ritsmer Stormholt på Google. Du är uppe till 99,9 procent Google vill också framhäva säkerhetsaspekten som en stor fördel med Apps. Med en användarbas som räknas i miljoner så upptäcks buggar och fel mycket snabbare än i en lokal it-miljö. Servicenivåavtalet specificerar 99,9 procent upptid, och planerade driftsavbrott är inräknade i de 0,1 procenten. Så visst duger Google Apps åt företag. Alla funktioner passar inte för alla, och troligen kan inte alla användare på ett företag utnyttja tjänsten lika mycket. Men få hinder finns för migrering av delar av verksamheten, eller en hybridlösning med både e-post och kontorsprogram kvar i gamla hjulspår för vissa användare. Så länge viljan och modet finns, och förändringen är väl förankrad bland dem som påverkas av den mest, från serverskruvarna på supportplats till Excel-fantomerna på kontoret. Så här delar du ett dokument En av de mest populära funktionerna i Google Apps är möjligheten att samarbeta i delade dokument i Google Docs. Här visar vi hur du laddar upp ett Excel-dokument, och vad du kan göra med det. 4

1. Öppna uppladdningsverktyget i Google Docs. 2. Leta reda på din lokala fil och välj om den ska konverteras till Docs-format eller laddas upp i sin befintliga format. Då kan den endast laddas ner, men makron och annan formatering förblir intakta. 3. Välj konvertering och ladda upp dokumentet. Det hamnar nu i din dokumentvy. 5

4. Resultatet är ett kalkylblad som liknar, men som inte är identiskt med, originalet. Formler, cell- och textformatering är densamma, men en del grafiska element och makron har försvunnit. 6

5. Det uppladdade dokumentet kan du sedan välja att dela ut till inbjudna användare. Den tekniska delen av att byta till Google Apps rör skapandet av administratörskonton och en domänmiljö, samt att skapa användarkonton och göra överföringar av befintlig e-post, kalender och kontaktlistor. Övriga funktioner, som Docs, Video och Grupper är mer användardrivna och då är det upp till ledning, personalavdelning och it-avdelning att informera om hur verktygen ska användas. Vi tänker oss ett företag med 500 anställda, där e-post och kalenderfunktioner körs med Microsoft Exchange Server och Outlook. Samtliga klienter kör Microsoft Office för att skapa och redigera dokument. Man har nu bestämt sig för att gå över helt till Gmail och Googles kalender, samt att skrota hälften av Office-licenserna för användare som inte behöver avancerade arbetsverktyg som dokumentmallar och makron. Vid övergången skapar administratören, förslagsvis den på it-avdelningen som tills nu varit ansvarig för Exchange-konton, ett admin-konto i Google Apps och får därmed tillgång till olika verktyg för sammankoppling av användarkonton och migrering av information. Där kan sedan rätt egenskaper för företagets Googe Apps-tjänst ställas in. Det innefattar bland annat domännamn på mejladresser, utformning av gränssnitt med företagets logga och färger, samt många olika arkiveringsval och säkerhetsinställningar. Andra steget är att skapa användarkonton i Google Apps. Det kan antingen göras manuellt ett och ett, genom att ladda upp en csv-fil med användaruppgifter, eller med ett api som ger dig direkt koppling mellan Google Apps och företagets befintliga LDAP-katalogtjänst, till exempel Active Directory. Det finns också ett separat kontomigreringsverktyg för Lotus Notes. I vårt fall är en synkning av befintligt Active Directory rätt metod, och administratören laddar hem och installerar ett api för det. Därefter kan man börja migrera data från det gamla systemet till det nya. E-posthistorik kan kopieras över antingen från Outlook-klienterna med ett litet program, eller från servern via pop-fetch eller med imap. Kalenderinformation och kontakter kan också föras över på flera olika sätt. I vårt exempel väljer företaget att låta användarna själva föra över sina mejl. Programmet Google Apps Sync for Microsoft Outlook sprids till alla användare, och allt de behöver göra för att exportera sin post är att starta programmet. E-postsignaturer, bifogade filer som kan innehålla virus (till exempel.exe) och en del alltför långa meddelanden kan inte föras över. Vissa funktioner, som anteckningar och att-göra-listor, kommer inte heller med, men det varierar beroende på vilken migreringsmetod som används. Befintliga samlingsadresser för gruppmejl förs inte heller över utan måste återskapas manuellt i Google Grupper. 7