Slöserijakt och flödestänkande underlättar förrådsprocessen Operations- och intensivvårdskliniken Länssjukhuset, Ryhov
Bakgrund Förrådsprocessen inom många verksamheter lever oftast ett undanskymt liv. Några få förrådsansvariga sköter detta och tar sig an de utmaningar som ständigt dyker upp. Dock är förrådsprocessen en viktig förutsättning för att verksamheten ska flyta på och samtidigt så kan den skapa stora kostnader i form av höga lagervärden, överproduktion, onödiga förflyttningar och liknande slöserier. Några av de utmaningar som identifierades innan arbetet var att flöden inte var tydliga och att det fanns slöseri men inte i vilken omfattning. Det fanns många olika mellanförråd och medarbetarna upplever att man ofta letar efter saker.
Före Från 3 moment till 1 Sparar 1,5 h / dag Efter
Utgångspunkter Vad är värdeskapande? Vad är slöseri? Hur hantera variationer i behovet? Vad behöver vi mäta? 5S Vilka förbättringsidéer kan vi börja med direkt?
8 former av slöseri/förluster 1. Överproduktion Tidigare än behovet Mer än behovet Saker som inte behövs 2. Väntan på Någonting skall hända Material skall komma Information saknas 3. Transport Skapar försening Förbrukar resurser Behövs ej? 4. Överarbete Felaktiga processer Onödigt extra arbeten Ingen standardisering Suboptimering ej hela flödet 5. Lager Kräver management och utrymme Binder kapital Gammal dokumentation, apparater Döljer problem (minskar kommunikation) Ökar ledtiden (utgångna varor...) 6. Onödiga rörelser Gå, lyfta Böja, sträcka Leta 7. Omarbete (defekter) Slöseri med Material och tid Arbetskraft och utrymme Förpackning och image 8.Outnyttjad kreativitet Kompetens Bristande mötesteknik Bristande kommunikation 5 16-May-12
Så här gjorde vi Tog fram grov bakgrunds datapå totalkostnad förråd, tvätt, steril och läkemedel. Antal leverantörer? Utgått från en systembild för förrådsprocessen Fotoresa Involverat länsförsörjningen 3 träffar med teamen. Presenterat arbeten utifrån foto, mätningar och slöserier.
Resultat Redesign och förbättringsarbete januari. Identifierade områden: Minska värdet i mellanförråd IVA Minimera ytterförpackning STE Minska omsterilisering sommar period Återanvända fuktpapper Minska onödiga förflyttningar ortoped OP Minska tygrocksanvändning Minska t-shirtsanvändandet Sambeställning av sällan varor på OP/IVA
30/8 Mailbeställning 10 min 23/9 Planträff 120 min 10/10 Planträff 60 min 11/10 Intro 60 min Hemarbete 30 min Hemarbete 30 min Hemarbete 30 min 25/ 10 Plan 60 min 2/11 UTB 480 min Hemarbete 30 min 17/11 Plan 30 min Hemarbete 30 min Hemarbete 30 min 24/11 UTB 240min Hemarbete 30 min Hemarbete 30 min 6/12 UTB 180 min 22/ 12 Plan 60 min Total processtid: 85 dagar Total värdeskapande tid: 1540 minuter = 3,2 dagar
Värdeskapande tid Total planeringstid: 870 min Dokumentation, bokningar osv ca 180 min Utbildningstid (10 st) deltagare 9600 min Hemarbete (uppskattat) 30 min/9v=1800min Kostnad Plan utbildare: 300 kr/t =4350 kr Kostnad Utbildare utbtillf. =14 400 kr Kostnad Utb Deltagare: 180 kr/t=28 000 kr Kostnad hemarbete: 5400 kr Mat och fika: 8000 kr. Totaltkostnad: 60 150 kr + (Slöserier) 2 550 kr
Möjliga besparingar Arbetet med att identifiera slöserier har skapat förutsättningar som motsvarar om samtliga når målsättningarna totalt: Direkta kostnader: 270 000 kr/år Indirekta: uppskattat: 220 000 kr/år
Titel / Tema: Effektiv förrådshantering på OP/IVA kliniken Bakgrund Syfte: Att underlätta förrådsprocessen I samband med ombyggnad av post op som kommer minska förrådsytan. Att vända kostnadsutvecklingen av förrådsmaterial. Nuvarande situation Det saknas ordentlig data kring kostnader och lager värden för förråden. Det är fyra olika processer, tvätt, förråd, sterilt och läkemedel som behöver ses över. Tvätten är den mest standardiserade. En flödesanalys och en slöserikarta behöver göras. Mål Minskade lagerutrymmen Minskat lagervärde med 2 % under 2012 Kortare processtider för lagerpåfyllnad Beställning matchar efterfrågan Analys Varför finns det problem eller behov? Ytan för förråd är för liten. Det finns många olika mellanförråd Man letar efter saker på op/iva Det beställs mer än vad som behövs Tarnsporter och omflyttningar tar mycket tid Rekommendationer - Tagit fram grov bakgrunds data. Ex totalkostnad förråd, tvätt, steril och läkemedel. Antal leverantörer? - Utgå från en systembild för förrådsprocessen - Jaga slöserier fota - Gjort en flödesanalys tillsammans med teamen - Undersöka vilka mätningar som finns och är användbara - Skapa en LEAN förståelse med lean-spel - Involvera länsförsörjningen - 3 träffar med teamen. Presentera sina arbeten utifrån foto och slöseri. Plan Redesign och förbättringsarbete januari. Identifierade förbättringsområden: - Minska värdet i mellanförråd IVA - Minimera ytterförpackning sterilcentral - Minska omsterilisering sommar - Fuktpapper återanvändes - Minska onödiga förflyttningar ortoped op - Minska tygrocksanvändning - Minska t-shirts användning på op. - Sambeställning av sällan varor på OP/IVA Rapport och utvärdering nästa steg April 2012, Joakim och Joanna Uppföljning Deltagareröster: verktyg att förverkliga det vi inte visste hur förändra ; Ökad kostnadsmedvetenhet, Förnyad energi för förbättringsarbete, Ökat samarbete mellan avd, Liten peng- stor besparing Resultat: Planerade förbättringsarbete motsvarande totalt: - Direkta kostnader: 270 000 kr/år - Indirekta uppskattat 220 000 kr/år
Så här går vi vidare... Hela kliniken ska spela lean-spel för att komma med på banan Ekonomisk uppföljning Nytt förbättringsområde Se över operationskläder Teamen fortsätter i stort och smått
Förbättringsarbete STE Minska omsteriliseringar under sommarperioden Byta transportförpackningar
Steriltekniska enheten Steriliserar enskilda instrument och galler, till interna och externa kunder. Operation Ryhov Avdelningar och mottagningar Vårdcentraler; privata och landstingsägda Tandvården
Omsteriliseringar Sommarperioden 2011 (20/6-31/8) Omsterilisering 320 galler Kostnad ca 51 000 kr 30d 6mån vilande
Minska omsteriliseringarna Mål: Minska omsteriliseringarna med 50% Effekt: Besparing på 25 500 kr Minskad energiåtgång Minskad vattenförbrukning Minskad materialåtgång Frigör arbetskraft
Tillvägagångssätt Möte med alla sektioner Funktionsansvariga Sterilförrådspersonal Information till all OPC personal Iordningställt förvaringsutrymmen till vilande instrument Ändring av hållbarhetstider inför sommaren i datasystemet
Uppföljning / Utvärdering Ny mätning i september 2012 Antal omsteriliseringar Besparing per sektion/ Presentation av resultat per sektion
Feedback / möte med sektionerna Hur har det fungerat? Vad kan göras annorlunda? Kan målet ökas till sommaren 2013
Transportförpackningar Trestegsförpackning till alla kunder utom operation Instrumentförpackning Plastpåse Skyddande transportförpackning/ papperslåda/papperskasse
Förbrukning /Kostnader Papperskassar ca 2000 st /år Papperskartonger ca 4500 st /år Totalkostnad ca 30000kr /år
Minska kostnaden för transportförpacknng Hitta en annan ytterförpackning Minska miljöpåverkan Säkra hanteringen
Tillvägagångssätt Undersökt möjligheten att använda plastlådor för flergångsbruk, hos arbetskollegor och kunder Kontaktat inköp: leverantörer/pris Gjort mätning på veckoförbrukning Räknat ut behovet Antal Storlek Kostnad Kontaktat andra steriltekniska enheter
Antal plastlådor/ Beräknad kostnad Antal plastlådor ca 140 st Engångskostnad ca 7600kr Tidigare årskostnad ca 30 000 kr /år
Förändring i arbetssätt Diskning och lagerhållning Tidigare iordningställande av papperskartonger/samt utsortering
Uppföljning Följa kostnaderna Stämma av med kunder/ arbetskollegor
Fortsatt förbättringsarbete Förpackningsmaterial 200 000 kr/år Fuktpapper 26 000 kr/år