Sammanfattning Här skriver du din sammanfattning och/eller ett Abstract på engelska. Har du både och, skriv dem på varsin sida. Välj formatmallen Rubrik sammanfattning för rubriken, så skapas automatiskt en ny sida. Då måste den tomma sidan mellan sammanfattningen och innehållsförteckningen tas bort (ta bort sidbrytningen), så innehållsförteckningen kommer på en högersida (udda sidnummer). På sidan ryms ca 450 ord eller 2800 tecken, inklusive blanksteg. Det första stycket har formatmall Sammanfattning 1, de följande har formatmall Sammanfattning. Läs längre fram i denna instruktion hur du ska använda dokumentmallen. Nyckelord: nyckelord1, nyckelord2,.. 3
4
Innehållsförteckning 1 Disposition av det självständiga arbetet 7 2 Så här används dokumentmallen 8 2.1 Allmänt... 8 2.1.1 Att arbeta med formatmallar... 8 2.1.2 Textbehandling... 8 2.1.3 Den slutgiltiga utformningen... 9 2.2 Verktygsfältet SLU självständiga arbeten... 9 2.3 Olika visningslägen... 10 3 Om formatmallarna som ska användas 11 3.1 Rubriker... 11 3.1.1 Rubriknumrering... 11 3.2 Brödtext... 11 3.2.1 Akronymer i brödtexten... 12 3.2.2 Citat... 13 3.2.3 Listor... 13 3.2.4 Fotnoter... 14 3.3 Tabeller... 15 3.4 Figurer... 15 3.4.1 Filformat för figurer och fotografier... 16 3.4.2 Figursätta text... 16 3.5 Innehållsförteckning... 17 Litteraturlista 18 Några referenser som är påhittade... 18 Verklig referens... 18 Acknowledgement 19 5
6
1 Disposition av det självständiga arbetet Den här filen är en dokumentmall som ska användas för själva texten i ditt självständiga arbete. För omslaget och titelsidan, som ska vara först i arbetet, finns en särskild mall att använda. Arbetet är disponerat på följande sätt: Sidan 1-2 Titelsida och dess baksida 3 Sammanfattning eller abstract 4 Sammanfattning, abstract eller tom sida 5 Innehållsförteckning 6 Innehållsförteckning, fortsättning, eller tom sida 7- Huvudtext (här börjar sidnumreringen) Litteraturlista Ev. acknowledgements Sidnumreringen i filen börjar med sidan 3. Titelsidan och dess baksida är sida 1 respektive sida 2. På sidorna före första kapitlet ska sidnumren inte visas, sidnumreringen börjar där huvudtexten inleds. Huvudtexten ska alltid börja på en högersida, d.v.s. en sida med udda sidnummer. Det finns olika sätt att dölja sidnumreringen. På de inledande sidorna i denna fil har en vit fyrkant ritats ovanpå sidnumret. Om det blir fler blanka sidor i arbetet, ska även de vara onumrerade. Kopiera i så fall en vit fyrkant och klistra över sidnumret. Du kan också med hjälp av Adobe Acrobat Professional ta bort sidnummer ur den färdiga pdf-filen. 7
2 Så här används dokumentmallen 2.1 Allmänt Dokumentmallen är till för att underlätta ditt arbete med ditt självständiga arbete, så du kan koncentrera dig på innehållet i stället för på utformningen. Mallen innehåller formatmallar för olika typer av text: brödtext, rubriker, citat, listor, tabeller, illustrationer och referenser. Den innehåller också instruktioner, som dessutom är exempel på de olika texttyperna. Instruktionerna kan vara bra att ha tillgängliga under arbetes gång. Därför finns en pdf-version av filen, färdig att skriva ut! Dokumentmallen är gjord i Word 2003 för PC men kan användas även i Word 2007 samt i Word 2004 (och förmodligen också i Word 2008) för Mac. Instruktionerna utgår från hur man arbetar i Word 2003 men i de fall tillvägagångssättet skiljer sig åt, finns även instruktioner för hur man gör i Word 2007. 2.1.1 Att arbeta med formatmallar I en formatmall finns information om hur texten i ett visst slags text, t.ex. rubrik 1 eller brödtext, ska se ut. Du skriver din text och med markören stående i stycket du just skrev väljer tillämplig formatmall ur en lista. På det viset blir all text av samma slag formaterad likadant, utan att du behöver komma ihåg hur det ska se ut. I det här dokumentet finns de formatmallar, som du ska använda, samlade i ett särskilt verktygsfält, se avsnitt 2.2. 2.1.2 Textbehandling Att direkt skriva in sin text i mallen är i många fall den bästa metoden. Då kan du formatera texten under tiden och ser hur det kommer att se ut. Du kan också klistra in text från ett annat dokument. I så fall bör du välja att klistra in oformaterad text, 8
t.ex. med kommandot Redigera > Klistra in special, för att slippa problem med att oönskade format läggs till i dokumentmallens formatmallar. 2.1.3 Den slutgiltiga utformningen Om du ska ha tabeller och bilder i ditt arbete, är det klokt att ge dem deras slutgiltiga placering efter att allt arbete med texten är färdigt. Annars kan en liten förändring av texten orsaka att bilder flyttas till nästa sida eller tabeller blir delade mitt i. När du gör din slutliga justering av ditt arbete och om du använder Adobe Acrobat Professional för att göra en pdf-fil av det, är det lämpligt att ha Adobe pdf vald som skrivare. Då undviker du att byte av skrivare under pdf-konverteringen orsakar förskjutningar i layouten. 2.2 Verktygsfältet SLU självständiga arbeten För att underlätta ditt arbete med att använda formatmallarna för olika typer av text, finns ett specialgjort verktygsfält där formatmallarna, samt några användbara kommandon av Words inbyggda, grupperats under fem menyer. Bilden här visar hur det ser ut i Word 2003. För några av formatmallarna finns tangentbordskommandon, som ytterligare kan effektivisera arbetet. Tabell 1. Tangentbordskommandon för formatmallar i SLU självständiga arbeten. Rubrik 1 Alt+Ctrl+1 Figur Alt+Ctrl+X Rubrik 2 Alt+Ctrl+2 Figurbeskrivning Alt+Ctrl+7 Rubrik 3 Alt+Ctrl+3 Tabellbeskrivning Alt+Ctrl+8 Rubrik 4 Alt+Ctrl+4 Tabellinnehåll Alt+Ctrl+9 Brödtext 1 Alt+Ctrl+5 Tabellinjer Alt+Ctrl+0 Brödtext Alt+Ctrl+6 Word 2003 och 2004: Om du av misstag råkar stänga verktygsfältet, öppna det igen genom att högerklicka i något annat verktygsfält och välja SLU självständiga arbeten i listan som öppnar sig. Word 2007 (och 2008): Verktygsfältet återfinns under fliken Tillägg. Om du inte hittar det där, se instruktioner på Epsilons faq-sida för avhandlingar på adress: http://epsilon.slu.se/dissfaq.html#add-ins. 9
2.3 Olika visningslägen I Word finns ett antal olika visningslägen, som man kan växla mellan beroende på vad man avser att göra. Ett nytt dokument öppnas normalt i visningsläge Utskriftslayout. Det är nödvändigt att arbeta i utskriftslayoutläget när du vill placera bilder och sätta text runt dem. Det avslutande layoutarbetet ska alltid göras i utskriftslayoutläget. Så länge man arbetar med texten, kan visningsläge Normal (Word 2007: Utkast) vara användbart. Här kan du välja att visa ett formatmallsfält till vänster om texten, där du hela tiden har uppsikt över vilken formatmall styckena har. (Formatmallsnamnen visas med sitt prefix Sa:, som står för Självständiga arbeten.) I Word 2007 är detta det bästa sättet att samtidigt se verktygsfältet och vilka formatmallar som används för stycken. För att visa formatmallsfältet ska du ange ett värde för dess bredd, t.ex. 3 cm. Det gör du i Word 2003 i dialogrutan Verktyg >Anpassa, fliken Visning. I Word 2007 klickar du på Officeknappen > Word-alternativ > Avancerat och skrollar till rubriken Visa. För att växla mellan visningslägen använd Visa-menyn, knappraden längst ner till vänster i dokumentfönstret (i Word 2007 längst ner till höger) eller tangentbordskommandon. För att visa normal-/utkastläge tryck på Alt+Ctrl+N. För att visa utskriftslayoutläge tryck på Alt+Ctrl+P. 10
3 Om formatmallarna som ska användas 3.1 Rubriker Med rubrikerna delar du in din text i avsnitt och guidar läsaren genom ditt arbete. Det finns fyra rubriknivåer: Rubrik 1 använder du till kapitlen i det självständiga arbetet. Rubrik 1 kommer med automatik på en ny sida. Rubriken är nedryckt en bit för att ge en visuell markering av att det är ett nytt avsnitt som börjar. Med rubrikerna 2, 3 och 4 delar du in kapitlen i mindre delar. Det är ingen sidbrytning före dessa rubriker. Använd rubrik 4 sparsamt. För många rubriknivåer gör strukturen mer komplicerad och svåruppfattad. 3.1.1 Rubriknumrering Rubrikerna 1-3 är i sitt grundutförande numrerade men numreringen kan lätt tas bort, om så önskas. Gör så här: Öppna fönstret Format > Formatmallar och formatering. (I Word 2007 är det enklast att trycka på Alt+Ctrl+Shift+S som öppnar fönstret Formatmallar.) Leta upp formatmallen Sa: Rubrik1 och högerklicka på den. Välj Ändra. Klicka på knappen Format och välj Numrering. Klicka på Ingen (även om det redan är markerat) och därefter på OK. Upprepa proceduren för rubrikerna 2 och 3. 3.2 Brödtext Efter en rubrik ska alltid brödtexten börja ända ute i vänsterkanten. När du trycker på returtangenten efter att ha skrivit rubriken får det nya stycket automatiskt for- 11
matmallen Brödtext 1, som har den egenskapen. I ytterligare några fall ska brödtexten börja i vänsterkant, nämligen efter ett citat, efter en lista, efter en tabell och efter en figur. Efterföljande stycken ska ha ett litet indrag i början av första raden. Formatmallen heter Brödtext och följer med automatik efter Brödtext 1, då du trycker på returtangenten. Brödtexten är marginaljusterad, d.v.s. både vänster- och högermarginalerna är jämna. Det gör att ordmellanrummen ibland kan bli så stora att texten blir svårläst (som på raden ovan). Du bör därför avstava texten. Med Words avstavningsfunktion får du hjälp med avstavningen. Automatisk avstavning kan du ha påslagen under skrivprocessen. Det kan vara värt att kontrollera den då arbetet är färdigt. Om du väljer att göra manuell avstavning, är det lämpligt att göra den så sent som möjligt. Word sätter in mjuka bindestreck, vilket innebär att om du ändrar i texten efter avstavningen och ordet hamnar mitt på en rad, skrivs bindestrecket inte ut. Du kan också själv sätta in mjuka bindestreck genom att trycka på Ctrl+-. I Word 2003: Gå till Verktyg > Språk > Avstavning. I dialogrutan Avstavning väljer du om du vill ha automatisk eller manuell avstavning. och välj Manuell avstavning. I Word 2007: Klicka på fliken Sidlayout. I gruppen Utskriftsformat hittar du ikonen Avstavning. Klicka på den och välj typ av avstavning. Kommandot Avstavningsalternativ leder till dialogrutan Avstavning. 3.2.1 Akronymer i brödtexten Ord, som bildas av initialer, skriver man ofta med versaler. Då kan det vara snyggt att i stället använda kapitäler, som är en bokstavsform med versalernas bokstavsbild och samma höjd som ett gement x. Jämför t.ex. SLU med SLU, skrivet med kapitäler respektive versaler. För att få kapitäler ska du skriva ordet med gemener, markera det och välja Kapitäler i menyn Stil i verktygsfältet SLU självständiga arbeten. 12
3.2.2 Citat För citat, som är längre än ett par rader, finns formatmallen Citat 1 där stycket är indraget i vänsterkanten. Liksom för brödtexten börjar det första styckets första rad i vänsterkant och de eventuella följande styckena har indrag av första raden. Exemplet nedan är hämtat från SLU-bibliotekens webbplats Söka Samla Sprida och handlar om citeringar i brödtext. Det är viktigt att läsaren snabbt ska kunna sätta sig in i ämnet, hitta referenserna och kontrollera det sakliga innehållet i rapporten. Du måste alltid redovisa vad som är citat från andra författare till skillnad från de egna funderingarna. Saknas hänvisningar till andra måste läsaren kunna utgå från att det är författarens egen analys, som redovisas. De vanligaste citeringssystemen är de s.k. Harvard-, Oxford-, och Vancouver-systemen. I Harvardsystemet sätts hänvisningarna inom parentes i den löpande texten, medan Oxfordsystemet utnyttjar noter. Dessa placeras längst ner under texten på varje sida eller efter varje kapitel. Harvard-systemet är vanligast och vi ger praktiska exempel på hur man citerar enligt detta system. Stycket efter citatet ska ha formatmall Brödtext 1. För att avgränsa citatet kan du gärna lägga in en tomrad före och efter. Tomraden ska ha en halv radhöjd, använd den färdiga formatmall som heter Tomrad vid lista och citat. 3.2.3 Listor Det finns både punkt- och nummerlistor. Normalt ska du använda listan som börjar i vänsterkanten men om du behöver göra nästlade listor, finns en indragen variant också. Du kan gärna avgränsa listor med en tomrad före och efter. Använd då formatmallen Tomrad vid lista och citat, som är en halv rad hög. Efter en lista ska du använda formatmallen Brödtext 1. Punktlistor De förvalda listtecknen går att byta ut. Gör i så fall så här: Öppna fönstret Format > Formatmallar och formatering. (I Word 2007 är det enklast att trycka på Alt+Ctrl+Shift+S som öppnar fönstret Formatmallar.) Leta upp formatmallen Sa: Punktlista eller Sa: Nummerlista och högerklicka på den. Välj Ändra. Klicka på knappen Format och välj Numrering. Klicka på Anpassa 13
Välj listtecken och klicka på OK. Upprepa proceduren för den indragna varianten av listan. Nummerlistor Om du gör flera nummerlistor i ditt arbete, kommer punkterna att numreras löpande genom hela dokumentet. Om du vill att numreringen i en ny lista ska börja på 1, gör så här i Word 2003: 1. Placera markören i det första stycket i din lista. 2. Öppna dialogrutan Format > Punkter och numrering. 3. Klicka på knappen Anpassa. 4. Ange att numreringen ska börja med 1. Gör så här i Word 2007: 1. Placera markören i det första stycket i din lista. 2. Klicka på pilen bredvid Numrerad lista i gruppen Stycke på fliken Start. 3. Välj alternativet Ange startvärde för numrerad lista. 4. Ange att numreringen ska börja med 1. 3.2.4 Fotnoter För att infoga en fotnot, placera markören där du vill ha fotnoten och välj kommandot Infoga fotnot under Text i verktygsfältet. Fotnoterna 1 kommer att placeras längst ned på sidan och tar utrymme från den övriga texten. De numreras automatiskt löpande genom hela dokumentet. Om du vill att fotnotsnumreringen ska börja om på varje sida, ska du öppna dialogrutan Infoga > Referens > Fotnoter och slutkommentarer och vid Numrering välja alternativet Börja om vid ny sida. Klicka på knappen Använd, så numreras fotnoterna om. I Word 2007 hittar du dialogrutan på fliken Referenser. Klicka på dialogruteikonen i gruppen Fotnoter. 1 Det här är ett exempel på en fotnot. Fotnotstexten är formaterad så att första raden är indragen och texten maraginaljusterad. 14
3.3 Tabeller Tabeller i det självständiga arbetet ska ha tre linjer och texten i den ska vara mindre än brödtexten, se exemplet. Att skriva tabeller kräver lite pyssel men under menyn Figurer och tabeller i verktygsfältet SLU självständiga arbeten finns några kommandon samlade som underlättar arbetet. Tabell 2. Exempel på en tabell Kolumn 1 Kolumn 2 Kolumn 3 Kolumn 4 Värde ABC Värde 123 Förklaring till värdena Konsekvensanalys Värde DEF Värde 456 Därför blev det så här Så här kan det också bli Gör så här för att skriva in data direkt i en tabell i dokumentet: 1. Börja med att skapa ett tomt stycke och ge det formatmallen Tabellbeskrivning, som finns under Figurer och tabeller i verktygsfältet. 2. Skapa ytterligare ett nytt stycke, där du infogar tabellen med kommandot Infoga tabell. 3. Markera hela tabellen. 4. Välj formatmallen Tabellinnehåll i listan under Figurer och tabeller. Behåll markeringen av tabellen. 5. Välj formatmallen Tabellinjer i listan under Figurer och tabeller. 6. Nu kan du börja fylla i tabellen. Om du klistrar in en tabell från ett annat program, måste du ge den det utseende som formatmallarna Tabellinnehåll och Tabellinjer ger. Följ instruktionerna i punkterna 3-5 ovan. Efter tabellen ska texten ha formatmallen Brödtext 1 efter tabell. Om tabellbeskrivning saknas, lägg en tomrad före tabellen. Tabellbeskrivningarna numreras automatiskt (flernivålista). Numreringen kan tas bort i formatmallen (tar bort numreringen i alla tabellbeskrivningar) eller i en enskild tabellbeskrivning. 3.4 Figurer För att infoga en figur, skapa först ett tomt stycke och ge det formatmallen Figur, som finns under Figurer och tabeller i verktygsfältet. Infoga därefter din bild med kommandot som finns i samma lista eller klistra in bilden. Figurbeskrivningen ska stå under bilden. Formatmallen Figurbeskrivning numrerar automatiskt dina figurer. Efter figurbeskrivningen använder du formatmallen Brödtext 1. 15
Figur 1. Detta är en beskrivning av bilden ovan, som visar en solros. Bilden är tagen av Mats Gerentz och är hämtad från SLU:s bildarkiv. 3.4.1 Filformat för figurer och fotografier Om du skapar figurer i Power Point eller något bildbehandlingsprogram, blir det bäst kvalitet på bilderna om du sparar dem i emf- eller tif-format. Upplösningen bör vara 200 dpi. Fotografier bör ha upplösningen 200-300 dpi och det är en fördel även här om filformatet är tif. Jpeg bör om möjligt undvikas, eftersom det komprimerar bilderna på ett förstörande sätt. 3.4.2 Figursätta text Figursättning innebär att man låter texten flöda runt en bild. Det är en funktion, som finns inbyggd i Word och den har använts för alla de små beskrivande bilderna ovan. Gör så här i Word 2003: Infoga din bild i texten som du vill ska stå bredvid den. Bara en liten remsa av bilden syns men det gör ingenting. Klicka på bilden. Verktygsfältet Bildobjekt öppnas. Klicka på den lilla hunden och välj hur du vill att texten ska flöda. Nu syns hela bilden och du kan dra den dit du vill ha den. Gör så här i Word 2007: Infoga din bild i texten som du vill ska stå bredvid den. Bara en liten remsa av bilden syns men det gör ingenting. Bilden blir automatiskt markerad och en ny flik, Bildverktyg visar sig. Klicka på ikonen Figursättning i gruppen Ordna och välj alternativ för textflödet. 16
Nu syns hela bilden och du kan dra den dit du vill ha den. 3.5 Innehållsförteckning Dokumentmallen innehåller en automatisk innehållsförteckning, som kan uppdateras så ofta som du önskar. Placera markören någonstans i innehållsförteckningen och tryck på tangenten F9 (eller högerklicka och välj Uppdatera fält). När du har skrivit färdigt ditt arbete, kom ihåg att uppdatera och kontrollera innehållsförteckningen det sista du gör. Det går att göra korrigeringar manuellt, om det skulle behövas. Om innehållsföteckningen blir så lång att den går in på nästa sida, ska du ta bort den tomma sidan efter, så huvudtexten börjar på en högersida. 17
Litteraturlista På SLU-bibliotekets webbplats Söka Samla Sprida, som du når från bibliotekets hemsida, kan du läsa om hur du lämpligen skriver citeringar i texten samt litteraturlistan. Där beskrivs Harvardsystemet, som är den vanligaste metoden för citeringar, om än den tillämpas i olika varianter. Skriv in dina litteraturreferenser, formatera styckena med Litteraturlista och kursivera huvudkällorna. Om du vill dela in din litteraturlista i olika typer av referenser, finns en formatmall Rubrik litteraturlista 2 för underrubriker i listan. Följande exempel visar hur det kan se ut. Några referenser som är påhittade Andersson, B. (1999). En bok om vikten av att odla. Händelsers förlag, Vetlanda. Bengtsson, C. (2005). Odling av sparris i avgränsade sängar på lerjord. Alnarp: Sveriges lantbruksuniversitet. (Examensarbeten inom hortonomprogrammet; 23) Eriksson, S. (2007). Jordmånens betydelse för gödslingen. Tidskrift för marklära 23, 14-15 Verklig referens SLU-biblioteken. Söka Samla Sprida: Skriva avhandling, självständigt arbete. [online] (2009-03-18) Tillgänglig: http://www.bib.slu.se/kurser/sss/sprida/skriva/examensarbete/hurd.html [2009-04-08] 18
Acknowledgement Denna dokumentmall för självständiga arbeten och självständiga arbeten har producerats av Ulla Ekström, SLU, Alnarpsbiblioteket. Den baseras på Klas Eckerbergs dokumentmall för avhandlingar i serien Acta Universitatis agriculturae Sueciae. Version 2 januari 2010 19