1 Raindance-guide: Avstämning periodisering Innehåll Avstämning prel periodisering... 1 Finansiärskontroll... 7 Kontering periodisering utan intäkt... 8 Kontering periodisering utan intäkt pergrupp... 8 Efter bokföring av periodiseringarna:... 9 Avstämning periodisering efter bokföring... 9 Spec periodiseringsbokföring... 9 Guiden uppdaterad: 2016-07-07 Avstämning prel periodisering Denna rapport används som avstämningsunderlag under slutbearbetningsdagarna. När periodiseringarna är bokförda väljer du istället rapport Avstämning periodisering efter bokföring. OBS! Om du beställer rapporten på Kostnadsställe så måste du komplettera med flik: Avstämning prel per 99-akt för att få med resultatet på de gemensamma aktiviteterna 990011, 990021 och 990091. Beställer du rapporten på Inst eller Fak så ingår samtliga aktiviteter i utfallet i flik: Avstämning prel periodisering. Du kan välja att sortera och göra urval direkt i rapporten, eller exportera den till Excel för vidare bearbetning där. Vid export till Excel: välj att ta bort bocken i Visa ikoner för att kommentarsfälten ska bli läsbara.
2 I rapporten får du - per aktivitet - uppgift om: Kostnadsställe Verksamhet Kontraktsnummer Dispositionstid Status P (periodisera) eller R (resultatavräkna) Överordnad aktivitet Kommentar till manuella ändringar (Txt) Kontraktsbelopp aktivitet Inbetalt på aktiviteten (fr o m 20150101) Återstående kontraktsbelopp (Kontraktsbel akt minus Inbetalt fr o m 20150101) Intäkter Varav interna (intäkter) Kostnader Resultat (före periodisering) Justering (manuell justering av systemets periodiseringsförslag) Periodisering totalt (inklusive ev manuell justering) Resultat efter periodisering Restvärde Myndighetskapital Om du under slutgranskningsdagarna vill ändra periodiseringsstatus på en aktivitet från P till R krävs en uppdatering av rapporten för att periodiseringsförslaget ska försvinna från aktiviteten. Du kan själv göra denna uppdatering i flik: Uppdatera akt P till R.
3 Sök fram aktiviteten (som du ändrat status på i bild Adm aktiviteter och bif dokument). Välj Ändra, Räkna om och Spara så uppdateras avstämningsrapporten och periodiseringsförslaget försvinner från aktiviteten som ändrat status. Om du inte själv gör uppdateringen så sker den med automatik nästa morgon. Om du under slutgranskningsdagarna vill lägga till aktiviteter i en periodiseringsgrupp krävs en uppdatering av rapporten för att periodiseringsförslaget ska försvinna från den nu underordnade aktiviteten. Du kan själv göra denna uppdatering i flik: Uppdatera ny akt i pergrupp. Sök fram aktiviteten (som du ändrat Övakt på i bild Adm aktiviteter och bif dokument). Välj Ändra, Räkna om och Spara så uppdateras avstämningsrapporten och periodiseringsförslaget försvinner från aktiviteten som bytt status till underordnad aktivitet. Om du inte själv gör uppdateringen så sker den med automatik nästa morgon. Kontrollera löpande under slutgranskningsdagarna: 1 Rimligt/förväntat resultat efter periodisering Se Avstämningsrapporten, slutsumma i kolumn: Resultat efter periodisering. Rimlighetsbedömning. Vilket är det förväntade resultatet efter periodisering?
4 2 Aktiviteter med status P som har utfall i kolumn Resultat efter periodisering Kontrollera att detta är korrekt (kan t ex bero på att överskottet är en intern intäkt som inte får periodiseras). Om utfallet beror på en manuell justering: kontrollera att det finns en kommentar om detta i Txt-fältet. Om resultatet på aktiviteten borde vara noll efter periodisering inkl justering (dvs efter automatiskt och/eller manuellt periodiseringsförslag) analysera varför. Om oklarheter: kontakta Sektionen Ekonomi. Sortera avstämningsrapporten i första hand på Kolumn: Status P och i andra hand: Resultat efter periodisering (skilt från 0). 3 Upplupna > 100 000 Kontrollera att periodiseringen avser pågående projekt. Kontrollera att upplupen intäkt högst motsvarar kontraktssumman. Kontrollen görs genom att antingen sortera rapporten Avstämning prel per direkt på skärmen eller exportera den till Excel och sortera där. Om du vill göra det direkt på skärmen: ställ markören på kolumnrubrik Periodisering totalt, högerklicka, välj Urval, sortering och skalning och gör inställning enligt nedan. OBS: I Raindance finns bara inbetalningar fr o m 2015-01-01 inlästa och därför kan det beräknade Resterande kontraktsbeloppet vara fel om projektet startat före detta datum. Gör därför en manuell beräkning av resterande kontraktsbelopp för periodiserade projekt med underskott som startat före 2015-01-01. TIPS: Spara beräknad summa bokförda inbetalningar på projektet som skett före 2015-01-01 i kommentarsfältet så finns det sparat till nästa periodiseringstillfälle. 4 Förutbetalda > 300 000
5 Kontrollera att periodiseringarna avser pågående projekt (enl kontraktets disptid eller om det återstår ytterligare inkomster, utgifter, förskott eller restvärden). Kontrollera att förutbetalda intäkter inte beror på interna intäkter. Se punkt 3. Under Urval, sortering och skalning gör du inställning enligt nedan: 5 Vilande projekt Kontrollera aktiviteter med status P som saknar transaktioner under året och har ett oförändrat periodiseringsbelopp jämfört med bokslutet 12 månader tillbaka. Aktiviteter som varit vilande under 12 månader ska granskas och kommenteras i bokslutsunderlagen alternativt resultatavräknas. Sortera avstämningsrapporten på aktiviteter med status P som har tomt i både intäkts- och kostnadskolumnerna. Jämför preliminärt periodiseringsbelopp på dessa aktiviteter med det periodiseringsbelopp som bokfördes i delåret 2015 för samma aktivitet. För kontroll av tidigare periodiseringsbelopp kan du t ex välja en Saldolista spec, ange aktiviteten (alternativt flera aktiviteter med, emellan och i Konto anger du *9) för att avgränsa din sökning.
6 6 Periodiseringsgrupper Kontrollera att föreslagen periodisering av periodiseringsgrupp endast finns på överordnad aktivitet. Kontrollera att resultat efter periodisering är = 0, alternativt korrekt periodiserat underskott. Manuell justering av periodiseringsbelopp ska finnas dokumenterat i kommentarsfältet. Se flik Pergrupp saldo per akt: 7 Aktiviteter med status P som har passerad disp tid Sortera Avstämningsrapporten i första hand på Kolumn: Status P och i andra hand: Disp tid (skilt från 0). 8 Aktiviteter med status R som har överskott och restvärde Kontrollera att aktiviteter med kombination överskott och restvärde inte är bidragsoch uppdragsaktiviteter och därför borde periodiseras. Sortera Avstämningsrapporten på utfall i: Utfall R i kolumn Status Ufall i kolumn Restvärde
7 Utfall > 0 (dvs överskott) i kolumn Resultat efter periodisering 9 Periodisering på 4-konto Periodisering på konto 31419 Per rådgivning och liknande tjänster får på vsh 35 endast förekomma vid enstaka tillfällen och i mindre omfattning. Det är otillåtet att periodisera på konto 31419 Per rådgivning och liknande tjänster på vsh 54 58. Om periodisering på andra avgiftsintäktskonton än konto 31419 på vsh 11 35: kontrollera att de är korrekta. Se flik: Avst periodisering avgifter Finansiärskontroll (Sökväg: Projekt/Projektuppföljning/Flik: Periodisering/Finansiärskontroll) Rapporten visar de aktiviteter som har bokförda bidrags- eller uppdragsintäkter från olika källor:
8 Använd rapporten för att identifiera de aktiviteter som t ex pga kontraktsvillkor kan behöva en manuell justering av periodiseringsbeloppet. Beloppsjusteringar gör du i bilderna för Kontering periodisering. Lägg i samma bild i fält Txt en kort kommentar som förklarar justeringen. Kontering periodisering utan intäkt Rapporten visar de aktiviteter med status P som saknar bokföring på konton som behövs vid skapandet av periodiseringskontering ( t ex aktiviteter som bara har bokförda kostnader men saknar intäkter). Då hämtas istället konteringsuppgifter från aktivitetsuppläggets flik 2. I rapporten visas också om något av värdena Konto, Motpart eller Finansiär saknas: Om något eller några av fälten Konto, Motpart och Finansiär är tomma måste de kompletteras i bild Adm aktiviteter och bif dokument, aktivitetens flik 2, för att periodiseringen ska bli rätt. Kontering periodisering utan intäkt pergrupp Rapporten visar de överordnade aktiviteter med status P som saknar bokföring på konton som behövs vid skapandet av periodiseringsbokföring ( t ex bara har bokförda kostnader). Då hämtas istället konteringsuppgifter från aktivitetsuppläggets flik 2. I rapporten visas också om något av värdena saknas:
9 Om något eller några av fälten Konto, Motpart och Finansiär är tomma måste de kompletteras (i Adm aktiviteter och bif dokument, aktivitetens flik 2) för att periodiseringen ska bli rätt. Efter bokföring av periodiseringarna: Avstämning periodisering efter bokföring Denna rapport ersätter rapporten Avstämning prel periodisering när periodiseringarna blivit bokförda. Rapporten tar inte med periodiseringsbokföringen i kolumnerna och visar därför samma utfall som Avstämning prel periodisering. Spec periodiseringsbokföring Rapporten visar de aktiviteter som blivit periodiserade, med vilket belopp och om upplupet eller förutbetalt: