Användarmeddelande (november 2011) Ny programversion Version 11.3a Bäste Kund! Vi har nu släppt FLEX Tidredovisning version 11.3a. Bland nyheterna i denna version kan nämnas att systemet nu hanterar flera olika typer av OB. En annan nyhet är att du kan kopiera personalkategorier mellan företag. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning 3 Flera olika typer av OB 3 Ignorera prisberäkning (optimering) 3 Kopiera personalkategori mellan företag 4 Faktor på dagschema 4 Visa information om deltidsfrånvaro i periodsammanställningen 5 Frisläpp endast tider för anställda man är behörig till 6 Bläddra mellan anställda i FLEX Portal 6 FLEX App för iphone 7 Rapport Arbetad och schemalagd tid jämfört med arbetsmått 8 Rapport Veckoövertid 8 Nyheter FLEX Schemaläggning 9 Visa information om deltidsfrånvaro i översikten 9 Dölj avslutade schemarader 10 Ny konteringsnivå i personurvalen 11 Uppdelad inställning i visningsalternativen 12 Knapp för att ladda plan 12 Föreslå tider efter behov 13 Räkna av planerade raster i schemacykeln 14 Färginställning i projektregistret 15
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning flik Menyer så att nya funktioner blir tillgängliga. Flera olika typer av OB Det finns nu möjlighet att ställa in regler för olika typer av OB. Det kan vara användbart om du har olika OB-ersättningar vid t ex sjukfrånvaro och kompledighet. Inställningar görs under Inställningar Dagschemor OB. I kolumnen längst till höger anges vilken/vilka tidkoder denna OB-ersättning ska läggas ut på. Ignorera prisberäkning (optimering) För att förbättra prestandan vid stämpling och laddning/sparning av tidrapporter för de företag som inte använder prissättning för fakturering finns nu en inställning Ignorera prisberäkning (optimering). Den hittar du under Inställningar Styruppgifter Flik Allmänna. Störst prestandaförbättringar fås om företaget har ett stort antal projekt, kunder eller artiklar.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 4 Kopiera personalkategori mellan företag Den befintliga funktionen för att kopiera personalkategorier är nu utökad så du kan kopiera personalkategorier mellan företag. Tidigare kunde man endast kopiera inom aktuellt företag. Faktor på dagschema Nu finns möjlighet att ställa in en faktor per dagschema. Denna faktor kommer att multipliceras med antalet dagar i överföringen till lön samt vid saldosummering. Det kan vara användbart om man t ex vill ha en korrekt antalsangivelse i lön när olika semesterkvoter används på olika dagschemor. Du måste även markera inställningen Multiplicera antal dagar med faktor på dagschemat på de tidkoder du vill att det ska gälla för. Det görs under Inställningar Tidkoder. Observera att endast tidkoder som för över antal dagar eller antal dagar, räknat emot arbetsmått till lön kan använda den inställningen.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 5 Visa information om deltidsfrånvaro i periodsammanställningen För de som använder deltidsfrånvarofunktionen finns nu möjlighet att visa information om att en anställd är deltidsfrånvarande i periodsammanställningen. För att den informationen ska visas måste du markera inställningen Visning Visa info om deltidsfrånvaro på periodsammanställningen under Inställningar Styruppgifter Flik registrering.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 6 Frisläpp endast tider för anställda man är behörig till För att göra frisläpp till fakturering mer flexibelt är det nu möjligt att ställa in om man endast ska kunna frisläppa tider för de anställda man är behörig till, eller som tidigare alla anställda. Den nya inställningen hittar du under Inställningar Styruppgifter Flik Allmänna. Denna funktion kräver att du har tillvalsmodulen Projekt i din programlicens. Bläddra mellan anställda i FLEX Portal I FLEX Portal har vi nu byggt in motsvarande bläddringsknappar som finns i FLEX Tidredovisning för att bläddra mellan anställda i registrering av tidrapport.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 7 FLEX App för iphone En första version av FLEX App har nu släppts för iphone. I den har anställda möjlighet att se hur de är schemalagda i FLEX Tidredovisning. För att kunna köra FLEX App krävs att du har tillvalsmodulen FLEX API i din programlicens. Även om du inte har den licensen kan appen laddas ned gratis från AppStore och köras i demoläge.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 8 Rapport Arbetad och schemalagd tid jämfört med arbetsmått Nu finns en ny rapport för att kunna jämföra hur en anställd arbetat och i framtiden är schemalagd jämfört med arbetsmåttet. I urvalen för rapporten får du välja om arbetstid ska hämtas från registrerade dagar, klarmarkerade dagar, godkända dagar, attesterade dagar eller avräknade dagar. För övriga dagar hämtas schematid. Om du har tillvalsmodulen Schemaläggning/Bemanning i din programlicens finns även möjligheten att per anställd få tiderna uppdelade per kontering (den konteringsnivån som används för schemaläggning). Du hittar rapporten under Arbeta med Rapporter Personal Arbetad och schemalagd tid jämfört med arbetsmått. För att användarna ska få tillgång till rapporten måste den aktiveras under Arkiv Behörighetsgrupper - FLEX Tidredovisning. Rapport Veckoövertid Om övertid inte betalas ut per dag utan veckovis, kan denna rapport vara bra för att få en översikt över vilka anställda som har jobbat mer än sitt veckoarbetsmått. Rapporten finns under Arbeta med Rapporter Personal Veckoövertid. För att användarna ska få tillgång till rapporten måste den aktiveras under Arkiv Behörighetsgrupper - FLEX Tidredovisning.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 9 Nyheter FLEX Schemaläggning Följande nyheter kräver att du har tillvalsmodulen Schemaläggning/Bemanning i din programlicens för att kunna använda. Visa information om deltidsfrånvaro i översikten För de som använder deltidsfrånvarofunktionen finns nu möjlighet att visa information om att en anställd är deltidsfrånvarande i schemaläggningsöversikten. Informationen kommer att visas som tooltip när muspekaren hålls över en dag för en anställd där deltidsfrånvaro finns. För att den informationen ska visas måste du markera inställningen Visa information om ej genererad deltidsfrånvaro i översikten under Inställningar Styruppgifter Flik schemaläggning. Deltidsfrånvaro som genererats på tidrapporten visas alltid.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 10 Dölj avslutade schemarader I de fall behov eller schematider läggs upp i projektregistret finns nu möjlighet att filtrera bort behov/schematider som inte längre är aktuella, dvs där tom-datumet har passerats. Detta görs genom att klicka på Dölj avslutade schemarader. Motsvarande funktionalitet för att dölja avslutade schemarader finns även i planeringscykeln för de kunder som använder inställningen Projekt styr schematider.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 11 Ny konteringsnivå i personurvalen I personurvalen, som du hittar under visningsalternativen i schemaläggningen, finns nu möjlighet att filtrera anställda på ytterligare en hemkontering. Vilken konteringsnivå som ska användas ställer du in under Inställningar Styruppgifter Flik schemaläggning.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 12 Uppdelad inställning i visningsalternativen För att förbättra urvalsmöjligheterna i schemaläggningen har inställningen Dölj anst som är frånvarande eller ej planerade i visningsalternativen till denna version deltats upp i två separata inställningar, Dölj anställda som är frånvarande och Dölj anställda som inte är planerade. Knapp för att ladda plan För de kunder som arbetar med planer i schemaläggningen finns nu möjlighet att visa en laddaknapp för urvalen. Det gör du genom att markera inställningen Visa laddaknapp i schemaläggningen under Inställningar Styruppgifter Flik schemaläggning. Det kan underlätta om du vill ändra flera urval och sedan ladda schemaläggningen enligt de urvalen. När något urval ändrats visas texten Schemaläggningen behöver laddas om. Tidigare laddades schemaläggningen om direkt när man ändrat något urval, tex personurval.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 13 Föreslå tider efter behov Vid skapande av planeringscykel får du nu hjälp med att se vilka behov som gäller för det projektet du ska planera in. Dessa behov visas i en lista och du kan från den listan välja att infoga en rad om du vill planera den anställde exakt enligt behovet. Den här nyheten gäller endast om du har inställningen Visa fliken behov i projektregistret markerad under Inställningar Styruppgifter Flik schemaläggning. Motsvarande funktionalitet för att se och infoga behovsrader finns även i dagplaneringen där man per dag planerar in tid på projekt.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 14 Räkna av planerade raster i schemacykeln I de fall man planerar in raster med avvikande tidkod i planeringscykeln så tar systemet nu hänsyn till dem när man är i schemacykeln. Totalt antal timmar räknas ned med motsvarande rastlängd. I exemplet nedan finns en timme planerad rast per dag (måndag-fredag) i planeringscykeln, därav 35 timmar istället för 40.
FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (november 2011) 15 Färginställning i projektregistret Det finns nu möjlighet att välja vilken färg ett projekt ska ha i schemaläggningen direkt i projektregistret. Detta gäller de företag som schemalägger på projekt och har tillvalsmodulen Projekt i sin programlicens.