Snabbguide till CtrlPrint För InCopy-användare September 2015 Gå till innehållsförteckningen
Innehåll Inloggning och lösenord 3 Logga in i CtrlPrint 4 Byta lösenord 5 Dokument och PDF 6 Öppna för att redigera (Checka ut) 7 Ett kapitel är låst av någon annan 8 Kapitlet är låst av mig, men inte öppet i InCopy 9 Spara ofta under tiden du jobbar 10 Spara när du är färdig (checka in) 11 Spara och stäng lokalt 12 Hämta och läsa PDF 13 Skapa en PDF av flera delar 14 Skapa en PDF utan markeringar 15 Visa tidigare versioner 16 Var hamnar min PDF? 17 Adobe InCopy 18 Vad kan man göra i Adobe InCopy? 19 Formatera text 20 Förhandsvisning 21 Förstora/förminska det du ser 22 Finns det text som inte syns? 23 Text som inte får plats i rutan 24 Använda stavningskontroll 25 Sök/ersätt 26 Visa dolda tecken 27 Hur man adderar en rad i en tabell i InCopy 28 Spårade ändringar 29 Så markeras spårade ändringar (TrackChanges) 30 Visa/Dölj Spårade ändringar 31 Visa paletten CtrlChanges 32 Kontakta Support 33 Klicka på ämnet för att komma till den sidan. Gå tillbaka till innehållsförteckningen genom att klicka på CtrlPrint-logon uppe till vänster. 2
Inloggning och lösenord 3
Logga in i CtrlPrint Webbadress Webbadressen till CtrlPrint är https://secure.ctrlprint.net. Lägg gärna ett bokmärke för inloggningssidan i din webbläsare. Användaruppgifter För att logga in i CtrlPrint behöver du ett användarnamn och lösenord. Om du saknar eller inte hittar dina uppgifter: Kontakta den som är administratör för ert projekt. Oftast är det någon på er byrå. Lösenord Om du loggar in för första gången så gör du på samma sätt som om du har glömt bort ditt lösenord. Gå till https://secure.ctrlprint.net och klicka på Forgot password?. Där skriver du sedan in ditt användarnamn och din mailadress så får du ett mail med ditt nya lösenord. Vi rekommenderar att du byter lösenordet första gången du loggar in. Glömt lösenordet? 1. Klicka på Forgot password?. 2. Skriv in ditt användarnamn och din mailadress. 3. Ett nytt lösenord skickas till din mail. Vi rekommenderar att du byter lösenordet första gången du loggar in. 4
Byta lösenord 1. 2. 1. Logga in på CtrlPrint och välj ditt företag. 2. Klicka på menyn Team och välj Ändra egna uppgifter. 3. Fyll i ditt gamla lösenord och skriv in ett nytt. 4. Klicka på Uppdatera för att spara ändringarna. 3. 4. 5
Dokument och PDF 6
Öppna för att redigera (Checka ut) När du öppnar ett kapitel för redigering, checkar ut, blir det samtidigt låst för alla andra i arbetsgruppen. Bara en person i taget kan redigera. När du sparar tillbaka dokumentet till servern, checkar in, blir kapitlet upplåst och andra kan öppna och redigera dokumentet. Gör så här: 1. Starta redigeringsprogrammet InCopy från Start-menyn, gå sedan vidare till Program. 2. Växla till CtrlPrint i din webbläsare och klicka på ditt företag. 3. Klicka på det projekt du vill redigera. 4. Klicka på det kapitel du vill redigera. 5. Klicka på kapitelmenyn och välj Redigera kapitel. 6. Bekräfta att du checkar ut dokumentet. 7. Dokumentet öppnas nu i InCopy. 2. 3. 4. 5. 6. 7
Ett kapitel är låst av någon annan När ett kapitel öppnas för redigering (checkas ut) blir det samtidigt låst för alla andra i arbetsgruppen. Om någon annan försöker öppna samma kapitel inifrån CtrlPrint möts den av en varning som säger vem som har låst kapitlet. Ingen kan öppna kapitlet förrän den person som checkade ut det har sparat tillbaka till servern (checkat in). Du kan också välja att få ett mail när dokumentet har blivit uppladdat igen. Det gör du genom att klicka på Ja informera mig. Om du måste komma åt ett låst kapitel kan du göra så här: 1. Kontakta personen som har kapitlet öppet och be den att spara tillbaka det till servern. 2. Kontakta den som är administratör i ert projekt. Den personen kan låsa upp kapitlet. OBS! Inga ändringar sparas tillbaka till servern. OBS! 3. Kontakta CtrlPrint Support. De kan låsa upp ett utcheckat kapitel. OBS! Inga ändringar sparas tillbaka till servern. OBS! 8
Kapitlet är låst av mig, men inte öppet i InCopy Om dokumentet du arbetar med inte är öppet i InCopy (textredigeringsprogrammet), men fortfarande är utcheckat av dig (låst med ett rött hänglås) på CtrlPrint-servern kan du använda något av följande två sätt för att öppna dokumentet. Det första sättet öppnar dokumentet i de allra flesta fall, och är även det enklaste. 1. Öppna senaste dokument i InCopy. Gå till Arkiv-menyn i InCopy och klicka på Öppna senaste. Dokumentet ligger oftast överst i listan, men kan även återfinnas längre ner. Kontrollera att dina senaste ändringar är med. 2. Öppna dokumentet från Temp-mappen. När du hämtar ett dokument från CtrlPrint-servern lagras det i en mapp på din dator som heter Temp (temporär). Om ditt dokument inte är öppet kan du alltid öppna det från den mappen. Se Locating the Temp folder på CtrlPrints supportsida. När dokumentet är utcheckat syns ett rött hänglås på dess sida i CtrlPrint. 9
Spara ofta under tiden du jobbar Det är viktigt att spara med jämna mellanrum under tiden du arbetar då det inte finns någon autosparsfunktion i InCopy. Dokumentet sparas på din dator. Använd tangentbordskommandot Ctrl+S eller Spara innehåll under Arkiv-menyn. Kom ihåg, det finns ingen autosparsfunktion i InCopy! Kom ihåg: Ctrl+S 10
Spara när du är färdig (checka in) Att spara när du är färdig, checka in När du har arbetat färdigt ska du spara tillbaka, checka in, dokumentet till CtrlPrint-servern. När du har checkat in dokumentet så sparas det i en ny version och samtidigt skapas en PDF av den senaste versionen. Nu kan även andra i projektet arbeta i dokumentet. 2. För att cheka in dokumentet så gör du så här: 1. Spara ditt arbete på din egen dator genom att välja menyn Arkiv och sedan Spara innehåll (eller Ctrl+S). 2. Gå till CtrlPrint-menyn i InCopy. Välj Spara till servern. 3. Du kan skriva en versionskommentar, om ni har bestämt er för att arbeta med det i projektgruppen. Annars klicka bara OK. 4. Vänta på bekräftelse i Transfer Manager att dokumentet har laddats upp. 3. 4. 11
Spara och stäng lokalt Det går att spara och stänga dokumentet lokalt på din egen dator. OBS! Tänk på att om du sparar och stänger dokumentet så är det forfarande låst för alla andra. Du låser upp det (checkar in) när du sparar tillbaka till servern. OBS! För att öppna igen gör du så här: Välj Arkiv-menyn öppna senaste och välj det översta dokumentet i listan som dyker upp. 12
Hämta och läsa PDF En PDF av senaste versionen av dokumentet finns alltid i CtrlPrint. 1. Klicka på den del du vill ha i PDF-format. 2. Klicka på Kapitel-menyn och välj Visa tidigare versioner. 3. Klicka på Hämta PDF och PDF:en hämtas hem till din dator. 13
Skapa en PDF av flera delar Du kan sammanställa flera kapitel till en gemensam PDF. 2. Gör så här i CtrlPrint: 1. Välj ett kapitel i listan. 2. Klicka på Kapitel-menyn. 3. Klicka på Skapa och ladda ned PDF. 1. 4. Klicka på Visa alla kapitel i projektet. 5. Markera de kapitel du vill ha med i PDF:en. 3. 6. Klicka på Ladda ned PDF 4. 5. 6. 14
Skapa en PDF utan markeringar Gör så här i CtrlPrint: 1. Följ stegen från föregående sida Skapa en PDF av flera delar. 2. Välj No TrackChanges (eller liknande namn) i rullgardinmenyn. Om du saknar No TrackChanges i menyn, kontakta din byrå eller CtrlPrint Support. 15
Visa tidigare versioner Du kan se en sammanställning av alla tidigare versioner av varje del. Gör så här i CtrlPrint: 1. Klicka på den del du vill se versionerna av. 2. Klicka på Kapitel-menyn och välj Visa tidigare versioner. 3. En lista med alla versioner av PDF och dokument visas. Här kan du även läsa eller lägga till kommentarer. 1. 2. 3. 16
Var hamnar min PDF? När du hämtar en PDF från CtrlPrint är det din webbläsare som laddar hem den till din dator. För Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari etc. finns det möjlighet att ställa in till exempel var du vill att PDF:en ska sparas. I din webbläsare finns ett meny-val som heter Inställningar eller Preferences. Leta efter till Filhämtningar eller Downloads. En IT-tekniker kan hjälpa dig med specifik information för din webbläsare. 17
Adobe InCopy 18
Vad kan man göra i Adobe InCopy? 1. Redigera text och siffror. 2. Formatera stycken och tecken (se kapitlet Formatera text). 3. Alla bilder, spalter etc är låsta och kan inte ändras. OBS! Kom överens med formgivaren om vem som formaterar. Ibland blir det enklare om formgivaren ansvarar för det. OBS! Verktygen i Adobe InCopy: 1. Text-verktyget. Välj text-verktyget och klicka där du vill skriva. 2. Handen. Dra för att flytta dokumentet till den del du vill se. 1. 3. Förstoringsglaset. Zooma in och ut i en viss del av dokumentet. Klicka för att förstora. Håll ner alt-tangenten och klicka för att förminska. 2. 3. 19
Formatera text Gör så här i InCopy: 1. Visa Formatpaletten. Den finner du genom att klicka på Fönstermenyn och sedan Format. Där väljer du antingen Styckeformat eller Teckenformat för text, eller Cellformat för tabeller. 2. Markera den text du vill formatera och klicka på det format du vill använda i listan, till exempel Rubrik1, som på bild 2. 1. OBS! Kom överens med formgivaren om vem som formaterar. Ibland blir det enklare om formgivaren ansvarar för det. OBS! 2. 20
Förhandsvisning Med förhandsvisning ser du dokumentet precis som det skulle se ut i tryck, utan till exempel linjer som bara finns i InCopy. 1. OBS! I förhandsvisningsläget syns inte Spårade ändringar. OBS! Gör så här i InCopy: 1. Gå till meny och välj Visa. 2. Välj Skärmläge. 3. Välj Förhandsvisa. 2. 3. 21
Förstora/förminska det du ser Du kan förstora eller förminska i Layout-läget på tre olika sätt i InCopy. 1. Förstoringsglaset i verktygspaletten Förstora: Klicka där du vill förstora (förstoringsglas med plustecken). Förminska: Håll ner alt-tangenten och klicka (minustecken i förstoringsglaset). 2. Visa-menyn Välj något av alternativen 3. Kortkommandon Förstora: Ctrl Num + Håll ner Ctrl-tangenten och tryck på plustecknet på ditt numeriska tangentbord. Förminska: Ctrl Num - Håll ner Ctrl-tangenten och tryck på minustecknet på ditt numeriska tangentbord. 22
Finns det text som inte syns? Eftersom textrutorna inte kan göras större i InCopy så varnar programmet när det finns text som inte syns i rutan. Det markeras på två sätt i InCopy: 1. Ett mycket litet plustecken (+). 2. Röd ruta längst ner. 1. 2. 23
Text som inte får plats i rutan Gör så här i InCopy: 1. Välj Text-fliken uppe till vänster i InCopy. (Du kan även gå till Visa -menyn och välja Textvyn ) 2. Text som inte syns i Layout-läget markeras med ett rött streck till vänster och ligger under en grå linje som heter Textpassning. 1. 2. 2. 24
Använda stavningskontroll I InCopy kan du kontrollera stavning på två sätt: manuellt eller dynamiskt. Den dynamiska markerar felstavningar under tiden du skriver. 1. Gör så här: 1. Gå till Redigera-menyn och välj Stavning. 2. Välj Kontrollera stavning för att kontrollera manuellt eller dynamiskt för att markera under tiden du skriver. Läs mer på Adobes hemsida. 2. 25
Sök/ersätt I InCopy kan du söka efter och ersätta text. 1. Gör så här: 1. Gå till Redigera-menyn 2. Välj Sök/Ersätt. 3. Skriv in det sökord du vill leta efter och det ord du eventuellt vill ersätta det med. Välj också om du vill söka i den aktuella textrutan (Artikel) eller hela dokumentet. Läs mer på Adobes hemsida. 2. 26
Visa dolda tecken InCopy kan visa mellanslag och andra tecken (till exempel nytt stycke, ny spalt etc) i texten. I bilden nedan är tre mellanslag inringade. Att visa dolda tecken gör det enklare att upptäcka till exempel för många mellanslag (se bilden nedan). Gör så här för att visa dolda tecken i InCopy: Gå till Text-menyn. Välj Visa dolda tecken längst ner. 27
Hur man adderar en rad i en tabell i InCopy För att addera en rad i en tabell så gör du följande: 1. Markera en cell där du vill addera en rad. 2. Högerklicka på cellen. 3. Välj Infoga och sedan om det är rader eller kolumner du vill lägga till. Kortkommandon i Adobe InCopy: Rader: Markera en ruta och tryck Ctrl+9. Kolumner: Markera en ruta och tryck Ctrl+Alt+9 28
Spårade ändringar 29
Så markeras spårade ändringar (TrackChanges) Om du använder tilläggsfunktionen Spåra ändringar (TrackChanges) så markeras alla ändringar som görs i texter och tabeller. Ändringarna markeras med RÖTT som grundinställning: 1. Understrykning tillagd text 2. Triangel borttagen text Markera ändringarna med din egen färg Gör så här i InCopy: 1. Visa paletten CtrlChanges > Fönster-menyn > CtrlChanges. 1. 2. Klicka på List-ikonen uppe i hörnet för att visa inställningsmenyn. 3. Välj Visa användarfärger i listan. 2. 30
Visa/Dölj Spårade ändringar Du kan välja att inte visa markerade ändringar. Dina ändringar spåras fortfarnade, men de visas inte på skärmen. 1. Gör så här i InCopy: 1. Gå till menyn CtrlPrint. 2. Bocka ur Visa Spårade ändringar. 2. 3. Ändringsmarkeringarna syns inte. 31
Visa paletten CtrlChanges Alla ändringar som görs i dokumentet sammanställs i en palett i InCopy. I den paletten kan du enkelt hitta var en viss ändring är genomförd. Genom att klicka på den i listan så markeras den i layouten. Gör så här i InCopy: 1. 2. 1. Gå till meny Fönster. 2. Välj CtrlChanges. 32
Kontakta Support Vardagar 09:00-18:00 Email: support@ctrlprint.net Tel: 08-743 72 60 https://support.ctrlprint.net 33