jöverkallxkomi^ Överkalix kmmun Handläggare, (elefn Revisrerna Datum 2016-06-08 Referens Kr referens [Dnr 2016 "06-0 8 För kännedm Fullmäktiges presidium Gruppledarna Kmmunstyrelsen Kmmunstyrelsen Barn- ch utbildningsnämnden Scialnämnden Granslming - Uppföljning avseende genmförda granskningar Vi liar i egenskap av förtrendevalda revisrer i Överkalix kmmun genmfört en uppföljande granskning avseende genmförda granslaiingar i kmmunen 2014-2015; m de har hanterats på ett ändamålsenligt sätt samt m hanteringen haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbetet. Granskningen har mfattat kmmunstyrelsen (Ks) barn- ch utbildningsnämnden (BUn), scialnämnden (Sn). I granskningen har vi biträtts av saldranniga från PwC. Nedan redgörs för den sammanfattande bedömningen uppdelat på Ks ch nämnderna. Vår sammanfattande bedömning är att: Kmmxinstyrelsens hantering av granskningen har i begränsad utsträckning varit ändamålsenligt ch hanteringen har inte haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm styrelsen bedriver. «> Barn- ch utbndiringsnäinndens hantering av granskningarna har till övervägande del varit ändamålsenlig ch hanteringen har till övervägande del haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnden bedriver. Scialnämndens behandling av granskningarna har till övervägande del varit ändamålsenlig ch hanteringen har till övervägande del haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnden bedriver. Vi ser dck att nämnden visat på en allvarlig brist vid hanteringen av en av granskningarna. Mt bakgrund av vad sm framkmmit i granskningen vill vi lämna följande rekmmendatiner. Att Ks ch nämnderna säkerställer rutiner för hur de ska få del av granskningarnas innehåll, att granskningarna vid behandlingen analyseras ch värderas av nämnden/styrelsen samt art sammanträdesprtkllen speglar hanteringen. Att Ks ch nämnderna i besluten, då det inte uppenbart är nödigt, definierar uppdrag ch förväntningar så att det framgår i tid när åtgärd ska vara utförd, vem sm är ansvarig för handläggning/genmförande samt vilken återkppling sm ska ske. Detta för att i ökad utsträckning säkerställa den interna kntrllen ch verkställigheten av beslut. «Att Sn säkerställer en ändamålsenlig expediering av från revisinen inkmna granskningar i syfte att granskningsdkumenten delges ch kmmer den avsedda mttagaren tillhanda. Gällande iakttagelser kpplat till respelrtive sammanfattande bedömning hänvisar vi till de iakttagelser ch bedömningar sm finns i bifgad revisinsrapprt. För Överkalix kmmuns revisrer Trd Henrikssn, rdförande Bilaga Revisinsrapprt "Uppföljning avseende genmförda granskningar 2014-2015", PwC juni 2015 Fslgdic» Besölisadress Telefn Telefax Bankgir Pstgir 956 81 ÖVERKALIX Strgatan 17 0926-740 00 0926-77920 757-9311 6 03 31-ti internet: www.verkulix.se F.-psc kminun@verkalix.se
www.pwc.se Revisinsrapprt
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun 1. Sammanfattande bedömning ch rekmmendatiner 2 1.1. Sammanfattande revisinell bedömning 2 1.1.1. Kmmunstyrelsen (se avsnitt 3.3.1) 2 1.1.2. Barn- ch utbildningsnämnden (se avsnitt 3.2.1 ch 3.2.2) 2 1.1.3. Scialnämnden (se avsnitt 3.3.1,3.3.2 ch 3.3.3) 3 1.2. Rekmmendatiner 3 2. Inledning 4 2.1. Bakgrund 4 2.2. Syfte ch Revisinsfrågr, kntrllmål samt revisinskriterier 4 2.3. Avgränsning ch metd, 4 3. Ialcttagelser ch bedömningar 5 3.1. Kmmunstyrelsen 2014/2015 5 3.1.1. Näringslivs- ch sysselsättningsutvecldande arbete (augusti 2014) 5 3.2. Barn- ch utbildningsnämnden 2014/2015 6 3.2.1. Uppföljande granskning av åtgärder inm BUN (december 2014) 6 3.2.2. Granskning av internkiitrlleii avseende debitering av barnmsrgsavgifterna (juni 2015) 7 3.3. Scialnämnden 2014/2015 9 3.3.1. Ledning, styrning ch kntrll av IFO ch LSS-verksamheten (juni 2014) 9 3.3.2. Kvalitet på särsldlda benden för äldre (februari 2015) 10 3.3.3. Övertagandet av hemsjukvård (juni 2015) 11 2016-06-08 Andreas Jönssn Uppdragsledare/Pvjektledare Överkalix kmmun 1 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun I i Sammanfattande bedömning ch rekmmendatiner På uppdrag av revisrerna i Överkalix kmmun har PwC genmfört en granslming avseende hur nämnderna ch kmmunstyrelsen har behandlat de senaste två årens (2014 ch 2015) fördjupade granskningsprjekt. Uppdraget har varit att granska m nämndernas ch kmmimstyrelsens hantering av de fördjupade granskningsprjekten har varit ändamålsenlig ch har förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnderna/styrelsen bedriver. 1.1. Sammanfattande revisinell bedömning Nedan redgörs för bedömningen av den övergripande revisinsfrågan. Redgörelsen görs för respektive nämnd/styrelse. Den sammantagna bedömningen av kntrllmålcn ligger till grund för bedömningen av revisinsfrågan. Iakttagelserna avseende kntrllmålen ch bedömningar utifrån de enskilda granskningarna återfinns i kapitel 3. Revisinsfråga: Är hanteringen av de senaste två årens fördjupade granskningsprjekt ändamålsenlig ch har den förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm styrelsen ch nämnderna bedriver? 1.1.1. Kmmunstyrelsen (se avsnitt3.1) Vår bedömning är att kmmunstyrelsens hantering av granskningen i begränsad utsträckning har varit ändamålsenligt ch att hanteringen inte har haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm styrelsen bedriver. Bedömningen utgår ifrån följande: Expedieringen har varit ändamålsenlig» Hanteringen visar att styrelsen fått tills sig granslmingen men styrker inte att styrelsen har tagit ställning till dess innehåll. Att endast lägga granskningen till handlingarna bedöms inte sm en ändamålsenlig hantering ch kan således inte anses ha varit ett bidrag till styrelsens löpande förbättringsarbete. 1.1.2. Barn- ch utbildningsnämnden (se avsnitt 3.2.1 ch 3.2.2) Vår sammanfattande bedömning är att barn- ch utbildningsnämndens (BUn) hantering av granskningarna till övervägande del har varit ändamålsenlig ch att den till övervägande del har haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnden bedriver. Bedömningen utgår ifrån följande: I de två fall sm BUn varit föremål för granskning har granskningarna delgivits nämnden. När det gäller delgivningen av granskningarna gör vi dck bedömningen att det finns brister i hur denna dkumenterats i diariesystemet eftersm det inte av systemet framgår vem sm delgivits granskningarna. rh/örl/nllv knmmiin 2 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun I den vidare behandlingen av granskningen har nämnden på ett ändamålsenligt sätt analyserat ch värderat granskningarnas innehåll, även m nämndens heslut i ett av fallen på ett tydligare sätt hade kunnat mfatta vilka åtgärder sm avses. Nämnden har inte vid behandlingen av någn av granskningarna beslutat m någn särskild uppföljning/återkppling. Ett beslut m återkppling/uppföljning kpplat till behandlingen av granskningen skulle stärka nämndens interna kntrll på mrådet samt ge ökade fömtsättningar för verkställighet. 1.1.3. Scialnämnden (se avsnitt 3.3.1, 3.3.2 ch 3-3-3) Vår sammanfattande bedömning är att scialnämndens:s (Sn) behandling av granskningarna till övervägande del har varit ändamålsenlig ch att hanteringen av granskningarna till övervägande del har haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnden bedriver, men att nämnden samtidigt visat tydlig brist vid hanteringen av en granslcning. Bedömningen utgår ifrån följande: e Att expedieringen av granskningarna har varit ändamålsenlig. Gällande delgivningen av granskningarna har denna varit ändamålsenliga i två av tre fall, men det har samtidigt funnits brister i hur delgivningen av granskningarna har dkumenterats i diariesystemet. I ett av tre fall har granskningen endast delgivits till scialnämndens arbetsutsktt (Snau) ch inte delgivits nämnden för frmell hantering, vilket i sammanhanget ses sm en allvarlig brist eftersm det är nämnden i sin helhet sm är granskad, tillskriven ch har revisinsansvaret. I de fall sm granskningarna har delgivits nämnden har behandlingen av dem visat att nämnden analyserat ch värderat innehållet. Vidare bedömer dck att nämndens beslut på ett tydligare sätt hade kunnat mfatta vem sm ska ansvara för den vidare hanteringen av besluten, vilken uppföljning/återkppling sm förväntas samt avgränsning i tid. 1.2. Rekmmendatiner Med anledning av granslmingens iakttagelser vill vi lämna följande rekmmendatiner: Att Ks cb nämnderna säkerställer rutiner för hur de ska få del av granslcningarnas innehåll, att granskningarna vid behandlingen analyseras ch värderas av nämnden/styrelsen samt att sammanträdesprtkllen speglar hanteringen. Att Ks ch nämnderna i besluten, då det inte uppenbart är nödigt, definierar uppdrag ch förväntningar så att det framgår i tid när åtgärd ska vara utförd, vem sm är ansvarig för handläggning/genmförande samt vilken återkppling sm ska ske. Detta för att i ökad utsträckning säkerställa den interna kntrllen ch verkställigheten av beslut. Att Sn säkerställer en ändamålsenlig expediering av från revisinen inkmna granskningar i syfte att granskningsdkumenten delges ch kmmer den avsedda mttagaren tillhanda. Överkalix kmmun 3 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun I 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kmmunens revisrer har med hänsyn till väsentlighet ch risk bedömt det angeläget att göra en granskning av tidigare års fördjupade granskningar inm kmmunen. Revisrerna genmför årligen ett antal fördjupade granskningsprjekt sm resulterar dels i revisinella bedömningar ch dels i rekmmendatiner till styrelsen ch nämnderna. Av nämndsprtkllen är det fta svårt utläsa hur revisinerna har behandlats ch framförallt vilka förbättringsåtgärder sm vidtas med anledning av revisrernas synpunlcter. 2.2. Syfte ck Revisinsfi ågr P kntrllmål samt revisinskriterier Syftet med granskningen är att översiktligt följa upp hur de senaste två årens fördjupade granskningsprjekt har behandlats av berörda nämnder inldusive kmmunstyrelsen, Ks. Detta för att bedöma m hanteringen är ändamålsenlig ch liar förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm nämnderna bedriver. Sm grund för bedömningen av revisinsfrågan ska följande bedömas: Kntrllmål Vilken frmell behandling har granskningarna fått? Framgår av prtkll m nämnderna tagit några särskilda beslut med anledning av granskningarnas resultat? «Har styrelsen ch nämnderna frtsatt följt upp utfallet av cv beslutade åtgärder ch uppdrag? Revisinskriterier i granslaiingen har varit kmmunstyrelsens ch nämndernas reglementen. 2.3. Avgränsning ch metd Revisinsbjekt i granslaiingen är Ks, BUn, Sn. I tid har granskningen avgränsats till att gälla kalenderåren 2014 ch 2015. Metden i denna granskning har varit intervjuer ch analyser av relevanta dkument. Avgränsningen i frm av intervjuer har gjrts till kmmunchef, respektive föivaltningschef, respektive nämndssekreterare. Dkumentgranskningen har avgränsats till granskningsrapprter med tillhörande slaivelser, prtkll ch tjänsteskrivelser/yttranden/svar. nvftrkflliv knmmim 4 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun I 3. Iakttagelser ch bedömningar Nedan redgörs för var ch en av de fördjupade granskningarna sm har slutförts under 2014 ch 2015, Uppdelningen är gjrd utifrån nämnd/styrelse. I rubriken för vaije fördjupad granskning anges i parantes när granslmingen är slutförd, alltså när de förtrendevalda revisrernas sakkunniga har slutfört rapprten ch delgett den till de förtrendevalda revisrerna. För varje fördjupad granskning presenteras en sammanfattande del innehållande syfte, bedömning samt eventuella rekmmendatiner, hur revisinsrapprten behandlats, vilka åtgärder sm nämnd/styrelse beslutat m samt en revisinell bedömning. De bedömningar sm görs för varje granskning ligger till grund för den sammanfattande bedömningen sm återfinns under rapprtens inledande del (l.l). 3.1. Kmmunstyrelsen 2014/2015 3.1.1. Näringslivs- ch sysselsättningsutvecklande arbete (augusti 2014) Syftet med granskningen var att bedöma m tillväxt- ch sysselsättningsarbetet bedrevs på ett ändamålsenligt sätt ch med tillräcldig intern kntrll. Den sammanfattande bedömningen var att kmmunen under 2013-2014 hade inlett en prcess med förutsättningar att tillväxt-/näringslivs- ch sysselsättningsarbetet skulle kunna bedrivas på ett ändamålsenligt sätt. Tidigare hade arbetet inte bedrivits så strukturerat ch rganiserat att det mtsvarat generella krav på ändamålsenlighet. Avseende internkntrllen av detta arbete bedömdes den vara bristfällig tidigare men att det nya mer strulcturerade arbetssättet gav förutsättningar för bättre löpande uppföljning ch rapprtering till kmmunstyrelse ch kmmunfullmälctige. Med anledning av granskningens iakttagelser lämnades följande rekmmendatiner, att kmmunstyrelsen ch dess näringslivsutsktt skulle; upprätta tydliga anvisningar för hur kmmunens näringslivs- ch sysselsättningsutvecklande arbete ska följas upp ch utvärderas vidareutveckla mål ch mätetal för arbetet med tydligare bäring på tillväxtgenererande ch sysselsättningsskapande faktrer 3.1.1.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes i augusti 2014 ch expedierades 2014-08-18. Enligt diariesystemet delgavs granslmingen samma dag till Kf;s presidium, Ks samt partiernas gruppledare. Kmmunstyrelsen behandlade granskningen i sep 2014 ch fattade beslut m att lägga rapprten till handlingarna, Ks 2014-09-15 68. Av dkumentgranskningen framgår att inga beslut m uppföljning/återkppling fattats av Ks. Utöver beslutet m att lägga rapprten till handlingarna ch infrmatin m granskningens innehåll ch Överkalix kmmun 5 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun rekmmendatiner innehåller inte prtkllet någn infrmatin m hur kmmunstyrelsen ställer sig till granskningen ch dess innehåll. Av intervju framgår att det sker arbete kpplat till granskningens mråde men att arbetet inte har någn kppling till hanteringen av granslaiingen eller nämndens beslut m att lägga den till handlingarna. Det arbete sm sker på mrådet har kppling till Kf:s övergripande mål, såsm näringslivsstrategin, ch hur verksamheterna arbetar med att realisera dessa mål ch uppföljning med anledning av detta. 3.1.1.2. Bedömning Vår bedömning är att kmmunstyrelsens hantering av granskningen - Näringslivs- ch sysselsättningsutvecklande arbete i begränsad utsträckmng har varit ändamålsenligt cb att hanteringen inte har haft förutsättningar att bidra till det löpande förbättringsarbete sm styrelsen bedriver. Bedömningen utgår ifrån att expedieringen har varit ändamålsenlig. Hanteringen visar att styrelsen fått tills sig granskningen, men att styrelsen inte tagit ställning till dess innehåll. Att endast lägga granskningen till handlingarna bedöms inte sm en ändamålsenlig behandling ch kan således inte anses ha varit ett bidrag till styrelsens löpande förbättringsarbete. 3.2. Barn- cli utbildningsnämnden 2014/2015 3.2.1. Uppföljande granslcning av åtgärder inm BUN (december 2014) Syftet med granskningen var att följa upp barn- ch utbildningsnämndens åtgärder utifrån dels resultatet av granslaiingen rörande arbetsmiljöarbetet inm grundskleverksamheten, dels utifrån de åtgärdskrav sm framfördes i Sklinspektinens tillsynsbeslut 2013-05-10. Den sammanfattande bedömningen var att åtgärder hade vidtagits både vad gäller arbetsmiljöarbetet ch utifrån krav från Sklinspektinen, men att nämndens styrning ch uppföljning inte var fullt tillräcklig. Med anledning av granskningens ialcttagelser lämnades följande rekmmendatiner, att nämnden skulle; «följa upp att det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrevs på ett ändamålsenligt sätt utifrån de krav sm fanns på verlcsamheten enligt regelverket utveckla sin uppföljning kpplat till Sklinspektinens krav på åtgärder, dels för att säkerställa att tillräckliga åtgärder vidtgs, dels för att skapa kntrll över verksamhetens/övutsäftnfngar att utveclda verksamheten ch därmed få underlag för aktiva beslut i nämnden utifrån verlcsamhetens behv 3.2.1.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes i december 2014 ch expedierades 2014-12-18. Det går inte i diariesystemet utläsa vem granslaiingen delgetts till, men enligt intervju har granskningen delgetts enligt slutdkumentet. Överkalix kmmun 6 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun Barn- ch utbildningsnämnden behandlade granslaiingen i mars 2015 ch beslutade att följa revisrernas rekmmendatiner, BUn 2015-03-05 17. Av beslutet framgår inte vem sm är ansvarig för att åtgärden ska vidtas eller m det ska ske någn särskild återkppling med anledning av det fattade beslutet. Det framgår dck av prtkllet villca rekmmendatiner sm BUn fattade beslut m. Av intervju framgår att arbetsmiljön är en stående punlct på nämndssammanträdena ch att trygghet ch studier har varit ett mråde sm följts upp ch resultatet kmmer att presenteras för nämnden i april. Det har även genmförts ett arbete där förstelärare ch kuratr genmfört intervjuer av elever ch resultatet av detta kmmer att presenteras i juni. Enligt intervju har granskningen ökat legitimiteten för det arbete sm har bedrivits kpplat till granskningsmrådet. 3.2.1.2. Bedömning Vår bedömning är att hanteringen av granslaiingen - Uppföljande granskning av åtgärder inm BUNtiU övervägande del har varit ändamålsenlig ch att hanteringen till övervägande del har haft förutsättningar att bidra till nämndens löpande förbättringsarbete. Bedömningen utgår ifrån att expedieringen ch delgivningen av granskningen har varit ändamålsenlig ch nämnden har genm det fått del av granskningens innehåll, men att det finns brister i hur delgivningen av granskningen har dkumenterats i diariesystemet. Den vidare hanteringen visar att nämnden analyserat ch värderat granskningens innehåll genm att nämnden beslutat utifrån de rekmmendatiner sm lämnats i granslmingen, även m beslutet på ett tydligare sätt hade kunnat visa att detta. När det gäller arbetet sm har bedrivits på verksamhetsnivå gör vi bedömningen att nämndens behandling av granskningen har varit ett bidrag till nämndens förändringsarbete. 3.2.2. Granskning av internkntrllen avseende debitering av barnmsrgsavgifterna (juni 2015) Syftet med granskningen var att bedöma m det fanns ändamålsenliga rutiner för debitering av barnmsrgsavgifter sm säkerställde cn tillräcldig intern kntrll. Den sammanfattande bedömningen var att rutinerna för debitering av barnmsrgsavgifter inte i alla avseenden var ändamålsenliga, samt alt den interna kntrllen i vissa avseenden var tillräcklig. Med anledning av granskningens iakttagelser lämnades följande rekmmendatiner i syfte att stärka den interna kntrllen; För att säkerställa att inlämnade inkmstuppgifter är rätt bör det ske en årlig kntrll av angivna inlcmstuppgifter mt taxerade inkmster från Skatteverket. Vid avvikelser bör även en krrigering av årets debitering ske. Att endast skriftligt meddelade förändringar av inkmstuppgifter från vårdnadshavare bör gdkännas. Det bör finnas kntrll av debiteringen av barnmsrgsavgifter i den interna kntrllplanen. Exempel på kntrll kan vara att handläggarna gör ett slumpmässigt urval av cirka 10 barn inm försklan, Kntrll bör göras av hela överkalix kmmun 7 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix krnmun kedjan - det vill säga alt rätt schema är inlagt, att rätt avgift debiteras, att fakturan gått ut ch att fakturan är betald. För att ytterligare stärka den interna kntrllen kan till exempel rutinmässig kntrll av antal inskrivna barn i förhållande till antal utgående fakturr göras ch särskild kntrll av inlämnade inkmstuppgifter för de sm inte når upp till maxtaxan. Att en kntrll mt flkbkföringen införs för familjesammansättningen under löpande år. I ch med art Överkalix är en liten kmmun finns en viss kntrll ute i samhället, men detta är mte fullt tillförlitligt. 3.2.2.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes juni 2015 ch expedierades 2015-06-01. Enhgt diariesystemet framgår inte vem granskningen delgetts till, men enligt intervju har granskningen delgetts enligt slutdkumentet. Barn- ch utbildningsnämnden behandlade granskningen i ktber 2015 ch beslutade att gdkänna försklechefens utarbetade förslag till mtiner vid debitering av barnmsrg, BUn 2015-10-21 85. Det framgår av dkumentgranskningen att det arbetats fram en rutin för debitering av förskleplats - Rutiner för debitering av förskleplats (daterad 2015-09-08). Rutinen innehåller vilka kntrller sm ska göras samt hur dessa ska utföras. Vidare innehåller rutinen hur hanteringen vid rättelse ska gå till ch vad sm gäller kpplat till detta. Nämnden fattade inte någt särskilt beslut avseende återkppling av beslutet. 3.2.2.2. Bedömning Vår bedömning är att hanteringen av granskningen - Granskning av internkntrllen avseende debitering av barnmsrgsavgifterna till övervägande del har varit ändamålsenlig ch att hanteringen till öveivägande del har haft förutsättningar att bidra till nämndens löpande förbättringsarbete. Bedömningen utgår ifrån att expediering ch delgivning har varit ändamålsenlig då nämnden har fått del av granslaiingen ch har på så sätt även kunnat behandla dess innehåll, men att det finns brister i hur delgivningen av granskningen har dkumenterats i diaries3'stemet. Den vidare hanteringen av försklechefens framarbetade svar visar att nämnden analyserat ch värderat granskningens innehåll. Dck anser vi att nämndens beslut hade kunnat mfatta vilken återkppling/uppföljning sm skulle ske i syfte att stärka nämndens interna kntrll på mrådet samt ökade förutsättningar för verkställigheten. Överkalix kmmun 8 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun 3.3. Scialnämnden 2014/2015 3.3.1. Ledning, styrning ch kntrll av IFO ch LSS-verksamheten (juni 2014) Syftet med granslaiingen var att bedöma m scialnämnden säkerställde en ändamålsenlig styrning, ledning ch kntrll av IFO ch LSS verksamheten. Den sammanfattande bedömningen var att scialnämnden i inte helt säkerställde cn ändamålsenlig styrning, ledning ch kntrll av IFO ch LSS-verksamheten. Inledningsvis kunde knstateras att Överkalix hade str negativ avvikelse mt standardkstnaden för individ- ch familjemsrg. Granskningen synliggjrde ett antal mråden sm enligt bedömningen låt till grund för denna negativa avvikelse. Exempelvis nämndes att; Överkalix saknade uppsökande verksamhet ch strulcturerade frmer för infrmatinsspridning av de insatser sm kunde ges av scialnämndens verksamheter. Låga kstnader för insatser inm missbruks- ch berendevården vilket i huvudsak kunde förldaras med att få/inga insatser hade beviljats inm mrådet Följande rekmmendatiner lämnades av revisrerna med anledning av granskningens ialcttagelser, att nämnden skulle; upprätta mål ch därigenm ge verlcsamheten vägledning rörande övergripande pririteringar för att ge verksamheterna de förutsättningar de behöver» ta en aktiv rll i att säkra den framtida persnal- ch kmpetensförsörjningen. Detta brde ske i dialg ch samverkan med kmmunstyrelsen ch övriga nämnder tydliggöra den interna rll- ch ansvarsfördelningen för arbetet med den uppsökande verksamheten ch samverkan/samarbete med andra aktörer enligt gällande lagstiftning på ett mer stnikturerat ch samrdnat sätt följa upp, analyserar ch vidta åtgärder för att säkra verlcsamhetens kvalitet. Exempelvis nämndes vikten av att mer aktivt följa utredningstider för barn-ch ungdmar. 3.3.1.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes i juni 2014 ch expedierades 2014-06-18. Enligt diariesystemet delgavs granslaiingen samma dag till scialchefen för handläggning. Det framgår inte av diariesystemet m granskningen ch dess slutdkument delgavs till någn annan än scialchefen. Enligt revisrernas slutdkument skulle slutdkumentet ch rapprten utöver att den skulle delges scialnämnden även skickas för kännedm till Kf presidium, gruppledarna samt Ks. Scialnämnden behandlade granslaiingen i augusti 2014 ch beslutade att scialchef tillsammans med berörda enhetschefer skulle arbeta med frågeställningar sm berör tjänstemännen, ch att scialnämndens arbetsutsktt skulle arbeta med frågeställningar sm berör plitiken vid nästa arbetsutsktt sm ägde rum i sep, Sn 2014-08-20 45. Den Överkalix kmmun 9 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun vidare hanteringen av granskningen skedde på scialnämndens arbetsutsktt, Snau, i sep där arbetsutskttet beslöt att gdkänna tjänstemännens förslag till yttrande, Snau 2014-09-24 58. Av prtkllet framgår att scialchef med enhetschefer arbetat fram ett yttrande med anledning av granslaiingen, I yttrandet bemöter tjänstemännen de rekmmendatiner sm framgått av granslmingen samt vilka åtgärder sm planeras vidtas. Nämnden beslutar inte m någn särsldld uppföljning/återkppling. Verlcsamheten har arbetat med målfrmuleringen ch denna är nu antagen av nämnden, enligt intervju. Vidare har verksamheten haft två heldagar med utbildning av extern knsult. Avseende LSS-verksamheten kmmer en handlingsplan alt tas fram. På lemmunövergripande nivå finns en kmpetensförsörjningsplan framtagen ch denna mfattar i vissa delar även nämndens mråde. I dagsläget finns inget beslut från nämnden m att implementera kmpetensförsörjningsplanen. 3.3.1.2. Bedömning Vår bedömning är att hanteringen av granslaiingen - Ledning, styrning eh kntrll av IFO ch LSS-verksamheten har varit ändamålsenlig ch att hanteringen har haft förutsättningar att bidra till nämndens löpande förbättringsarbete. Bedömningen utgår ifrån att expedieringen ch delgivningen har varit ändamålsenlig, men att det fanns brister i hur delgivningen av granslaiingen har dkumenterats i diariesystemet. Den vidare behandlingen av granskningen visar att dess innehåll har behandlats ch värderats av nämnden. Nämndens beslut ch de alctiviteter sm genmförts på verksamhetsnivå visar att granskningen varit ett bidrag till verksamheternas förbättringsarbete. 3.3.2, Kvalitet på särskilda benden för äldre (februari 2015) Syftet med revisinsgranskningen var att bedöma m scialnämnden säkerställde en ändamålsenlig kvalitet inm särsldlda benden för äldre. Den sammanfattande bedömningen var att scialnämnden till viss del säkerställde en ändamålsenlig kvalitet inm särsldlda benden för äldre. Med anledning av granskningens iakttagelser lämnades följande rekmmendatiner, att scialnämnden skulle; så långt det var möjligt, säkerställa att persnal sm arbetar inm särskilda benden för äldre hade relevant utbildning ch erfarenhet «säkerställa att arbetet med att ta fram ett lcvalitetsledningssystem frtgick ch att en uppföljning genmfördes efter implementeringen för att säkerställa att kvalitetsarbetet skulle nå ut i verksamheterna säkerställa att de rutiner sm fanns avseende upprättande av avvikelser var kända ch tillämpade i nämndens verksamhetsmråden ch att nämnden tillsåg att samtliga berörda funktiner kntinuerligt skulle få infrmatin ch sammanställning avseende avvikelser säkerställa att det fanns tillräcldigt med tid avsatt för persnal till samvar ch samtal med de individer sm br på särskilda benden för äldre, samt att alctiviteter vid behv skulle individanpassas för att alla individers behv skulle tillgdses så långt det var möjligt Överkalix kmmun 10 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun 3.3.2.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes i februari 2015 cb expedierades 2015-03-02. Enligt diariesystemet delgavs granslaiingen samma dag till föivaltningschefen sm även var ansvarig för den vidare handläggningen av ärendet. Enligt revisrernas slutdkument skulle slutdkumentet ch rapprten utöver att den skulle delges scialnämnden även sldckas för kännedm till Kf presidium, gruppledarna samt Ks. Scialnämnden behandlade granslaiingen i mars 2015 ch beslutade att yttrande kpplat till granskningen skulle vara klart till nämndens sammanträde 20 maj, Sn 2015-03-18 32. Beslutet mfattar inte vem sm uppdras arbeta fram yttrandet. Dck framgår av Snau:s prtkll att scialchefen arbetat fram ett förslag till yttrande, Snau 2015-06-17 44.1 yttrandet lyfts det fram att det inm scialföivaltningen pågick ett arbete med att implementera lcvalitetsledningssystemct ute i verksamhetenia. Vidare nteras i yttrandet att redvisning efter att implementeringcn är genmförd skulle lämnas av scialchefen till scialnämnden, det framgår dck inte av beslutet eller yttrandet när i tid en sådan redvisning ska ske. Nämnden har infrmerats löpande 0111 arbetet med lcvalitetsledningssystemet ch inte under någn särskild punlct på sammanträdet, enligt intervju. Prcessbeslaivningar är exempel sådant sm har delgivits nämnden. Angående särsldlda benden uppges i intervju att de i strt sett är klara med lcvalitetsledningssystemet på det mrådet. Det återstår en del arbete med att implementera lcvalitetsledningssystemet hela vägen ut till persnalen dck. 3.3.2.2. Bedömning Vår bedömning är att hanteringen av granslaiingen - Kvalitet på särskilda benden för äldre har hanterats på ett ändamålsenligt sätt ch att hanteringen har haft förutsättningar att bidra till nämndens löpande förbättringsarbete. Bedömningen utgår ifrån att expedieringen ch delgivningen av granskningen har varit ändamålsenlig, men att det finns brister i hur delgivningen av granskningen har dkumenterats. Nämndens behandling av granslaiingen visar att den tagit till sig av granskningens innehåll samt att vi bedömer att detta har bidragit till det förbättringsarbete sm har pågått/ch pågår ute i nämndens verksamheter. Beslutet vid behandlingen av granskningen i maj mfattade inte vem sm skulle ansvara för den vidare hanteringen. Dck visade det sig att ärendet hanterats av scialchefen. Trts detta vill vi göra nämnden uppmärksam på att lydliga beslut ger nämnden ökade förutsättningar för verkställighet. 3.3.3. Övertagandet av hemsjukvård (juni 2015) Syftet med granskningen var att bedöma m kmmunens hemsjukvård bedrevs på ett ändamålsenligt sätt ch med tillräcldig intern kntrll. Den sammanfattande bedömningen var att kmmunens hemsjukvård i huvudsak bedrevs på ett ändamålsenligt sätt ch med tillräcldig intern köntrll, Med anledning av granskningens iakttagelser lämnades följande rekmmendatiner, att; Överkalix kmmun 11 av 12
Uppföljande granskning av tidigare granskning, Överkalix kmmun scialnämnden skulle frtsätta arbetet med att tydliggöra ansvarsgränser ch samarbetsytr mellan hemsjukvården ch primärvården tillsammans med landstinget i Nrrbttens län «scialnämnden ch kmmunstyrelsen skulle överväga behvet av strategier för hantering av framtida finansiering ch kstnadsökningar scialnämnden skulle identifiera nyckeltal sm gör det möjligt att uttala sig m kmmunaliseringen förbättrat förutsättningar för effelctivaie resursanvändning scialnämnden ch kmmunstyrelsen skulle överväga behvet av mer detaljerad budgetering ch redvisning av hemsjukvårdens ttala kstnader 3.3.3.1. Frmell behandling ch presenterade åtgärder från styrelse/nämnd Granskningen slutfördes i juni 2015 ch expedierades 2015-06-01. Enligt diariesystemet delgavs granslmingen samma dag till föivaltningschefen sm ansvarig för den vidare handläggningen. Av revisrernas slutdkument framgår att rapprten ch slutdkumentet ska, utöver att den är tillsänd scialnämnden, även sldckas för kännedm till fullmälctiges presidium, gruppledarna samt Ks. Vidare efterfrågade revisrerna ett yttrande senast under ktber 2015. Granskningen delgavs scialnämndens arbetsutsktt (Snau) i juni 2015 ch i utskttet beslutades att rapprten skulle läggas med gdkännande till handlingarna, Snau 2015-06- 17 48. Enligt nämndens prtkll har Sn inte delgivits granskningen för en frmell behandling. Av intervju framgår att granskningen kmmer att tas upp igen på Sn sammanträde i maj eller juni 2016. Vid skrivandet av denna rapprt hade ingen behandling av granslaiingen gjrts av Sn. 3.3.3.2. Bedömning Vår bedömning är att hanteringen av granslmingen - Övertagandet av hemsjukvården inte har varit ändamålsenlig ch att hanteringen inte har förutsättningar att bidra till löpande förbättringsarbete sm nämnden bedriver. Bedömningen utgår ifrån att expedieringen har varit ändamålsenlig, men att delgivningen inte har varit ändamålsenligt utan har haft brister avseende dkumenteringen i diariesystemet samt att nämnden inte delgetts granslmingen för en frmell behandling. Att nämnden inte har delgetts granskningen för hanteringen ser vi i sammanhanget sm allvarlig brist då det är nämnden i sin helhet sm är granskad, tillskriven ch har revisinsansvaret. Övflrkalix kmmun 12 av 12