Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2016-04-15 Upphandlande organisation Stockholms läns sjukvårdsområde Ergul Araz Upphandling Upphandling av ramavtal avseende beredskapstolkning till personer med döv-7 dövblindhet samt hörselnedsättning XXX Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 2. Kravspecification Krav på anbudsgivare Krav på bolaget Anbudsgivande bolag ska ha minst tre (3) års erfarenhet avseende samordning av tolktjänster. För företag med verksamhet med mindre än tre (3) år gäller samma krav som ovan på en eller flera personer i företagsledningen,verksamheten. Det ska då bifogas intyg som kan påvisa detta. Dessa intyg kan omfatta,intyg från någon myndighet, avtal som tecknats med andra uppdragsgivare eller liknande. Anbudsgivare ska bifoga intyg som intygar erfarenhet från samordning av tolktjänster. (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat intyg som intygar erfarenhet från samordning av tolktjänster? (Bifogat dokument) Är anbudsgivarens intyg godkänd? (/ svar) Erfarenhet och referenser Anbudsgivare ska lämna två (2) referenser hos tidigare uppdragsgivare avseende samordning av tolktjänster enligt detta förfrågningsunderlag. SLSO kan uppges som referent, som referent från SLSO undantas TC: s enhetschef och tolkavtalshandläggare. SLSO förbehåller sig rätten att inhämta egna referenser från den egna organisationen. För att anbudsgivaren ska kvalificera sig ska referenspersonen vara nöjd med hur anbudsgivaren utfört uppdraget d.v.s. vitsorda att anbudsgivaren utfört motsvarande /liknande tjänster med god kvalitét och samarbetsförmåga. För att kvalificera krävs minst att varje fråga får resultat Bra=3 poäng. Resultat lägre än poäng tre (3) för varje fråga resulterar i att anbudsgivare inte kvalificerar sig och går inte vidare i kvalificeringen. Skalan Sida 1 av 9
för betygsättningen är 1-4. Se frågor som kommer att ställas referenten i bilaga tre (3) Referenser. Resultatet i referenstagningen är en del av kvalificeringsprocessen. Ansvarig upphandlare kommer att kontakta referenterna per e-post under vecka 14. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. Referenterna kommer att få betygsätta anbudsgivarna frågorna i bilaga fyra (4) Referenser. Det är viktigt att kontaktuppgifter som lämnas gällande referens är korrekta. För företag med verksamhet mindre än tre (3) år gäller samma krav som ovan, men efterfrågade referensuppdrag ska då anges för en eller flera personer i företagsledningen, verksamhetschef etc. Accept av krav på referenser: (/ svar) Anbudsgivare ska bifoga ifylld bilaga fyra (4 ) Referenser. (Bifogat dokument) Uppfyller anbudsgivare kraven gällande referenser (/ svar) Värdegrunder och etiska riktlinjer Följande policies gäller för uppdrag inom detta ramavtal; Värdegrund för tolkverksamheten 2006:www.tolkcentralen.se/vårt uppdrag/värdegrund Etiska koder:www.sttf.nu/yrkesetik God tolksed:www.kammarkollegiet.se Prioriteringsgrunder för Tolkcentralen i Stockholms Läns Landsting 2015: www.tolkcentralen.se Accept av policies? (/ svar) Miljö Landstinget har ett särskilt ansvar för befolkningens hälsa och för att medverka till en god livsmiljö. Detta görs bland annat genom att kontinuerligt förbättra och effektivisera det interna miljöarbetet. Syftet att minska landstingets resursförbrukning och för att förebygga miljöbelastning i SLSO:s verksamheter. Mer om SLSO:s miljöpolicy finns på www.slso.sll/miljö.se. Accept av miljökrav? (/ svar) Jämställt och jämlikt förhållningssätt Leverantör och dess personal ska genomgå webbutbildningen "hbtq-normer, kön och sexualitet", vilket finns kostnadsfritt på www.lartorget.sll.se. Vid uppföljningsmöten kommer Sida 2 av 9
TC att be leverantören redovisa de personer som genomgått webb utbildningen. Målet är att all personal inom leverantörens organisation ska ha genomgått utbildningen under första avtalsåret. Leverantören ska ha en handlingsplan för verksamhetens arbete med att utveckla bemötande, synliggörande och kompetens kring tolktjänstanvändare med hbtq-identitet. Handlingsplanen ska kunna uppvisas på anmodan. Accept av krav jämställt och jämlikt förhållningssätt? (/ svar) Avtalsansvarig Avtalsansvarig ska ansvara för uppdraget i sin helhet inkl. ansvara för uppföljning avtalet. Kontaktuppgifter inkl. tillgänglighet till avtalsansvarig ska anges i anbudssvaret. Namn på kontaktperson: (Fritextsvar) Kontaktuppgifter kontaktperson, telefon, epostadress: (Fritextsvar) Samarbete med skatteverket I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete mellan SLSO och Skatteverket. Samarbetet berör alla leverantörer liksom eventuella underleverantörer. SLSO har ett starkt intresse av att det är seriösa företag i alla led under hela avtalstiden. Det förebyggande samarbetet innebär att SLSO inhämtar information från Skatteverket under avtalstiden. Informationen avser skattesituation och betalande av arbetsgivaravgifter. Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Anbudsgivaren ska ha en stabil finansiell ställning. SLSO kommer att kontrollera detta genom kreditupplysningsföretaget Soliditet där anbudsgivaren måste uppnå en riskklass rating på minst A (medelgod) eller AN (nytt). Soliditets riskklasser: AAA Högsta kreditvärdighet AA God kreditvärdighet A Kreditvärdig AN Nystartat bolag där ingen negativ information finns B Kredit mot säkerhet C kredit avrådes Anbudsgivaren kan komma att uteslutas från deltagande i upphandling om; -Anbudsgivaren inte har minst riskklass A i enlighet med ovan -Anbudsgivaren han anmärkningar avseende registreringar och/eller betalning av lagstadgade sociala avgifter och skatter. I det fall en lägre riskklass redovisas, ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska stabilitet. Kopia på kreditvärdering behöver ej bifogas, SLSO genomför egna kontroller via kreditupplysningsföretaget Soliditet. Sida 3 av 9
Nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning genom: För att räknas som nystartat får företaget vara maximalt (18) månader räknat från datum för ingivande av anbudet. Nystartat företag där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det. Nystartat företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det. Nystartat företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren. Nystartat företag kan inkomma med moderbolagsgaranti. Accept av krav på ekonomiska förutsättningar? (/ svar) Är anbudsgivare kreditvärdig enligt soliditet? (/ svar) Om anbudsgivare är nystartat företag, hur säkerställer ni er ekonomiska ställning( skriv kommentar i nedan fält eller bifoga beskrivande dokument). (Bifogat dokument) Uteslutningskriterier Lagen om offentlig upphandling uppställer omständigheter rörande leverantörer vilka ska eller kan medföra att leverantör utesluts från att delta i en upphandling enligt LOU 10 kap. 1-2 (2007:1091). Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning inte är dömd för sådana brott enligt 10 kap. 1 +2 LOU (2007:1091). Anbudsgivaren ska intyga genom att skriva på och scanna bilaga 1 "Sanningsförsäkran".Att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning enligt vad som krävs i 10 kap. 2 LOU; Accept av uteslutningskriterier: (/ svar) Anbudsgivare ska bifoga undertecknad bilaga 3 "Sanningsförsäkran". (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat undertecknad bilaga 3 "Sanningsförsäkran"? (/ svar) Registreringsskyldighet, betalning av skatter och sociala avgifter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Vid upphandlingar har SLSO ett samarbete med Skatteverket. Det innebär att information om anbudsgivarens skatteuppgifter kommer att hämtas från Skatteverkets (information motsvarande den i blankett SKV 4820). Anbudsgivare med bolag under bildande ska bifoga diarienummer från Bolagsverket. Bolaget ska dock vara registrerat i respektive bolagsregister vid tidpunkten för avtalstecknande. Sida 4 av 9
Anbudsgivaren ska i sitt anbud att ingen av omständigheterna i punkterna ovan föreligger. (/ svar) Garanti och försäkran Anbudsgivare ska i sitt anbud skriftligt garantera och försäkran att samtliga krav i denna upphandling är uppfyllda vid anbudstillfället, och kommer att uppfyllas under avtalstiden. Samtliga krav i denna upphandling är uppfyllda vid anbudstillfället, och kommer att uppfyllas under avtalstiden enligt ovan. (/ svar) Krav på efterfrågade tjänster Minimikrav på erbjudna tolktimmar Anbudsgivare ska garantera minimum 1000 tolktimmar / år. Accept av minimumkrav på erbjudna tolktimmar? samt volym för tjänsten som offereras. (Fritextsvar) Minimumkrav bemanning För att säkerställa tjänsten i beredskapstolkning ska anbudsgivare garantera att utföra minimum 1000 tolktimmar/år. Dessutom ska anbudsgivaren garantera för att tjänsten beredskap kan utföras ha minst åtta (8) teckenspråkstolkar-/ dövblindtolkar eller på annat sätt avtalade till sitt bolag enligt krav 1.1.9 i förfrågningsunderlaget. Accept minimumkrav bemanning? (/ svar) Obligatoriska krav på tjänsten Leverantören ska från och med avtalsstart bedriva verksamhet i enlighet med förfrågningsunderlagets krav på tjänstens utförande. Leverantören ska tillse att tolkarna som används har adekvat kompetens så att uppdraget kan utföras på överenskommet sätt. Leverantören ska föreslå sådana ändringar i uppdraget som Leverantören bedömer förbättrar uppdragets resultat tekniskt, kostnadsmässigt eller i annat avseende. Leverantören får inte av annan än av Tolkcentralen eller 1177 Vårdguiden mottaga eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande i vidare utsträckning än vad Tolkcentralen bestämmer. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redogöra för sin bemanning (antal tolkar) i bilaga två (2) Bemanningslista, sin kapacitet antal timmar per år och pris bilaga fem (5) pris för beredskapsersättning. Med bemanningslista ska efterfrågade dokument / tolk bifogas; utbildningsbevis, auktorisationsbevis samt CV med erfarenhet och kompetens. I de fall ovan ställda krav inte uppfylls kan anbud förkastas Anbudsgivare som blir antagna, ska senast en vecka efter att tilldelningsbeslut översänts meddela en slutlig redovisning på bemanningslista till TC samt efter kontroll av TC registrera dessa i tolkbokningsprogrammet. Sida 5 av 9
Accept av ovan obligatoriska ska krav (/ svar) Kompetens och erfarenhet för tjänsten Anlitade teckenspråks- och dövblindtolkar ska av Myndigheten för Yrkeshögskolan/Tolk- och översättarinstitutet/skolverket ha föreskriven och godkänd teckenspråks-/dövblindtolk utbildning samt ha minst tre (3) års erfarenhet som tolk med 1200 utförda tolktimmar efter utbildning och vara auktoriserade av Kammarkollegiet. Då vuxendövtolk krävs för uppdraget ska denna ha genomgått utbildning till vuxendöv/skrivtolk, föreskriven och godkänd av Myndigheten för Yrkeshögskolan/Tolk- och översättarinstitutet/skolverket. Även godkänd påbyggnadsutbildning räknas (jmf Nordiska folkhögskolan, Kungälvs folkhögskola och Södertörns folkhögskola) till skrivtolk för teckenspråkstolkar Leverantören ansvarar för att tolk med rätt kompetens används vid varje åtaget tolkuppdrag. Personal som för leverantörens räkning utför arbete enligt detta avtal, ska utföra uppdraget på ett fackmannamässigt sätt och enligt gällande lagar, förordningar. Leverantören ska ha personal i den omfattning som avtalet kräver. Leverantören ska tillse att personalen får den fortbildning/vidareutbildning som erfordras för att upprätthålla kompetensen inom yrket och för uppdraget. Accept av kompetenskrav? (/ svar) Anbudsgivare ska bifoga bemanningslista bilaga två (2). (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat Bemanningslista bilaga två (2)? (/ svar) Är anbudsgivarens bemanningslista godkänd? (/ svar) Beställning av tolktjänster Alla avrop ska ske genom TC eller 1177 Vårdguiden. Accept krav beställning av tolktjänster? (/ svar) Utrustning Då behov av skrivtolkning uppstår ska Leverantören utan krav på ekonomisk ersättning från TC, tillhandahålla ändamålsenlig utrustning till varje tolk för att kunna utföra uppdrag. Accept krav tillhandahållande av utrustning? (/ svar) Sida 6 av 9
Leveranssäkerhet Leverantören ska säkerställa att de kan utföra 100% av sina erbjudna 1000 tolktimmar enligt 2.2 2 och beredskapen enligt beskrivning 1.1.9 Leverantören ska utföra uppdrag enligt kravspecifikationen och ha ett väl dokumenterat kvalitetssäkringssystem samt rutiner för intern kvalitetskontroll, uppföljning av uppdrag klagomålshantering och avvikelsehantering och i tillämpliga delar tillämpa gällande författning SOFS 2005:12 Kvalitetssystem i hälso -och sjukvården. Leverantören ska utföra uppdrag på ett fackmannamässigt sätt och med omsorg enligt god tolksed samt i övrigt tillämpa ett etiskt förhållningssätt. Accept krav på leveranssäkerhet? (/ svar) Ersättning Anbudsgivaren ska i bilaga fem (5) Prislista lämna sitt pris för beredskapsersättning. Beredskapsersättning: Takpris 700 000 kr/år Ersättning /tolktimme Dagtid: 725 Kvällstid: 819 Helg: 914 Beskrivning nedan av hur tider räknas för dag, kväll/natt och helg. Dagtid :07.00-18.00 Kväll/natt :18.00-07.00, Helg samt röd dag, från Fredag :kl.18.00 Zonersättning ( enligt SL 's zonkarta) ges /uppdrag och tolk enligt beskrivning nedan Ersättning för restid; uppdrag i zon B som är upp till och med två (2) timmar utgår en restidsersättning med 450 kr / uppdrag och tolk. För uppdrag i zon C som är upp till och med fem (5) timmar utgår en restidsersättning med 1050 kr / uppdrag och tolk. För tolkning till och från annat språk/teckenspråk än svenska utgår en extra ersättning med 200 kronor per timme/tolk för den faktiska utförda tolktiden. Ersättning för förberedelse och efterarbete är inkluderat i det fasta timpriset. För skrivtolkning utgår för upp- och nedkoppling av utrustning ersättning med ett fast belopp på 500 kronor/tolk/uppdrag. Beräkning av ersättningsgrundande tid Beräkning av ersättningsgrundande tid görs så att tolken får betalt för faktisk arbetad tid. Alltid minst en (1) timmes ersättning. Ersättningsgrundande tid är den tid då tolken börjar sitt uppdrag på plats tills uppdraget är slutfört på plats. Lägsta ersättningsgrundande tid är alltid minst en (1) timme, därefter per påbörjad femton (15) minuter. Sida 7 av 9
Handlingsplan Anbudsgivare ska vid inlämnande av anbud bifoga en handlingsplan. I handlingsplanen ska det tydligt framgå hur bolaget kommer att säkerställa att tjänsten levereras enligt beskrivning i 1.1.9 under hela avtalsperioden. Anbudsgivaren ska skriva sin handlingsplan i eget dokument och bifoga med anbudet. För nystartade företag ska en beskrivning bestå av hur de kommer att planera för sin organisation av tjänsten. Denna beskrivning är ej en del av utvärderingen. Anbudsgivaren ska bifoga dokument "Handlingsplan" där anbudsgivare beskriver hur de ska täcka och säkerställa behovet av beredskapstolkning enligt de krav som ställs. (Bifogat dokument) Har anbudsgivaren bifogat dokument "Handlingsplan"? (/ svar) Anställningsförhållanden All personal i leverantörens verksamhet ska för uppfyllande av åtagandet enligt detta avtal vara anställd av leverantören eller på annat sätt i avtal vara fast knuten till leverantören. Endast tolkar som finns på leverantörens bemanningslistor (bilaga 2) kan användas. De tolkar som inte finns angivna i bemanningslistan får ej utföra tolkuppdrag. I de fall där det framkommer att tolk som inte finns i godkänd bemanningslista utgår det ej någon ersättning till leverantören. Accept på krav anställningsförhållanden? (/ svar) Personalförändringar Leverantören ska omgående informera TC om personalförändringar för tjänstens utövande sker. En uppdaterad bemanningslista ska skickas till TC senast en vecka efter det att personalförändringen skett, förteckning ska innehålla; utbildningsbevis, auktorisationsbevis samt CV med erfarenhet och kompetens. Förändring av personalsammansättningen får inte medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller erbjudna kapacitet påverkas enligt ramavtalet. Detta anses som avtalsbrott. Accept av krav vid personalförändringar? (/ svar) Övrig personalfrågor Om personal uppträder på olämpligt sätt kan TC kräva att denna inte längre får utföra tjänster för TC' s räkning. Leverantören är skyldig att byta ut personal som TC anser sakna erforderlig kompetens/erfarenhet för uppdraget. Leverantören är skyldig att se till att det finns kompetenta ersättare. Accept av krav personalfrågor? (/ svar) Identitetshandlingar mm Sida 8 av 9
Tolk ska för varje tolkuppdrag som gäller en ny tolkanvändare visa giltig legitimation/ identitetshandling. Tolken ska bära namnskylt med texten TOLK samt tolkens namn och ramavtalsleverantörens namn på företaget. Underleverantör som utför tolkuppdrag åt leverantör som omfattas av ramavtalet ska ha namnskylt enligt ovan med ramavtalsleverantörens namn på företaget. Leverantören förväntas bära för tolkuppdraget anpassad klädsel och inte använda starkdoftande parfym/rakvatten eller lukta rök av hänsyn till allergi etc. Accept krav på identitetshandlingar? (/ svar) Användning av underleverantör Leverantör har inte rätt att anlita underleverantörer utan att inhämta TC:s skriftliga godkännande. Leverantören ska ansöka om att kunna använda en underleverantör skriftligt till TC. Endast efter TC:s godkännande kan underleverantör användas. Av leverantören anlitade underleverantörer är leverantören gentemot beställaren ansvarig för samtliga åtgärder som med avseende på uppdraget vidtagits eller underlåtits av den leverantören anlitat. Accept krav på användning av underleverantör? (/ svar) Sida 9 av 9