5. Gå igenom inställningar för anställda och företag

5. Gå igenom inställningar för anställda och företag I år har det skett förändringar i rutinen för kontrolluppgifter på grund av Skatteverkets nya regler gällande kontrolluppgifter. För att du med automatik ska få med korrekta uppgifter på de anställdas kontrolluppgifter, rätt företagsuppgifter i kontrolluppgiftsfilen samt att du ska få med korrekta inställningar på dina anställda över till det nya innevarande året, när du gör rutinen Nytt kalenderår, är det viktigt att du gör de två stegen nedan innan du byter år samt skapar ditt kontrolluppgiftsregister. Gå även in under menyn Arkiv Företagsuppgifter för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Kortfattad beskrivning av de steg du behöver göra: Steg 1 - Ändra/komplettera personuppgifter Inställningar som kontrolleras i rutinen Ändra/komplettera personuppgifter är: personnummer samordningsnummer födelsetid namn specifikationsnummer Steg 2 Anställdaregistret Du behöver själv kontrollera och justera i anställdaregistret om du har anställda som: saknar fullständig adress har en ifylld bilkod men inte har förmånsbil längre återanställts men har kvar ett avgångsdatum ska ha markering för att få sin KU via e-post samt deras e-postadress är födda på 2000-talet och ska ha sekelsiffra 20 Observera att om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt både i det föregående och i det innevarande året. Utförlig beskrivning av de steg du behöver göra finns på nästa sida. 1

Steg 1 Ändra/komplettera personuppgifter Gå in under menyn Verktyg Kontrolluppgifter Ändra/komplettera personuppgifter för att säkerställa att alla anställda som du ska lämna kontrolluppgifter för har korrekt personnummer/samordningsnummer, födelsetid, namn och specifikationsnummer. Rutinen är inställd på att visa de anställda som har en uppgift som behöver korrigeras för att komma med i filen till Skatteverket, vilket är personer som har rödmarkerade eller gula fält och/eller saknar markering i rutan Godkänd. Kommer det inte upp några anställda i denna rutin har du ingenting att korrigera och kan gå direkt till steg 2 i denna punkt. Börja med att kontrollera kolumnerna Förnamn och Efternamn. Observera rutan Vi har förnamnet först i anställdaregistret längst upp till vänster i bilden ovan. Om de anställda har förnamnet först i anställdaregistret ska du markera denna ruta innan du trycker på knappen Spara. När du trycker på knappen Spara görs ytterligare kontroller, vilket kan göra att listan över anställda att korrigera minskar. Fortsätt sedan att kontrollera resten av uppgifterna. För- och efternamn För- och efternamn redovisas separat i kontrolluppgiftsfilen för anställda som har samordningsnummer eller födelsetid. Om programmet inte med säkerhet kan placera förnamn i kolumnen Förnamn och efternamn i kolumnen Efternamn blir namnfälten gulmarkerade. Dela upp namnet i rätt kolumn och tryck på knappen Spara. Om något av namnfälten fortfarande är gult efter att du sparat och personen blivit godkänd (att namnet inte längre är rödmarkerat och rutan Godkänd är markerad) kan du gå till nästa person som behöver kompletteras. Personnummer/Samordningsnummer För att kunna rapportera kontrolluppgifter till Skatteverket krävs att de anställda har ett fullständigt personnummer eller samordningsnummer ifyllt i anställdaregistret. Personer som saknar eller har ofullständigt person-/samordningsnummer måste ha en födelsetid. En anställd med samordningsnummer ska kompletteras i anställdaregistret med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt i anställdaregistret. 2

När du registrerar rätt personnummer/samordningsnummer under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Personnummer på fliken Allmänt i anställdaregistret. Födelsetid Om en anställd saknar personnummer eller att bara de 8 första siffrorna i personnumret finns, får du ett meddelande och en fråga om du vill ange en födelsetid. Vilka regler som gäller för registrering av födelsetid ser du i meddelandet. Har en anställd ett ofullständigt personnummer, exempelvis 19760326-0000, ska födelsetid vara 19760326xxx där xxx är ett löpnummer mellan 001-999. Födelsetid ska vara 11 tecken långt och får endast innehålla siffror, inte bokstäver eller andra tecken. En anställd med angiven födelsetid ska kompletteras med namn, gatuadress, postnummer samt postort på fliken Allmänt. När du registrerar födelsetid under Ändra/komplettera personuppgifter och trycker på knappen Spara uppdateras samtidigt fältet Födelsetid på fliken Statistik mm i anställdaregistret. Specifikationsnummer Alla kontrolluppgifter måste ha ett Specifikationsnummer. I samband med att du skapar dina kontrolluppgifter genereras specifikationsnummer 1 på samtliga anställda som saknar specifikationsnummer, vilket är helt korrekt. Kontrollera att de anställda, som har dubbla anställningar, har olika specifikationsnummer på respektive anställning i anställdaregistret. Om du sedan tidigare registrerat specifikationsnummer på personer med flera anställningar är dessa sparade i anställdaregistret och används som tidigare. Steg 2 Anställdaregistret Gå in under menyn Register - Anställda för att säkerställa att resterande uppgifter på de anställda är korrekta. Fliken Allmänt Adress De anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, alltså har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. Sekelsiffra De anställda som är födda på 2000-talet ska ha siffran 20 angiven som sekelsiffra. Avgångsdatum Kontrollera att anställda som återanställts under året inte har ett datum ifyllt i rutan Avgångsdatum. Fliken PA KU Via E-post Kontrollera att de anställda som ska få sin kontrolluppgift via e-post har en markering i rutan KU Via E-post på fliken PA i anställdaregistret. Om den anställde ska få sin kontrolluppgift på papper behövs ingen markering. Kontrollera även att dessa anställda har en korrekt e-postadress på fliken Allmänt, även de som slutat och har ett avgångsdatum under året som ska få sin kontrolluppgift via e-post. 3

Fliken Statistik mm Kontrolluppgift Ska du lämna KU13 eller KU14 för några av dina anställda måste du komplettera med utländskt skatteregistreringsnummer, så kallat TIN-nummer samt landskoder för bland annat medborgarskap. För KU14 ska du även fylla i landskod för arbetsland. Företagsledare/Delägare Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Vad som avses med Delägare kan du läsa på Skatteverkets hemsida, genom att klicka här» Fliken Bilförmån Bilkod Om de anställda har en bilkod ifylld under fliken Bilförmån men inte haft förmånsbil under år 2015 alternativt att de har haft förmånsbil under året men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. Ett lätt sätt att kontrollera detta är att gå till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och ta ut rapporten Personuppgifter. Till höger i beställningsbilden markerar du Anställningsnummer, Bilkod och Ackumulator 1. För att få ackumulator 113 Bilförmån utskriven skriver du en text samt nummer 113 i rutorna under Ackumulator 1. På rapporten ser du om någon anställd saknar antingen bilkod eller värde i ackumulator 113 och du får korrigera därefter: Om den anställde haft förmånsbil under året: - Värde finns men ingen bilkod skriv in bilkoden i anställdaregistret. Om den anställde inte haft förmånsbil under året: - Bilkod finns men inget värde ta bort bilkoden. Om du hanterar stora volymer av förmånsbilar kan du ta hjälp av kontrollen som finns under menyn Register Kontrolluppgifter punkten Validera/skapa fil till Skatteverket. En logglista skapas över de uppgifter som inte har korrekt format och som måste korrigeras. Rutinen Validera/skapa fil till Skatteverket beskrivs i punkt 7 Kontrolluppgifter. Har den anställde haft flera bilar under året, kan du välja den senaste bilens bilkod. 4

Fliken Utbetalning/försäkring Fora Gå igenom ditt anställdaregister och genomför eventuella korrigeringar och kompletteringar av AFArapporten till Fora försäkringscentral. Gå till fliken Utbetalning/försäkring, eller ta hjälp av rapporten Personuppgifter under Egna rapporter, och kontrollera att inställningarna för AFA-försäkringarna stämmer för dina anställda. Så här ser inställningarna för AFA ut i anställdaregistret. Om du istället vill skriva ut en Egen rapport över dessa inställningar går du till menyn Analys - Rapporter - fliken Egna rapporter och väljer Personuppgifter. Under Urval av fält markerar du den information du vill ha ut på rapporten, exempelvis anställningsnummer, namn och de fält som har med AFA att göra. Rapporten kan då se ut så här: Arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i fältet Förlängt avtal t om (datum) för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal. 5

Tjänsteman Markera här för dina tjänstemän. Deras löneuppgifter kommer inte med i filen men summeras på slutliga uppgifter på sidan 3. För tjänstemän redovisas all utbetald lön till och med månaden innan de fyller 65 år. Ej AFA Om personen inte ska ingå i AFA-rapporten anger du koden ej AFA. VD Den person som är VD för företaget ska ha en extra markering i kryssrutan VD. Markeringen innebär att årslönen för denna person utesluts ur det belopp som ligger till grund för inbetalningen till Trygghetsrådet. Från och med 2012 särredovisas VD-lönen på en separat rad på sidan 3. Definition av VD beskrivs på Foras hemsida. Arbetare blev tjänsteman (datum) Om den anställde har bytt anställning från arbetare till tjänsteman under året, ska endast lön för tiden som arbetare vara med i filen och lönen för tiden som tjänsteman ska vara med i summeringen på sidan 3. Det finns en speciell funktion som hanterar detta genom att du i anställdaregistret anger datum då anställningsformen ändrades. Tjänsteman blev arbetare (datum) Om den anställde har bytt anställning från tjänsteman till arbetare under året fyller du i datum för förändringen. Programmet summerar bruttolön från och med det datum som tjänstemannen blivit arbetare och redovisar lönen för arbetaren i filen och lönen för tiden som tjänsteman i summeringen på sidan 3. Tänk även på att flytta markeringen från Tjänsteman till Arbetare i anställdaregistret. Förlängt AFA avtal t om (datum) Om det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod, att den anställde fortsätter att arbeta efter fyllda 65 år, ska du ange ett t om datum i detta fält. Ackumulator 172 Lön AFA Löneuppgifterna avser bruttolön och ska anges efter eventuella bruttolöneavdrag. För att AFA-rapporten ska generera korrekta uppgifter måste du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha angivit ett kryss i rutan AFA-lön (belopp). För att det ska bli lätt att kontrollera detta kan du ta ut en Förkortad löneartslista under menyn Analys - Rapporter - fliken Register. Du får en lista över alla dina lönearter och ser vilka lönearter som är kopplade eller inte kopplade till ackumulator 172 Lön AFA: Om denna markering saknats under året så har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 Lön AFA genom att gå in och kryssmarkera rutan AFA-lön på lönearten och därefter välja att räkna om ackumulatorvärden. Funktionen hittar du under menyn Register - Registervård - Räkna om ackumulatorvärden. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året. Om du ska Räkna om ett ackumulatorvärde ska du vara noggrann med att ta en säkerhetskopia innan. 6