Sammanträdesdatum 1(19) Plats och tid Götenesalen, Centrumhuset kl. 8.30-10.45, 11.00 Beslutande Övriga deltagande Karl-Gustaf Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Bengt Sävhammar (KD) för Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Per Svensson (S) för Klas-Åke Jansson (C) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Göran Gustafsson, förvaltningschef Lena Skogh, sekreterare Pernilla Geidvall, controller 11-13 Mats Flygelholm, controller 11-13 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost 11-13 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 11-13 Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård 11-13 Ove Nordström (V) Utses att justera Camilla Skog Justeringens tid och plats: Centrumhuset den 28 februari 2013 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Skogh 11-13,15 Ordförande Karl-Gustaf Bynke Justerande Camilla Skog ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget under tiden 2013-03-01 2013-03-22 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh
Sammanträdesdatum 1(19) Plats och tid Götenesalen, Centrumhuset kl. 10.45-10.55, 11-12 Beslutande Övriga deltagande Karl-Gustaf Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Bengt Sävhammar (KD) för Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Per Svensson för Klas-Åke Jansson (C) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Göran Gustafsson, förvaltningschef Lena Skogh, sekreterare Pernilla Geidvall, controller 14 Mats Flygelholm, controller 14 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost 14-18 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 14 Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård 14 Ove Nordström (V) Utses att justera Camilla Skog Justeringens tid och plats: Harven den 6 mars kl. 16 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Skogh 14, 16-24 Ordförande Karl-Gustaf Bynke Justerande Camilla Skog ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget under tiden 2013-03-07 2013-03-28 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 Sida Innehållsförteckning sidan 11 Bokslut 2012 för utförarstyrelsen 3 12 Beslut om intern kontroll 2012 4 13 Beslut om intern kontrollplan 2013 5 14 Ekonomisk rapport 6 15 Beslut om yttrande över fördjupad översiktsplan 7 för Skara tätort 16 Detaljplan för Neptunus 6, Skara kommun 9 17 Detaljplan för nytt höglager, Gunnar Dafgård AB 10 18 Beslut om att inrätta tjänst som sakkunnig och 11 nutritionist inom kostenheten 19 Information om kostenkät inom hemvården i 13 Skara kommun 20 Information om utvärdering av beställar- och 14 utförarorganisationen 21 Val av representant till folkhälsorådet i Götene 15 kommun 22 Anmälan av delegationsbeslut 16 23 Meddelanden 17 24 Övriga frågor 19
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 3 Sida Us 11 Diarienummer : US11-103 Bokslut 2012 för Utförarstyrelsen Skara - Götene Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner upprättat bokslut och verksamhetsberättelse för 2012 och överlämnar ärendet till kommunstyrelsen i Skara respektive Götene kommun. Utförarstyrelsen förklarar paragrafen omedelbart justerad. Bakgrund Förvaltningen för Service och har upprättat bokslut samt uppföljning av utförarstyrelsens mål. Bifogade handlingar är den redovisning som förvaltningen lämnar till ekonomiavdelningarna i Skara respektive Götene kommuner för sammanställning av kommunernas årsredovisningar. Skara Positivt resultat på 11 miljoner 680 tusen kronor vilket innebär en positiv avvikelse med 4 miljoner 220 tusen kronor då fastighetsavdelningen hade budgeterat för 7 miljoner 460 tusen kronor i överskott. Resultatet innefattar följande positiva avvikelser, fastighet 9 miljoner 388 tusen kronor, kost 1 miljon 936 tusen kronor och lokalvård 356 tusen kronor. Götene Negativt resultat på 1 miljon 480 tusen kronor och innefattar följande avvikelser, gata/park minus 1 miljon 188 tusen kronor, fastighet 69 tusen kronor, lokalvård minus 238 tusen kronor, kost minus123 tusen kronor. Budgeten var redan från början underfinansierad med 846 tusen kronor då oenighet om kost- och lokalvårdspriser förelåg. Beslutsunderlag Årsredovisning för Utförarstyrelsen 2012 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen i respektive kommun Ekonomchefen i respektive kommun
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 Sida Us 12 Diarienummer: US12-18 Beslut om intern kontroll 2012 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner rapporten om den interna kontrollen 2012. Rapporten innehåller redovisning av fyra granskningsområden för 2012. Brister finns i en av granskningspunkterna: delegationsbeslut anmäls till nämnden. Berörda chefer ska informeras om vad delegationsbeslut innebär och hur de ska hanteras. Utförarstyrelsen förklarar paragrafen omedelbart justerad. Bakgrund I kommunallagens 6:e kapitel, 7, fastställs nämndernas ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Nämnderna ska årligen upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Under 2012 har kommunstyrelsen rekommenderat ett antal områden som nämnderna kan granska samt angivit ett antal frivilliga områden för granskning. De rekommenderade områdena är att delegationsordningen efterlevs, beslutsattestant inte är personlig när det gäller inköp, mobil och kurskostnader, att inköp följer gällande ramavtal. Som frivilliga kontrollområden beslutade utförarstyrelsen att inköp följer gällande ramavtal, intern kontroll av att personer med attestansvar inte står i beroendeställning till personer inom granskningsområdet samt tydlighet i nämndens interna kontrollrutin vart man ska vända sig vid eventuell anmärkning. Beslutsunderlag Internkontroll 2012 Utförarstyrelsen Beslutet skickas till Kommunstyrelsens revisorer i Skara Avdelningschefer Service & Teknik
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 5 Sida Us 13 Diarienummer: US13-28 Beslut om intern kontrollplan 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen antar upprättat förslag till internkontroll 2013. Utförarstyrelsen förklarar paragrafen omedelbart justerad. Bakgrund I kommunallagens 6:e kapitel, 7, fastställs nämndernas ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Nämnderna ska årligen upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Under 2013 har kommunstyrelsen rekommenderat ett antal områden som nämnderna kan granska samt angivit ett antal frivilliga områden för granskning. De rekommenderade områdena som kommunstyrelsen har beslutat om och som nämnderna bör granska är att delegationen efterlevs, att beslutsattestant inte har personlig nytta vid inköp samt att inköp följer ramavtal Som frivilliga kontrollområden för utförarstyrelsen föreslås upphandlingsrutiner fastighet, representation samt höga kostnader för mobiltelefoner. Beslutsunderlag Förslag till intern kontrollplan 2013 Expedieras till Kommunstyrelsens revisorer i Skara Avdelningschefer Service & Teknik
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 Sida Us 14 Ekonomisk rapport Kommunfullmäktige i Skara har beslutat att alla nämnder och styrelser under 2013 ska redovisa en övergripande ekonomisk rapport varje månad. Under året kommer fyra prognoser att redovisas. Den ekonomiska rapporten varje månad kommer därför att innehålla de mer övergripande och viktiga händelserna under perioden.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 Sida Us 15 Diarienummer: US12-194 Fördjupad översiktsplan för Skara tätort Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen lämnar följande yttrande över fördjupad översiktsplan för Skara tätort: Planen är omfattande och beskriver på ett bra sätt möjligheterna för Skaras fortsatta utveckling. I det framtida arbetet är det viktigt att förslagen prioriteras och tidsplaneras så att planering görs i god tid före genomförande. Det bör klarläggar vem som ansvarar för respektive projekt. Kostnadsbedömningar och driftkostnader bör redovisas. Synpunkter på samrådshandlingen: Sidan 43: Kommunen ska verka för nya parkeringar i stadskärnans randområden och längs gator. Det bör framhållas att det ska ske på ett trafiksäkert sätt. Sidan 56: Skötselplaner är viktiga för att kommunens beställare- och utförarorganisation ska fungera. Sidan 59: Bättre skyltning i stadskärnan bör förtydligas. Vägmärken är beroende av beslut om reglering. Kan reklamskyltning styras kan det ha fördelar. Sidan 63: Verksamhetsområde Hospitalet, tillfart till området behöver studeras. Verksamhetsområde Hingsten, tillfart till området behöver studeras. Sidan 64: Verksamhetsområde Skaravallen, tillfart till området behöver studeras, hur påverkas Hindsbogatan. Sidan 67: Handelsområde Tranan, tillfart till området behöver studeras. Sidan 69: Verksamhetsområde Munkatorp (U6) det är inte möjligt att för gång- eller cykeltrafik att komma till området på ett säkert sätt
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 8 Sida Us 15 fortsättning Sidan 70: Idrottsområde Vilan (U8), tillfart till området behöver studeras. Sidan 72: Utförarstyrelsen ska aktivt följa utredningar, planer och program, särskilt punkterna trafikstrategi, ny parkeringsnorm och grönplan Utförarstyrelsen förklarar paragrafen omedelbart justerad. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2007 att ge Samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram en fördjupad översiktsplan för Skara tätort (FÖP). FÖP:en är ett övergripande styr- och inriktningsdokument som kommer att vara grunden för Skaras strategiska utveckling inom en rad olika områden, exempelvis bostads- och verksamhetsutveckling, inriktning för transportinfrastruktur med mera. Den fördjupade översiktsplanen är också en vägledning för olika former av lov och tillståndsgivning inom planområdet. Samrådsförslaget består av ett planförslag med miljökonsekvensbeskrivning, karta över markanvändning (bilaga 1) samt riksintressen och förordnanden (bilaga 2). Planen tar upp förslag på ett stort antal utvecklingsområden i Skara tätort, och förbättringsförslag i befintlig bebyggelse samt förslag på utredningar. Förslagen är omfattande och tanken är att ge möjlighet till genomförande över en längre tid. Beslutsunderlag Förslag till översiktsplan för Skara tätort Tjänsteskrivelse från trafikingenjör Bo Hermansson Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadskontoret
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 9 Sida Us 16 US13-12 Detaljplan för del av Neptunus 6, Skara kommun Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen lämnar följande yttrande över detaljplan för kvarteret Neptunus 6: Detaljplanen berör endast kvartersmark och påverkar inte trafiksituationen i området. De träd som blir kvar har troligtvis dåliga förutsättningar för att klara sig då skador på rötterna lätt uppstår i samband med schaktarbeten. Att ta bort träden eller att plantera nya träd är alternativa lösningar. Bakgrund Samhällbyggnadskontoret har tagit fram en detaljplan för Neptunus 6, där syftet med planläggningen är att möjliggöra en utbyggnad av Stadshotellets konferensoch teaterlokal. Beslutet skickas till: Samhällsbyggnadskontoret
Sammanträdesdatum 10 Us 17 Diarienummer: US13-13 Detaljplan för nytt höglager Källbytorp 2:28, Gunnar Dafgård AB Förslag till beslut Utförarstyrelsen lämnar följande yttrande över detaljplan över nytt höglager vid Gunnar Dafgård AB: Det är viktigt att vägen byggs enligt instruktioner från Service och med en sektion som motsvarar nuvarande väg. Detta för att tillgodose de oskyddade trafikanternas säkerhet. I övrigt inga synpunkter då detaljplanen endast berör kvartersmark. Bakgrund Miljö- och bygglovnämnden i Götene har tagit fram en detaljplan som möjliggör för Gunnar Dafgård att utöka verksamheten med ett höglager. Beslutet skickas till: Miljö- och bygglovnämnden
Sammanträdesdatum 11 Us 18 Diarienummer: US13-34 Beslut att inrätta tjänst som sakkunnig och nutritionist inom kostenheten Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar utveckla kvalitet och effektivitet inom kostenheten genom att skapa en tjänst som sakkunnig och nutritionist. Kostenheten täcker kostnaden genom effektivisering inom recepturen (utarbeta recept och näringsberäkna) samt minskat matsvinn i produktionen. Ett år efter tillsättningen av tjänsten vill utförarstyrelsen ha en utvärdering av resultatet inom kostenheten. Bakgrund Sedan 1 juli 2011 finns en ny skollag (SFS 2010:100) med krav på att skolmaten ska vara näringsriktig och där måltiden är att betrakta som en del i utbildningen. Allt fler barn, ungdomar och även äldre får diagnoser som kräver olika speciella, invecklade och komplicerade dieter. Att utveckla receptur, råvaror och portionsstorlekar (näringsmässigt) innebär dels att bättre leva upp till lagens krav dels att höja kvalitén på den mat som serveras. Det innebär också besparingar i form av lägre råvarukostnader och mindre svinn. En nutritionist är både ur ett hälsoperspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv värdefullt. Kostenheten har cirka 60 årsarbetare och serverar sju tusen gäster så gott som dagligen. Livsmedelsbudgeten för 2013 är cirka18 miljoner 500 tusen kronor. En effektivare receptur samt ett minskat svinn i produktionen beräknas minska denna kostnad med tre till fyra procent. En kompetensförstärkning inom kostenheten ökar möjligheterna till utbildning och utveckling av personalen. Detta kommer efter hand att ytterligare öka kvalitet och effektivitet.
Sammanträdesdatum 12 Us 18 fortsättning Vidare kan det systematiska kvalitetsarbetet drivas på ett tydligare sätt. De flesta, både unga och äldre, är väl medvetna om kostens betydelse för ett barns utveckling och prestation. Nutritionsinsatser inom skola och barnomsorg behöver därför ökas för att tidigt lägga grund för hälsosamma matvanor i Sverige.
Sammanträdesdatum 13 Us 19 Information om kostenkät inom hemvården i Skara kommun En enkätundersökning inom hemvården från dem som får matlådor levererade till sitt hem är genomförd. Enkäten är ännu inte helt sammanställd men kostchefen redovisade resultatet så långt det är färdigt. En fullständig redovisning kommer när enkätsvaren är helt sammanställda.
Sammanträdesdatum 14 Us 20 Information om utvärderingen av beställar- och utförarorganisationen Utvärdering av beställar-utförarorganisationen är klar och presenterad för uppdragsgivarna, politiker och tjänstemän vid dialogmötet den 6 februari. Utvärderingen visar bland annat på att syftet med organisationen inte är klart uttalat och förutsättningar för organisationen har inte riktigt funnits. Kommundirektörerna i Skara och Götene har fått i uppdrag att ta fram förslag till åtgärder utifrån. Förslagen ska redovisas på respektive kommunstyrelser i april 2013.
Sammanträdesdatum 15 Us 21 Val av representant till folkhälsorådet i Götene kommun Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar utse Kerstin Karlsson (S) till utförarstyrelsens representant i folkhälsorådet i Götene kommun. Bakgrund Utförarstyrelsen ska utse en representant till Götenes Folkhälsoråd. Owe Rosenberg (M) föreslår att Kerstin Karlsson (S) utses till utförarstyrelsens representant i folkhälsorådet.
Sammanträdesdatum 16 Us 22 Diarienummer: US13- Anmälan av delegationsbeslut Förvaltningen för service och anmäler delegationsbeslut enligt förteckning nummer 14-15. Utförarstyrelsen godkänner och lägger delegationsbesluten till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 14 Enhetschef lokalvården Anställning vikariat Naod Yonas 15 Tillsvidareanställning Anita Petersson 16 Förvaltningschefen Revidering av dokumenthanteringsplan 2011-2014 US13-27
Sammanträdesdatum 17 Us 23 Meddelanden Förvaltningen för service och anmäler meddelande enligt förteckning nummer 9-22. Nr Från Ärende Dnr 9 Serviceutskottet Beställning av hinder mot bilkörning på grönyta i Axvall 10 Fortsatt röjning av obebyggda tomter i Axvall 11 Beställning av räcke utmed bro till brukshundsklubbens stuga 12 Beställning utbyggnad av gator i Sörskogens bostadsområde etapp 1 13 Beställning bygge av tillfällig väg utmed Storsvängen vid Svenska Lantägg 14 Kommunstyrelsen, Götene Beslut om start av investeringsprojekt Sörboleden 15 Beslut om start av investeringsprojekt gång- och cykelvägar i Hällekis och Källby 16 Beslut om start av investeringsprojekt, förbättrad trafiksituation på Sjökvarnsvägen i Källby US13-6 US13-6 US13-6 US13-6 US13-6 US13-14 US13-14 US13-14
Sammanträdesdatum 18 Us 23 fortsättning 17 Götene kommuns beställare Beställning, hjälp vid översvämningar och höga vattenflöden US13-24 18 Serviceutskottet Uppdrag att arbeta fram en plan för det eftersatta underhållet i fastigheter US11-162 19 Beställaren Götene kommun Beställning takfläktar till Folkets park US13-22 20 Länsstyrelsen Beställning av röjning och avverkning i naturreservatet Skålltorp, Axvall 21 Samhällsbyggnadskontoret Beställning trafikräkning på Storsvängen i Skara US12-188 US13-6 22 Beställaren Götene kommun Beställning restaurering av Sörboleden US13-24
Sammanträdesdatum 19 Us 24 Övriga frågor Lars Johansson (S) frågar om vitesföreläggande i form av miljösanktionsavgift för försent inkomna kontroller av aggregat- och kylanläggningar. Nämndsekreteraren påminner om att till utförarstyrelsens sammanträde 4 april kommer kallelse och handlingar endast att skickas ut via läsplattorna.