Ajournering för fika , för lunch Ove Nordström (V) 91-97

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (18) Utförarstyrelsen Plats och tid: Lundsbrunns kurort kl Ajournering för fika , för lunch Beslutande: Karl-Gustav Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Per Svensson (S) ersätter Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Klas-Åke Jansson (C) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Ersättare: Bengt Sävhammar (KD) 91 Ove Nordström (V) Övriga närvarande: Lena Skogh, sekreterare Göran Gustafsson, förvaltningschef Mats Flygelholm, controller Stefan Svensson, avdelningschef fastighet Mats Bäck, avdelningschef gata/park Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost

2 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (18) Justering : Klas-Åke Jansson Plats och tid: Harven den 16 december kl Justerade paragrafer: Underskrifter Sekreterare: Ordförande: : Lena Skogh Karl-Gustaf Bynke Klas-Åke Jansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: Utförarstyrelsen : Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh

3 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (18) Innehållsförteckning Us 91 Val av protokolljusterare... 4 Us 92 Godkännande av dagordningen... 5 Us 93 Utförarstyrelsens styrkort... 6 Us 94 Beslut om intern kontroll Us 95 Beslut om sammanträdesdagar Us 96 Förslag till överlåtelse av högspännings-transformatorer Us 97 Förslag om drift och underhåll av skolskogar i Skara kommun Us 98 Förslag undersökning och förprojektering av dämmet i Bernstorp Us 99 Information om arbetsmiljöstudie Us 100 Information om Hälsa för medarbetare Us 101 Anmälan av delegationsbeslut Us 102 Redovisning av meddelanden Us 103 Övriga frågor... 18

4 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (18) Us 91 Val av protokolljusterare Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar välja Klas-Åke Jansson (C) som justerare av protokollet för dagens sammanträde.

5 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (18) Us 92 Godkännande av dagordningen Utförarstyrelsens beslut Förvaltningschefen anmäler en rapport om vinterväghållningen. Utförarstyrelsen beslutar godkänna dagordningen för dagens sammanträde.

6 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (18) Us 93 Dnr US Utförarstyrelsens styrkort Utförarstyrelsen inleder dagens sammanträde med att arbeta med nämndens styrkort under förmiddagen. Tidplanen för nämndens styrkort under 2014 är avrapportering av sammanställningen av styrkorten till nämnden i februari, information om målarbetet i april, i september beslutar nämnden om budget och verksamhetsplaner där styrkorten redovisas.

7 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (18) Us 94 Dnr US13-28 Beslut om intern kontroll 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner rapporten om den interna kontrollen Rapporten innehåller redovisning av sex granskningsområden för Brister finns i tre av granskningspunkterna: upphandlingsrutiner fastighet, representation och delegation. Förvaltningen ska arbeta fram en rutin för representation och som ska förmedlas ut i organisationen, ytterligare information om upphandlingsrutiner vad gäller att anbudshandlingar ska diarieföras samt informera ledningsgrupp om vad delegationsbeslut innebär och hur de hanteras. Sammanfattning av ärendet I kommunallagen 6 kap 7, fastställs nämndernas ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Nämnderna ska årligen upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Under 2013 har kommunstyrelsen rekommenderat ett antal områden som nämnderna kan granska samt angivit ett antal frivilliga områden för granskning. De rekommenderade områdena är: Att delegationsordning följs och beslut anmäls till nämnd. Beslutsattestant ska inte avse inköp som kan vara till personlig nytta, t.ex. kurskostnader, mobil och bensin. Inköp ska följa gällande ramavtal. Frivilliga områden beslutade av utförarstyrelsen: Upphandlingsrutiner fastighet, att anbudshandlingar diarieförs. Representation, att uppgifter om deltagare och syfte är angivet vid internoch extern representation samt att momsen är korrekt. Mobiltelefoner, kontroll av höga belopp på mobiltelefonräkningar. Beslutsunderlag Internkontroll 2013

8 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (18) Us 94 fortsättning Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsens revisorer Avdelningschefer inom förvaltningen för Service och Teknik

9 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (18) Us 95 Dnr US Beslut om sammanträdesdagar 2014 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar om sammanträdesdagar 2014 enligt nedanstående. Utförarstyrelsens sammanträdesdag är torsdagar kl Presidiet sammanträder två veckor innan nämnden på torsdagar kl Sammanfattning av ärendet Enligt reglementet för utförarstyrelsen ska åtta sammanträden planeras in per år. Följande dagar är föreslagna: 30 januari 24 september (onsdag) 27 februari 13 november 3 april 11 december 15 maj 12 juni Utförarstyrelsens presidium sammanträder torsdagar kl följande dagar: 16 januari, 13 februari, 20 mars, 30 april (onsdag), 28 maj (onsdag), 11 september, 30 oktober och 27 november. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges sammanträdesplan 2014 Kf 65

10 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (18) Us 96 Dnr US Förslag till överlåtelse av högspänningstransformatorer Utförarstyrelsens förslag Utförarstyrelsen föreslår kommunstyrelsen i Götene att besluta om överlåtelse av högspänningsställverk vid Centrumhuset och Västerbyskolan till nätägaren. Kostnaden för överlåtelsen är beräknad till 300 tusen kronor. Sammanfattning av ärendet För samtliga fastigheter utom Centrumhuset och Västerbyskolan köper vi elektricitet som lågspänning. Att köpa elektricitet som högspänning innebär att köparen ansvarar för transformatorn som omvandlar från högspänning till lågspänning. Fastighetsavdelningen har inte kompetens att ansvara för högspänningstransformatorer utan det naturliga är att nätägaren äger och ansvarar för dessa. Nätägare är i detta fall Götene Elförening. Fastighetsavdelningen har varit i kontakt med Götene Elförening för att diskutera frågan. Även Götene Elförening ser det som naturligt att de äger transformatorerna. Då det finns ett mycket stort eftersatt underhåll på transformatorerna så är Götene elförening beredda att ta över transformatorn för en kostnad av 300 tusen kronor. Alternativt måste vi själva renovera för en uppskattad kostnad av 620 tusen kronor. En jämförelse av kostnaderna är utförd som visar att det långsiktigt är bra med en överlåtelse. Beslutsunderlag Kostnadsjämförelse av överlåtelse eller behållning av högspänningstransformatorer i Götene. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen i Götene

11 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (18) Us 97 Dnr US Förslag om drift och underhåll av skolskogar i Skara kommun Utförarstyrelsens förslag Utförarstyrelsen beslutar att föreslå serviceutskottet att göra en tilläggsbeställning av drift och underhåll för skolskogarna 2014, samt att i budget för 2015 och framåt lägga till det i årsbeställningen. Sammanfattning av ärendet Under 2010 ansökte Skara kommun om och fick bidrag från Länsstyrelsen för att uppföra sex skolskogar. Service och teknik fick uppdraget att bygga vindskydd, eldstäder och anlägga stigar vilket utfördes under Efter att skolskogarna blivit klara har inga medel funnits för drift och underhåll. Detta har inneburit att vindskydden och omgivningarna inte kunnat hållas i det skick som vore önskvärt. Den årliga kostnaden för drift och underhåll beräknas till 80 tusen kronor per år de kommande tre åren och 45 tusen kronor per år därefter. Paragrafen ska skickas till Serviceutskottet

12 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (18) Us 98 Dnr US Förslag undersökning och förprojektering av dämmet i Bernstorp Utförarstyrelsens förslag Utförarstyrelsen beslutar att föreslå serviceutskottet att göra en tilläggsbeställning på en utredning och förprojektering om vad som bör göras med dämmet vid Bernstorp samt vad det skulle innebära för kostnader, som underlag för budget Sammanfattning av ärendet För att hålla vattennivån i Hindsbosjön finns ett dämme anlagt i den västra delen av sjön. Dämmet är en betong- och stålkonstruktion som anlades runt Det har under åren gjorts förstärkningsarbeten men när och vem som gjort dessa finns inte dokumenterat. Då det framkom att konstruktionen troligtvis hade brister beställde Service & Teknik en inspektion av dämmet vilken utfördes Inspektionen visade att det finns brister som måste åtgärdas. För att ta reda på vilka åtgärder som kan göras och vilka kostnader det medför måste detta utredas vidare. En utredning och förprojektering beräknas kosta cirka 100 tusen kronor. Beslutsunderlag Inspektionsprotokoll Paragrafen ska skickas till Serviceutskottet

13 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (18) Us 99 Information om arbetsmiljöstudie Avdelningschef Åsa Alvner informerar om en arbetsmiljöstudie som är utförd tillsammans med HR-avdelningen. Bakgrunden till studien är att det förts diskussioner om att lägga ut den kommunala lokalvården på entreprenad. Den kommunala lokalvården styrs av kommunallagen och drivs utan vinstsyfte medan privat lokalvård styrs av aktiebolagslagen med krav på vinst i bolaget och där marknaden styr. Mot bakgrund av detta är det intressant att undersöka hur arbetsförhållandena är inom kommunal och privat regi. Studien baseras på ett antal nyckeltal som redovisas i personalbokslutet samt intervjufrågor som bygger på krav, kontroll och stödmodellen. Dessutom har frågor om total trivsel och om man skulle rekommendera sin arbetsplats ställts. Det privat städbolag som deltagit i jämförelsen har ett gott anseende. Inom kommunen har man en högre trygghet i anställning genom mer tillsvidareanställningar. Det privata städbolaget använder mer vikarier och timanställda, vilket kan förklaras med att städuppdragen varierar mer över tid. De anställda inom det privata bolaget rekommenderar sin arbetsplats i lägre grad än de som är anställda inom kommunen. Förklaringen kan ha med den lägre medelåldern och den högre personalrörligheten att göra om att man inte har tänkt sig att stanna kvar som lokalvårdare utan ser andra karriärvägar. Den totala trivseln är lägre inom privat städbolag än inom kommunal verksamhet vilket beskrivs genom den höga arbetsbelastningen. Av studien framgår att arbetsbelastningen tenderar att vara högre inom privat städbolag än inom kommunal verksamhet vilket visar sig både faktiskt i städtiderna och upplevelsebaserat genom intervjuer. När städtiderna jämfördes på de fyra objekten var det privata städbolaget lite effektivare totalt än den kommunala lokalvården. Hade denna jämförelse gjorts med ett större städbolag hade skillnaderna i avverkningsgrad varit större. Något som man kan fundera över är vem som får betala för effektiviteten och till vilket pris. Inom kommunen upplever de anställda en högre grad av stöd och hjälp bland kollegor än inom privat städbolag. Anledningen kan vara att kommunens verksamhet är med decentraliserad och att många beslut angående planering

14 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (18) Us 99 fortsättning fattas ute i linjen. Att den kommunala verksamheten bedrivs mer decentraliserad har med det stora antalet medarbetare som ska arbetsledas på ett stort geografiskt område. I och med arbetet har verksamheterna kunnat ta del av varandras material både vad gäller arbetstidsmodeller som årsarbetstid, strukturer för arbetsplatsträffar, rutiner med mera som kan komma till nytta för verksamheterna. Utgångspunkten var att skillnaderna skulle vara större mellan det privata städbolaget och kommunens verksamhet. Utifrån studien kan konstateras att likheterna är större än skillnaderna trots de olika grundläggande förutsättningar som finns inom kommunal och privat lokalvård.

15 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (18) Us 100 Information om projektet Hälsa för medarbetare Avdelningschef Åsa Alvner informerar om projektet Hälsa för medarbetare som startat inom lokalvården. Projektet är ett resultat av Previas hälsoundersökning som visade på en något dålig hälsa inom lokalvården. Projekt innehåller olika friskvårdsinsatser och föreläsningar. Syftet är att öka personalens kondition och inspirera till bättre kostvanor. Projektet kommer att pågå under tre år och är delvis finansierat med bidrag med Folkhälsorådet.

16 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (18) Us 101 Dnr US13-28 Anmälan av delegationsbeslut Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänna redovisning av delegationsbeslut enligt förteckning nummer Beslutsunderlag Förteckning nummer

17 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (18) Us 102 Redovisning av meddelanden Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar godkänn redovisning av meddelanden enligt lista Beslutsunderlag Förteckning över meddelanden

18 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (18) Us 103 Övriga frågor Johnny Johansson (C) har skickat några frågar om hur GPS:erna fungerar, om kalkylen stämmer, hur många som är inköpta och om den årliga kostnaden stämmer med utförarstyrelsens beslut. Mats Bäck informerar om att GPS:erna används i skarpt läge från hösten. Fyrtio GPS:er är inköpta och främst fordon som är används i vinterväghållningen har fått en monterad. Även entreprenörer som utför vinterväghållning har monterat GPS i sina fordon. Johnny Johansson frågar vidare om tillbyggnaden av Fornängsskolan och vilka personer som arbetar med projektet. Från service och teknik har framför allt enhetschef projekt Mikael Leijon deltagit, men också en fastighetstekniker och fastighetsförvaltaren i Götene. För Götene har Olle Isaksson haft ansvaret för samordningen av projektet. I Götene har en process i för den interna planeringen inom skolan pågått. Stefan Svensson informerar vidare om Arbetsmiljöverket har gjort en inspektion över riskbedömning för ensamarbete. Svar på inspektionen är skickat från förvaltningen. Ove Rosenberg (M) frågar om hur det gått med personalens tveksamhet inför att arbeta med GPS:er. Mats Bäck svarar det inte hörs så mycket om GPS längre från personalen. Mats Bäck informerar om säsongen första snöfall. Mycket är nytt inför den här säsongen som nya stråk och nya entreprenörer. Vid det här första snöfallet har arbetet fungerat bra och klagomålen har inte varit så många. Det är tveksamt om årets budget för snöröjningen kommer att hålla. Det gäller både för Götene och Skara. Karl-Gustaf Bynke (FP)har fått en del klagomål från företagare på snöröjningen. Efter att ha gått igenom vad som fungerat bra och av vad som fungerat mindre bra kan det hända att vi behöver justera i prioriteringarna och stråken något. Ordföranden tackar ledamöter, ersättare samt all personal för årets arbete samt önskar alla en god jul och gott nytt år. Vice ordföranden tackar ordföranden för årets arbete och önskar god jul och gott nytt år.