Ledamöter Åsa Karlsson (S) Götene kommun Susanne Andersson (C) Götene Kommun Håkan Ehn (S), Skara kommun Leif Brohede (KD), Skara kommun

Transkript

1 1(8) Plats och tid Presidierummet, Centrumhuset Götene 12 oktober 2015 klockan Beslutande Ledamöter Åsa Karlsson (S) Götene kommun Susanne Andersson (C) Götene Kommun Håkan Ehn (S), Skara kommun Leif Brohede (KD), Skara kommun Tjänstemän Monika Dirnberger, personalstrateg, Götene kommun Lena Lyresten, enhetschef, Götene kommun Kjell-Ove Karlsson, personalchef, Skara kommun Jonna Sanfridsson, förvaltningssekreterare, Götene kommun Övriga närvarande Cornelia Graje, prao-elev, Götene kommun Justerare Leif Brohede Justeringens plats och tid Götene respektive Skara den 14 oktober 2015 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Jonna Sanfridsson Ordförande Åsa Karlsson Justerare Leif Brohede Organ Lönenämnden ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum då anslaget tas ned Centrumhuset, Götene, kommunstyrelsens arkiv Underskrift Jonna Sanfridsson

2 2(8) Ärendelista 17 KS Godkännande av föredragningslistan KS Övriga frågor under sammanträdet KS Information: Kartläggning av Västra 6 Skaraborgs kommuners förutsättningar för gemensamt lönekontor KS Internkontroll - rapportering av frånvaro år KS Revisionsrapport avseende löneprocessen KS Sammanträden lönenämnden

3 3(8) 17 KS Godkännande av föredragningslistan 1. Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - Revisionsrapport avseende löneprocessen

4 4(8) 18 KS Övriga frågor under sammanträdet 1. Information ges vid mötet och noteras till protokollet. Sammanfattning av ärendet Lönenämnden informeras om att kommunfullmäktige i Skara respektive Götene kommun har antagit reglemente för Götene-Skara. Reglementet administrerades inte med fullständiga handlingar inför antagandet men beslutet är formellt riktigt.

5 5(8) 19 KS Information: Kartläggning av Västra 6 Skaraborgs kommuners förutsättningar för gemensamt lönekontor 1. Informationen ges vid mötet och noteras till protokollet. 2. Lönenämnden ställer sig bakom inriktningen vad gäller det fortsatta arbetet med planering enligt följande: - Inrikta och starta planeringsarbetet mot en gemensam löneadministration i Västra 6. - Ta fram delmål samt en tidplan för genomförandet. - Identifiera resurser som behövs för genomförandet. - Upphandla ett gemensamt personaladministrativt system, om möjligt tidigarelägga upphandlingen före nuvarande avtals utgång. Sammanfattning av ärendet Monika Dirnberger, personalstrateg informerar om kartläggning av löneenheter i Västra 6. Västra 6 är ett samarbete mellan kommunerna Götene, Skara, Lidköping, Grästorp, Essunga och Vara. Kartläggningen syftar till att utreda förutsättningarna för att bilda ett gemensamt lönekontor inom Västra 6 och har hittills undersökt: 1. Antal anställda och årsarbetare i kommun och bolag 2. Antal lönespecifikationer-anställda i kommun och bolag 3. Antal politikerlöner i kommun och bolag 4. Pensionsadministration 5. System och systemförvaltning 6. Övriga arbetsuppgifter 7. Avtal 8. Ekonomi 9. Ansvarsfördelning medarbetare-chef löneadministratör Lönenämnden diskuterar även juridiska aspekter och olika former för samarbete.

6 6(8) 20 KS Internkontroll - rapportering av frånvaro år 1 1. Information ges vid mötet och antecknas i protokollet. Sammanfattning av ärendet Monika Dirnberger, personalstrateg informerar om de interna kontrollområdena 2014, lönehantering och rapportering av frånvaro. Interkontrollen består av: 1. Tillsättning av resurser 2. Intern tidplan 3. Processbeskrivning 4. Rutinbeskrivning inventering vad vi har, vad behöver uppdateras/nya 5. Riskbedömning 6. Val av internkontroll utifrån riskbedömningen 7. Genomförande av internkontroll 8. Genomförande av internkontroll på förra årets åtgärder 9. Åtgärder 10. Rapportering Internkontrollen utfördes vid Kastanjegården (äldreboende), Hällekis äldreomsorg, Skogstorp (gruppboende), Prästgårdsskolan och Ljungsbackens förskola under perioden september till november Resultatet presenteras. Årets internkontroll genomförs under perioden september till november Beslutet skickas till: Personalstrateg Monika Dirnberger Enhetschef Lena Lyresten

7 7(8) 21 KS Revisionsrapport avseende löneprocessen 1. Uppdrag ges till verksamheten att analysera och arbeta vidare med revisionsrapporten avseende granskning av löneprocessen. Sammanfattning av ärendet Kjell- Ove Karlsson, personalchef, Skara kommun informerar om Deloittes granskning av löneprocessen och det svar som kommunledningskontoret i Skara avgett till personalutskottet och beredningsutskottet. Revisionens granskning och de rekommendationer som ges tas med i det vidare arbetet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse gällande Rapport avseende granskning av löneprocessen i Skara kommun, 15 juli Rapport avseende granskning av löneprocessen Deloitte, maj Beslutet skickas till: Personalstrateg Monika Dirnberger, Götene Enhetschef Lena Lyresten, Götene Personalchef Kjell-Ove Karlsson, Skara

8 8(8) 22 KS Sammanträden lönenämnden Lönenämnden beslutar att kommande möten ska hållas den 4 april 2016 samt den 10 oktober 2016 med start klockan Beslutet skickas till Lönenämndens ledamöter och ersättare