Sammanträdesdatum Sida 1-11

Transkript

1 Sammanträdesdatum Sida 1-11 Plats och tid IS/IT-enheten, Mora, kl Beslutande Bengt-Åke Rehn (S), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Nils-Åke Norman (M), ersättare för Kjell Tenn, (C), Älvdalen Övriga deltagare Leo Berndtson, IS/IT-chef Anders Öhnell, projektkoordinator 12-13, Stefan Linde, kommunchef Älvdalens kommun Göran Grå, kommunchef Orsa kommun Pontus Bråmer, projektledare 14 Therese Lars, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Marie Olsson Efter överenskommelse med ordförande och justerare. Sekreterare Paragrafer Therese Lars Ordförande Bengt-Åke Rehn Justerande Marie Olsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Gemensamma servicenämnden i Mora Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kanslienheten, Mora kommun Underskrift Therese Lars

2 Sammanträdesdatum Sida 2 Innehållsförteckning Verksamhetens rapportering till nämnden utifrån nämndplan inklusive budget för verksamhetsuppföljningsperioden januari-jul (VUP 2)... 3 Förvaltningshandbok... 4 IS/IT i skolan... 5 Revidering av reglemente... 7 Revidering av delegationsordning... 8 Upprättande av dokumenthanteringsplan... 9 Delgivningar Övrigt... 11

3 Sammanträdesdatum Sida 3 12 Dnr 2013/273 KS 895 Verksamhetens rapportering till nämnden utifrån nämndplan inklusive budget för verksamhetsuppföljningsperioden januari-jul (VUP 2) Beslut Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering VUP 2. Sedan 2012 pågår ett förändringsarbete för att skapa förutsättningar för kostnadseffektiv verksamhet, genomföra konsolideringar för att skapa utrymme för utveckling, samt genomföra standardiseringsarbete för att skapa stabilitet. Arbetet sker enligt plan under 2013 och avser även skapa förutsättningar för att uppnå nämndplanen för Bedömningen är att arbetet fortgår trots att förändringarna kan upplevas stora för verksamheterna. Stödet från förvaltningarna finns, - trots hög förändringstakt. Utmaningen för IS/IT är att nå fram med information till samtliga verksamheter och kommunala bolag, - detta stöds med att införa rollen ITkontakt i dom förvaltningar och bolag som så önskar. För de första sju månaderna 2013 redovisar IS/IT-enheten ett positivt ekonomiskt resultat på 333 tkr. IS/IT-enhetens prognos visar på ett nollresultat. Förslag till VUP , daterad Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering VUP 2.

4 Sammanträdesdatum Sida 4 13 Dnr 2013/292 KS 895 Förvaltningshandbok Beslut Den gemensamma servicenämnden antar förslag till förvaltningshandbok som ett styrande dokument enligt samverkansavtalet. Förvaltningshandboken är framtagen som ett underliggande dokument till samverkansavtalet. Förvaltningshandboken är styrande för verksamheten. Den gemensamma nämnden för IS/IT ska äga modellen för den systemförvaltning som etableras i de tre kommunerna och tillhandahålla ett styrdokument för det. I samverkansavtalet definieras att verksamheten ska använda det metodstöd som erbjuds via tjänstekatalogen vid all verksamhetsutveckling med stöd av IS/IT. Projekt, systemförvaltning och övrig IS/IT-utveckling ska genomföras med de riktlinjer och de modeller som fastställs av den gemensamma nämnden för IS/IT. Förslag till Förvaltningshandbok med definitioner, roller och uppdragsbeskrivningar, daterad Den gemensamma servicenämnden fastställer förvaltningshandboken som ett styrande dokument enligt samverkansavtalet.

5 Sammanträdesdatum Sida 5 14 Dnr 2013/167 KS 895 IS/IT i skolan Beslut Den gemensamma servicenämnden beslutar att etablera en organisatorisk förmåga inom samverkansavtalet tillsammans med skolorna och gymnasiet enligt organisationen föreslagen i beslutsunderlaget, under förutsättning att barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden beslutar detsamma. Den gemensamma servicenämnden rekommenderar barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden för dessa tre kommuner, att etablera en organisatorisk förmåga för skolorna och gymnasiet inom samverkansavtalet tillsammans med IS/ITenheten enligt organisationen föreslagen i beslutsunderlaget. Den gemensamma servicenämnden rekommenderar barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden för dessa tre kommuner att besluta att finansieringen av funktioner/roller baseras på faktiska kostnader och bärs och fördelas mellan de fyra intressenterna. IS/IT-enheten har under 2013 genomfört ett arbete på uppdrag från skolcheferna för att förtydliga kravoch behovsdialogen. Skolorna har bland annat lyft fram ett behov av en kommunal helhetssyn, vision och strategi för IS/IT i skolan, samt behov av en organisatorisk förmåga för att besluta och genomföra förändringar och möta de krav och behov som finns. Då skolans verksamhet är så omfattande och i behov av specifika tjänster bör IS/IT i skolan organiseras i ett tydligt samverkansperspektiv med uppdrag från respektive nämnd. IS/IT i skolan bedrivs som ett specifikt område med resurser tilldelade från verksamheterna och med stöd i en organisatorisk förmåga hos IS/IT. Genom att IS/IT-enheten är en gemensam stödprocess till samtliga skolverksamheter, som baserar uppdraget på samverkansavtalet, så bör nämnderna definiera hur man skall samverka kring skolutveckling med stöd av IS/IT. Rapporten Skola & IS/IT, daterad

6 Sammanträdesdatum Sida 6 14 Dnr 2013/167 KS 895 Förslag till beslut för nämnden: 1. Servicenämnden beslutar att etablera en organisatorisk förmåga inom samverkansavtalet tillsammans med skolorna och gymnasiet enligt organisationen föreslagen i beslutsunderlaget, under förutsättning att barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden beslutar detsamma. 2. Servicenämnden rekommenderar barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden för dessa tre kommuner, att etablera en organisatorisk förmåga för skolorna och gymnasiet inom samverkansavtalet tillsammans med IS/IT-enheten enligt organisationen föreslagen i beslutsunderlaget. 3. Servicenämnden rekommenderar barn- och utbildningsnämnden i Mora, Orsa och Älvdalen samt den gemensamma gymnasienämnden för dessa tre kommuner att besluta att finansieringen av funktioner/roller baseras på faktiska kostnader och bärs och fördelas mellan de fyra intressenterna.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 15 Dnr 2013/263 KS 895 Revidering av reglemente Servicenämndens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar förslag till reglemente för den gemensamma servicenämnden i Mora. Reglemente gäller från och med den dag fullmäktige antagit detsamma. Den gemensamma servicenämndens reglemente har reviderats på uppdrag av kommunfullmäktige 101/2012. Revideringen är en följd av att det samverkansavtal som antagits och reglementet ska samstämma. Dessutom har reglementet reviderats på mindre områden på förslag av ekonom/koordinator Therese Lars samt kommunkansliets utredare Ove Axelsson. Reglementen är ett regelverk om nämndernas arbetsformer och har till uppgift dels att klargöra befogenhetsfördelningen mellan de olika nämnderna. Kommunfullmäktige beslutar om nämndernas reglemente. Följande förändringar föreslås: 2 Nämndens uppgifter förändring utifrån samverkansavtalet. 3 Övrig verksamhet förändring utifrån förslag från tjänstemän. 5 Delegering förändring utifrån samverkansavtalet. 6 Sammansättning förändring utifrån samverkansavtalet. 10 Sammanträden förändring utifrån förslag från tjänstemän. 12 Justering av protokoll förändring utifrån förslag från tjänstemän. 14 Delgivning tillägg utifrån förslag från tjänstemän. 15 Undertecknande av handlingar förändring utifrån förslag från tjänstemän. Förslag till reglemente för den gemensamma servicenämnden, daterad Kommunfullmäktige antar förslag till reglemente för den gemensamma servicenämnden.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 16 Dnr 2011/132 KS 895 Revidering av delegationsordning Beslut Den gemensamma servicenämnden antar förslag till delegationsförteckning för servicenämndens verksamhetsområde. Den gemensamma servicenämndens delegationsförteckning har reviderats på uppdrag av kommunfullmäktige 101/2012. Revideringen är en följd av att det samverkansavtal som antogs 2012 och delegationsförteckningen ska samstämma. Syftet med delegation är att avlasta servicenämnden med rutinartade ärenden för att möjliggöra en effektivare kommunal förvaltning. Följande tillägg föreslås: Punkt: Beslut att inte lämna ut allmänna handlingar eller uppgifter ur dessa enligt OSL. ersättare föreslås Punkt: Utseende av mottagnings-, gransknings- och beslutsattestant ersättare föreslås Punkt: Ärendeslag - Upphandling och inköp ersättare föreslås Punkt: Ärendeslag - Personalområde nya punkter samt delegater och ersättare föreslås Förslag till delegationsförteckning för den gemensamma servicenämndes verksamhetsområden, daterad Den gemensamma servicenämnden fastställer delegationsförteckning för servicenämndens verksamhetsområden, daterad

9 Sammanträdesdatum Sida 9 17 Dnr 2013/203 KS 895 Upprättande av dokumenthanteringsplan Beslut Den gemensamma servicenämnden antar förslag till dokumenthanteringsplan för servicenämndens verksamhetsområde. Den gemensamma servicenämndens har upprättat en dokumenthanteringsplan på uppmaning av kommunstyrelsen 58/2013. Enligt arkivreglementet 6 ska varje myndighet ha en aktuell dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. I dokumenthanteringsplanerna ska finnas beskrivet hur digitala handlingar i IT-system hanteras. Förslag till dokumenthanteringsplan för den gemensamma servicenämndes verksamhetsområden, daterad Den gemensamma servicenämnden fastställer dokumenthanteringsplan för servicenämndens verksamhetsområden, daterad

10 Sammanträdesdatum Sida Dnr Delgivningar 1. Delegationsbeslut om tillsvidareanställning av projektledare, dnr 2013/ Delegationsbeslut om visstidsanställning av IT-tekniker/webb-utvecklare, dnr 2013/ Delegationsbeslut om delegering av arbetsmiljöuppgifter, dnr 2011/466

11 Sammanträdesdatum Sida Dnr Övrigt Den gemensamma servicenämnden den 25 oktober flyttas. Therese får i uppdrag att sammankalla möte på annat datum.