Bengt-Åke Rehn (S), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn, (C), Älvdalen

Transkript

1 Sammanträdesdatum Sida 1-9 Plats och tid IS/IT-enheten, Mora, kl ande Bengt-Åke Rehn (S), ordförande, Mora Marie Olsson (S), Orsa Kjell Tenn, (C), Älvdalen Övriga deltagare Hans Gåsste, revisor Öhrlings PriceWaterhouseCoopers, 12 Torbjörn Karlsson, kommunrevisor Mora, 12 Mats Leijon, kommunrevisor Mora, 12 Bengt Nordin, kommunrevisor Mora, 12 Bernt Hägg, kommunrevisor Mora, 12 Mats Wahlström, kommunrevisor Orsa, 12 Lasse Olsson, kommunrevisor Älvdalen, 12 Lennart Hjelm, kommunrevisor Älvdalen, 12 Matthias Grahn, tf. IS/IT-chef Therese Lars, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Kjell Tenn Efter överenskommelse med ordförande och justerare. Paragrafer Sekreterare Therese Lars Ordförande Bengt-Åke Rehn Justerande Kjell Tenn ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Gemensamma servicenämnden i Mora Sammanträdesdatum Överklagningstid Datum för uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten, Mora kommun Underskrift Therese Lars

2 Sammanträdesdatum Sida 2 Innehållsförteckning Besök av kommunrevisorerna... 3 Verksamhetens rapportering inklusive budget- och incidentrapport... 4 Förslag till investeringsäskande Förslag till revidering av handbok för systemförvaltning... 7 Förslag till sammanträdesplan för Delgivningar... 9

3 Sammanträdesdatum Sida 3 12 Dnr KS 2014/ Besök av kommunrevisorerna Kommunrevisorerna tillsammans med revisor Hans Gåsste från Öhrlings PriceWaterhouseCoopers besöker nämnden för att följa upp nämndens arbete. Revisorernas frågeställningar till den gemensamma servicenämnden har sin utgångspunkt från tidigare granskningar och diskussioner Frågeställningar: Intern kontroll Nämndens ekonomi Granskningen summering av åtgärder. Är man i hamn, dvs har nämnden uppnått sitt uppdrag? Samspelet mellan kommunerna/ ledamöterna i den gemensamma nämnden? Fungerar det? Hur fungerar samspelet mellan respektive kommuns kommunledningar när det gäller den gemensamma nämnden? Fungerar interndebiteringsrutinerna mellan kommunerna? Är organisationen ändamålsenlig? Dvs rätt kompetens för att nå målen Chefskapet? Vad kommer att ske? Ledamöternas summering av mandatperioden, + och. Vad har varit bra och

4 Sammanträdesdatum Sida 4 13 Dnr KS 2014/ Verksamhetens rapportering inklusive budget- och incidentrapport Den gemensamma servicenämnden godkänner verksamhetens rapportering. Tf. IS/IT-chef Matthias Grahn informerar om aktuell status på IS/IT-enheten utifrån nämndplan har vart ett händelserikt år, förutom supportärenden och dagliga underhåll av servrar och system, så jobbar teknikerna med projektaktiviteter, (externa som interna projekt) samt utveckling av kvalitetsförbättringar inom IS/ITs interna processer med koncentration på incidentprocessen. En portal för självservice är under uppbyggnad. Tf. IS/IT-chef Matthias Grahn informerar om hur den organisatoriska förmågan på IS/IT-enheten har påverkats av att ordinarie IS/IT-chef varit sjukskriven under en längre tid Projektkontoret har i dag en hög beläggningsgrad men den är absolut hanterbar. Inkommande/pågående projekt är bl.a. Kulturhuset Miranda Ecos stor uppgradering Resfria möten Nodava Skola-IT Ny modul till Procapita Uppgradering av ekonomisystemet Verksamhetskontakt på socialförvaltningarna och ekonomiavdelningarna Bibliotekssystem Gemensamt dokument- och ärendehanteringssystem Ekonomi Vad gäller ekonomin för de första tio månaderna 2014, redovisar IS/IT-enheten ett positivt ekonomiskt resultat på tkr. IS/IT-enhetens helårsprognos visar på ett nollresultat. Plusresultatet beror på att kostnaderna för arbetskraft och övriga verksamhetskostnader är lägre än budgeterat. Dock kommer licenskostnaderna för året äta upp en del av detta plusresultat. Bedömningen är att arbetet fortgår enligt plan.

5 Sammanträdesdatum Sida 5 Ca 50 procent av investeringsmedlen är aktiverade. Ytterligare investeringar för bl.a. server och lagring är planerade innan årets slut. Mått för 2015/benchmark En benchmark är genomförd under hösten. Den syftar till att ge underlag i form av nyckeltal samt att identifiera områden där man bör fokusera för att förbättra effekt och produktivitet inom ITverksamheten. Djupare analys kommer att presenteras senare. Incidentrapportering Information om två incidenter som skett under senaste månaden. Incidenterna gällde att det inte gick att nå orsa.se samt det trådlösa nätverket. Båda incidenterna är hanterade och långsiktiga handlingsplaner är framtagna.

6 Sammanträdesdatum Sida 6 14 Dnr KS 2014/ Förslag till investeringsäskande 2016 Den gemensamma servicenämnden beslutar att anta investeringsäskande 2016 på tkr. Investeringsäskanden inför 2016 tar utgångspunkt i två övergripande områden utvecklingsmedel samt renodlade tekniska investeringsområden. Äskandet baseras på hur mycket verksamheten har haft behov av tidigare samt även tagit hänsyn till teknikskiften samt underhåll av befintlig teknik. Inom investeringsäskandet inkluderas inte ej beslutade investeringsmedel som kan behövas för att möta större volymförändringar påkallat av verksamheten. Exempel på detta är utökat behov av nät om skolorna beslutar att gå 1:1. Investeringsområde Avskr.tid Tkr Utvecklingsmedel KGS Utvecklingsmedel Drift Infrastruktur Nätverk Infrastruktur Server och lagring Säkerhet och backup Summa sunderlag Tjänsteskrivelse Investeringsäskande 2016, daterad Tjänsteförslag Den gemensamma servicenämnden beslutar att godkänna förslag till investeringsäskande 2016 på tkr.

7 Sammanträdesdatum Sida 7 15 Dnr KS 2014/ Förslag till revidering av handbok för systemförvaltning Den gemensamma servicenämnden fastställer handboken för systemförvaltning, daterad , som ett styrande dokument enligt samverkansavtalet. Den gemensamma servicenämnden fastställde 2013/ 13 handboken för systemförvaltning som ett styrande dokument enligt samverkansavtalet. Efter att ha arbetat med systemförvaltning under ett år har behovet av revidering upptäckts. Revideringarna består främst i att text som inte upplevs som aktuell i våra organisationer, har tagits bort och att någon text har flyttats. sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Förslag till Handbok för systemförvaltning med definitioner, roller och uppdragsbeskrivningar, daterad Tjänsteförslag Den gemensamma servicenämnden fastställer handboken för systemförvaltning, daterad , som ett styrande dokument enligt samverkansavtalet.

8 Sammanträdesdatum Sida 8 16 Dnr KS 2014/ Förslag till sammanträdesplan för 2015 Den gemensamma servicenämnden beslutar att sammanträdesplanen för 2015 ska stämmas av med nya ordföranden. Den gemensamma servicenämndens möten föreslås ligga på fredagar kl 9.00 Föreslagna datum: 30 januari Bokslut april Nämndplan 2016, Tjänstekatalog och VUP 1 (12 juni) (Ev. extramöte) 14 augusti VUP 2 (11 september) (Ev. extramöte för revidering av nämndplan) 20 november Investeringsäskande 2017 sunderlag Den gemensamma servicenämnden godkänner förslag till sammanträdesplan för 2015.

9 Sammanträdesdatum Sida 9 17 Dnr Delgivningar Servicenämnden godkänner delegationsbeslut samt delgivningar enligt nedan. 1. Delegationsbeslut om visstidsanställning av processutvecklare tom januari 2015, dnr 2014/ Delegationsbeslut om visstidsanställning av IT-tekniker tom oktober 2015, dnr 2014/