UPPHANDLING AV TRYGGHETSMÄTNING FÖR POLISEN (5 bilagor)

ANBUDSFÖRFRÅGAN Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Datum 2015-06-10 Saknr och diarienummer 999-A168.467/2015 UPPHANDLING AV TRYGGHETSMÄTNING FÖR POLISEN (5 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 KARAKTÄR Polismyndigheten (Polisen) efterfrågar i denna upphandling trygghetsmätningar för polisen. 1.2 OMFATTNING Anbud kan endast lämnas på hela avtalsområdet, dvs. polisen avser att teckna ramavtal med maximalt en (1) leverantör. Alternativa anbud kommer inte att prövas. 1.3 VOLYM Polisen uppskattar volymen enligt nedan, under åren 2015-2016. Volymen kan komma att utökas med maximalt etthundra 100 ytterligare mätområden under avtalstiden. Polisen garanterar inga volymer. Benämning Antal mätområden Skåne 62 Blekinge 18 Kronoberg 26 Kalmar 19 Västernorrland 10 Gävleborg 19 Områden pilotprojekt lokala medborgarlöften 1 31 Älvsborg 10 Södermanland 42 Polisens målsättning är att genomföra trygghetsmätningar under hösten 2015 i Skåne, Kronoberg, Kalmar, Gävleborg och Södermanland (168 mätområden). Under 2016 är Polisens mål- 1 Angereds stadsdel. Nykvarn, Södertälje, Hagfors, Munkfors, Sunne, Torsby, Arvidsjaur och Piteå kommuner. Postadress Box 122 56 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 E-post registrator.kansli@polisen.se www.polisen.se

sättning att genomföra trygghetsmätning i samtliga ovan angivna mätområden (237 mätområden). 1.4 AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft den dag det undertecknats av båda parter och gäller i ett (1) år med option på förlängning med tolv (12) månader i taget i upp till tre (3) år. Maximal avtalstid är således fyra (4) år. 1.5 AVROP Rätt att avropa från avtalet tillkommer chefen för ekonomiavdelningen samt de sju (7) regionala kanslicheferna vid Polisens regioner. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i TED (Tenders Electronic Daily) som är webbversionen av "Tillägg till Europeiska unionens tidning" för offentlig upphandling i Europa, http://ted.europa.eu/ted/main/homepage.do. 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress annelie.nordstrom@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 21 augusti 2015. Notera att under perioden 19 juni t.o.m. 12 augusti skall frågor skickas till följande e- postadress: arash.jahani@polisen.se. ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 2 (8)

OBS Med anledning av semesterperioder besvaras inga frågor under perioden 8 juli t.o.m. 2 augusti. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 23 augusti 2015. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste bifogas i originalkopia tillsammans med en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem, klister och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 999-A168.467/2015- ANBUD TRYGGHETMÄTNING FÖR POLISEN 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 29 februari 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 27 augusti 2015. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 122 56 102 26 Stockholm ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 3 (8)

Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 UNDERLEVERANTÖR I anbudet skall det framgå om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av hela eller vissa delar av uppdraget. I anbudet skall det klart och tydligt framgå hur stor del av uppdraget i procent (%), vilken funktion varje underleverantör fyller och vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 4 (8)

3.2 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.3 UTESLUTNINGSGRUNDER Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.4 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. 3.4.1 Anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige behöver således inte inkomma med uppgifter från Skatteverket. 3.4.2 Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till blankett SKV 4820 och 4820B (engelsk) via www.skatteverket.se. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. 3.5.1 Registreringskyldigheter för svenska anbudsgivare och underleverantörer Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Anbudsgivare ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 5 (8)

och underleverantörer som är registrerade vid Bolagsverket i Sverige behöver således inte inkomma med uppgifter från Bolagsverket. 3.5.2 Utländska anbudsgivare och underleverantörer Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivares ekonomiska ställning genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Svenska anbudsgivare behöver således inte skicka in kopia på riskklassificering Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 3.7 TIDIGARE ÅTAGANDEN Anbudsgivaren skall ha fullgjort minst två (2) åtaganden som motsvarar det som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag. Med motsvarande avses surveyundersökningar såsom trygghetsmätningar och brottsofferundersökningar. Åtagandena skall vara pågående eller vara påbörjade eller avslutade och får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivaren skall styrka att kravet uppfylls genom att lämna uppgifter från två (2) referensuppdrag. Av lämnade uppgifter skall framgå: a) Uppdragsgivare (företagsnamn eller organisation) b) Kontaktperson hos uppdragsgivaren ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 6 (8)

c) Kontaktpersonens e-postadress d) Beskrivning av uppdraget där det tydligt framgår att referensuppdraget motsvarar surveyundersökningar såsom trygghetsmätningar och brottsofferundersökningar och dess omfattning i ungefärligt antal mätområden och respondenter e) Tidpunkt för uppdraget Polisen kan komma att kontakta referenskontakterna för att verifiera att de lämnade beskrivningarna är korrekta. Det är således viktigt att kontaktuppgifterna är korrekta. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår av bilagd Kravspecifikation för trygghetsmätning. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg på att anbudsgivaren uppfyller samtliga krav på utförandet av uppdraget. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga Priser. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor 5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polisen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 7 (8)

Med anledning av ovanstående har Polisen i punkten 19 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning, tekniska och yrkesmässiga kapacitet samt tidigare åtaganden. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. 6.3.1 Lägsta pris Anbudet med det lägsta priset fastställs genom summering av de prisuppgifter som efterfrågas i bilaga Priser. Antalet som utvärderas är endast fiktivt baserat på uppskattat behov. Den totala summan blir således anbudsgivarens anbudssumma. Den anbudsgivare som har den lägsta anbudssumman är den anbudgivare som har det lägsta priset och kommer att antas.. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Kravspecifikation för trygghetmätning 4. Avtalsunderlag, jämte bilagor 5. Priser ANBUDSFÖRFRÅGAN DNR: 999-A168.467/2015 sid 8 (8)