Nyheter och förbättringar i Gustav 2008 3163, databas 659 Förändringar sedan build 3064 nedan med svart text. OBS: Den röda texten!! GustavAdmin Nu kan alla centrala samverkansparter administreras från GustavAdmin. Centrala material och centrala studieplaner kan läggas upp från GustavAdmin. Ny funktionalitet för Deltagarrapportering till SCB (se bilaga 3) Vissa poster som osynliggjordes försvann även från Admin. Det är åtgärdat. Nu finns fältet Synlig endast i de register som har centrala upplägg med lokal aktivering och lokala upplägg. Övriga register har endast Aktiv. Ny rättighet Slå samman lokal/sal Nu kan man göra STUV-körning från fler än en databas åt gången. STUV-fils positionerna är nu korrekta. GustavImport & Spar Markeringen att man ska Tömma databas innan körning uppdaterades inte om man bytte inställningsfil. Det är nu åtgärdat. De personnummer som ej får träff vid personnummersättning får nu träffkod 93 även i Gustav. Dessa kan sedan hittas med rapporten IngenTräffSpar. Möjligheten att läsa in uppdatering för personer med skyddsmarkering är nu borttagen. Allmänt Nu ligger startsidan kvar även om man byter avdelning. Nu kan kontor avaktiveras från GUI t. Standardkontoret är markerat med en liten bock. Nu sparas de publika urvalen, i Sparade urval, per avdelning. Gäller dock inte rapporterna eftersom vi inte har aktiv avdelning där. Nu syns markering på ALLA noteringsflikar i Gustav (om det finns en notering ) Nu går det att ta bort kopplingen mellan Arrangemangsansvarig och personregistret. Nu visas endast verksamma ledare i Sök/Välj ledare. När man söker en person via personnummer och denna inte finns följer nu det redan inskrivna personnumret med till personupplägget. Centralt upplagda material och studieplaner är inte skrivbara lokalt. Epost-dialogen har nu rätt tabbordning och Enter tar med sig all information till mailet. Nu finns ett nytt fält i verktygsraden där man kan skriva in ett arrnummer, trycka enter och arret öppnas direkt (aktiv avdelning och innevarande verksamhetsår) Ikonen Öppna i verktygsmenyn öppnar nu dialogen Öppna arr/faktura. Nu kan man slå samman salar och lokaler (inte med varann ) Nu låses även spräckta arr när verksamhetsåret låses. Ny parameter under kontor, kontornummer. Valmöjlighet att låta kontorsnumret ersätta avdelningsnumret i STUV-fil och OCR-fil finns nu under Verktyg- Inställningar-Databasinställningar. Nu hittar STUV-kontrollen arr med färre än tre deltagare i Annan folkbildningsverksamhet. Nu kan man söka artistgrupper igen. Nu kan STUV-kontrollen göras för alla avdelningar på samma gång. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 1
Material utan koppling till arr gick tidigare inte att ta bort. Det är nu åtgärdat. Nu kan man göra återkommande bokningar i lokalbokningen och de sparas Numera kan databasadministratören välja om dubbletter av kställe, kbärare och kprojekt ska tillåtas i databasen. Dubbletter dock inte tillåtna per avdelning. Urval på samverkanspartsnivå i Sökarna gick inte att spara. Det är nu åtgärdat. Automatiserad inloggning finns nu. En liten bock i inloggningsbilden för att logga in automatiskt för att komma till inloggningsbilden igen används Arkiv - Logga ut. Nu kan man slå samman artistgrupp. Ny rättighet Ändra kontor på arrangemang (är vid uppdatering avaktiverad och måste alltså aktiveras för de roller som ska ha rättigheten) Ny rättighet Schema (är vid uppdatering avaktiverad och måste alltså aktiveras för de roller som ska ha rättighet att göra fribokningar) Knappen Återställ i Sök Utanordning återställer nu även Arrfliken. Nu kan man göra förändringar i en redan sparad återkommande bokning. Ekonomi Nu kan man objektskontera slaskbetalningarna. Nu kan Du söka fakturor utifrån Arransvarig. Samlingsfakturorna kommer nu med i sökningar med urval arrangemangsnummer eller arransvarig. Ny funktionalitet Inkassohantering (se bilaga 2) Nu visar avanmälningsfakturan automatiskt vilket arr som avses. I funktionen "Redigera löner", när Gustav genererar nytt underlag för resterande timmar, skapas det nya underlaget utan utbetalningskonto. Nu används samma konto som det underlaget som precis skrevs ut. Generera Ebrev - Om man sorterade om i listvyn och därefter valde att plocka bort en faktura från utskriften såg det ut som om man plockat bort fel faktura. Var dock endast en synvilla men är ändå åtgärdat. En faktura som innehåller konton, kställen, kbärare eller kprojekt som är avaktiverade går inte längre att kopiera. Fakturamottagarens adress sparas numera i fakturan. Påminnelser skickas till adressen som finns registrerad på personen/samverkansparten för att få med en ev. adressändring. Nu kan man inte skicka en faktura till en person utan adress, postnummer och ort. Samverkanspart måste ha postnummer och ort. Listvyn för Generera Ebrev innehåller numera även fakturamottagarens adress. Nu kan man skriva ut kopior av påminnelser igen. Tiläggsfakturorna är inte låsta längre. Två nya val under Verktyg-Inställningar-Databasinställningar., webbteletyp1 och webbteletyp2. Dessa styr vilka telefontyper som används vid webbanmälan. Nu syns datumet då en faktura inte längre syns i kundreskontran i fakturabilden. Kreditfakturor behöver inte skrivas ut på papper längre. Nytt kontextmenyval Fakturera kredit (ej utskrift) kreditfakturan bokförs och får fakturanummer. Nu kan man välja konto med siffror i Tilläggsfaktureringen, Kostnadsersättningar och Registera betalning igen. Tabbordningen i Sök faktura fixad, nu finns även kortkommandon till checkboxarna. Nu kan man ändra förfallodatum även på påminnelser. Vid förändring av förfallodatum på faktura & påminnelse loggas vem som gjort förändringen och när. Det är också tvingande att skriva in en anledning till att förfallodatumet ändrats. Detta sparas i fakturanoteringen. Under vissa förutsättningar försvann de redan konterade objekten från fakturaden då man öppnade raden för redigering. Det är nu åtgärdat. Nu fungerar rättigheten Registrera deltagare på arrangemang igen. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 2
Arrangemang När prognosfliken aktiverats hamnar man på den automatiskt när man klickar på fliken ekonomi. Senast använda arrangemang öppnas nu alltid i egen flik. Om en deltagare har något i noteringen så indikeras detta numera i listvyn vid deltagarens namn (oavsett om noteringen finns på person eller deltagare). Nu visas huvudsamverkansparten i listresultatet i Sök Arrangemang. Nu fungerar Versalkonverteringen även på fältet Lokal/Ort i kulturarr. Ny funktionalitet för slutrapportering (se bilaga 1) Nu finns urval på län i alla sökfunktioner som har en Arrangemangsflik (ej i Sök Arr) Nu syns återigen i deltagarens lisvty för fakturor om fakturan är betald. Nytt val på arret FBR-specifika data som innehåller - Den gemensamma värdegrunden - Det mångkulturella samhällets utmaningar - Den demografiska utmaningen - Det livslånga lärandet - Kulturverksamhet - Personer med funktionshinder - Folkhälsa, hållbar utveckling och global rättvisa - Digitala klyftan år två Högerklickar man och väljer att ta bort en reserv tas den numera bort direkt. Flytt av webanmälda reserver är inte längre möjligt utan att först Kontrollera och Godkänna deltagaren. Vid kopiering av arr där deltagare haft egna deltagartext kopieras numera inte denna deltagartextmarkering med. Nu kan deltagare tas bort från arr även om deltagaren har markering för egen deltagartext. Om man plockar bort en ledare från ett arr som har en förberedd utanordning så plockas nu även utanordningen bort (och kalkylen blir därmed korrekt). Långa noteringar på manuellt inlagda rader gjorde prognosen tokig då raderna kopierades från förkalkyl till prognos. Åtgärdat. Vid kopiering av arr kopieras numera inte poster som är avaktiverade eller osynliga (kbärare, kställen, kprojekt, frikoder, material, samverkanspart, studieplaner) Lördagen som inte försvann är nu borta, dvs om man skrev in ett startdatum och sedan tog bort det fastnade veckodagen lördag och gick inte att ta bort. Det är nu åtgärdat. Nya fält för antal Funktionshindrade och Invadrare (förstärkningsbidraget), finns nu även på kultur. Nu syns alla avaktiverade och osynliggjorda poster på de arr/fakturor där de är använda. Nu får man inte längre ett felmeddelande när man klickar på Webbfliken. Webbanmälning försvinner inte längre i comboboxen på deltagarfliken vid multimarkering. Nu kan man kopiera arr med centrala frikoder igen. Materialet syntes rött i listvyn på arr på kopierade arrangemang. Det är nu åtgärdat. Noteringarna på sammankomsterna i schemat kopieras inte längre med vid kopiering av arr. Nu räknas alla ledare som godkända i arret. Vid kopiering av arr görs nu alla deltagare/ledare till godkända i det nya arret. Ni visas ett meddelande om man försöker slutrapportera med ett slutdatum som är tidigare än startdatum. Nu finns web.publ.startdatum samt slutdatum i listvyn i Sök Arr. Högerklick i samverkanspartslistan på arret och välj Fakturera. Numera väljs arrets kontor på fakturan och inget annat. Vid flytt av deltagare till ett nytt arr får jag återigen frågan om kallelse ska genereras. Nu kan nya samlingsfakturor genereras igen, då man krediterat en tidigare. Nu är inte längre gruppanmälan möjlig i Folkbildningsverksamhet. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 3
Nu är möjligheten att bocka i och ur godkända deltagare borttagen då man låst verksamhetsår. Borttag av arrangemang fungerar nu även om det finns webbkoder på dessa. Fältet för ackumulerade timmar räknar rätt igen. Person Nu syns även SPAR-koden och Kundnummer i sammanslagningsbilden. Personer som läses in från BOM-fil sätts numera inte till SPAR-prenumerant. Nu fungerar Kopiera adress igen. Ny markering på person LMA. LMA-kort är något en person som sökt asyl i Sverige får från Migrationsverket för att få arbeta i Sverige. Ska personen sedan betala skatt får den ett samordningsnummer (funkar som ett personnummer) Under vissa förutsättningar kunde kundnumret försvinna från samv och person. Det är åtgärdat. I Sök Person finns ett nytt urval och en ny kolumn i listvyn; Mosaic. Används i dagsläget endast av SV. Vid sammanslagning av personer som ligger på samma arr visas nu ett meddelande som säger att man måste avanmäla en av deltagarna först innan man slår samman. Detta för att slippa konsekvenser som kan uppstår fr dessa sammanslagningar (bl a så blev antalet anmälda deltagare på arret fel). Nu kan man söka personer via samverkanspartsträdet igen. Rapporter Ny rapport under Deltagare, SaknarPersNr. Den visar vilka personer som finns anmälda och godkända på arrangemang valt verksamhetsår som saknar fullständigt personnummer. Nu finns rapportern Kultur även med detaljerad information (arrnr, arrnamn, kulturform) Ny rapport som listar samverkansparter; SamvLista återfinns under SamvParter. Samverkanspart Nu visas spärrade och inaktiva samverkansparter röda i trädstrukturen. Nu kan man se hur många arrangemang som innefattas i samverkanspartskalkylerna. Nu behålls aktiva samverkansparter som aktiva oavsett hur man redigerar dom. Om en samverksanspart är aktiv på fler än en avdelning kan denna inte flyttas eller slås samman längre. Nu kan man radera nyupplagda samverkansparter igen. Nu behåller samverkansparten aktiv-bocken när den flyttas i trädet. Numera är alltid en avdelning förvald i statistiken, oavsett vilken rättighet man har. Vill man sedan ta ut förbundsstatistik kan man avmarkera denna. Statistik Nu finns multival även för FrikodLokal och FrikodCentral. Urval via kställe, kbärare och kprojekt fungerade inte så bra om man hade avaktiverade objekt som började på samma siffror som de aktiva. Detta är nu åtgärdat. Om man gör urval på Samverkansgrupp kan man nu även markera Hsamv. Nu finns kontor som urval och gruppering. Utskrifter Utskrift av listvyer har föbättrats, nu är inte förhandsgranskningen vald som standard och man kan välja skrivare själv. Alla LL-blanketter är numera anpassade så att man kan använda hålslag utan att behöva slå hål i texten. Nu fins nya variabler för Funktionshindrade, Invandrare och FBR-specifika data till malltyp Närvarolista. En liten ny ruta (Ej Godkänd) för att markera vilka deltagare som inte ska räknas in i bidragsunderlaget. Nya variabler även för Kost och Logi på ledare till malltyp Arrangemang. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 4
Texten Starttid är nu ändrad till Avvikande tid på närvarolistorna. Kulturräkningen har ändrade variabler (blanketten måste bytas ut) Nu finns Arransvarigs telefonnummer som variabel även till malltypen Arrangemang-Deltagare. Nya variabler för materialens pris till Kvittenslistan (är även inlagda i Gustavs kvittenslista). Variabler för kontor finns nu till malltypen Utanordning. Nu tas ändringar av marginaler om hand även om man skriver ut direkt från listvyerna. Nu syns huvudartisten i rapporten ArrInfo. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 5
Bilaga 1 Slutrapportering Fr o m 2008 ska deltagare i Folkbildningsverksamhet (inte kultur) rapporteras in till SCB. För att veta vilka deltagare som får räknas in i bidragsunderlaget måste dessa markeras som godkända. Vi har i Gustav valt att sätta alla deltagare/ledare som godkända med automatik och det är sedan användarens sak att, vid slutrapportering, avmarkera de deltagare som inte ska räknas. För att räknas som deltagare i studiecirkel förutsätts närvaro vid minst tre cirkelsammankomster, varav minst en gång vid de tre första sammankomsterna. Deltagaren måste också under året fylla minst 13 år. För Annan folkbildningsverksamhet gäller deltagande på minst en sammankomst (eller den enda sammankomsten) och deltagaren kan i detta fall vara under 13 år. Som deltagare i studieförbundens folkbildningsverksamhet avses i statsbidragshänseende personer folkbokförda i Sverige inklusive flyktingar/invandrare med uppehållstillstånd. Personer med samordningsnummer och flyktingar/asylsökande personer med tillfälligt LMA-kort för utlänning i Sverige kan delta som enstaka deltagare i reguljär verksamhet. (PM kring deltagarrapportering med personnummer 2008 från FBR, 2007-11-13). Samordningsnumret registreras som ett vanligt personnummer på personen och för personer med LMA-kort sätts en markering i rutan för LMA bredvid personnumret i personbilden. Slutrapportering via arrangemanget 1. Börja med att gå igenom flikarna för Ledare och Deltagare och avmarkera de personer som inte ska räknas in i bidragsunderlaget. TIPS se till att kolumnerna för Godkänd (G), personnummer och LMA (om Du vet att Du har sådan verksamhet) är visat i listvyn, då kan Du lättare se vilka som har registrerat personnummer/lma-markering och får på så sätt viss hjälp med vilka personer som kan godkännas eller ej. 2. Gå till första fliken och ange slutdatum för arrangemanget, antal sammnkomster och antal timmar som vanligt. 3. Antal deltagare inkl ledare räknar Gustav ut själv utifrån de ledare/deltagare som finns godkända på resp. flik. Det är inte redigerbart. Antal kvinnor fås som förslag precis som tidigare, kontrollera närvarolistan och korrigera om så behövs. 4. För arrangemang där förstärkningsbidraget använts/ska användas anges för hur många Funktionshindrade/Invandrare som förstärkta insatser gjorts. Funktionen som kontrollerar att antal kvinnor, funktionshindrade och invandrare inte överstiger antal deltagare tar hänsyn till resp. fält separat. 5. Fr o m 2008 kräver FBR rapportering av FBR-specifika koder för Folkhälsa, hållbar FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 6
utveckling och global rättvisa och Digitala klyftan år två. Comboboxen innehåller även Folkbildningspropositionens övriga prioriterade områden. 6. Ange ålderskategori - Spara och svara Ja på att arrangemanget ska slutrapporteras. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 7
Slutrapportering via Snabbslutrapporteringen Här finns numera en ny flik för godkännande av ledare och deltagare. I övrigt sker slutrapporteringen på samma sätt som via arrangemanget. Korrigering av redan slutrapporterade uppgifter Görs enkelt på samma sätt som tidigare. För ändring av antalet godkända ledare/deltagare kontrollerar Gustav nästa gång du sparar om förändring skett och räknar då om Deltagare inkl. Ledare. OBS att kvinnorna måste justeras manuellt. Alla arrangemang med status Slutrapporterat och Skickat till FBR kommer att skickas om vid nästa STUV-körning (som tidigare). FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 8
Bilaga 2 Inkassohantering Gustav kan nu hantera Inkassoärenden till inkassoföretagen Sergel och Intrum Justitia. Du aktiverar funktionen genom att markera under Upplägg Avdelning Flik Ekonomi, anger inkassoföretag, kundnummer, sökväg och filnamn till de två filerna. Vill du få in betalningarna från inkassoföretaget via OCR måste du även ange inkasoföretagets avsändarkonto för att betalningarna ska komma in med automatik. Du kan också ange ett minimibelopp för att en faktura ska skickas till inkasso. Markera faktura/or för inkasso Via Påminnelsefunktionen i Sök Faktura finns en automatik som markerar förfallna fakturor somförberedda för inkasso. Gustav utgår från inställningarna under avdelningsupplägget för Påminnelse förf.dagar för att veta vilka fakturor som ska markeras. 1. Öppna Sök faktura/fakturaunderlag och markera att Du ska söka efter Fakturor, Ej betalda, Förfallna. Klicka på Sök och när resultatet visas klicka på Markera påminnelser. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 9
2. Högerklicka och välj Skriv ut påminnelser. Gustav meddelar att x antal påminnelser utskrivna. Om några påminnelser förfallit efter sista påminnelseförfallodatum, meddelar Gustav också att x antal fakturor förberedda för Inkasso. Fakturorna som markeras för inkasso läggs i kö för att sedan kunna skrivas till fil som ska skickas till inkasso. I fakturabilden kan Du se vilken status fakturan har och Du kan även via comboboxen själv manuellt sätta fakturan som förberedd eller skickad till inkasso. 3. För att sedan skapa filen går Du till Ekonomi Inkassokörning i menyn. Klicka på Hämta FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 10
och sedan på Skriv. Fakturans status ändras nu till Skickad till inkasso 4. Om fakturan blir fullbetald via OCR av kunden kommer fakturan att byta status till Skall uppdateras hos inkasso betalning och en filkörning görs som uppdaterar fakturan hos inkasso. Efter denna filkörning gjorts får fakturan status Uppdaterad hos inkasso betalning Om en faktura bara blir betald till en del kommer den som vanligt ut på fellistan och måste registreras manuellt. OBS: Första betalningen skickas via uppdateringfilen till inkasso men alla ev. kommande betalningar måste manuellt meddelas inkassoföretaget. Om fakturan betalas via OCR av inkassoföretaget (och man också har registrerat inakssoföretagets betalkonto i Avdelningsupplägget) ändrar fakturan status till Inkassoärende avslutat. Om en faktura som skickats till inkasso krediteras i Gustav skickas information om det till inkassoföretaget via uppdateringfilen. Denna gång görs en sk återkallelse. Flödet beskrivs nedan. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 11
FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 12
Bilaga 3 STUV-körning med deltagarrapportering (och statistiksammanläsning) Fr o m 2008 ska även deltagare rapporteras in till SCB. För detta finns nu funktionen Deltagarrapportering i GustavAdmin. Som hjälp till användarna finns en rapport under Rapporter Deltagare SaknarPersNr som listar de personer som är kopplade till arrangemang under valt verksamhetsår och som saknar personnummer. STUV-körning inkl. Deltagarrapportering Under 2008 sker rapporteringen rapporteringen enligt: 5/9 STUV+Deltagarrapport 10/12 STUV 15/1 STUV 25/1 STUV+Deltagarrapport 1 Avdelningarna gör själva sin STUV-kontroll (Verktyg - STUV-kontroll i Gustav) som vanligt. 2 Själva STUV-körningen görs från GustavAdmin av behörig användare (centralt). a. Välj Gustavverktyg STUV-körning i menyn. b. Markera de databaser som körningen omfattar. c. Ange verksamhetsår och avmarkera Testkörning (vid testkörning skapas filerna men statusen höjs inte i databaserna och loggen uppdateras inte på arren) d. Ange filnamn och sökväg för STUV-rapporteringen via knappen Bläddra (filen måste ha ändelse.txt). e. Markera att Du vill skapa en deltagarfil och ange filnamn och sökväg även till denna. f. Klicka Starta. g. När körningen är klar kan resultatlistan skrivas ut eller sparas via högerklick i listan. h. Har några fel hittats aktiveras knappen Visa fellista och Du kan klicka på den för att se vilken avdelning, vilka arr och vilka felen är. Denna lista kan exporteras och sparas via Excel-knappen överst i dialogrutan. De arr som genererat fel skickas inte utan måste rättas och körningen göras om. 3 Om studieförbundet har fler än en skarp Gustavdatabas startar Du GustavImport och gör en statistiksammanläsning av databaserna. 4 Via GustavAdmin kan Du sedan även köra den förbundsdatafil som ska levereras till SCB vid första körningen varje år. Gustavverktyg Förbundsdatafil. Denna fil innehåller Förbundskod och Namn, Distriktskoder och Namn samt Avdelningkoder och Namn. Statistiksammanläsning Via en fördefinierad xml-fil (fås från Gustavgruppen) hämtas inställningarna för statistiksammanläsningen. 1 Starta applikationen GustavImport och logga in i den databas som du ska läsa in statistiken i. 2 Via menyn Arkiv Hämta inställningar hämtar du avsedd fil (stuv.xml e dyl) 3 Se till att rätt år är angivet i de fördefinierade urvalen. Gå igenom listan och ändra på alla rader där verksar finns angivet. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 13
4 Byt till flik databaser och se till att rätt databaser finns med i listan. Lägg till och ta bort om det tillkommit eller försvunnit någon bas. 5 Spara via Arkiv Spara inställningar. 6 Starta importen. FBF, Gustavgruppen, 2008-08-29 Sidan 14