STADSBYGGNADS- OCH MILJÖNÄMNDEN Dnr SMN-0670/2011 1 (8) Handlingsplan med anledning av länsstyrelsens revision av livsmedelskontrollen Den 15 december 2011 genomförde länsstyrelsen en revision av den lokala livsmedelskontrollen i Sundbybergs stad. Som en uppföljning av revisionen önskar länsstyrelsen att få en handlingsplan senast den 21 september 2012 över de åtgärder som nämnden avser att vidta med hänsyn till de rekommendationer som länsstyrelsen gett i rapporten. I tabellen nedan redovisas Sundbybergs stads handlingsplan. I den första kolumnen anges vilket område som avses, i den andra kolumnen redovisas länsstyrelsens beskrivning av upptäckta brister i kursivt samt länsstyrelsens rekommendation till åtgärd. I den tredje kolumnen redovisas de åtgärder Sundbybergs stad har för avsikt att vidta och i den fjärde kolumnen när detta planeras vara klart. Område Länsstyrelsens beskrivning och rekommendationer Sundbybergs stads åtgärder Klart Personella resurser Nämnden har en resursbrist för livsmedels- och dricksvattenkontrollen med ca 0,8 årsarbetskraft. Därtill kommer behov av viss administrativ hjälp. Nämnden behöver se till att personalresurser för livsmedels- och dricksvattenkontrollen motsvarar behovet för verksamheten. Även behovet av administrativt stöd bör ses över. (Avvikelse) Budgetarbete pågår för 2013. I detta arbete tas hänsyn till ökat resursbehov för att klara livsmedelskontrollen. Årsskiftet 2012/2013 Kompetens Nämnden saknar en systematisk dokumenterad kompetensförsörjningsplan baserad på en behovsinventering. Nämnden behöver ta fram följande dokumentation - En inventering av kompetensbehovet En GAP-analys med avseende på kompetens ska genomföras. En inventering av kompetensbehov och befintlig kompetens tas fram och skillnader analyseras. Utifrån resultatet av analysen tas en kompetensförsörjningsplan fram. Nov 2012 Dec 2012 Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 06 50 stadsbyggnadsochmiljonamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2 (8) för att kunna utföra livsmedelskontroll, bl.a. utifrån typen av objekt som finns i kommunen - En inventering av befintlig kompetens hos personalen som utför livsmedelskontrollen - En kompetensförsörjningsplan som ser till att enskild personal har erforderlig kompetens för sina uppgifter och så att nämnden i sin helhet har tillgång till erforderlig kompetens Information och utbildningsinsatser för nämnden avseende för livsmedelskontrollen bör utvecklas/återupptas. (Allvarlig avvikelse) Uppföljning av kompetensförsörjningsplanen görs i samband med verksamhetsplanering och medarbetarsamtal årligen. Nämnden informeras om livsmedelskontrollen genom sammanställningar av den utförda kontrollen och statistik från ärendehanteringssystemet i enlighet med vad som beskrivs under Uppföljning av offentlig kontroll. Informationsskrivelser ska också presenteras för nämnden efter att riktade tillsynsprojekt genomförts. Juridiska befogenheter Det bör finnas en rutin för regelbunden revidering av delegationsordningen En rutin för revidering av styrande dokument tas fram inom ramen för kvalitetsarbetet, detta innefattar delegationsordningen. Våren 2013 Jäv/ opartiskhet/ intresse-konflikt Verksamhetsutövning och kontrollansvar för dricksvattenkontrollen ligger under samma förvaltning och under samma nämnd (stadsbyggnads och miljönämnden) Nämnden har ofullständiga rutiner som säkerställer Kommunstyrelsens delegationsordning ändrades 2012-06-04 så att myndighetsbeslut kopplade till bl.a. dricksvattenkontrollen hanteras av kommunstyrelsen istället för stadsbyggnads- och miljönämnden. Klart
3 (8) den offentliga kontrollens opartiskhet. Nämnden har inte utrett om någon ledamot har anknytning till livsmedelsverksamhet. Dock finns skriftliga rutiner för tillfällen där jävssituationer kan uppstå. - Kommunen bör se över om nuvarande organisation kan garantera opartiskheten av dricksvattenkontrollen i kommunen. - Nämnden bör se över hur den offentliga kontrollens opartiskhet kan garanteras på alla nivåer. Nämnden behöver komplettera befintliga rutiner för att förebygga att intressekonflikt, jäv eller opartiskhet kan uppstå i kontrollverksamheten. Det gäller både på nämndnivå och för personal på förvaltningen. Exempelvis att tydliggöra i vilka situationer opartiskheten skulle kunna ifrågasättas och planera för vilka åtgärder som skulle vidtas för att säkerställa opartiskheten i sådana situationer. - En rutin för regelbunden genomgång av bisysslor bör upprättas. (Allvarlig avvikelse) Åtgärd för att garantera den offentliga kontrollens opartiskhet på alla nivåer, förslag: - Utbildning i jävsfrågor för nämndledamöter årligen i samband med att nya ledamöter utsetts - I samband med utbildning får varje ledamot skriva under blankett om att de mottagit information och kryssa i om de har någon koppling till livsmedelsverksamhet m.m. - Av blanketten ska framgå vilka rutiner som gäller om en jävssituation uppstår Information om jäv och tydliggörande av vilka situationer som kan uppstå samt hur dessa ska hanteras lämnas till förvaltningens personal som arbetar med kontrollverksamhet. Förvaltningens rutin för medarbetarsamtal kompletteras med att en genomgång av bisysslor ska göras årligen. Januari 2013 Januari 2013 December 2012
4 (8) Finansiering Nämnden saknar en aktuell beräkning av timkostnaden för kontrollen. Nämndens uppgifter avseende intäkter och kostnader för kontrollen är osäkra. Enligt tillgängliga uppgifter har intäkter överstigit kostnaderna under 2011. År 2010 uppskattades avgiftsfinansieringsgraden till ca 92%. Nämnden har inte använt tillgängliga resurser för att täcka personalbehovet för kontrollen. Nämnden saknar fungerande rutin för uppföljning av hur uttagna avgifter använts. En aktuell beräkning av timavgiftens storlek för livsmedelskontrollen bör tas fram baserat på ett beräkningsunderlag där alla kriterier som omnämns i bilaga VI (EG) nr 882/2004 ingår. Nämnden bör förbättra uppföljningen av intäkter och kostnader för livsmedelskontrollen och hur intäkterna används i kontrollen (Principen är att kontrollen ska finansieras genom avgifter. Myndighetens övriga tillsynsuppgifter ska finansieras med anslag). Nämnden bör se till att intagna intäkter för livsmedelskontrollen också kommer livsmedelskontrollen till godo och kan En ny taxa för livsmedelskontrollen är under framtagande och tas upp på stadsbyggnads- och miljönämnden 21 september för att sedan tas upp av kommunstyrelsen. Vid beräkning av ny taxa används SKL s verktyg. Rutiner för att följa upp intäkter och kostnader samt hur intäkterna används i kontrollen är framtagna och implementerade. Det ekonomiska resultatet för livsmedelskontrollen följs upp årligen och hänsyn till resultatet tas i kommande års budgetarbete. Årsskiftet 2012/2013
5 (8) Utrustning/ utrymmen Provtagningsoch laboratoriekapacitet Dokumenterade rutiner användas kommande år. (Avvikelse) Utrymme för förvaring av omhändertagna livsmedel eller avtal för nyttjande av utrymme finns inte. Skriftlig rutin avseende kalibrering eller utbyte mot nya termometrar finns inte. Inventering avseende möjliga alternativ vad gäller förvaring av omhändertagna livsmedel bör ske så att avsaknad av förvaringsmöjlighet inte utgör ett hinder för nämnden att vid behov skyndsamt kunna besluta om denna sanktionsmöjlighet. En skriftlig rutin avseende kalibrering eller utbyte mot nya termometrar bör upprättas. Journummer till laboratorium för livsmedelsprover bör finnas tillgängligt, t.ex. ingå i rutindokument/beredskapsplan. Det bör finnas en rutin för hur man arbetar med att hålla rutinerna uppdaterade. En inventering av möjliga alternativ för förvaring av omhändertagna livsmedel genomförs. En rutin avseende kalibrering eller utbyte mot nya termometrar tas fram inom ramen för kvalitetsarbetet. November 2012 December 2012 Journummer läggs in i rutin för matförgiftning. November 2012 Förvaltningen arbetar med att ta fram ett kvalitetsledningssystem med målsättning att certifiera detta enligt ISO 9000 under 2013. För att uppnå och behålla en certifiering krävs ett systematiskt och kontinuerligt arbete med att
6 (8) Anläggningsregister Verksamhetsplan En skriftlig rutin för hur anläggningsregistret hålls uppdaterat bör upprättas. Det finns olika planeringsverktyg för livsmedelskontrollen på förvaltningen men ingen heltäckande planering och mål med flerårsperspektiv för hur man säkerställer att alla anläggningar får regelbunden och tillräcklig kontroll. Nämndens verksamhets-/kontrollplan saknar tydlig planering för dricksvattenkontrollen Nämnden bör komplettera befintlig planering med att ta fram en flerårig verksamhetsplan/kontrollplan för verksamheten som planerar för att riskbaserad kontroll genomförs regelbundet och tillräckligt ofta vid samtliga anläggningar med hänsyn till risk och erfarenhet. (Avvikelse) hålla rutinerna uppdaterade. Förvaltningen har inte för avsikt att ta fram en särskild rutin för arbetet med att uppdatera rutiner. Tas fram inom ramen för kvalitetsarbetet. December 2012 En för handläggarna gemensam inspektionsplan med flerårsperspektiv är under framtagande. Denna baseras på genomförd riskklassning. Dricksvattenkontrollen har flyttats till kommunstyrelsen då nämnden är verksamhetsutövare. Planering av dricksvattenkontrollen tas med i kommande verksamhetsplanering. December 2012 Januari 2013
7 (8) Genomförande av offentlig kontroll Bristande personella resurser finns för kontrollen, se rubrik Personella resurser. På grund av resursbrist har kontrollen av verksamheter prioriterats före arbete med planering och annat kvalitetsarbete. Kontrollen ligger efter men har i stort kunnat utföras enligt planeringen. Nämnden behöver se till att det finns tillräckligt med personella resurser för kontrollen. Den interna beredskapsplaneringen bör ses över. Se rubrik personella resurser. Den interna beredskapsplaneringen tas upp som en fråga i pågående kvalitetsarbete. En krishanteringsplan med arbetsrutiner för krishantering av dricksvattennätet finns numera framtagen. Juni 2013 Uppföljning av offentlig kontroll Nämnden har bristande rutiner för uppföljning av den offentliga kontrollens effektivitet på livsmedels- och dricksvattenområdet. Uppföljning mot nämnden sker på en mycket övergripande nivå och endast en gång årligen. Uppföljningen på objektsnivå försvåras genom att ärendehanteringssystemet inte fungerar tillfredsställande. Arbete med att förbättra systemet pågår enligt uppgift. Nämnden bör förbättra planeringen och uppföljningen av den offentliga kontrollens effektivitet på livsmedels- och Den gemensamma inspektionsplanen som är under framtagande (se avsnitt Verksamhetsplan) kommer att användas för månadsvisa uppföljningar på förvaltningen. En sammanställning av den utförda kontrollen och statistik från ärendehanteringssystemet ska tas fram och presenteras för nämnden två gånger per år. Arbetet med att förbättra ärendehanteringsystemet pågår. Under våren 2012 har förändringar gjorts i systemet för att införa ett nytt arbetssätt med ärendehantering samt registrering av olika verksamheter på December 2012 Februari 2013
8 (8) dricksvattenområdet. Arbete med att förbättra ärendehanteringssystemet bör fortsätta. (Allvarlig avvikelse) samma objektskort vid samma fastighet/intressent. En utbildning i det nya arbetssättet har genomförts och nytt arbetssätt har implementerats. Under hösten fortsätter arbetet med att strukturera gamla objektskort samt göra förändringar i systemet för att kunna börja föra tid kopplat till ärenden. Insyn Nämnden har vissa brister när det gäller allmänhetens tillgång till kontrollens effektivitet på ett lättillgängligt sätt. De sammanställningar som ska presenteras för nämnden två gånger per år synliggörs på webben. Mars 2013 Informationen på webbplatsen bör ökas så att allmänheten förutom allmän information om livsmedelsverksamheten även får bättre tillgång till kontrollverksamhetens effektivitet.