Åtgärdsplan för revision av livsmedelskontrollen i Danderyds kommun

Transkript

1 Tjänsteutlåtande 1(6) Sandra Wargclou Dnr: MHN splan för revision av livsmedelskontrollen i Danderyds kommun Ärendet Länsstyrelsen i Stockholms län genomförde den 11 november 2014 en revision av livsmedelskontrollen i Danderyds kommun. Länsstyrelsen har skickat en rapport från revisionen till miljö- och hälsoskyddsnämnden (bifogas). Länsstyrelsen har i revisonsrapporten krävt in en åtgärdsplan för när och hur korrigerande åtgärder kommer att vidtas med hänsyn till de avvikelser och kommentarer som framkommer i rapporten. Miljö- och hälsoskyddsnämnden är ansvarig för att kraven i lagstiftningen är uppfyllda. Avvikelser beskrivs under respektive revisionsområde. En kommentar kan anges till avvikelsen eller till annat revisionsområde. Länsstyrelsen har i sin rapport angett att nämnden i stort uppfyller lagstiftningens krav på offentlig kontroll. Avvikelser noterades under följande revisionsområden: Utrustning Finansiering Rutiner I s utredning/yttrande beskrivs de revisionsområden som kontrollerats där avvikelser och kommentarer från länsstyresen framkommer. har bemött respektive kommentar under rubrik. s förslag till beslut Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att anta s tjänsteutlåtande daterat med dnr MHN , som sitt eget och överlämnar det till Länsstyrelsen som svar på revisionsrapporten. s utredning/yttrande Nedan följer de revisionsområden som länsstyrelsen kontrollerade under revisionen, med kommentarer och avvikelser från länsstyrelsen. Under rubrik bemöts respektive kommentar med eventuell förklaring eller åtgärd som genomförts/planeras att genomföras.

2 Revisionsområde Tjänsteutlåtande 2(6) Opartiskhet och intressekonflikt inklusive jäv Ingen avvikelse Myndigheten hade tagit fram en del rutiner på området. Myndighetetens rutiner för hur man hanterar situationer som skulle kunna påverka myndighetens opartiskhet, jäv och intressekonflikt på alla nivåer i kontrollverksamheten bör utvecklas vidare. Det kan t.ex. gälla rutiner för inspektör eller nämnd/kommunledning. Man kan exempelvis även undersöka om det nu eller i framtiden kan finnas behov av att överlåta kontrollen av enstaka objekt på en annan kommun, så att opartiskhet inte kan ifrågasättas. En rutin upprättas för att någon annan kommun ska kunna genomföra kontroller. för in detta i planen för kommande rutiner som behöver upprättas. Befogenheter Ingen avvikelse Kontrollpersonal Ingen avvikelse Myndigheten har under första tiden sedan övertagandet av livsmedelskontrollen från SRMH bl.a. haft problem avseende ledning och bemanning, vilket har medfört att en kontrollskuld har byggts upp. En flerårig planering har dock tagits fram för att arbeta bort kontrollskulden, vilket är positivt. En tillfällig resursbrist fanns på ca 0,2 årsarbetstider. Myndigheten behöver se till att det finns t.ex. finansiering, personella resurser m.m. för att riskbaserad kontroll kan genomföras regelbundet och så ofta som är nödvändigt för att den uppbyggda kontrollskulden ska kunna arbetas av enligt planering. Miljö- och hälsoskyddsnämnden arbetar kontinuerligt med planering av livsmedelskontrollen och alla objekt kommer att få kontroll inom en treårsperiod. Ingen kontrollskuld finns för verksamheterna från år Kompetenskrav och utbildning Ingen avvikelse Arbete med kompetensutveckling bör fortsätta och tillräckliga resurser bör avsättas. Resurser för kompetensutveckling finns reserverat i budget. Utrustning Avvikelser nr. 1 - Plomberingstejp saknades - Myndighetens termometer var inte kalibrerad.

3 Tjänsteutlåtande 3(6) - En rutin för kalibrering av termometrar, inklusive åtgärder för eventuella avvikelser och rutin för tvätt av arbetskläder/skyddskläder behöver tas fram. - Myndigheten behöver utreda en möjlig lösning för att kunna förvara större mängder omhändertagna livsmedel, inklusive frysvaror, samt ha en rutin för alternativa lösningar till omhändertagande. - Rutin för kalibrering av termometrar kommer att tas fram under 2015 och ligger prioriterad i s plan för rutiner som behöver upprättas. En rutin för tvätt av arbetskläder/skyddskläder har tagits fram. - har tagit fram kontaktuppgifter och prisuppgifter till företag som kan tillhandahålla hyra av frys/kylcontainrar och dessa ingår i rutin för alternativa lösningar till omhändertagande. Kontoret har köpt in och fått plomberingstejp levererad. Finansiering Avvikelse nr. 2 - Myndigheten hade inte full kostnadstäckning för kontrollen. Kostnaderna överstiger intäkterna. - Timavgiften var inte baserad på en beräkning och motsvarade inte kostnader för kontrollen. - Myndigheten hade inte tagit ut avgifter för extra offentlig kontroll. - Myndighetens avgiftbeslut hänvisade till fel taxa. - Myndigheten behöver ta fram taxa och timavgifter som täcker kostnaderna för kontrollen. Kostnaderna har de senaste två åren överstigit intäkterna med kronor. - Myndigheten behöver ta ut avgift för extra offentlig kontroll. - Myndighetens avgiftsbeslut hänvisar till fel taxa. - Myndigheten behöver se till att det finns förutsättningar för t.ex. finansiering, personella resurser m.m. för att riskbaserad kontroll kan genomföras regelbundet och så ofta som är nödvändigt och att den uppbyggda kontrollskulden kan arbetas av enligt planeringen. - Myndigheten fakturerar nya verksamheter som kontrolleras samma år som de registreras i efterhand för nedlagd handläggningstid istället för en årsavgift. Livsmedelsverket har publicerat ett ställningstagande kring frågan om efterdebitring Aktuella frågor kring efterdebitering respektive utebliven kontroll. Den svenska avgiftsfinansieringen av livsmedelskontrollen är under utredning av Statskontoret som ska presentera sin rapport 30 juni Miljö- och hälsoskyddsnämnden har föreslagit en ny taxa som ska gälla från 2016 (inte ännu antagen av kommunfullmäktige) som täcker kostnaderna från kontrollen och följer SKL modell.

4 Tjänsteutlåtande 4(6) - Myndigheten tar från år 2015 ut avgift för den extra offentlig kontroll som utförs. - Myndigheten har åtgärdat felet i mallen för avgiftsbeslut och den hänvisar nu till 2015 års taxa. - Myndigheten bedömer att de personella resurser som behövs för att klara den kontroll, som enligt planen ska genomföras, finns inom myndigheten. Ett förslag till ny taxa, som följer SKL modell, har tagits fram för att kunna gälla från Den föreslagna taxan täcker de kostnader som finns. - Miljö- och hälsoskyddsnämnden kommer att ta ut årlig avgift för nya verksamheter framöver. Registrering och godkännande av livsmedelsanaläggningar, anläggningsförteckning ingen avvikelse Riskbaserad kontroll prioritering nom kontrollområdet ingen avvikelse - Myndigheten har under första tiden sedan övertagandet av livsmedelskontrollen från SRMH bland annat haft problem avseende ledning och bemanning, vilket har medfört att en kontrollskuld har byggts upp. En flerårig planering har dock tagits fram för att arbeta bort kontrollskulden, vilket är positivt. Myndigheten behöver se till att det finns förutsättningar t.ex. finansiering, personella resurser m.m. för att riskbaserad kontroll kan genomföras regelbundet och så ofta som är nödvändigt och att den uppbyggda kontrollskulden kan arbetas av enligt planering. - Målen i den nationella kontrollplanen bör tydligare avspeglas i kontroll-/verksamhetsplanen. - Det behöver finnas planering för att samtliga kontrollområden kontrolleras inom en 5 årsperiod. - Även planerad provtagning behöver ingå som kontrollmetod i myndighetens verksamhet. - Myndigheten bedömer att de personella resurser som behövs för att klara den kontroll som enligt planen ska genomföras finns inom myndigheten. Ingen kontrollskuld finns för verksamheterna från Målen i den nationella kontrollplanen kommer tydligare belysas i de kommande kontroll-/verksamhetsplanerna. - I den planering som tas fram finns kontrollområdena med och planeras in. Detta kommer också belysas tydligare i kommande planer. - Provtagning finns med i planeringen från 2016 och ligger som en del i budgeten för kommande år. Rutin för utförande av kontroll inklusive enhetlighet avvikelse nr 3 - Myndigheten saknade flera rutiner (t.ex. kalibrering av termometerar, rutin för tvätt av skyddskläder/ arbetskläder och rutin för att

5 Tjänsteutlåtande 5(6) kunna förvara större mängder omhändertagna livsmedel inklusive frysvaror och alternativa lösningar till omändertagande) och befintliga rutiner behöver utvecklas. - Myndigheten behöver arbeta vidare med framtagande av rutiner och komplettering av rutiner för verksamheten, t.ex. en rutin för kalibrering av termometrar inklusive åtgärder för eventuella avvikelser, en rutin för tvätt av skyddskläder/arbetskläder, rutiner jäv, opartiskhet, intressekonflikt. - Myndigheten behöver också utreda en möjlig lösning för att kunna förvara större mängden omhändertagna livsmedel inklusive frysvaror samt ha en rutin för alternativa lösningar till omhändertagande. - har en lista med rutiner som kontoret bedömer behövs. Rutinerna prioriteras och datum för utförande sätts för respektive rutin. Tid för kvalitetsarbete är inlagt i planeringen, där upprättande och underhåll av rutiner ingår. Rutin för tvätt av skyddskläder/arbetskläder har upprättats. Rutin för kalibrering av termometrar kommer att upprättas under Rutin för jäv, opartiskhet, intressekonflikt har förts in i listan för kommande rutiner och kommer upprättas. - har tagit fram kontaktuppgifter och prisuppgifter till företag som kan tillhandahålla hyra av frys/kylcontainrar och dessa ingår i rutinen för alternativa lösningar till omhändertagande. Kontoret har köpt in och fått plomberingstejp levererad. Provtagning och analys ingen avvikelse - Även planerad provtagning behöver ingå i myndighetens verksamhet. Fler gemensamma nationella och regionala provtagningsprojekt kommer exempelvis att erbjudas för Myndigheten meddelar att man avvaktar resultat från pågående projekt inom chefsnätverket SILK inom Miljösamverkan Stockholm som kommer att ta fram ett förslag på provtagninsplan. Därefter kommer provtagning läggas in i budgeten och i kontrollplan. - Provtagning finns med i planeringen från 2016 och ligger som en del i budgeten för kommande år. - Miljö- och hälsoskyddsnämnden är med i Miljösamverkan Stockholms län (MSL) och ingår i den provtagningsplan som tas fram gemensamt med MSL-kommunerna. Rapportering av kontrollresultat ingen avvikelse

6 Tjänsteutlåtande 6(6) Uppgift om kontrollmetod saknades. Mallen behöver kompletteras avseende detta. Kontrollmetod har lagts till i mallen. Öppenhet i kontrollen ej kontrollerat Sanktioner vid bristande efterlevnad ingen avvikelse Uppföljning ingen avvikelse I ett granskat beslut har myndigheten hänvisat till fel taxa trots att myndigheten har granskat sina beslut med avseende på laghänvisningar. Myndigheten har ändrat i beslutet och hänvisar till taxa för I det kvalitetsarbete som kontoret planerar genomföra, både 2015 och kommande år ingår även revidering av mallar. Revisioner ingen bedömning Beredskap ingen avvikelse Myndigheten bör fortsätta arbeta med att utveckla beredskapsfrågor internt. Arbetet med beredskapsfrågor sker internt men även på en kommunövergripande nivå samt i samverkan med tekniska kontoret gällande vatten. Virpi Lindfors Miljö- och stadsbyggnadsdirektör Sandra Wargclou Miljöchef Bilaga: Länsstyrelsens revision av livsmedelskontrollen i Danderyds kommun - slutrapport Exp: (Inkl tjänsteutlåtande Länsstyrelsen i Stockholms län