Strategisk planering av kontroll. Helena Storbjörk Windahl Kristina Dellrud

Transkript

1 Strategisk planering av kontroll Helena Storbjörk Windahl Kristina Dellrud

2 Vad ska vi prata om? Strategisk planering av kontroll är ett seminarium tänkt för chefer och andra som jobbar med planering och annan verksamhetsstyrning. Grundfrågan är hur vi ska göra för att i högre grad styra kontrollinsatser till de delar i kedjan där vi gör bäst nytta för att skydda konsumenterna. Seminariet ska generera förslag till hur vi alla skapar kontrollplaner som inte enbart är bra för den egna myndigheten, utan också stärker hela kontrollkedjan.

3 Upplägg Varför ska vi planera? Vilka krav finns på planering? Vad ska vi ta med oss i planeringsprocessen? Planering i praktiken Kaffe 14:30 14:50 Mini-workshop planering av livsmedelskontroll

4 Vad är en bra livsmedelskontroll? Myndighetsutövning Opartisk inga intressekonflikter Bedrivas riskbaserat Regelbunden Ändamålsenlig Ske utan förvarning Likvärdig Ha effekt Professionell

5 Förutsättningen för professionell livsmedelskontroll är. planerad kontroll som bygger på en bra uppföljning av kontrollen!

6 PDCA- cykeln grunden för planering, uppföljning och utveckling

7 Lagstiftningen Kontrollplan definieras i art 1 i 882/2004 som en av den behöriga myndigheten upprättad beskrivning med allmän information om hur dess offentliga kontrollsystem är uppbyggt och organiserat. I art 8 i 882/2004 ställs krav på att offentlig kontroll ska utföra offentliga kontroller i enlighet med dokumenterade förfaranden. Dessa förfaranden skall inbegripa information och instruktioner till den personal som genomför offentlig kontroll på bl.a. de områden som avses i bilaga II kapitel II. Livsmedelsverkets föreskrifter om offentlig kontroll av livsmedel (LIVSFS 2005:21) ställer krav på planering och uppföljning.

8 Livsmedelsverkets föreskrifter om offentlig kontroll av livsmedel (LIVSFS 2005:21) - med krav på myndigheternas planering och uppföljning Flerårig plan för livsmedelskontrollen Regelbundet följa upp och utvärdera genomförd kontroll Upprätta en plan för kompetensförsörjning Beredskapsplan för krissituationer på livsmedelsområdet

9 Planering 3 e Kontrollmyndigheten ska årligen fastställa en plan för myndighetens kontroll. Planen ska avse en period om minst tre år och omfatta samtliga områden som myndigheten ansvarar för Av planen ska framgå

10 1. En bedömning i enlighet med vad som anges i artikel 3.1 i förordning (EG) nr 882/2004 respektive 3 c dessa föreskrifter av behovet av livsmedelskontroll inom myndighetens ansvarsområde, 2. myndighetens prioriteringar för varje år vad gäller kontroll av anläggningar, anläggningstyper, varor, varuslag eller områden för kontroll, 3. hur kontrollmyndigheten avser att använda olika kontrollmetoder, särskilt provtagning och analys,

11 4. de personella, ekonomiska och andra resurser som myndigheten behöver för att kunna fullgöra sina kontrolluppgifter, 5. Hur inriktning, mål och prioriteringar i Sveriges fleråriga kontrollplan för livsmedelskedjan har beaktats, och 6. Hur myndighetens utvärderingar av genomförd kontroll har beaktats. Planen ska uppdateras vid behov

12 Uppföljning 3 f Kontrollmyndigheten ska regelbundet följa upp och utvärdera genomförd kontroll. Vid utvärderingar ska myndigheten särskilt beakta resultaten av kontrollen i förhållande till den tidigare planeringen.

13 Plan för kompetensförsörjning 3 g Bestämmelser om kontrollmyndigheters kompetensförsörjning finns i artikel 6 i förordning (EG) nr 882/2004. Kontrollmyndigheter ska upprätta en plan för kompetensförsörjning (kompetensförsörjningsplan). Av kompetensförsörjningsplanen ska framgå

14 1. Den kompetens som myndigheten behöver för att fullgöra sina kontrolluppgifter, 2. Den kompetens som finns hos myndighetens personal samt andra personer som bedriver kontrollverksamhet för myndigheten, 3. Behovet av kompetensutveckling hos personalen, och 4. Hur myndigheten avser att uppfylla kraven på kompetensförsörjning. Kompetensförsörjningsplanen ska hållas uppdaterad.

15 Beredskapsplan 3 h Bestämmelser om kontrollmyndigheters beredskapsplan finns i artikel 4.2 f i förordning (EG) 882/2004 samt i 3 d dessa föreskrifter. Av myndighetens beredskapsplan för nödsituationer på livsmedelsområdet ska framgå

16 1. I vilka nödsituationer beredskapsplanen är tillämplig, 2. Organisation och ansvarsfördelning när beredskapsplanen är tillämplig, 3. Rutiner för handläggning och annat arbete i nödsituationer, 4. Hur myndigheten säkerställer tillgång till den personalstyrka och den kompetens som myndigheten behöver i nödsituationer, 5. Vilka funktioner inom myndigheten och andra organisationer som ska kontaktas i nödsituationer samt deras aktuella kontaktuppgifter,

17 6. Hur myndigheten informerar och kan kontaktas av allmänheten när detta behövs av hälso- eller säkerhetsskäl, 7. Myndighetens rutiner för att säkerställa att uppgifterna i beredskapsplanen är aktuella, och 8. Hur myndigheten testar och utvärderar om beredskapsplanen är ändamålsenlig. Myndigheten ska regelbundet och vid behov uppdatera beredskapsplanen

18 Lagstiftning Nationell Kontrollplan Myndighetens Kontrollplan Kontroll Uppföljning Utvärdering Rapportering Operativa Mål Resurser Inspektion Upptäcks avvikelser? Utförda kontroller Prioriteringar Kompetensförsörjning Revision Provtagning Åtgärdas avvikelser? Identifierade avvikelser Analys

19 Vill du veta mer? Verksamhetsstyrning i kontrollen

20 Planeringsprocessen börjar med uppföljning och utvärdering - Kvantitativ uppföljning - Kvalitativ uppföljning

21 NAMN RISKKLASS ERFARENHE TSKLASS SENAST INSP ÅRLIG TID Verksamhet Klar Återstående tid Inspektör Vad/när Albäckens förskola 4 B FBO 8 AS Armbandet Förskola 4 A ,5 skola 1,5 SC Berlockens förskola 4 A ,5 skola 1,5 SC Bitbockens skola, kök 4 A skola 1,5 RE Bjärbyskolan 4 B FBO 6 AS Borgs Vattenverk 2 A ,5 dricksvatten 9 AN Bråviksskolan 3 A skola 3,5 SC Burger King 4 B FBO 5,5 RE City Gross 4 B FBO 13 RE

22 Redovisning och analys (utvärdering kolla ord) av uppföljning ev ta bort

23 Kvalitativ uppföljning ett exempel

24 Provtagning

25 Objekt Ansvar Cambylobakter Listeria Gluten Fläskprotein Borgmästarhagsskolan - Omega AMSH X Tystberga förskola, Lilla Gärdet AMSH X Coop Forum Stormarknad/Stora COOP AMSH X Hemköp Spelhagen, livsmedel AMSH X Tempo AMSH X Mariebergsgården AMSH X Oppebyskolan, Livsmedel FEAL X Tystberga skola, livsmedel FEAL X Max hamburgerrestaurang, PåljungshageFEAL X

26 Samverkan, nätverk, samordning Vad ska man ha samverkan och nätverk till? - Utbyta erfarenheter - Likrikta bedömningar - Utredningar i komplicerade ärenden - Utveckla kontrollmetoder - Genomföra gemensamma projekt - Kompetensutbyte

27 Extern samverkan Nämnden ska genom samverkan med andra myndigheter och organisationer stärka den egna kontrollverksamheten, livsmedelskontrollen i Sverige som helhet, och bidra till att likrikta kontrollen i landet.

28 Riskbaserad kontroll och prioriteringar, bedömningar -

29 Utfördelning över åren

30 Janua ri Febr uari Mars April Maj Juni Juli Augu sti Sept emb Okto ber Nove mber Dece mber Objekt Kategori Risk klass Erfar enhetsk lass Tidsskuld (h) Ny tidsskuld (h) Tilldelad kontrollti d 2015 (h) Genomför d kontrollti d 2015 (h) Återståen de kontrollti d på Antal kontroller 2015 Återståen de kontroler att boka Planerat antal kontroller 2015 per månad Cura apotekapotek Ny 0,00 0,00 0,00 0, LAN Apotek Hjä Apotek 8 A -2,00 0,00 0,50 0,00 0, Apoteket A Apotek 8 A -1,00 0,00 0,50 0,00 0, Apoteket EkApotek 8 A -2,00 0,00 0,50 0,00 0, Apoteket GApotek 8 A -2,00 0,00 0,50 0,00 0, TSD/LAN Kronans droapotek 8 A -1,50 0,00 0,50 0,00 0, Apotek Hjä Apotek 8 A 0,50 0,50 0,50 0,00 1, COOP FORUButiker 5 C 1,00 1,00 12,00 0,00 13, DVD x x TrailgroundButiker 8 B 3,00 2,00 3,00 0,00 5, EVAJEVAJ ICA NÄRA NButiker 7 A -6,50 0,00 2,00 0,00 2, EVAJ BILISTEN TYButiker 7 B 1,50 1,50 2,00 0,00 3, EVAJ PRESSBYRÅ Butiker 7 B -2,00 0,00 2,00 0,00 2, EVAJ City Gross Butiker 5 C -31,25 0,00 10,50 0,00 10, HHT Matextra, sbutiker 6 C -7,25 0,00 9,50 0,00 9, HHT X ICA MAXI Butiker 4 B -3,50 0,00 16,00 0,00 16, HHT X ICA SUPERMButiker 4 C 4,00 2,00 20,00 0,00 22, HHT X X OKQ8 SillekButiker 5 B 1,50 1,50 6,00 0,00 7, HHT OKQ8 SILLEButiker 5 B 0,75 0,75 6,00 0,00 6, HHT Karlsson vabutiker 8 B 1,00 1,00 1,00 0,00 2, YAAL ICA Nära St Butiker 7 B -2,00 0,00 4,00 0,00 4, LAN OKQ8 TEATButiker 7 B -3,00 0,00 2,00 0,00 2, LAN

31 Sammanfattning

32 Workshop Uppgift: Skriv en innehållsförteckning för en kontrollplan Hur: Arbeta i grupp om fyra-fem personer. Skriv ner innehållsförteckningen på ett papper. Tid: 30 minuter