Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 1a av 6 Rollen som mentor Fördelar Det finns många fördelar med att vara mentor, det kan vara både roligt och utvecklande. Förutom den egna tillfredsställelsen i att se en annan person växa i sitt uppdrag kan mentorn få egna självinsikter och nya perspektiv på prolemslösningar. Mentorskapet kan även ge insikt i förutsättningar längre ner i organisationen och ge ett nytt nätverk genom adepten. Rollen och förhållningssätt Som mentor är det din uppgift att möta adepten där personen befinner sig. Det är adeptens mål, problemformuleringar och vilja som styr innehållet i mötena. Det innebär dock inte att en mentor inte har en viktig och aktiv roll att spela. Din roll som mentor innebär inte att du ska ge svar på alla adeptens frågor. Du är ett bollplank som kan stötta och coacha adepten att hitta sina egna svar. Tillit och förtroende Utan tillit till varandra är det svårt att få till en öppen och givande dialog. Tydliggör för varandra på första träffen att det råder tystnadsplikt och att det ni pratar om stannar mellan er. Det är viktigt att adept och mentor inte står i beroendeställning till varandra för att relationen ska kunna vara så öppen som möjligt. Lyssna aktivt och visa ditt engagemang. Bekräfta det som sägs genom att upprepa hur du förstått det som adepten berättar och ställ följdfrågor. Ställ öppna frågor; vad, vem, vilka, hur och när är alla tips på öppna frågor som sätter igång både tankar och samtal. Det får adepten att fundera och utvecklas, och kanske du också upptäcker nya banor att tänka längs med! Se även del 4 Utvecklande samtal Ge ärligt av din tid. Du ska vara beredd att avsätta tid för adepten utan att känna att det är en plikt eller tvång. Adepten ska inte känna att du ger din tid på nåder. Var gärna generös med dina erfarenheter men kom ihåg att det du har med dig är din bild och sanning. Ge därför inga bestämda svar, var tydlig med att det är din infallsvinkel som du delar med dig. Prova att hålla tillbaka med sådant som du skulle uppleva var självklara lösningar på ett problem. Fråga dig fram till adeptens eget svar. Ge återkoppling, både uppmuntrande och kritisk. Tänk på att kritisk återkoppling behöver vara konkret. Se även del 4 Utvecklande samtal Dela med dig av ditt nätverk. Ta gärna med adepten till nya forum främst inom organisationen där adepten kan ha nytta av. Uppmuntra adepten att bredda sitt kontaktnät och få fördjupad kunskap genom att hänvisa till ST:s olika utbildningar. Skapa förtroende gentemot adepten. Utan tillit till varandra är det svårt att få till en öppen och givande dialog. Tydliggör för varandra på första träffen att det råder tystnadsplikt och att det ni pratar om stannar mellan er. Hjälp din adept att förstå att det inte finns några tabun för vad ni ventilerar. 1
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 1a av 6 Även om adepten ska vara aktiv i att driva sin utveckling framåt så kan du hjälpa adepten att orientera sig i början. Hjälp då till att driva processen framåt genom frågor men även dela på ansvaret för att era träffar faktiskt blir av. Hjälp adepten att klargöra de olika delarna i sitt uppdrag och själv forma uppdraget utifrån sina förutsättningar Inför första mötet med adepten Vad ser du mest fram emot? Hur vill du att ditt förhållningssätt gentemot adepten ska vara? Känns mentorskapet som en plikt eller är du genuint engagerad? Dessa funderingar kan du sedan ta med dig till den första träffen med adepten. Läs igenom instruktionerna för det första mötet med adepten samt del 4 Utvecklande samtal Läs även igenom uppdragsbeskrivningen för adeptens roll så att du kan sätta ramarna för mötet i ett sammanhang. Hur kan du hjälpa adepten att klargöra sitt uppdrag? Finns det teman utifrån adeptens uppdrag som du tror är av nytta att ta upp 2
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 1b av 6 Rollen som adept Fördelar De främsta fördelarna för adepten med ett mentorskap är en ökad självinsikt och trygghet som gör det möjligt för adepten att hitta sin egen väg i den nya rollen. I mentorn finns en samtalspartner som både kan ställa utmanande frågor och även ge praktiskt råd och stöd. Adepten får stöd att identifiera sina starka och svaga sidor som kan stärka adepten i den nya rollen. Möjligheten att få utvecklas vidare inom organisationen och anta flera utmaningar är en annan fördel. Genom mentorn öppnas även dörrarna till ett ökat nätverk inom organisationen (och kanske även utanför). Rollen och förhållningssätt I din roll som adept har du förmodligen många förväntningar på mentorn. Det är dock viktigt att först vända blicken mot dig själv. Det är dina behov som styr innehållet och mentorsrelationen. Därför behöver du vara tydlig med vilka behov du har. Mentorn fungerar som ett bollplank som kan stötta och coacha genom att fråga och hjälpa dig att resonera. Förutsättningen för att du ska få utbyte av mentorskapet är att du vill utvecklas och åstadkomma förändring/resultat. Det är bra om du inför varje träff förbereder dig för att få ut det mesta möjliga av mentorskapet. Tillit och förtroende Utan tillit till varandra är det svårt att få till en öppen och givande dialog. Tydliggör för varandra på första träffen att det råder tystnadsplikt och att det ni pratar om stannar mellan er. Det är viktigt att adept och mentor inte står i beroendeställning till varandra för att relationen ska kunna vara så öppen som möjligt. Inför första mötet med mentorn Förbered dig väl inför den första träffen genom att formulera konkreta mål utifrån ditt uppdrag. Läs uppdragsbeskrivningen för ditt uppdrag som du hittar på STs hemsida under för dig som är förtroendevald. Fundera kring följande frågor kopplat till ditt uppdrag: Vad tycker jag är roligt/ser jag fram emot? Vad tycker jag är svårt? Vad vill jag lära mig mer om? Vad vill jag åstadkomma i mitt uppdrag på ST? Vad skulle jag vilja få ut av mentorskapet? Vilka ämnen tycker jag är relevanta för mig att diskutera utifrån mitt uppdrag på ST?
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 2 av 6 Upplägg och struktur Mentorskap syftar till utveckling både som person och i din roll vilket innebär att det krävs att det finns en viss struktur och metod för att skapa meningsfulla möten. Det är viktigt att bestämma en början och slut, oavsett om ni känner varandra. Förslagsvis träffas ni under ett år. Låt mentorskapet ta tid. Bestäm hur ofta ni ska ses. Att ses en gång i månaden är bra att utgå ifrån. Det ger reflektionstid och möjlighet att se effekter av ett nytt förhållningssätt som ni diskuterat. Det är bra om adept och mentor ses regelbundet, särskilt i början. Att ses 1,5-2 timmar per gång är en bra måttstock. Se över vilken möjlighet det finns för er att träffas inom ramen för Förtroendemannalagen. Adepten kan ta hjälp av mentorn för att lyfta argumenten för arbetsgivaren. I grunden handlar det om att du som adept i din nya roll har ett uppdrag där du arbetar med inflytande på arbetsplatsen. Mentorskapet är ett sätt att sätta sig in i detta uppdrag som finns lagstadgat. Tänk på att vara någonstans där ni kan få lugn och ro. Välj gärna en neutral plats. Kom i tid och håll tiden. Diskutera hur tillgänglig mentor ska vara för att undvika att förväntningarna krockar. Kom även överens om hur ni har kontakt mellan träffarna, vem som tar initiativet och ansvaret för att nya träffar bokas upp. Utgå alltid från att adepten styr innehållet utifrån sitt behov. Dock är mentorn lika aktiv med frågor och delar med sig av sina erfarenheter utan att ta över samtalet. Om ni vill kan ni dela upp mötet i aktuella frågor och långsiktig utveckling. Ha gärna ett tema för varje träff som är kopplat till adeptens förtroendeuppdrag, se även del 3 Första mötet. Gör en översiktlig plan med innehåll men var inte rädda att justera den om behoven förändras under tid. Reflektera över föregående möte och vad som har hänt sen dess. För anteckningar i den mån som ni anser det vara användbart. Tänk på att vara närvarande när ni träffas, prioritera det framför att skriva utförliga protokoll. Det kan dock vara bra att ha stödord/meningar antecknade för kunna gå tillbaka, reflektera och utvärdera. För mentorn kan det vara bra att anteckna för att ställa följdfrågor. Stäm gärna av halvvägs om ni är på väg på rätt spår eller om ni vill göra något annorlunda. Se del 5.
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 3 av 6 Första mötet För att få ut mesta möjliga av ett mentorskap är det viktigt att komma överens om hur relationen ska fungera. Förbered dig till mötet genom att läsa igenom del 1a och 1b Rollen som mentor / Rollen som adept, del 2 Upplägg och struktur samt uppdragsbeskrivningen för adeptens förtroendeuppdrag som du kan hitta på STs hemsida under För dig som är förtroendevald. Resonera kring dessa frågor på första mötet. Anteckna gärna så att ni kan gå tillbaka vid behov. Skriv gärna ner det ni bestämmer ska gälla mellan er. Lär känna varandra För att lära känna varandra kan ni börja med att småprata. Genom att lära känna varandra kommer ni också att förstå hur ni kan kommunicera med varandra. Vilka erfarenheter har ni hittills i era roller? Vad gör ni på er arbetsplats? Vilka är ni privat? Adeptens förtroendemannauppdrag Ta fram uppdragsbeskrivningen och gå igenom den. Vad är adeptens uppdrag enligt beskrivningen? Hur uppfattar adepten sitt uppdrag? Vilka förväntningar har adepten på sitt uppdrag? Vilka förväntningar finns från styrelsen? Från medlemmarna? Behöver adepten stöd med att klargöra sitt uppdrag? Behov och mål Vilka är adeptens utvecklingsbehov och mål? Vilka är era förväntningar på relationen? Vad vill adepten få ut av mentorn? Finns det något särskilt att ta hänsyn till gällande behov för adept respektive mentor? Innehåll/tema Vilka frågor/teman vill adepten speciellt ta upp och vilka ska ni börja med? Koppla dessa till uppdraget och låt dessa forma teman. T.ex. som ordförande ska du leda och fördela arbetet, därför kan att leda en grupp vara ett bra tema. I arbetsplatsombudets roll ingår att värva nya medlemmar, då kan värvning vara ett tema. Har ni önskemål om gemensamma aktiviteter utöver samtalskontakten, t.ex. studiebesök? Praktiskt När, var och hur ofta skall ni ses och hur långa ska träffarna vara? Hur får ni enklast kontakt med varandra? Hur tillgänglig ska mentorn vara? Vem har ansvar för att se till att ni får en ny tid om ett möte har behövt avbokas? Tystnadsplikt Kom överens om att det ni samtalar om sker i förtroende. Adepten ska känna att denne kan ventilera alla delar i sin roll utan att riskera att det kommer ut till resten av
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 3 av 6 sektionen/styrelsen/avdelningen eller arbetsgivare/kollegor. Likaså kan de erfarenheter som mentorn ha med sig vara känsliga.
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 4 av 6 Utvecklande samtal Samtalet är basen för en givande relation mellan mentor och adept. Det är genom dem som adeptens frågeställningar kan bli belysta. Ett givande och utvecklande samtal innebär att lyssna och ställa frågor på rätt sätt. Här följer ett antal tips och råd som kan hjälpa er att utveckla samtalen. Läge, mål, metod och utvärdering Modellen nedan är ett verktyg som framförallt är ett stöd när man planerar ett arbete eller utvärderar det. Detta kan ni utgå från på varje träff för att bättre klargöra ett problemområde/diskussionsämnet som adepten vill ta upp och hjälpa adepten att hitta metoden/sättet att gå till handling eller hitta sitt sätt att förhålla sig till situationen. Läget: Hur ser situationen ut? Förutsättningar och utgångsläge för adepten i den specifika frågan. Målet: Hur vill du att det ska vara? Hjälper adepten att formulera sin egen målbild. Metoden: Hur gå till väga för att nå målet? Uppmuntrar adepten till handling för att lösa problemet. Ställ gärna följdfrågor (se nedan hur de bör formuleras för att vara utvecklande) som t.ex. Vad kan du göra själv? Vad kan du få stöd med? Av vem? Uppföljning/utvärdering. Börja gärna varje träff med att kort reflektera kring förra träffen? Hur gick det? Vad hände som gjorde att utfallet blev så? Hur kan du ta vara på det nya perspektivet? Ställa coachande frågor Mentorn har ett särskilt ansvar att hjälpa adept att hitta sina egna svar. Detta görs bäst genom att ställa öppna frågor som uppmuntrar den andre att tydliggöra. Öppna frågor börjar med: o Hur o När o Vad o Vem Undvik gärna varför - frågor som kan göra att den tilltalade känner sig ifrågasatt. Undvik att ge råd. Väljer du att göra det så påminn den andra att det är din bild och din upplevelse av en viss situation. Undvik ledande frågor som kan påverka den tilltalade. Exempel på hur frågor kan ställas: Är det bra? (ej öppen, kan besvaras med ja/nej) Vad är det som är bra med det? (bättre men aningen ledande) Varför är det bra? (ledande och konfrontativ) Vad skulle det ge? / Hur skulle det vara? (både öppen och inte ledande fråga) Aktivt lyssnande Var närvarande och lyssna aktivt på den som pratar. Den som talar är huvudpersonen. Aktivt lyssnande innebär bl.a. att visa respekt för sin samtalspartner och att lyssna bakom orden. Vad
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 4 av 6 säger kroppsspråket? Repetera gärna vad den andra personen har sagt för att säkerhetsställa att du tolkat rätt. Registrera men döm inte Skapa goda förutsättningar för tid och rum. Bådas närvaro och uppmärksamhet är viktig för ett bra samtal! Sakta ner tankeprocessen och bli mer iakttagande. Att lyssna på djupet ger goda möjligheter till egen utveckling. Ta tillfället i akt. Anpassa er till varandra och till den situation ni befinner er i. Satsa på att skapa så mycket tillit och trygghet att ni inte behöver välja för det som upplevs som svårt eller känsligt. I det finns också mycket viktigt att hämta. Den andre har rätt till sina åsikter och känslor. Du kan bekräfta dem utan att själv känna dig angripen eller hotad, när du inte håller med. Feedback Att kunna både ge och ta emot kritik är viktigt för en bra dialog. Som mentor bör du sträva efter att avdramatisera kritiken och istället göra den som en naturlig del av samtalet. Relevant kritik kan hjälpa er att komma vidare i utvecklingen. Feedbacken fungerar även som en relationsstärkare. Kväv den spontana reaktionen att försvara dig när du får kritik. Fortsätt att lyssna utan att avbryta. Om du får kritik, fråga efter detaljer (Hur då? När? Etc.) så att ni bättre förstår vad som ligger bakom kritiken. Tala om hur du tolkar det den andra säger, det ger den andre möjligheten att förklara det du möjligen har missuppfattat Struktur på samtalet Förbered er gärna inför varje träff. Bestäm gärna innan vilket tema ni ska ha men var även flexibla om adepten har behov att ta upp någonting som dykt upp som ni inte planerat. Låt dock inte här- och nu frågorna ta över helt, håll er gärna till det ni planerat. Kom ihåg att tanken inte är att ni ska avrapportera utan föra ett samtal. Reflektera gärna över ert senaste möte i början av mötet. Väckte det nya tankar och frågor? Börja gärna varje möte med vad som är aktuellt. Har det hängt någonting sedan sist, både inom adepten och yttre händelser? Adeptens behov styr och mentorn hjälper adepten att hitta svar och nya infallsvinklar om denne har fastnat eller har en problemformulering
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 5 av 6 Avstämning vid halvtid Det är klokt att göra en avstämning när mentorskapet pågått ett tag, förslagsvis efter halva tiden. Avstämningen ger er möjlighet att reflektera över hur det har fungerat praktiskt och vad mötena ger. Hur har träffarna varit? Vad har vi pratat om? Vad har fungerat bra? Hur ligger adepten till i relation till uppsatt mål? Varför? Vad har fungerat mindre bra? Vad vill vi ändra i fortsättningen? Övning: Om det känns svårt att börja kan ni använda er av följande checklista. Besvara frågorna var för sig först. Diskutera sedan tillsammans. Hur väl stämmer påståendet på en skala där 1 stämmer inte alls och 7 är stämmer helt Vi träffas så ofta som jag vill 1 2 3 4 5 6 7 Kontakten är lika prioriterad för oss 1 2 3 4 5 6 7 båda Det kännas alltid roligt att träffas 1 2 3 4 5 6 7 Vi pratar alltid om det som är viktigt för 1 2 3 4 5 6 7 adepten Min mentor/adept är en god lyssnare 1 2 3 4 5 6 7 Ibland pratar vi mest bort tiden 1 2 3 4 5 6 7 Vi skulle ha nytta av mer struktur i vår kontakt Det borde finnas utrymme för mer spontanitet Jag får ofta nya idéer när jag träffar mentorn/adepten Samtalen leder ofta till konkret förändring hos mig Ibland känns det som min partner är för jäktad 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 Resonera kring det som kommer upp: Vilka förändringar vill ni göra? o Vill ni ändra någonting i upplägget och strukturen? o Vill ni ändra någonting i innehållet i mötena? Glöm inte att fira de frukter ni skördat tillsammans- lyft upp det som varit bra och givande!
Mentorskap inom Fackförbundet ST Del 6 av 6 Utvärdering Det är alltid klokt att sätta ett formellt slutdatum på mentorskapet. Det ger möjlighet att knyta ihop säcken, reflektera tillbaka och utvärdera och sätta punkt. Därefter kan ni välja om ni vill fortsätta med relationen och på vilket sätt. Vid sista mötet bör ni reflektera kring utveckling, lärdomar, koppla tillbaka till mål och syfte och se om ni uppnått det som var syftet med mentorskapet. Fundera över dessa frågor var för sig. Ha gärna med era anteckningar från första mötet att reflektera tillbaka till. Diskutera därefter och sammanfatta gärna med ett par rader. Hur har träffarna varit? Vad har vi pratat om? Har adepten nått satta mål? Känner adepten sig tryggare i sin roll? Är rollen tydligare? Vad kommer vi att ta med oss? Vad hade vi kunnat göra annorlunda? Kan vi sprida våra lärdomar på något sätt? Är det önskvärt att fortsätta relationen? Varför? Varför inte? Om ja, i vilken form? Kom även ihåg att: Återkoppla till styrelsen om mentorskapet skett på deras uppdrag. Dela med dig av era erfarenheter till sektion/avdelning Återkoppla gärna till STs kansli med tips och tankar om hur vi kan utveckla vårt mentorskapsmaterial.