Handledning för projektkalkylering vid Lunds universitet

Handledning för projektkalkylering vid Lunds universitet

1. Inledning... 3 2. Begrepp... 3 2.1 Kostnadsbärare... 3 2.2 Direkta kostnader... 3 2.3 Indirekta kostnader... 4 2.4 Full kostnadstäckning... 4 3. Arbetsgång... 4 3.1 Arbetsgång, fördelning av gemensamma kostnader vid tre fördelningsnivåer... 4 3.2 Budgetering -- uträkning av påläggsprocentsats... 5 4. Lokalkostnader 2009... 7 5. Projektkalkylering... 7 5.1 Projektkalkylering inför ansökan om externa medel... 8 5.2 Beviljad ansökan... 10 5.3 Under projekttiden... 10 6. Medfinansiering... 10 7. Checklista uppföljning av medfinansiering vid användande av uppföljningsmall... 10 7.1 Budgetering... 11 7.2 Vid projektansökan... 11 7.3 Inför projektstart... 11 7.4 Uppföljning... 11 8. Checklista bokföring... 12 8.1 Bokföring medfinansiering... 12 8.2 Praktisk bokföring medfinansiering... 12 8.3 Bokföring... 12 9. Återredovisning... 12 10. Hantering av kalkyldifferens och budgetavvikelser... 13 10.1 Principer gällande vid Lunds universitet... 14 Vissa frågor avseende hanteringsordning arbetas det fortfarande med, dessa kompletteras efterhand som de vidareutvecklas. 2

1. Inledning Arbetet med att ta fram en enhetlig redovisningsmodell inom högskolesektorn har gjorts i Sveriges Universitets och Högskoleförbunds (SUHF) regi. Modellen vid Lunds universitet är den av SUHF framtagna modell med mindre verksamhetsspecifika anpassningar. Denna handledning beskriver den modell för redovisning av indirekta kostnader som gäller vid Lunds universitet från den 1 januari 2009. En mer utfyllig handledning över SUHF modellen finns på SUHF:s hemsida. Modellen bygger på principen om full kostnadstäckning, där alla intäkter och alla kostnader fördelas ut i organisationen till kärnverksamheterna -- utbildning och forskning. Modellen innebär att alla gemensamma (indirekta) kostnader fördelas ut i organisationen, via institutionerna till kärnverksamheterna, med hjälp av fördefinierade fördelningsbaser. Vid Lunds universitet används direkt lön och direkt drift som fördelningsbas. I modellen ingår också att de indirekta kostnaderna ska delas in i sex olika funktioner som består av ledning, utbildnings- eller forskningsadm, ekonomi och -personaladm, infrastruktur-service, bibliotek och nivåspecifikt. Syftet är att tydliggöra för finansiärer vad universitetets gemensamma kostnader består av och var i organisationen de uppstår. Redovisningsmodellen bidrar till att förbättra den interna styrningen och kontrollen. Redan vid ansökan om externa medel tydliggörs medfinansieringsbehovet och institutionen tvingas ta ställning till om ett bidrag kan tas emot trots att projektet saknar extern fullfinansiering. Vid de tillfällen det i texten hänvisas till kalkyl, kalkylmall och kalkylbilaga avses den kalkylmall som är framtagen av SUHF och som ska användas vid ansökan av externa medel. 2. Begrepp 2.1 Kostnadsbärare Kostnadsbärare är en avgränsad verksamhet inom universitetet, som ska synliggöra ekonomiskt resultat (intäkter och kostnader) i redovisning och kalkylering. Kostnadsbärarna ska vara fullfinansierade och ska bära universitetets totala kostnader; dvs sina egna direkta kostnader och en rättvisande andel av de indirekta kostnaderna. När samtliga intäkter och kostnader görs synliga, kan det ekonomiska resultatet och full kostnadstäckning följas upp hos varje kostnadsbärare. All kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare och det är stödverksamhetens kostnader som ska fördelas på dessa kostnadsbärare. En kostnadsbärare kan vara: Ett projekt med ett enskilt kontrakt Ett projekt med flera bidragskontrakt En forskargrupp som inte har krav på full kostnadstäckning på lägre nivå En avdelning eller institution som inte har krav på full kostnadstäckning på lägre nivå En kurs eller ett program inom utbildningen 2.2 Direkta kostnader Direkta kostnader är direkt hänförliga till en viss kostnadsbärare/projekt. Begreppet direkta uttrycker att kostnaderna har ett direkt samband och en exakt koppling till en särskild kostnadsbärare. Det är kostnadsbärarens utnyttjande av resurser, huvudsakligen i form av arbete och material, som framkallar dessa kostnader. Direkta kostnader kan bestå av både externa och interna köp/fakturor som sorteras i kostnadsslag och delas in i fyra huvudkategorier. Exempel på projektkostnader uppdelade på de fyra huvudkategorierna: Direkta löner: löner inklusive sociala avgifter för direkt medverkande i projektet Direkt drift: material, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster i projektet Direkt utrustning/avskrivning: avskrivning på projektutrustning 3

Direkta lokaler: kontorsrum och laborationslokaler i projektet samt andel av biytor t ex korridorer på institutionen 2.3 Indirekta kostnader Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare. Begreppet indirekta uttrycker att kostnaderna inte har ett direkt utan ett indirekt samband med en kostnadsbärare. Begreppet låter också förstå att kostnaderna inte kommer från kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet utan från det indirekta nyttjandet av organisationens gemensamma resurser. De indirekta kostnaderna för kostnadsbärarna återfinns som gemensamma kostnader på fördelningsnivåerna i universitetets organisation. Gemensamma kostnader på fördelningsnivåerna: Universitetsgemensamma kostnader Områdesgemensamma kostnader Institutionsgemensamma kostnader 2.4 Full kostnadstäckning Full kostnadstäckning innebär att kostnadsbärarens samtliga direkta och indirekta kostnader ska täckas av intäkten till kostnadsbäraren, t.ex. ett projekt. 3. Arbetsgång 3.1 Arbetsgång, fördelning av gemensamma kostnader vid tre fördelningsnivåer 1. I första steget fördelar den universitetsgemensamma nivån de universitetsgemensamma kostnaderna på områdena. Först delas de universitetsgemensamma kostnaderna upp på utbildning och forskning samt på de sex olika funktionerna. Planeringsenheten fastställer fördelningen efter samtal med enheterna på universitetsgemensam nivå. Sektion Ekonomi beräknar fördelningsbaserna (lön och drift exklusive ALF-kostnader, lokaler och avskrivningar) för utbildning, och forskning per område. Slutligen fördelas kostnaderna proportionellt med fasta belopp på områdena. 2. I andra steget fördelar varje område sina gemensamma kostnader och sin andel universitetsgemensamma kostnader på områdets institutioner. Först delas de områdesgemensamma kostnaderna upp på utbildning och forskning samt på de sex funktionerna, eventuella specifika kostnader hänförs till rätt verksamhet och institution. Den universitetsgemensamma nivåns uppdelning av universitetsgemensamma kostnader till områdena på utbildning och forskning samt funktioner får ej ändras av området. Sektion Ekonomi beräknar fördelningsbaserna (lön och drift exklusive lokaler och avskrivningar) för utbildning och forskning per institution. Slutligen fördelas andelen universitetsgemensamma kostnader och de områdesgemensamma kostnaderna var för sig proportionellt med fasta belopp på områdenas institutioner. 3. I det tredje steget upprättar varje institution sin budget. Först beräknar institutionen sina direkta kostnader för kärnverksamheten uppdelat på utbildning och forskning. Därefter beräknar institutionen sina institutionsgemensamma kostnader med uppdelning på utbildning och forskning samt på de sex funktionerna, eventuella specifika gemensamma kostnader hänförs till rätt verksamhetsgren. Sektion Ekonomi beräknar fördelningsbaserna för respektive institution/avdelning och publicerar dessa på sin hemsida. Slutligen sammanställer institutionen budgeten uppdelad på utbildning och forskning. 4

4. I det fjärde steget beräknar varje institution de procentuella påslagen för kostnaderna från de tre nivåerna med utgångspunkt från institutionens budget och fördelningsbasen. De procentuella påslagen beräknas var för sig för varje nivå för utbildning respektive forskning. Se nedan avsnitt Budgetering-uträkning av påläggsprocent. Pålägg för universitetsgemensamma kostnader, %= Pålägg för områdesgemensamma kostnader, %= Pålägg för institutionsgemensamma kostnader, %= Formler för påläggsberäkning Institutionens andel av universitetsgemensamma kostnader/ Institutionens direkta löne- och driftskostnader Institutionens andel av områdesgemensamma kostnader/ Institutionens direkta löne- och driftskostnader Institutionsgemensamma kostnader/ Institutionens direkta löne- och driftskostnader Källa Fakulteten/ sektion Ekonomis hemsida Fakulteten/ sektion Ekonomis hemsida Institutionens budget/ sektion Ekonomis hemsida 5. I det femte och sista steget kommer påläggen till användning vid varje institution i kostnadskalkyler för kostnadsbärarna, i projektkalkyler vid ansökan om externfinansiering och i redovisningen av indirekta kostnader på kostnadsbärarna nästa år. Pålägget görs med automatik genom att påläggsprocenten läggs in i Orfi. Varje månad görs en automatisk bokföring på löpande, faktiska drift- och lönekostnader hos kostnadsbärarna. Modellen bygger på en fullständig kostnadsfördelning, som innebär att alla kostnader vid universitetet hänförs till och synliggörs hos kostnadsbärarna. Det betyder vidare att varje institutionsbudget är summan av alla kalkyler för institutionens kostnadsbärare och att projektkalkylen därför har samma struktur som institutionsbudgeten. 3.2 Budgetering -- uträkning av påläggsprocentsats Budgetering görs en gång per år i samband med det ordinarie budgetarbetet på institutionen, i detta arbete är inte forskaren engagerad. Planeringsenheten meddelar ekonomichef/områdesekonom på respektive område de totala universitetsgemensamma kostnaderna uppdelat på forskning och utbildning samt på funktionsindelning enligt bilaga Indirekta kostnader. Planeringsenheten meddelar också områdets andel av de universitetsgemensamma kostnaderna. Sektion Ekonomi meddelar ekonom/liknande på respektive institution de totala universitets- och områdesgemensamma kostnaderna uppdelat på forskning och utbildning samt på funktionsindelning i bilaga Indirekta kostnader. Institutionen får också information om dess andel av de universitets- och områdesgemensamma kostnaderna och fördelningsbas. Institutionen beräknar de institutionsgemensamma kostnaderna uppdelat på forskning och utbildning samt på funktionsindelning enligt bilaga Indirekta kostnader och fyller i denna. Det ska finnas en dokumentation vid institutionen som visar hur man har kommit fram till sin uppdelning. 5

Utbildning Forskning Totalt Universitetets gemensamma kostnader Belopp i tkr Belopp i tkr Belopp i tkr Funktioner Kostnad Kostnad Ledning 0 Utbildnings- eller forskningsadm 0 Ekonomi- och personaladm 0 Infrastruktur och service 0 Bibliotek 0 Nivåspecifikt mm 0 Summa 0 0 0 Områdets gemensamma kostnader Funktioner Kostnad Kostnad Ledning 0 Utbildnings- eller forskningsadm 0 Ekonomi- och personaladm 0 Infrastruktur och service 0 Bibliotek 0 Nivåspecifikt mm 0 Summa 0 0 0 Institutionens gemensamma kostnader Funktioner Kostnad Kostnad Ledning 0 Utbildnings- eller forskningsadm 0 Ekonomi- och personaladm 0 Infrastruktur och service 0 Bibliotek 0 Nivåspecifikt mm 0 Summa 0 0 0 Lokalkostnader Kostnad Kostnad Lokaler 0 Påläggsberäkning vid institutionen Nivå Kostnad Pålägg Kostnad Pålägg Tot kostn Universitetsgemensamt 0 Områdesgemensamt 0 Institutionsgemensamt 0 Summa 0 0 0 Påläggsberäkning för lokalkostnader Kostnad Pålägg Kostnad Pålägg Tot kostn Lokalkostnader 0 0 0 Fördelningsbas Institutionens fördelningsbas består av Belopp Direkt lön+drift exklusive stipendier, lokaler och Utbildning Forskning Totalt avskrivningar 0 Pålägg i % = Gemensamma kostnader x 100 Fördelningsbas 6

Om institutionen har valt att fördela lokalkostnaderna med samma fördelningsbas som gemensamma kostnader fylls institutionens lokalkostnader i under Påläggsberäkning för lokalkostnader. Fyll i fakultet och institutionens namn i Fullkostnadskalkyl för TRE nivåer kalkylblad Fullkostnadskalkyl, cell F9 och F10. Spara filen, filnamnet ska vara institutionens namn Institutionen skickar in hela projektkalkylen (filen) med ifyllt blad Bilaga Indirekta kostnader till sektion Ekonomi. Det pålägg som räknats fram vid institutionen (ett för U och en för FO) registreras i redovisningssystemet av sektion Ekonomi. Sektion Ekonomi lägger ut kalkylmall för respektive institution/avdelning på hemsidan. 4. Lokalkostnader 2009 Lokalkostnader för såväl kärn- som stödverksamhet på institutionsnivå bokförs på institution eller kostnadsställe. Bokföring av verklig lokalkostnad kan göras av Byggnadsenheten direkt på kostnadsställe (brukaren). Om fakulteten eller institutionen vill göra om hyran t ex till genomsnittshyra eller göra ändringar/justeringar på annat sätt bokförs verkliga lokalkostnaden på fakultet eller institution enligt önskemål. Fakulteten/institutionen ansvarar sedan för manuell utbokning av lokalkostnaden till institution/kostnadsställe. Totala lokalkostnaden ska fördelas ut på inst/kst. Ingen del av lokalkostnader som avser institutioner får stanna på området. Institutioner/kostnadsställen erbjuds möjlighet att fördela lokalkostnaderna på aktiviteter genom att inkludera institutionens fulla lokalkostnader i kalkylen för indirekta kostnader. Kostnaden redovisas under Lokalkostnader. Kostnaden fördelas då ut med samma fördelningsbas som indirekta kostnader (löner + drift). Önskar institutionen fördela lokalkostnader med annan fördelningsbas måste kostnaderna bokföras manuellt. 5. Projektkalkylering Parallellt med ny redovisningsmodell har en ny projektkalkylmodell utarbetats i SUHF:s regi. Modellen har utarbetats i nära samverkan med representanter för Wallenbergstiftelserna, Riksbankens Jubileumsfond och Vetenskapsrådet. Kalkylen visar projektets totala kostnader, dvs. de direkta kostnaderna, projektets andel av universitetets indirekta kostnader samt hur kostnaderna ska finansieras. Finansiären kan ha egna krav på att en viss kalkylmall ska bifogas ansökan, då ska båda kalkylerna upprättas. Då en institution planerar sådan verksamhet som helt eller delvis är finansierad med externa medel ska projektkalkyl upprättas enligt den mall som finns. Kalkylen ska ligga till grund för upprättande av underlag till ansökan samt medverka till att beräkna behovet av medfinansiering i projektet. Huvudregeln vid beräkning av all externfinansierad verksamhet är att full kostnadstäckning ska uppnås. Med full kostnadstäckning menas att intäkterna i projektet ska täcka samtliga direkta kostnader i projektet och indirekta kostnader som påförs projektet med hjälp av påläggssatser. Med den nya projektkalkylen tydliggörs behovet av medfinansiering både för universitetet och för finansiären. Vid projektansökan måste institutionen ta ställning till om och i vilken omfattning det finns andra medel, t ex anslag att medfinansiera delar av ett projekt som det söks externa medel för. Det innebär att för den del som inte täcks av externa finansiärer måste det finnas ett beslut av prefekten om tilldelning av andra medel till projektet. Beslutet görs gällande genom att prefekten skriver under projektkalkylen där behovet av medfinansiering framgår. Se vidare kapitel om medfinansiering. 7

När en kalkyl upprättas för ett projekt ska alla kostnader som kommer att belasta projektet finnas med. Det innebär att kalkylen ska ta med både direkta kostnader och indirekta kostnader. Direkta kostnader är de kostnader som kan hänföras "direkt" till projektet. Exempel på sådana kostnader är material som åtgår till projektet, personalkostnader som är direkt förknippade med projektet. Indirekta kostnader är gemensamma kostnader i organisationen som fördelas ut på projektet med direkt lön och drift som fördelningsbas. Kostnad för administrativ och annan personal som inte till övervägande del arbetar med det aktuella projektet räknas som indirekt kostnad Prefekten ska godkänna projektkalkylen. Om förutsättningarna ändras i projektet, t ex om projektet inte får så mycket bidrag som man sökt, behöver prefekten göra ett förnyat ställningstagande till om kalkylens kostnader kan ändras, eller om statsanslag eller andra medel ska täcka mellanskillnaden eller om projektet över huvudtaget ska genomföras. Projektkalkylen finns att hämta på sektion Ekonomis hemsida. Välj vilken institution alternativt avdelning det gäller och ladda ner kalkylen. 5.1 Projektkalkylering inför ansökan om externa medel För att säkerställa att alla kostnader tas med i projektkalkylen bör projektansvarig ta kontakt med institutionsekonom/forskningsadministratör när kalkylen räknas fram. Detta samarbete bör inledas i god tid så att kalkylen hinner tas fram inför ansökan. Projektledaren/institutionsekonom/forskningsadministratör hämtar aktuell kalkylmall från sektion Ekonomis hemsida. Om kalkylmallen för aktuell institution eller avdelning saknas ta kontakt med sektion Ekonomi. Kalkylmallen består av Fullkostnadskalkyl och bilaga Indirekta kostnader. Kalkylbilaga Indirekta kostnader är redan ifylld och ska ej ändras. Fyll i Fullkostnadskalkyl, börja med att fylla i lön exkl sociala avg för medverkande i projektet. Vid längre projekt som sträcker sig över ett år och där man räknar med att intjänad semester tas ut behöver man inte ta hänsyn till den löpande semesterkostnaden. Vid kortare projekt eller om någon medverkande enbart jobbar ett par månader i projektet och där semester oftast inte tas ut ska den löpande semesterkostnaden räknas med i kalkylen. Månadslönen räknas då upp med 15,03% (semesterkostnad). - Fyll i direkta driftskostnader - Fyll i direkt utrustning/direkt avskrivning. Universitetet har fastställt riktlinjer för den ekonomiska livslängden, d v s avskrivningstiden för vanliga tillgångar. I redovisningssystemet kategoriseras alla anläggningstillgångar utefter vilken typ av tillgång det är samt vilken avskrivningstid de har. Se kodplanen Kategorier och konton i anläggningsredovisningen för avskrivningstider. - Fyll i direkta lokalkostnader, under 2009 använder sig Lunds universitet av en övergångsmodell. Om institutionen har valt att lokalkostnaderna för 2009 ska fördelas med samma fördelningsbas som indirekta kostnader har kostnaderna lagts in i Bilaga Indirekta kostnader. Projektets andel av institutionens lokalkostnader förs då automatiskt in i Andel av institutionens lokalkostnader. Då lämnas raden Direkta lokalkostnader tom. Se vidare under kapitel Lokalkostnader 2009. 8

- De indirekta kostnaderna fylls i automatiskt. Indirekta kostnader räknas ut genom att påläggsprocentsatsen multipliceras med de löner inkl soc. avg och drift som har angetts i Fullkostnadskalkyl. - Fyll i Projektnamn, Projektledare samt Område och Institution om detta inte redan är i fyllt - Fyll i finansiering från finansiär för varje år, finansieringen borde i de flesta fall bestå av direkta kostnader och de indirekta kostnader som har avtalats med respektive finansiär. Se planeringsenhetens hemsida. Projektkostnader Bilaga År 2009 2010 2011 2012 2013 Summa Direkta kostnader Löner inkl soc avg 0 Driftkostnader 0 Utrustning/avskrivningar 0 Lokaler 0 Summa direkta kostnader 0 0 0 0 0 0 Indirekta kostnader Andel av institutionens lokalkostnader Summa projektkostnader Finansiering Finansiär 2009 2010 2011 2012 2013 Summa Finansiär, inomstatligt bidrag 0 Finansiär, inomstatligt bidrag 0 Finansiär, utomstatligt bidrag 0 Finansiär, utomstatligt bidrag 0 Medfinansiering Summa projektfinansiering Datum Huvudsökandens underskrift Ansökan och kalkyl godkänd av prefekt Namnförtydligande Namnförtydligande Lunds universitet fördelar under 2009 institutionens lokalkostnader med samma fördelningsbas som indirekta kostnader, direkt lön och drift - Institutionens medfinansiering till projektet räknas ut automatiskt genom beräkning av summa projektkostnader minus summa projektfinansiering. Differensen fylls i under Medfinansiering för respektive år. - Stäm av att kostnader och finansiering stämmer överens. Summa projektkostnader och summa projektfinansiering ska bli lika för att projektet ska vara fullfinansierat. 9

- Observera att uppgifterna i kalkylen ska vara exklusive moms. Eventuell moms regleras i avtalet mellan parterna. Slutlig ansökan - Innan kalkylen bifogas ansökan till finansiären ska den godkännas av prefekt vid institutionen som har att ta ställning till om institutionen kan ställa upp med medfinansiering och hur mycket. Med prefektens underskrift av kalkylen godkänns också att institutionen medfinansierar projektet med den summa som anges i kalkylen. - Fullkostnadskalkyl bifogas ansökan. Bilaga Indirekta kostnader och spec av bilaga lämnas till finansiären på begäran. 5.2 Beviljad ansökan Om de beviljade medlen skiljer sig från ansökan ska projektledaren ta upp en förnyad diskussion med prefekt vid institutionen. Det kan vara så att projektet inte är genomförbart med den finansiering som ges eller att projektet kräver mer eller mindre medfinansiering. Kontraktsmodulen i DFS håller på att utvecklas, när det är klart ska projektkalkylen bifogas kontraktet i kontraktsmodulen i DFS. 5.3 Under projekttiden Projektledaren ansvarar för att följa upp projektet så att det följer den planering som ligger till grund för kalkylen. Om det inträffar saker som påverkar kalkylen ska projektledaren ta upp en förnyad diskussion med prefekt vid institutionen. Det kan vara så att projektet kommer att kräva mer eller mindre medfinansiering än planerat. 6. Medfinansiering Eftersom alla intäkter och kostnader fördelas på projektet tydliggörs i projektkalkylen behovet av medfinansiering för att full kostnadstäckning ska uppnås. Vid projektansökan måste institutionen ta ställning till om och i vilken omfattning det finns andra medel, t ex anslag, för att medfinansiera delar av ett projekt som det söks externa medel för. I de externfinansierade projekt där Lunds universitet är medfinansiär ska det råda klarhet om och vara beslutat vilka resurser som Lunds universitet bidrar med. Detta för att säkerställa att medel öronmärks för medfinansiering samt att samma resurser inte kan användas som medfinansiering flera gånger. Prefekten vid aktuell institution godkänner medfinansieringen i projektkalkylen. För att underlätta uppföljningen av medfinansieringen vid institutionen finns en mall framtagen som kan användas. Denna återfinns på sektion Ekonomis hemsida. 7. Checklista uppföljning av medfinansiering vid användande av uppföljningsmall Denna checklista ska ses som ett exempel på hur man kan använda mallen för medfinansiering. Det är upp till institutionen/motsvarande att besluta om hur man vill följa upp sin medfinansiering. 10

7.1 Budgetering Institutionen fyller vid budgetering i hur mycket medel som finns tillgängligt för medfinansiering under fliken sammanställning. Tillgänglig medfinansiering på institutionen enligt budget År 2009 2010 2011 2012 2013 Belopp 2 000 000 2 000 000 2 000 000 7.2 Vid projektansökan När prefekt vid institutionen godkänner medfinansiering för en projektansökan fyller institutionen i projektnamn, projektledare och medfinansiering för respektive år under projektets genomförande under fliken projektansökan. Administratören får en kopia av projektkalkyl med prefektens underskrift. Projektnamn Projektledare Godkänd medfinansiering 2009 2010 2011 2012 2013 Belopp Belopp Belopp Belopp Belopp Velocity Bengt Bengtsson 200 000 250 000 300 000 SEK Vinter Sofia Sofiasson 100 000 200 000 150 000 SEK 7.3 Inför projektstart Om projektansökan bifalls och projektet kommer till stånd så flyttar administratören uppgifter under fliken projektansökan till fliken medfinansiering per projekt. Information om att ett projekt ska starta ska meddelas av ansvarig projektledare till administratören. Eventuellt kan nya kontraktsmodulen i DFS användas. 7.4 Uppföljning Den sammanlagda medfinansieringen för institutionen återfinns under fliken sammanställning Medfinansiering enligt beslut "Medfinansiering per projekt" År 2009 2010 2011 2012 2013 Belopp 300 000 450 000 450 000 0 0 Tillgängliga medel för medfinansiering av nya projekt framgår under fliken sammanställning Observera att här sammanställs enbart projekt som har beviljats projektmedel och således flyttats till fliken medfinansiering per projekt. Hänsyn bör även tas till de projekt som ännu befinner sig i ansökansstadiet och som återfinns under fliken projektansökan Tillgänglig medfinansiering för nya projekt År 2009 2010 2011 2012 2013 Belopp 1 700 000 1 550 000 1 550 000 0 0 11

8. Checklista bokföring 8.1 Bokföring medfinansiering Medfinansieringen kräver att medel flyttas till projektet då man har medfinansiering bokförd på annan v- gren och annan aktivitet än projektet. Se vidare i Definition av kostnadsbärare vid införande av ny redovisningsmodell för indirekta kostnader vid LU. I nedan exempel visar projektkalkylen att direkt lön + drift för det aktuella projektet är 1,8 mkr, institutionen har i budgetarbetet räknat ut att påslaget på direkt lön + drift är 50%. Den externa bidragsgivaren finansierar 2 mkr, vilket innebär att institutionen måste ställa upp med medfinansiering på 0,7 mkr. Projekt (v-gren 35) Medfinansiering (v-gren 21) Extern finansiering +2 mkr Medfinansiering +0,7 mkr -0,7 mkr Direkt lön + drift -1,8 mkr Overhead(50%) -0,9 mkr Total kostnad -2,7 mkr 8.2 Praktisk bokföring medfinansiering Institutionen bokför medfinansieringen från v-gren 21 till projektet på aktuell verksamhetsgren med det interna kontot för medfinansiering. För att uppföljningen ska bli korrekt bör medfinansieringen bokföras regelbundet, helst varje månad. Om medfinansieringen sker från ett annat externfinansierat projekt (vgren 35), flyttas intäkten med ett intäktskonto, kontoklass 3. Inför del- respektive helårsperiodisering ska samtliga medfinansieringar vara bokförda på respektive projekt. 8.3 Bokföring Verksamheten delas upp i kärnverksamhet (utbildning och forskning) och stödverksamhet (administration och gemensamma kostnader). Kärnverksamheten bokförs på samtliga v-grenar utom 91. Stödverksamheten bokförs på v-gren 91. Om en forskare anställer en forskningsadministratör som arbetar med ett eller några få specifika projekt så kan detta ses som en direkt kostnad. Om däremot en forskargrupp har en forskningsadministratör som arbetar med forskargruppens projektadministration är detta en stödverksamhet och ska bokföras på v-gren 91. Det pålägg som räknats fram vid institutionen (en för U och en för FO) finns registrerat i Orfi för att möjliggöra automatisk bokföring varje månad av indirekta kostnader. Bokföring görs på alla aktiviteter och v-grenar som redovisar lön och/eller drift. På kostnadsbäraren (en aktivitet eller flera) följer man upp att full kostnadstäckning finns. V-grenarna 10 och 30 ska resultatmässigt bli 0 vid årets slut. Viktigt att budgetavvikelser och kalkyldifferenser analyseras och hanteras. Beroende på om de gemensamma kostnaderna fördelas och bokförs på tre (institution) eller fyra (avdelning) nivåer sker avstämningen på v-grenarna 10 och 30 antingen på institutionsnivå eller på avdelningsnivå. 9. Återredovisning På projektnivå redovisas de verkliga indirekta kostnaderna. Den återredovisning som finansiärerna kräver sker efter deras villkor. Det innebär att återredovisning till finansiärerna av de indirekta kostnaderna i de flesta fall sker efter den överenskommelse för täckning av indirekta kostnader som finns mellan finansiären och universitetet och inte efter det som finns bokfört på projektet, dvs. de verkliga indirekta kostnaderna. För att vara tydlig till finansiärerna kan i de fall det är möjligt även en redovisning av de verkliga indirekta kostnaderna ske. 12

10. Hantering av kalkyldifferens och budgetavvikelser Modellen bygger på att universitetet beräknar kostnaderna som ligger till grund för fördelningsbasen på basis av föregående års utfall under perioden 1 juli till 30 juni. De gemensamma kostnaderna baseras på budget för aktuellt år. Dessa uppskattade kostnaderna används för att räkna fram påläggsprocentsatserna med formeln: Gemensamma kostnader Fördelningsbasen. Två sorters skillnader kommer då att uppkomma i redovisningen vid tillämpning av modellen: Om det verkliga utfallet avviker från de budgeterade gemensamma kostnaderna (täljaren i divisionen), uppstår en budgetavvikelse. V-gren 10 eller 30 Budget Verkligt utfall Debet Kredit 200 000 230 000 230 000 200 000 400 000 400 000 Pålägg för gemensamma kostnader blir Pålägget på 50% täcker inte de verkliga 50% på direkt lön och drift. indirekta kostnaderna eftersom de verkliga gemensamma kostnaderna är större än de budgeterade. Vid detta exempel kommer inte alla gemensamma kostnader att fördelas ut på kostnadsbärarna eftersom pålägget på direkt lön och drift är uträknat till 50%. I verkligheten borde pålägget ha varit 57,5%, den del som inte fördelas ut på kostnadsbärarna finns på institutionens/avdelningens v-grenar 10 och 30. Om det verkliga utfallet avviker från den uppskattade fördelningsbasen (nämnaren i divisionen, direkt lön + drift), uppstår en kalkyldifferens. Procentsatsen för kostnadspåslaget räknas ut genom att en viss summa uppskattade gemensamma kostnader divideras med en fördelningsbas baserad på tidigare utfall. Procentsatsen tillämpas sedan på ett verkligt utfall som blir större eller mindre än det uppskattade och då uppstår en kalkyldifferens. 13

V-gren 10 eller 30 Budget Verkligt utfall Debet Kredit 200 000 200 000 200 000 225 000 400 000 450 000 Pålägg för gemensamma kostnader blir Pålägget är större än vad som behövs för 50% på direkt lön och drift. att täcka stödverksamheten eftersom den verkliga fördelningsbasen är större än den som baseras på tidigare utfall. Vid detta exempel kommer större gemensamma kostnader att fördelas ut på kostnadsbärarna än de verkliga eftersom pålägget på direkt lön och drift är uträknat till 50%. I verkligheten borde pålägget ha varit 44,4%, det innebär att det uppstår ett överskott på institutionens/avdelningens v-grenar 10 och 30. Det är omöjligt att undvika budget- och kalkyldifferenser. Målsättningen är att få differenserna så små som möjligt. Differenser uppstår normalt på institutionens v-grenar 10 och 30, men kan också uppstå på kostnadsbäraren om påläggsprocentsatsen ändras under året eller i förhållande till projektansökningstillfället. 10.1 Principer gällande vid Lunds universitet Följande principer gäller vid Lunds universitet för att hantera budget- respektive kalkyldifferenser. Gör regelbundet avstämningar Analysera noggrant de skillnader som uppkommer och besluta om och vidta åtgärder beroende på differensens storlek Försök att inte ändra påläggsprocentsatsen för ofta. Är differenserna systematiska på ett håll eller uppgår till stora belopp bör dock procentsatsen justeras för att undvika stora under- eller överskott på institutionsnivå Uppstår mindre differenser bör dessa kvittas mot över- underskott från föregående eller kommande år. Slutgiltiga principer publiceras senare, det kommer även att komma förklarande instruktioner. 14