PM Datum: 2016-01-12 Dnr: E 2015/545 Mottagare: Universitetsdirektören Handläggare: Laura Ojanen Prytz Förslag till 2016 års budget för gemensamma verksamheter Bakgrund De universitetsgemensamma verksamheternaa delas upp i förvaltning och gemensamma ändamål för att tydliggöra de resursinsatser som utförs. De universitetsgemensamma verksamheterna indelas i: Ledning och myndighetsfunktioner Avser verksamhetsstöd till ledning och styrelse samt de funktioner som krävs för att svara upp mot kraven på en statlig myndighet. Universitetsgemensammaa ändamål Avser ändamål som bedrivs centralt men avser samordning avv verksamheten inom hela universitetet t och omfattar de tre verksamhetsnivåerna (institution, fakultet, centralt) Övriga enheter och funktioner Avser central organisering av särskilda enheter såsom GMV, NCM, Genussekretariatet, Havsmiljöinstitutet, SND, Nordicom, Etikprövningsnämnd, Fondstyrelse F m.fl. I denna dokument presenteras budgetförslaget både utifrån ovanstående indelningg och organisatorisk indelning (universitetsledning samt områden och enheter inom den Gemensammaa förvaltningen). Dessa organisatoriska enheter svarar för uppgifter såväl inom ledningg och myndighetsfunktioner som universitetsgemensamma ändamål samt inom övriga enheter och funktioner. Budgetram för 2016 Ett omfattande besparings- och omställningsa arbete har pågått inom den gemensamma förvaltningen de senaste åren. Riktpunkten har varit att effektivisera och ställa om kostnadsförbrukningen till och med budgetåret 2017. Vid sammanträdet 2015-06-09 fastställde universitetsstyrelsen principer för budgetarbetet inför år 2016. I beslutet fastställdes även nivån för kostnadsdebiteringen införr 2016 för dee universitetsgemensamma stödverksamheterna. Dessa kostnadsdebiteringar motsvarar de belopp som tas ut av respektive fakultetsstyrelse/institution för dessa stödverksamheter. Området för administrativtt stöd Rosenlundsgatan 4, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 000 00 www.gu.se 1 (3)
För budgetåret 2016 beräknades budgetramen till 384 mnkr vilket är samma som för 2015. I beredningen av budgetförutsättningarna inför 2016 har dock ökade kostnader för bl.a. Welcome services, fastighetsstrateg samt studentadministration (GUBAS och FUBAS) beaktats. Ekonomienhetens budget har förstärkts m a a ökad arbetsbelastning och försämrad arbetsmiljö. Sammantaget en ökning med 8,4 mnkr som ryms inom den oförändrade budgetramen för 2016. Finansiering av dessa satsningar sker genom besparingar och omdisponeringar. Utöver budgetramen om 384 mnkr finansieras en del av de gemensamma stödfunktionerna genom direkt debitering av verksamheten och avser då specifika ändamål såsom; bas- och tillvalstjänster för IT, campusservice och servicecenter samt försäljning av vissa servicetjänster, bland annat interna konferenstjänster och tentamensplatser. Utifrån en indelning i olika tjänsteområden debiteras verksamheten för dessa tjänster. Sammantaget innebär detta följande finansiering för budgetåret 2016, belopp i mnkr: Budgetram (debiteras nämnder) Budgetram 2016 Budgetram 2015 Ledning och myndighetsfunktioner 105 114 Universitetsgemensamma ändamål 267 258 Övriga enheter och funktioner 12 12 Summa 384 384 Finansiering via internfakturering/omföring IT-infrastruktur 105 103 Lokala IT-avtal 27 26 Campusservice (2016: exkl. UB) 63 66 Servicecenter 15 14 Större undervisningslokaler 26 28 Tentamenslokaler 8 9 Mötesservice 20 19 Gästforskarverksamhet 12 10 GU-shop, medieteknik m.m. 5 5 280 280 Budgetförslag per område Omställningsarbetet i olika former fortsätter inom den gemensamma förvaltningen under 2016. Budgetramen för 2016 beräknas till 384 miljoner kronor och innehåller direkta besparingar på 3,5 miljoner kronor. Det innebär en kostnadsandel på 6,4 % av universitets totala kostnader. I ramen ryms även ny verksamhet, bland annat medel till Welcome services och en fastighetsstrateg. Ramen har utgått utifrån nivåerna för budgeten 2015 och tar hänsyn till planerade omställningsåtgärder och satsningar för 2016 samt de budgetposter som flyttats organisatoriskt från och med 2016. 2 (3)
Detta ledde till följande fördelning av budgetramen mellan de olika områdena inom Gemensamma förvaltningen: GEMENSAMMA VERKSAMHETER, BUDGET 2016 (DEBITERAS NÄMNDERNA) Besparing 2016 Budgetram 2016 (inkl. besparing) Administrativt stöd 2 600 132 072 Infrastrukturstöd 0 58 185 Verksamhetsstöd 900 134 458 Universitetsledningen, Universitetsledningens stab, övrigt 0 59 285 TOTALT 3 500 384 000 För 2016 budgeterar Gemensamma förvaltningen ett underskott på totalt 14 500 tkr varav 13 600 tkr avser planerat utnyttjande av balanserat kapital och 900 tkr omställningsåtgärder som får effekt 2017. Vid omställningsarbetets slut 2017 ska alla områden inom den Gemensamma förvaltningen uppnå en budget i balans. Området för infrastrukturstöd planerar att utnyttja 1,1 mnkr av balanserat kapital för verksamhetsutveckling, bl.a. sourcingstrategin. Området för verksamhetsstöd budgeterar totalt ett underskott på 7,2 mnkr som till största delen avser utnyttjande av tidigare överskott på Innovationskontorets verksamhet. Ca 900 tkr avser omställningsåtgärder som får effekt under 2017. Området för administrativt stöd har för 2016 budgeterat ett överskott på 1 mnkr med anledning av oplanerad sjukfrånvaro. Universitetsledningen och universitetsledningens stab har budgeterat ett nollresultat för 2016. De universitetsgemensamma utvecklingsprojekten budgeterar ett underskott på 7,2 mnkr. Under 2016 finns flera större projekt i portföljen vilket tillfälligt driver upp kostnaderna (bl.a. PA 2.0, Ladok3). Det framlagda budgetförslaget för 2016 för de olika universitetsgemensamma stödverksamheterna redovisas per område i bilaga 1. Vissa verksamheter har bytt organisatorisk tillhörighet efter att ramarna fastställdes. Det har då skett i samförstånd mellan levererande och mottagande enhets- /områdeschef. Investeringsramar för 2016 I samband med budgetarbetet för gemensamma stödverksamheter har behov och önskemål om investeringsmedel tagits fram. Dessa investeringsbehov har tillsammans med de behov som fakultetsstyrelser/motsvarande redovisat prioriterats mot tillgängligt låneutrymme och mot de kostnader som investeringarna medför. Rektor fastställde 2015-10-12 den totala investeringsramen för hela universitetet och universitetsdirektören fastställde 2015-10-27 investeringsramar för Gemensamma förvaltningens områden samt 2014-11-23 tilldelning av projektmedel till så kallade universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. I bilaga 2 redovisas investeringsramar för universitetsgemensamma verksamheter för 2016. 3 (3)
Bilaga 1 GÖTEBORGS UNIVERSITET 2016-01-14 Administrativt stöd Budgetunderlag för universitetsgemensamma verksamheter uppdelat per område och enhet, bå 2016 (Belopp i tkr) Benämning Tilldelning 2016 Intern avg Internt Externa Annan finansering Summa Debiteras nämnderna Direktdeb inom GFGV intäkter Statsanslag Övrigt INTERNREVISION 2 523 0 0 0 0 0 2 523 UNVERSITETSLEDNING 18 704 0 0 0 0 0 18 704 UNIVERSITETSLEDNINGENS STAB 7 778 0 0 0 0 0 7 778 ADMINISTRATIVT STÖD Områdeskansli Administrativt stöd 13 973 0 709 0 0 0 14 682 Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd 17 491 0 1 690 0 0 0 19 181 Personalenhet 68 099 0 3 856 23 0 0 71 978 Ekonomienhet 32 508 0 200 4 354 0 0 37 062 SUMMA ADMINISTRATIVT STÖD 132 070 0 6 455 4 377 0 0 142 903 INFRASTRUKTURSTÖD Service 33 047 140 788 15 701 40 726 0 3 941 234 204 Områdesstaben 16 337 10 380 1 520 0 0 0 28 237 IT-enheten 0 117 397 35 334 0 0 0 152 731 Fastighet 9 896 15 392 0 8 473 0 3 000 34 619 Utnyttjande av balanserat kapital ma a utvecklingsprojekt -1 095 0 0 0 0 0-1 095 SUMMA INFRASTRUKTURSTÖD 58 185 283 957 52 555 49 199 0 6 941 448 696 VERKSAMHETSSTÖD Områdesgemensamt, kansli 9 959 0 512 0 0 0 10 471 International Centre 8 177 0 0 0 0 328 8 505 Kommunikationsenheten 34 049 0 4 329 140 0 20 38 538 Utbildningsenheten 65 616 270 1 527 8 612 6 836 4 628 87 489 Forsknings- och innovationskontoret 17 570 0 0 10 791 490 7 554 36 405 Besparing som får verkan 2017, Kommunikationsenheten -913 0 0 0 0 0-913 Flytt av medel från A9450 för Miljöbron och Drivhuset 536 0 0 0 0 0 536 SUMMA VERKSAMHETSSTÖD 134 994 270 6 368 19 543 7 326 12 203 172 526 ÖVRIGT GMV (inkl Mistra Urban Futures o In kind) 3 070 1 361 0 14 287 5 037 283 24 038 GMV fd. Miljöenheten 4 042 0 0 370 0 0 4 412 Svensk nationell datatjänst 0 0 0 17 904 7 000 0 24 904 Havsmiljöinstitutet 0 247 0 10 059 0 2 117 12 423 Nationellt centrum för matematik (NCM) 0 698 0 12 880 5 679-40 19 217 Nationella sekretariatet för genusforskning 0 0 1 400 11 426 14 462 985 28 273 Nordicom 0 0 0 5 752 8 220-42 13 930 Segerstedtinstitutet 0 0 0 0 5 000 2 145 7 145 WCMTM 0 0 0 19 468 8 000 0 27 468 Annan finansiering Pedagogisk utvecklingsenhet 3 127 0 0 0 14 170 0 17 297 GUL, Urkund, Pingpong - flyttas från UE till PIL 5 390 0 0 0 0 0 5 390 Stöd till studentkårer 0 0 0 0 8 567 0 8 567 Bidrag till integrerade institutioner - flyttad 2014 411 0 0 0 0 0 411 Lokala avtal 158 0 0 0 0 0 158 Internbanken 0 0 0 0 0 21 000 21 000 Kapitalkostn för Univ gemensamma invest 25 224 0 0 0 0 0 25 224 Utnyttjande av balanserat kapital Univ gem invest -7 224 0 0 0 0 0-7 224 UD:s disposition 10 545 0 0 0 0 0 10 545 Intäkt av OH -15 000 0 0 0 0 0-15 000 SUMMA ÖVRIGT 29 742 2 306 1 400 92 146 76 135 26 448 228 177 TOTAL 384 000 286 536 66 781 165 268 83 464 45 595 1 021 310