1/8 Skriv ett kommunikationskontrakt Detta är ett verktyg för dig som: Vill utveckla kommunikationen inom din arbetsgrupp Vill ha tydliga ramar och förtydliga roller och ansvar för kommunikationen Vill tydliggöra både dina egna och gruppdeltagarnas kommunikationsbehov Vill samtala om kommunikationsklimatet, så att det underförstådda och outtalade kommer upp Vill skapa bättre förutsättningar för dialog och samarbete mellan dig och dina gruppdeltagare Vill skapa ett positivt klimat i din grupp Kommunikationskontraktet är en överenskommelse kring avdelningens, enhetens, ledningsgruppens eller projektgruppens kommunikation. I kontraktet tydliggörs förväntningarna på gruppens deltagare och tillsammans kommer ni överens om hur gruppen ska kommunicera. Metoden kan även användas i överenskommelser mellan arbetsgrupper och avdelningar/enheter. Verktyget vänder sig till dig som är chef, grupp- eller projektledare. Du får vägledning, tips och råd kring hur du själv presenterar och leder kontraktsformuleringen med deltagare i din arbets- eller projektgrupp. Det finns fördelar med att be någon utomstående (exempelvis en informatör eller en HR-person) coacha gruppen genom processen. Detta för att säkerställa att kontraktets innehåll hanterar just kommunikationsfrågor och inga andra faktorer. Detta verktyg innehåller: Huvuddokument: Beskrivning av kontraktet, dess innebörd och fördelar Handledning för hur du genomför kontraktets sex faser: 1) Förberedelser med bl.a. insäljning av kontraktet till medarbetarna 2) Introduktion av kontraktet 3) Formulering av krav och löften 4) Förhandling 5) Revidering av kontraktet 6) Fortsatt process Arbetsdokument: Tips och råd kring kontraktets innehåll Förslag till agenda för kontraktsformulering Prioriteringslista Kommunikationskontraktet
2/8 Vad är ett kommunikationskontrakt? De flesta överenskommelser om kommunikationen på arbetsplatsen är muntliga eller outtalade, vilket kan ge upphov till missförstånd som tar tid och energi. Det finns därför klara fördelar med att arbeta med ett skriftligt kontrakt. Det handlar om att du och deltagarna i en grupp ska tydliggöra och skapa samsyn kring kommunikationen er emellan. Ett bra kontrakt innebär att alla parter är eniga om vilka spelregler och överenskommelser som gäller. Det gör kommunikationen effektiv. Kontraktet kan ge riktlinjer för vad som ska kommuniceras (t.ex. återkoppling av avdelningens resultat), hur (på vilket sätt) det ska kommuniceras (t.ex. på intranätet eller genom dialogmöten) samt till och genom vem. Kontraktet är en effektiv och enkel metod för att förbättra kommunikationen, inte minst för att man låter kontraktsanvändarna de som ska följa kontraktet vara experter på sina egna behov, önskemål och resurser. En av de största fördelarna med att upprätta ett kontrakt är själva processen där önskemål och förväntningar ska stämmas av med gruppdeltagarnas möjligheter och vilja att tillmötesgå dessa önskemål, och vice versa. Att formulera ett kontrakt innebär att du och gruppens deltagare gemensamt prioriterar det ni anser är viktigast att fokusera på i ert sätt att kommunicera. Kontraktet ska innehålla de delar ni tillsammans ser som viktiga, realistiska och praktiskt genomförbara. Kommunikationskontraktet växer fram under en gruppövning. Tillsammans formulerar deltagarna kontraktets innehåll och det revideras med jämna mellanrum. Vad innehåller ett kommunikationskontrakt? Ett kontrakt ska innehålla aktiviteter och rutiner som du och deltagarna i din grupp vill utveckla för att förbättra er kommunikation. Kontraktet handlar om: vad du som ledare ska förbättra vad gruppens deltagare ska förbättra vad ni alla ska förbättra Ett bra kommunikationskontrakt innehåller konkreta åtgärder som är lätta att omsätta i praktiken. Nedan visas ett exempel på hur ett kontrakt kan se ut och vad det kan innehålla.
3/8 Rubrikerna i kontraktet kan naturligtvis anpassas till de beteckningar som passar bäst för den specifika grupp kontraktet gäller. Medarbetarna lovar kan t.ex. ersättas med Projektmedlemmarna lovar, om det är en projektgrupp som formulerar kontraktet. Innehållet kan delas in i tre kategorier: VAD, VEM och HUR. Nedan ges exempel på vad och vem kontraktet kan handla om samt hur kommunikationen kan läggas upp. Se även fler Tips och råd kring kontraktets innehåll i Arbetsdokumentet VAD: relevant information till den det berör betänketid för att kunna besvara en fråga tidig information om förändringar bättre och snabbare feedback på utfört arbete återkoppling och rapportering om något gått snett HUR: ofta ni ska ha olika typer av möten (frekvens) ska ni kommunicera, t.ex. via möten, via e-post och/eller via intranätet (kanal) ska information presenteras, t.ex. sammanfattande eller detaljerad (form) VEM: ansvarar för att söka respektive förmedla information ansvarar för att skriva och skicka ut protokoll efter möten ansvarar för att e-post används med vett ansvarar för att producera och uppdatera information på intranätet
4/8 Så här gör du Nedanstående modell visar hur processen med att utveckla ett kommunikationskontrakt kan se ut. Modellen innehåller sex faser, där de sista två är återkommande uppföljnings- och utvecklingsaktiviteter. Efter modellen följer instruktioner för respektive fas. Fas 1: Förberedelser och insäljning av kontraktet till medarbetarna Under den första fasen behöver du planera själva kontraktsformuleringen (fas 2 t.o.m. 4), vilken kan ta upp till tre timmar. Din grupp bör inte bestå av fler än 10-15 deltagare gärna färre. Har du fler medarbetare bör ni dela upp er i mindre grupper. Se Förslag till agenda för kontraktsformuleringen i Arbetsdokumentet Sälj in idén om kontraktet Ett par dagar före kontraktsformuleringen bör du sälja in idén om kontraktet till dina gruppdeltagare. Antingen beskriver du muntligt kontraktet, annars kan du göra ett utskick till dina gruppmedlemmar. Använda gärna delar av texten i avsnittet ovan ( Vad är ett kommunikationskontrakt? ). Förväntningar och ansvar Stäm gärna av förväntningar och ansvar i kontraktsprocessen. Ofta vet både du och dina gruppdeltagare vad som inte riktigt fungerar som ni vill, även om ni ännu inte lyckats få bukt med problemet. Genom att ni arbetar mer medvetet med kontraktet kommer ni att förbättra internkommunikationen och bespara gruppen både tid och frustration.
5/8 Förbered din presentation och lokalen där ni ska vistas Se till att du har med dig det underlag du behöver till din introduktion, inklusive det material som ska delas ut till mötesdeltagarna. Möteslokalen ska ha en whiteboardtavla eller dylikt. Fas 2: Introduktion Samla dina gruppdeltagare och inled med att introducera och beskriva kontraktet och arbetsprocessen, cirka 15-20 minuter. Det är viktigt att alla inser 1) betydelsen av att kommunikationen fungerar samt 2) hur kommunikationskontraktet kan hjälpa er att utveckla kommunikationen. Använd gärna presentationsmaterialet som finns i detta verktyg. Tydliggör kommunikationen och kontraktets roll Det är viktigt att du klargör din syn på kommunikationens roll i er verksamhet, för att tydliggöra syftet med att formulera ett kontrakt. Uppmana dina gruppdeltagare att dela med sig av hur de ser på kommunikationens roll ni har alla ansvar för att kommunikationen fungerar. Bjud in till reflektion kring vilka områden som fungerar bra och vilka som fungerar mindre bra samt vad som är viktigt respektive mindre viktigt för er verksamhet. Varför ett skriftligt kontrakt och hur kan det se ut? Under din introduktion bör du ta upp varför det är viktigt att upprätta ett skriftligt kommunikationskontrakt, samt visa hur ett kommunikationskontrakt kan se ut. Varför ett skriftligt kontrakt? För att tydliggöra vad ni har beslutat Det skriftliga förpliktigar mer än en muntlig överenskommelse Lättare att följa upp kontraktet och se hur ni har lyckats Fas 3: Förväntningar och löften formuleras Dela upp medarbetarna i grupper Dela upp medarbetarna i mindre grupper om fem till sex personer, gärna efter arbetsområden. Varje grupp utser en protokollförare. Du som ledare bildar en egen grupp. De olika grupperna ska nu utarbeta var sitt konkret förslag till kommunikationskontrakt. Låt grupperna arbeta var för sig. Individuell reflektion Påbörja grupparbetet med att varje gruppmedlem funderar individuellt i cirka tio minuter över vilka aktiviteter, rutiner och/eller regler som hon eller han anser behöver förbättras. Dessa skrivs ner på ett papper.
6/8 Laget runt i arbetsgrupperna Varje grupp går laget runt så att samtliga gruppmedlemmar får presentera sina idéer. Därefter diskuteras idéerna gemensamt och gruppen upprättar en prioriteringslista över de förslag de tycker är viktigast. Använd mallen Prioriteringslista i Arbetsdokumentet Förslag till kontraktsinnehåll Utifrån diskussionerna och den framtagna prioriteringslistan tar gruppen fram ett förslag till kommunikationskontrakt. De identifierade och prioriterade problemen ska vara omformulerade till lösningar och det är dessa som ska skrivas in i kontraktet. Kontraktet ska innehålla tre kolumner: vad chefen/ledaren lovar, vad gruppdeltagarna lovar, samt vad alla lovar. När kontraktet ska bidra till bättre kommunikation mellan grupper kan mallen anpassas till: vad grupp x lovar, vad grupp y lovar, samt vad alla lovar. Använd mallen Kommunikationskontrakt i Arbetsdokumentet Viktigt! Innan grupperna börja arbetet bör du betona att de förslag som grupperna tar fram ska vara konkreta och att samliga tre kolumner ska fyllas i. Räkna med att grupparbetet tar minst 45 minuter. Som stöd för grupparbetet får grupperna mallarna Prioriteringslista och Kommunikationskontrakt. Fas 4: Förhandling Gruppredovisning och diskussion När ni samlas igen i den gemensamma möteslokalen ska protokollföraren från varje grupp skriva ner gruppens förslag till kontraktsinnehåll på en stor
7/8 whiteboardtavla eller liknande. Whiteboardtavlan ska vara indelad i tre kolumner en för chefens/ledarens löften, en för gruppdeltagarnas löften och en för de saker som alla ska lova varandra. Stryk identiska förslag och gruppera de förslag som liknar varandra När samtliga förslag skrivits upp på den gemensamma tavlan ska du, eller er coach med deltagarnas samtycke stryka de förslag som är identiska, så att ni inte behöver diskutera samma förslag flera gånger. Förslag som liknar varandra grupperas under en gemensam rubrik, så att ni får bättre överblick. Du går igenom de olika förslagen genom att varje grupp motiverar och argumenterar för sina bidrag. Även du som är ledare ska förmedla dina åsikter kring de förslag du presenterar. Nå konsensus Om du som chef/ledare ställer dig helt avvisande till något av mötesdeltagarnas krav eller om dina gruppdeltagare kraftigt motsätter sig något av de förslag du för fram är det inte särskilt troligt att ni kommer att låta er styras av kommunikationskontraktet. Försök istället att uppnå konsensus kring kontraktets innehåll utifrån filosofin att ju större enighet ni skapar omkring respektive förslag, desto troligare att punkterna verkligen kommer att efterlevas. Värdering: Är förslagen realistiska, konkreta och viktiga? Ett viktigt element i den gemensamma diskussionen är att se till helheten och verkligheten. Är förslagen realistiska och genomförbara i er vardag? Deltagarna i en process som denna kan ofta blir något överambitiösa. Gör kontraktets innehåll så konkret som möjligt och undvik punkter som att skapa ett öppet arbetsklimat eller vara positiva mot varandra. Sådana formuleringar skapar en uppsjö av egna tolkningar. Beskriv istället vad ni ska göra för att klimatet ska bli öppnare eller mer positivt. Reflektera även över om förslagen är viktiga för er just nu, det vill säga är det verkligen detta ni ska arbeta med först? Sammanfatta er överenskommelse När alla är eniga om kontraktets innehåll gör du en avslutande sammanfattning. Tacka deltagarna för deras medverkan och påminn dem om att ni ska ta upp kontraktet igen, t.ex. två gånger under det kommande halvåret, för att göra uppföljning och revision. Formalisera kontraktet Efter mötet ska kontraktet skrivas ut och distribueras bland de berörda deltagarna, så att alla kan se att det existerar. Förse anslagstavlan med en kopia och publicera det på intranätet. Om det finns möjlighet kan det vara en god idé att låta deltagarna skriva under kontraktet, inte för att göra kontraktet till ett juridiskt bindande dokument utan som en symbolisk handling som understryker kontraktets betydelse.
8/8 Fas 5: Revision Kommunikationskontraktet är ett levande dokument som kräver kontinuerlig uppföljning och vidareutveckling. Din roll är att följa upp kontraktet med jämna intervaller och diskutera hur det har fungerat med gruppen. Kontinuerlig uppföljning Har kontraktets innehållet efterlevts av samtliga? Om inte, vad har fungerat och vad har inte fungerat? Var det för svårt och orealistiskt eller har de valda punkterna inte blivit tillräckligt prioriterade? Vissa element i kontraktet kan ha blivit inaktuella och nya behov kan ha uppstått. Det gör att det inte bara är en fråga om att kontrollera att kontraktet har följts, det är lika viktigt att ni ändrar kontraktets innehåll så att det hela tiden berör det ni vill utveckla och arbeta med. Du och gruppmedlemmarna ska hela tiden känna att ni strävar efter något viktigt och meningsfullt. Kontraktet behöver därför justeras i takt med att behoven ändras. Uppmärksamma förbättringar Återkom till gruppen/grupperna och gör en första uppföljning två eller tre månader efter att kontraktet formulerats, exempelvis vid ett möte. Det kan vara en god idé att visa upp en bild av kontraktet på t.ex. en OH-bild. Då kan du markera om det har skett någon förändring, och om det är en förändring till det bättre eller det sämre. Gå igenom vad som hänt sedan sist, punkt för punkt. Om det inte har hänt något kan du och deltagarna diskutera varför det är så. Om det är nödvändigt gör ni gemensamma justeringar i kontraktet. Notera klart och tydligt vilka framsteg du anser att gruppen/grupperna har gjort. Diskutera till sist med gruppen/grupperna om nya behov har dykt upp, som gör att ytterligare punkter bör föras in i kontraktet. Kom överens om när kontraktet ska följas upp nästa gång, exempelvis om ytterligare tre månader. Fas 6: Fortsatt process kontraktet på längre sikt! Naturligtvis har samtliga parter ett gemensamt ansvar för att kontraktet efterlevs, men chefen/ledaren har ett särskilt ansvar för att kontrollera att så sker. I likhet med många andra initiativ, finns det en risk att era ansträngningar med kommunikationskontraktet bara får kortvariga och övergående effekter. Det är därför viktigt att kontraktet med jämna mellanrum tas upp och revideras som en naturlig del av enhetens, avdelningens, lednings- eller projektgruppens arbete. Återkommande revision av kontraktet Revisionen av kontraktets innehåll kan exempelvis ske en gång om året eller i samband med att nya medarbetare anställs. Det är bästa sättet att skapa effekt på längre sikt en kvalitets- och effektivitetssäkring av den interna kommunikationen!