Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport Dnr 5.1.1-18233/2015 Sida 1 (9) 2016-03-14 SSA 2016:02 Hantering av allmänna handlingar hos Socialförvaltningen Närvarande från Socialförvaltningen: Leif Fransson arkivansvarig Anette Brännkärr arkivarie Ing-Marie Bromander registrator Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Gunilla Isacson protokollförare SAMMANFATTNING Socialförvaltningen inspekterades av den 3 februari 2016. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt sett god. Inom förvaltningen pågår ett omfattande arbete med att upprätta hanteringsanvisningar och det finns tydliga och väl fungerande rutiner för förvaltningens arkivoch informationshantering. Under inspektionen kunde dock konstateras brister inom förvaltningens informationsredovisning, framför allt avseende arbetet med att förteckna arkivet. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Socialförvaltningen att: - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. - Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Verkställa gallring av information som hanteras inom tillståndsenhetens verksamhet, enligt beslut SSA 2009:14. - Uppdatera arkivbeskrivningen för perioden före övergång till processorienterad arkivredovisning. - Slutförteckna arkivet, inklusive delarkiven, enligt allmänna arkivschemat. Socialförvaltningen ska senast den 2016-11-30 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Socialförvaltningen att: - Förtydliga de viktigaste rollerna med personnamn i förvaltningens arkivinstruktion. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda medarbetare om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. Övergången bör ske så fort som möjligt.
Sida 3 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Socialförvaltningen har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion, i vilken ansvarsfördelning och roller klart och tydligt framgår. Arkivinstruktionen bör förtydligas med namnförteckning på funktionerna arkivansvarig, personuppgiftsombud, arkivarie och registrator. Leif Fransson är förvaltningens arkivansvarig. Arkivarie Anette Brännkärr fungerar som kontaktperson gentemot ett femtio-sextiotal dokumentsamordnare som är fördelade på den centrala administrationen och på utförarenheterna. Registrator Ing-Marie Bromander samarbetar med arkivarien i frågor som rör informationsförsörjningen. Socialförvaltningen upplever att arkivorganisationen är väl förankrad och fungerar bra. Rekommendationer Förtydliga de viktigaste rollerna med personnamn i förvaltningens arkivinstruktion. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Socialförvaltningen anser att kunskapen om hur allmänna handlingar ska hanteras generellt sett är god. Vid osäkerhet vet man till vem man ska vända sig. På intranätet finns en lista med de handlingstyper som ska registreras i diariet. Förvaltningen har ett pågående arbete med att sprida kunskapen inom organisationen och personalen erbjuds varje år två kurstillfällen rörande dokumenthantering samt offentlighet och sekretess som arkivarien, nämndsekreteraren och förvaltningens jurist håller i. Vid nyanställning brukar Ing-Marie eller Anette kontaktas ibland av den nyanställdes chef för genomgång av förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Detta moment ingår dock inte i förvaltningens ordinarie introduktion av nyanställda, varför Stadsarkivet rekommenderar Socialförvaltningen att det införs för berörda medarbetare vid nyanställning. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda medarbetare om hantering av allmänna handlingar.
Sida 4 (9) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Inkommen post sorteras av vaktmästeriet. Varje enhet ansvarar sedan för sin egen postöppning. Registrator öppnar och bedömer post som är adresserad till förvaltningen och nämnden. Back-up finns för både postöppning och registrator. Förvaltningen hanterar sina diarieförda ärenden i systemstödet Platina. Registrator registrerar nya ärenden och den största delen av de handlingar som ska påföras pågående ärenden. Vissa handläggare registrerar själva sina handlingar på ärenden som de är ansvariga för. Från 2013 skannas alla handlingarna, men man har även kvar pappersakterna. Diarieplanen följer en registreringsplan som är processbaserad och gäller från den 1 januari 2015. Tillståndsenheten ansvarar själva för registrering av sina ärenden rörande tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen. Enheten har en egen registrator (back-up finns) och ärendena registreras i systemstödet Public 360. Inkommen post hanteras i en funktionsbrevlåda. Tillståndsenheten har en helt digital hantering sedan 2011. Den myndighetsutövande dokumentationen i ärenden som hanteras av Stockholms stads socialjour och Enheten för hemlösa sker i stadsdelsnämndernas journalföringssystem Paraplyet. Journalföring för insatser som utförs av förvaltningens övriga boenden enligt socialtjänstlagen (SoL) och lag om stöd och service till vissa funktionshinder (LSS) görs i en separat journalföringsmodul i Platina. Förvaltningen har bra och fungerande rutiner vad gäller att registrera sekretessbelagda uppgifter, t ex inom de myndighetsutövande funktionerna, personalhandlingar och upphandlingsärenden. Rutiner finns också för avslutande och arkivläggning av diarieförda ärenden och ärenden inom andra områden. Fullmakter finns för öppnande av inkommande post, vilket även inkluderar hanteringen av e-post. Rutiner finns för att vid semester ge en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan. Inför semester går verksamheten ut med information till medarbetare om vad som gäller kring bevakning av e-post under semestern. Många av förvaltningens enheter hanterar enhetens e-post via en funktionsbrevlåda, dit flera har behörighet. Hanteringsanvisningarna behöver fastställas Socialförvaltningen arbetar för närvarande med att ta fram och uppdatera sina hanteringsanvisningar. I arbetet ingår en mycket
Sida 5 (9) omfattande och noggrann kartläggning av processer inom varje verksamhet. Hanteringsanvisningarna är till stor del fullständiga, men en del arbete kvarstår. Förvaltningen behöver se till att hanteringsanvisningarna färdigställs och fastställs. Förvaltningen har en processbaserad klassificeringsstruktur som beslutades redan 2009, men den har endast använts inom diarieföringen, inte till att redovisa den arkiverade informationen. Sedan den 1 januari 2015 används en uppdaterad registreringsplan som speglar processerna utifrån en ny och reviderad klassificeringsstruktur som förvaltningen har arbetat fram. Den reviderade klassificeringsstrukturen ska efter några justeringar fastställas under 2016. Stadsarkivet fattar då beslut om den nya strukturen. Förvaltningen har ett flertal dokument som beskriver förvaltningens rutiner kring hantering av allmän handling, t.ex. registrering av allmänna handlingar samt utlämnande av allmän handling. Rutinbeskrivningarna publiceras på intranätet. Förelägganden Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas enligt arkivreglernas krav och ska även innehålla gallringsbara handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns men behöver ses över Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr-och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Socialförvaltningen har ett flertal myndighetsspecifika gallringsbeslut. Vissa beslut gäller endast i tillämpliga delar och många är äldre än fem år. Förvaltningen bör därför göra en helhetsöversyn av sina befintliga gallringsbeslut med syftet att sammanfoga dem till ett nytt, som täcker in hela verksamheten. Gallringsbeslut saknas Inom enheten för hälso- och sjukvårdsinsatser i LSS-verksamheter arbetar sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster. De utför hälso- och sjukvårdsinsatser på stadens bostäder med särskild service och i daglig verksamhet enligt lagen om stöd och service till
Sida 6 (9) vissa funktionshindrade (LSS). Eftersom denna verksamhet bedrivs på stadsdelarnas boenden behöver förvaltningen klargöra och eventuellt skriftligt reglera vilka villkor som ska gälla för hanteringen och förvaringen av de allmänna handlingarna samt vem som äger informationen; socialnämnden eller stadsdelsnämnden. Vidare behöver informationen i LSS-verksamhetens patientjournaler värderas ur ett bevarande- och gallringshänseende. Gallringsbeslut saknas även för stadens taltidning, som förvaltningen ansvarar för, se mer under nästa avsnitt Bevara allmänna handlingar på lång sikt. Förvaltningen ska efter genomförd värdering inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet som täcker förvaltningens hela information. Gallringsbeslut tillämpas delvis Förvaltningen verkställer årligen den gallring som ska genomföras enligt fastställda rutiner. Sekretessbelagda uppgifter gallras på ett kontrollerat sätt. Förvaltningen uppger att man ligger i fas med gallringen. Hanteringen av den information som uppstår inom tillståndsenheten sker sedan 2011 helt digitalt i verksamhetssystemet Public 360. Någon gallring av informationen i systemet har hittills inte skett. Enligt beslut SSA 2009:14 ska handlingar i ärenden gällande ansökan om tillfälliga serveringstillstånd för slutna sällskap gallras efter fem år. Förvaltningen behöver verkställa gallring enligt gällande beslut. Likaså har ingen gallring av socialtjänstakter skett i journalföringsmodulen i systemet Platina. Detta beror på ett tekniskt problem som förvaltningen nu är på väg att lösa. Gallring av socialtjänstakter ska ske enligt socialtjänstlagen och enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Förelägganden Utreda möjligheterna att gallra (allmänna handlingar/ digitala allmänna handlingar) och i förekommande fall skicka en gallringsframställan till Stadsarkivet. Verkställa gallring av information som hanteras inom tillståndsenhetens verksamhet, enligt beslut SSA 2009:14.
Sida 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder Socialförvaltningen flera centrala system (Agresso, LISA, Paraplyet, RISK) där arkivansvaret antingen ligger hos Stadsledningskontoret eller hos annan förvaltning/bolag. Flertalet av de system som förvaltningen använder är med på anslutningsplanen för stadens e-arkiv. Socialförvaltningen har två egna anslutningsprojekt till e-arkivet, journaler från Platina samt tillståndsärenden från Public 360, som dock har avstannat. Socialförvaltningen förvaltar och har arkivansvar för det stadsgemensamma systemet OL2, ett system för hantering av information som rör kontroll och tillsyn av tobak, folköl och receptfria läkemedel. Enligt gällande gallringsbeslut SSA 2009:11 ska ingen information bevaras. Gallring i systemet utförs av förvaltningen. Förvaltningen använder stadens bilddatabas vid användning av digitala bilder/fotografier. I den mån bilder uppkommer i den ordinarie ärendehanteringen, hanteras dessa i Platina. Socialförvaltningen ansvarar för stadens taltidning och uppdraget bedrivs av en entreprenör. Taltidningen fanns tidigare på rullband, men ligger idag på digitala filer. Mestadels överensstämmer informationen i taltidningen med den tryckta tidningen, men det förekommer att man lagt in ett extra inslag i taltidningen. Informationen i taltidningen är inte värderad och behöver ingå i en kommande gallringsutredning. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig maskinell utrustning kommer från Volvo IT. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Övergång till processorienterad informationsredovisning Socialförvaltningen har ännu inte börjat förteckna sin information enligt PIR, processorienterad informationsredovisning. Förvaltningen har sedan tidigare en fastställd klassificeringsstruktur, men den har inte använts inom informationsredovisningen till annat än som registreringsplan, då den inte har ansetts beskriva verksamheten på ett fullgott sett. Socialförvaltningen behöver
Sida 8 (9) snarast fastställa en ny reviderad klassificeringsstruktur och gå över till att redovisa hela sin information enligt verksamhetens processer. Arkivbeskrivning finns Socialförvaltningen har en uppdaterad arkivbeskrivning som beskriver verksamheten och arkivbildningen på ett mycket bra sätt. Arkivbeskrivningen gäller för perioden före övergång till processorienterad informationsredovisning. Arkivbeskrivningen behöver uppdateras avseende några få saker, t ex ska klassificeringsstrukturen tas bort som en av sökingångarna till arkivet, vissa av de myndighetsspecifika gallringsbeslut som redovisas ska tas bort då de inte tillämpas och beslut om arkivansvar för systemstödet OL2 ska inte ingå i listan över gallringsbeslut. Att Socialförvaltningen har arkivansvar för systemstödet OL2 behöver förtydligas i text. Arkivförteckning saknas Socialnämnden bildades den 1 januari 1999. Ordnings- och förteckningsarbetet av dess arkiv enligt allmänna arkivschemat har påbörjats, men merparten av arbetet återstår. I arkivet ingår också ett stort antal bestånd som är att betrakta som delarkiv t ex arkiv från barnhem och hem för utsatta kvinnor. Föregångaren till Socialnämnden, Resursnämnden för skola och socialtjänsts (ReN, 1997-1998) arkiv är förtecknat i sin helhet. Förelägganden Uppdatera arkivbeskrivningen för perioden före övergång till processorienterad arkivredovisning. Slutförteckna arkivet, inklusive delarkivens arkivförteckningar, enligt allmänna arkivschemat. Rekommendationer Ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. Övergången bör ske så fort som möjligt. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Allmänna handlingar skyddas i arkivlokaler I samband med att Socialförvaltningen flyttade till sina nuvarande kontorslokaler på Storforsplan 44 i Farsta våren 2015, inredde man två centralarkiv som är belägna i husets källarplan samt ett närarkiv på plan 9. Närarkivet och ett av centralarkiven kontrollerades under inspektionen. Det andra centralarkivet är enligt uppgift likvärdigt med det som inspekterades, men kunde på grund av tidsbrist inte
Sida 9 (9) kontrolleras. Arkivlokalerna uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2013:04. Dokumentskåp används Ett antal dokumentskåp är utplacerade i kontorslokalerna och används bl a för diariehandlingar och personalhandlingar. Samtliga dokumentskåp uppvisar brandklass EI 120 (två timmars brandskydd), vilket är kravet enligt Riksarkivets föreskrifter för förvaring av allmänna handlingar utanför arkivlokal. 2016-03-14 Christina Moberg Inspektionsförrättare