TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ingela Möller 2016-01-14 SN 2015/0031.11.01 0480-450885 Socialnämnden Verksamhetsledningssystem 2015 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kalmar kommun är certifierade enligt ISO 9001 för kvalitet och ISO 14001 för miljö. I arbetet med verksamhetsledningssystemet ingår årliga revisioner. Intern revision genomfördes för socialförvaltningens del i september 2015 och extern revision genomfördes i november 2015. Ingela Möller Avdelningschef Cecilia Frid Förvaltningschef Bilagor 1 Rapport intern revision 2 Rapport extern revision
Handläggare Datum Ingela Möller 2016-01-14 Internrevision 2015 Reviderade enheter Fastighets och teknikenheten Familjerätten Utredningsenheten försörjningsstöd Aquarellen Smedbacken Vindbryggan Esplanaden Smedhagen Skogsbacka Valen Snäckan Reviderade områden Mål, Dokument och ärendehantering, Miljö, Verksamhetsunika processer och rutiner och Personal och arbetsmiljö. 22 revisorer har deltagit i internrevisionerna. Avvikelser Vid fem av de elva reviderade arbetsplatserna hittades inga avvikelser. Vid övriga sex enheter konstaterades avvikelser huvudsakligen inom områdena: Mål: T.ex. aktivitetsuppföljning i Hypergene saknas, personalen känner inte till målen Verksamhetsunika processer: T.ex. inaktuella dokument används i verksamheten, journalgranskning ej utförd enligt rutin, brister i social dokumentation. Miljö: T.ex. Säkerhetsdatablad och kemikalielistor saknas Personal och arbetsmiljö: T.ex. APT och personalmöten blandas ihop och syftet med mötena blir otydligt, risk att viktig information inte når ut. Kompetensutvecklingsplaner saknas.
2 (2) Huvudsakliga orsaker till avvikelser Att verksamheten inte följt de rutiner som gäller för verksamheten. Kompetensbrist Personalomsättning- brister i indtroduktion Genomförda och planerade åtgärder Rensning av inaktuella dokument. Skapa uppdragsområde för rutinansvariga. Implementering av basutbildning inklusive dokumentationsutbildning. Fortsatt arbete med att de avvikelser som sker i verksamheten rapporteras. Utveckla arbetet med uppföljningar av insatser inom område funktionsnedsättning. Samtliga avvikelser är korrigerade och avslutade med undantag för en enhet.
Handläggare Datum Ingela Möller 2016-01-14 0480 450885 Rapport extern revision 2015 Vid extern revision på socialförvaltningen reviderades utöver förvaltningen centralt även Skeppsbron HVB för ensamkommande barn, Smedås - gruppbostad och Väpnaregatan servicebostad. Positiva iakttagelser från revisorn Många bra och relevanta mål. Bra protokoll från ledningens genomgång. Bra processbeskrivningar. Bra koll på förvaltningens miljöaspekter Väl genomförda interna revisioner med relevanta noteringar och avvikelser. Bra egenkontroll gällande granskning av journaler. Brandskyddsdokumentation fanns tillgänglig och var korrekt utförd (Väpnaregatan) Bra hantering av avvikelser och tillbud (Smedås) Social dokumentation fanns tillgänglig och var uppdaterad. (Smedås) Man hade tagit fram verksamhetsspecifika mål som var relevanta och bra. (Smedås) Bra med riskbedömningar ur brukarperspektiv. (Smedås) Bra rutinhandbok med egna verksamhetsspecifika rutiner ( Skeppsbron). Stickprov visar att genomförandeplaner genomförs på ett bra sätt. ( Skeppsbron) Följande avvikelser noterades: 1. Bristande kunskap hos förvaltningsledningen om tillgången på lagförteckning för miljölagar. 2. Brandskyddspärmen för huvudkontoret var ej komplett och ifylld checklista från brandskyddsrond saknades. (Förvaltningen centralt) 3. Redovisande dokument från utvärdering av lagefterlevnad saknas. (Förvaltningen centralt, avser miljölagstiftningen). 4. I verksamhetens rutinhandbok fanns flera förvaltningsgemensamma dokument som inte var uppdaterade. (Skeppsbron) 5. Flera rutiner som fanns i pärmar eller var anslagna var ostyrda, saknade datum och namn på utfärdare. (Väpnaregatan) 6. I verksamhetens rutinhandbok fanns verksamhetsspecifika rutiner som var ostyrda, saknade datum och namn på utfärdare. (Skeppsbron)
2 (2) 7. Flera medarbetare saknar utbildning i livsmedelshantering. (Skeppsbron) 8. Det saknas förvaltningsövergripande rutiner för hantering och egenkontroll av livsmedel. 9. Det saknas rutiner för hantering av livsmedel. (Skeppsbron) 10. Social dokumentation i pärm var inte uppdaterad med de senaste ändringarna som fanns i ProCapita. (Väpnaregatan) Handlingsplan för att åtgärda avvikelser För att åtgärda avvikelserna har handlingsplan upprättats enligt rutin för extern revison. Åtgärderna ska vara genomförda under 2016. Avvikelse 1 Är åtgärdad Avvikelse 2 Är åtgärdad Avvikelse 3 Kommungemensam rutin skapas där enheterna årligen får en checklista med frågor kring avfallshantering, kemikalier, säkerhetsdatablad, avfallshantering och livsmedelshantering som ska fyllas i och sändas till förvaltningens miljösamordnare. Avvikelserna 4,5 och 6 Socialförvaltningens ledningsgrupp har beslutat att varje verksamhet ska utse en person som har som uppdrag att kontinuerligt kontrollera att de rutiner som finns på enheten är styrda och uppdaterade. Uppdragsbeskrivning för detta kommer att formuleras av avdelningen för verksamhetsutveckling. Avvikelse 7, 8 och 9 Socialförvaltningen kommer att ta fram förvaltningsövergripande rutiner för egenkontroll och livsmedelshantering. Utbildning i livsmedelshantering har lagts in i utbildningsplan 2016. Avvikelse 10 Uppdrag för dokumentationsansvariga finns i verksamheterna. Till deras uppdrag läggs att kontinuerligt kontrollera att de pappersexemplar (framförallt genomförandeplaner) som finns utskrivna från Procapita uppdateras. Förbättringsförslag 1 Förvaltningen bör öka kännedomen om regler och rutiner för smittförande, stickande och skärande avfall. 2 Riskbedömningar bör finnas tillgängliga för personalen på boendet.