Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (1) Datum 2014-01-27 Vår referens Anna Emelie Caroline Friholm HR-konsult Tjänsteskrivelse Emelie.Friholm@malmo.se Arbetsmiljörapport 2013 FRI-2014-212 Sammanfattning Fritidsförvaltningen strävar efter att uppnå en god arbetsmiljö enligt personalpolicyn och arbetsmiljölagen genom att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Alla medarbetare ska känna sig trygga på sin arbetsplats. Fokusområden under 2013 har varit det nya samverkansavtalet, skyddsronder, rökfri arbetstid, sjukfrånvaro samt händelserapportering, vilket beskrivs i rapporten. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna arbetsmiljörapport 2013 och lägga den till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 140127 Arbetsmiljörapport 2013 Arbetsmiljörapport Beslutsplanering Fritidsnämnden 2014-01-23 Fritidsnämndens Arbetsutskott 2014-02-12 Ärendet Se bifogad arbetsmiljörapport 2013. Ansvariga Yvonne Gustafsson Avdelningschef Bo Sjöström Direktör SIGNERAD 2014-02-04
Arbetsmiljörapport Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2014-01-20 Emelie Friholm Fritidsförvaltningen HR
Innehållsförteckning Arbetsmiljörapport... 1 1 Arbetsmiljö på fritidsförvaltningen... 3 1.1 Inledning... 3 1.2 Uppgiftsfördelning... 3 1.3 Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter... 4 2 Systematiskt arbetsmiljöarbete på fritidsförvaltningen... 4 2.1 SAM systematiskt arbetsmiljöarbete... 4 2.2 Årlig uppföljning... 5 3 Samverkan på fritidsförvaltningen... 5 3.1 Dialog och samverkan... 6 4 Friskvård på fritidsförvaltningen... 6 4.1 Friskvårdsbidrag... 6 4.2 Fritidsklubben... 6 4.3 Rökfri arbetstid... 6 5 Skyddsrond vid fritidsförvaltningen... 7 5.1 Psykosocial skyddsrond... 7 5.2 Sammanfattning skyddsrond 2013... 7 6 Arbetsmiljöutbildning... 8 7 Händelserapportering... 8 7.1 Sammanfattning av inrapporterade händelser 2013... 9 8 Sjukfrånvaro... 9 8.1 Sjukfrånvaro fritidsförvaltningen 2011-2013... 9 8.2 Sjukfrånvaro fritidsförvaltningen könsuppdelat... 10 8.2 Sjukfrånvaro Malmö stad fritidsförvaltningen 2013... 10 2 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
1 Arbetsmiljö på fritidsförvaltningen 1.1 Inledning Arbetsmiljölagens syfte är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att uppnå en god arbetsmiljö. Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma detta. Malmö stads personalpolicy bildar tillsammans med arbetsmiljöprocessen Malmö stads arbetsmiljöpolicy. Det systematiska arbetsmiljöarbetet utgår från lagar, avtal och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet samt nya samverkansavtalet. Fritidsförvaltningen strävar efter att uppnå en god arbetsmiljö enligt personalpolicyn och arbetsmiljölagen genom att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Alla medarbetare ska känna sig trygga på sin arbetsplats. Alla arbetsplatser ska ha en god arbetsmiljö där alla känner arbetsglädje. För Malmö stad är det angeläget att bedriva ett arbetsmiljöarbete som ger förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Vi är alla en del av arbetsmiljön på vår arbetsplats. Arbetsmiljö handlar också om att skapa ramar och trygghet i arbetet. Det ska uppnås genom tydlighet i organisationen, uppdrag och mål på alla arbetsplatser Malmö stads Personalpolicy De källor som huvudsakligen har använts är; arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Malmö stads arbetsmiljöprocess samt andra policys och samverkansavtal. 1.2 Uppgiftsfördelning Enligt Arbetsmiljölagstiftningen ska arbetsgiven fördela åliggandena i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, eller andra arbetstagare, får i uppgift att verka för att risker och olyckor i arbetet förebyggs och att en tillfredställande arbetsmiljö därigenom uppnås. Arbetsmiljölagstiftningen samt de olika riktlinjer som gäller för verksamheten ska kännas till av förvaltningens samtliga chefer så att arbetsmiljöarbetet kan läggas upp på ett lämpligt sätt. Cheferna ska kontinuerligt se till att uppgiftsfördelningen fungerar bra och göra ändringar i fördelningen när så behövs. Uppgifterna bör beskrivas så tydligt som möjligt och det bör vid varje tillfälle stå klart för alla berörda medarbetare vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1). För att säkerställa varje chefs kompetens som krävs för att kunna fullfölja sitt arbetsmiljöansvar ser fritidsförvaltningen till att samtliga chefer har genomgått utbildning rörande arbetsmiljö. Under 2014 kommer förvaltningen att erbjuda alla chefer en arbetsmiljöutbildning som i stort kommer att efterlikna den kommungemensamma arbetsmiljöutbildning som ska ges till nya chefer och skyddsombud. 3 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
1.3 Fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter Enligt kommunfullmäktiges reglemente ska kommunstyrelsen ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Respektive nämnd är anställningsmyndighet och har därmed arbetsmiljöansvar. Nämnderna ska bedriva sin verksamhet enligt gällande lagstiftning och policies, samt ansvara för att systemet för det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på förvaltningsnivå (HRutan/Arbetsmiljöprocessen/Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning). Nämnden har delegerat arbetsmiljöuppgifter till fritidsdirektören, vilka kan delegeras vidare i organisationen. På fritidsförvaltningen sker detta genom vidaredelegering av arbetsmiljöuppgifterna till cheferna i linjeorganisationen. Varje enskild medarbetare har en skyldighet att bidra till arbetsmiljösituationen på arbetsplatsen. Detta genom att upplysa om risker, sjukdom, olyksfall och tillbud, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts. Det är av största vikt att arbetsmiljöfrågor diskuteras på arbetsplatsträffar och i samverkan. Skyddsombuden är med vid planering och genomförande av arbetsmiljöarbetet, till exempel vid undersökning av arbetsförhållanden, planering av åtgärder och årliga uppföljningar. Företagshälsovården kan fungera som en expertresurs i arbetsmiljöarbetet. De kan behöva anlitas vid undersökningar, riskbedömningar, när det gäller att föreslå åtgärder och utbilda personal. Företagshälsovården kan också anlitas när en enskild medarbetare behöver kontakt med läkare eller psykolog (AFS 2001:01). 2 Systematiskt arbetsmiljöarbete på fritidsförvaltningen 2.1 SAM systematiskt arbetsmiljöarbete Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Den ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för medarbetarnas hälsa och trygghet (AFS 2001:1). Det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivs i SAM-cirkeln där undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll utgör de olika stegen. SAM-cirkeln, som går i enlighet med Malmö stads arbetsmiljöprocess och kraven från Arbetsmiljöverket, handlar om att i det dagliga arbetet fatta beslut om och genomföra åtgärder så att medarbetare varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Fritidsförvaltningens arbete följer det gemensamma arbetssätt inom arbetsmiljö som gäller för hela Malmö stad och som finns beskrivit i en arbetsmiljöprocess tillgänglig för samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. Principen om ständiga förbättringar är en grundläggande utgångspunkt i arbetsmiljöarbetet. 4 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
2.2 Årlig uppföljning Arbetsmiljöarbetet ska löpande följa SAM-cirkeln och uppföljning ska ske årligen som en del i den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Syftet med uppföljningen är att ta reda på hur systemet fungerat det senaste året, identifiera eventuella förbättringar och att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt de föreskrifter som finns (Samverkan i Malmö stad 2013). På fritidsförvaltningen sker denna uppföljningen i en planerad dialog i samverksangrupp på avdelningsnivå och förvaltningsnivå. Utifrån det resultat som uppföljningen påvisat, fattas beslut om de åtgärder som ytterliggare kan förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. Resultatet redovisas för nämnden och skickas vidare för en central sammanställning för hela Malmö stad. 3 Samverkan på fritidsförvaltningen Den 1 januari 2013 började ett nytt samverksanavtal att gälla i Malmö stad. Avtalets syfte är att utveckla och förstärka samverkan samt att integrera arbetsmiljöarbetet i samverkan. Om verksamheten har en väl fungerande samverkan och ett systematiskt arbetsmiljöarbete skapar detta förutsättningar för mer givande delaktighetsprocesser. På så vis kan arbetsmiljöaspekterna bli mer integrerade i det dagliga arbetet. Alla medarbetare på fritidsförvaltningen förväntas vara delaktiga, ta ansvar och använda sitt inflytande i samverkansarbetet. Detta då det ger möjlighet till en mer utvecklad verksamhet, god hälsa, en bra arbetsmiljö, ökad jämställdhet och mångfald. Information om det nya samverkansavtalet har getts till medarbetare på arbetsplatsträffar, samt till skyddsombud och samverkansrepresentanter i olika forum. Fritidsförvaltningens målsättning är att arbetsmiljöfrågorna ska ingå som en naturlig del i all verksamhetsplanering. Cheferna ska i dialog med samtliga medarbetare eftersträva en god arbetsmiljö med hög trivsel, trygghet och effektivitet. Detta arbeta ska bedrivas mellan medarbetaren och chefen enskilt och på arbetsplatsträffar samt mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna i verksamhetsrådet och förvaltningsrådet. Alla frågor som berör medarbetare och verksamhet ska samverkas och detta, så långt det är möjligt, av dem som direkt berörs. Rutiner för medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkan har därför tagits fram mellan chefer, medarbetare, skyddsombud och samverkansrepresentanter. Genom samverkan, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och olika nätverk ska medarbetaren ges möjlighet att vara delaktig i skapandet av sin egen arbetssituation och i förändrings- och utvecklingsfrågor som rör verksamheten och medarbetarens eget arbete. 5 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
3.1 Dialog och samverkan I ett väl fungerande samverkanssystem pågår en ständig dialog mellan medarbetarna och chefen, samt mellan de fackliga organisationerna och arbetsgivaren. Under 2013 har förvaltningen prioriterat rutinerna för delaktighet och dialog, avseende medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkan inkluderat skyddskommittéarbetet. Alla verksamheter har minst 11 arbetsplatsträffar per år. Årligen hålls även gemensamma nätverk för medarbetarna såsom avstampsdagar, planeringsdagar och internat där samverkan har stort fokus. Möjlighet till fördjupad dialog mellan medarbetaren och chefen ges under medarbetarsamtalet som hålls minst en gång om året och under uppföljningssamtalet som hålls cirka sex månader efter senaste medarbetarsamtal. På så vis ges möjlighet att få en mer kontinuerlig och strukturerad uppföljning av hur arbetet fungerar, med möjlighet att i samtalen beröra medarbetarens arbetssituation, arbetsmiljö, kompetens, bidrag till verksamheten samt behov av personlig utveckling. Frågor som också kan diskuteras är hälsa, delaktighet, jämställdhet och mångfald. Samtliga medarbetare har haft medarbetarsamtal under det senaste året. 4 Friskvård på fritidsförvaltningen 4.1 Friskvårdsbidrag Fritidsförvaltningen erbjuder sina medarbetare en friskvårdssubvention på upp till 1500 kr/år för kostnader i samband med motion av enklara slag för att uppmuntra medarbetare till friskvårdsaktiviteter. Av den totala summan som finns avsatt för ändamålet utnyttjades 2013 46 procent vilket var en liten ökning jämfört med föregående år då siffran var 43 procent år 2012 och 38 procent år 2011. 4.2 Fritidsklubben På fritidsförvaltningen finns det en personalklub som heter Fritidsklubben, vars syfte är att genom gemensamma sociala aktiviteter bidra till en trevligare och trivsammare arbetsplats. Fritidsklubben ansöker årligen om medel från förvaltningen för de olika aktiviteterna. Under 2013 har Fritidsklubben bland annat arrangerat paintball, julpysselkväll i Torup, Zumba, fotbollsturnering och en brännbollsmatch. Fritidsklubben har även bjudit alla medarbetare på förvaltningen på fika under högtider som till exempel alla hjärtans dag, påsk och jul. 4.3 Rökfri arbetstid I januari 2011 införde fritidsförvaltningen en policy om rökfri arbetstid och arbetsplats. Detta innebär att rökning ej får ske på arbetstid och ej i nära 6 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
anslutning till arbetsplatsen. Förvaltningen erbjuder samtliga medarbetare som så önskar stöd med bland annat rökavväjningskurser. Någon direkt mätning rörande efterlevnaden av policyn har inte gjorts. Det kan dock konstateras att efterlevnaden inte har varit välfungerande på samtliga arbetsplatser. Arbetsgivaren kommer därför att fortsätta hantera frågan genom ytterligare värdegrundsdiskussioner och belysning av hälsoperspektivet. 5 Skyddsrond vid fritidsförvaltningen Vid en skyddsrond på fritidsförvaltningen granskas verksamheten och arbetsplatserna för att undersöka och konstatera huruvida förvaltningen uppfyller kraven på en god arbetsmiljö. Syftet med skyddsronden är att identifiera och åtgärda eventuella brister som kan innebära risker för den anställde. Ett steg i arbetet med skyddsronden är att arbeta fram en handlingsplan, om det behövs, med förslag till åtgärder som kan förbättra arbetsmiljön, vem som är ansvarig för att åtgärda bristen eller bristerna samt när den ska var åtgärdad. 5.1 Psykosocial skyddsrond Under 2011 introducerades ett verktyg i Malmö stad på hur undersökning kan ske utav den psykosociala arbetsmiljön med fokus på det salutogena perspektivet, det som främjar hälsa, som många arbetsplatser har använt sig av. Under 2012 togs det fram ett gemensamt arbetssätt inom arbetsmiljö och där presenterades ytterliggare en modell för hur man kan mäta och arbeta med den psykosociala arbetsmiljön. Metoden som togs fram är Piltavlan, där varje medarbetare får ta ställning till olika frågeställningar. De enskilda medarbetarnas bedömningar ligger till grund för arbetsplatsens gemensamma resultat. Utifrån det gemensamma resultatet får vid behov en handlingsplan göras för förbättringar rörande den psykosociala arbetsmiljön. Förvalningen har beslutat att genomföra Piltavlan en gång om året på arbetsplatsträffar och HR-enheten har varit tillgänliga för alla chefer med hjälp och stöd i metod och handlingsplansframtagande. Alla arbetsplatser har under 2013 utfört Piltavlan och resultatet var överlag positivt. Ytterligare en mätning av den psykosociala arbetsmiljön kommer att göras i samband med medarbetarenkäten i februari 2014. 5.2 Sammanfattning skyddsrond 2013 Samtliga arbetsplatser på fritidsförvaltningen har genomfört skyddsronder under 2013. Sammanfattningsvis kan man konstatera att det under 2013 års skyddsronder har uppmärksammats få brister i verksamheterna jämfört med ett antal år tillbaka. De åtgärder som uppmärksammas åtgärdas ofta inom en rimlig tid och personalen är mer observanta på brister som behöver åtgärdas. En förklaring till detta kan vara att fritidsförvaltningen sedan en tid tillbaka arbetat aktivt med händelserapportering och därmed försökt höja medvetenheten hos alla 7 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
medarbetare. Personalen är också mer delaktiga i skyddsrondsarbetet och i uppföljningsarbetet. 6 Arbetsmiljöutbildning Under våren 2013 genomförde fritidsförvaltningen en arbetsmiljöutbildning för samtliga chefer och skyddsombud under en halvdag. Syftet med utbildningen var att utbilda samtliga i Malmö stads gemensamma arbetsmiljöprocess. Under utbildningen fördes också dialog kring arbetsmiljöarbetet på fritidsförvaltningen. Under 2013 har Malmö stad tagit fram en kommunövergripande gemensam arbetsmiljöutbildning för nya chefer och skyddsombud. Fritidsförvaltningens ambition är att ta del av utbildningens innehåll och därmed forma en egen utbildning för alla chefer och skyddsombud på förvaltningen under våren 2014. Den interna arbetsmiljöutbildning ska i så stor utsträckning som möjligt efterlikna den arbetsmiljöutbildnings som tagits fram för hela Malmö stad. Fritidsnämnden har utbildats rörande arbetsmiljöansvaret. Denna utbildning gavs i januari 2014. 7 Händelserapportering Fritidsförvaltningen anmälde intresse för att testa ett IT stöd för händelserapportering i slutet av 2011 och i början på 2012 gick verksamheten över från skriftliga blanketter till att rapportera alla händelser digitalt i In Control. Under 2012 hölls det utbildning för förvaltningens chefer och medarbetare. Händelserapporeterna avsåg allt rörande personal, brukare och egendom. Under 2013 har fritidsförvaltningen arbetat mycket med rapporteringen och då främst med att säkerställa det material som hämtas från systemet rörande inrapporterade händelser och utgående statistik. Trots mycket arbete med säkerställande av kvaliteten i händelserapporteringen har många felkällor konstaterats. Många inrapporterade händelser blir felrapporterade vilket resulterar i att statistiken inte blir tillförlitlig. Bristerna i rapporteringen har föranlett förvaltningen att tillfälligt lämna det digitala systemet in control och händelserapportering sker nu i ett av förvaltningen framtaget digitalt dokument. Detta beslutades i samverkan med skyddskommittén för att på bästa sätt säkerställa kvaliteten i händelserapporterna. Parallellt med detta ingår förvaltningens systemansvarige i en styrgrupp för att arbeta fram ett system som på sikt kan användas av samtliga förvaltningar i Malmö stad. 8 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
7.1 Sammanfattning av inrapporterade händelser 2013 Under 2013 har totalt 243 rapporter registrerats vilket är en ökning i relation till de 200 rapporter som registrerades 2012. Flest rapporter, 117 stycken, har registrerats som egendomsskada. Vanligaste händelsen är skadegörelse. Kundrelaterade händelser har uppgått till 70 stycken och här är tillbud och olycka ofta förekommande i rapporterna. Under 2013 redovisades 56 stycken personalrelaterade händelser, vilket är en minskning i relation till de 78 rapporter som redovisades under 2012. Rapporter relaterade till hot, våld samt kränkningar och trakasserier har minskat under 2013. Särskilt under hösten har det inkommit betydligt färre rapporter från baden som tidigare år har legat i topp bland inrapporterade händelser kopplat till hot och våld. Statistiken är kvalitetssäkrad utifrån de underlag som finns inrapporterade. Dock finns felkällor i materialet, vilket gör statistiken något osäker. Fortfarande kan det antas att brister finns i rapporteringen, varför troligen inte alla händelser är rapporterade. Under våren 2014 kommer samtliga medarbetare att utbildas på nytt rörande händelserapportering. 8 Sjukfrånvaro 8.1 Sjukfrånvaro fritidsförvaltningen 2011-2013 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2010 2011 2012 2013 Total frånvaro Ovanstående diagram synliggör hur fritidsförvaltningens sjukfrånvaro har ökat under året från cirka 3,0 procent till 3,77 procent. Dock är det inte bara fritidsförvaltningen som har ökat sin sjukfrånvaro under 2013, utan hela Malmö stad ökar liksom sjukfrånvaron i stora delar av övriga Sverige. 9 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport
8.2 Sjukfrånvaro fritidsförvaltningen könsuppdelat 5 4 3 2 1 Totalt Män Kvinnor 0 Kvinnor Män Totalt Ovanstående diagram synliggör hur fritidsförvaltningens sjukfrånvaro ser ut uppdelat på kvinnor respektive män. Det kan konstateras att sjukfrånvaron är större bland män än bland kvinnorna. En förklaring till detta kan vara att bland medarbetarna ute på driften är majoriteten män och att de kvinnliga medarbetarna främst återfinns på huvudkontoret. Tilläggas kan att medelåldern på förvaltningens manliga medarbetare ute på driften är betydligt högre än medelåldern hos förvaltningens kvinnor oavsett var i organisationen man jämför. 8.2 Sjukfrånvaro Malmö stad fritidsförvaltningen 2013 7 6 5 4 3 2 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 0 Kvinnor Män Totalt Ovanstående diagram synliggör sjukfrånvaron på fritidsförvaltningen i relation till sjukfrånvaron i hela Malmö stad uppdelat på kön. Fritidsförvaltningens sjukfrånvaro 2013 var 3,77 procent vilket är markant lägre än det medeltal som tagits fram för Malmö stad som helhet, vilket var 5,54 procent. Den största skillnaden återfinns mellan kvinnor på fritidsförvaltningen och kvinnors medeltal totalt sett i Malmö stad. Männens sjukfrånvaro ligger däremot över det medelvärde som gäller för Malmö stad. 10 Fritidsförvaltningen Arbetsmiljörapport